如何礼貌地寫一封電子郵件以拒絕銷售報價
已發表: 2022-06-03
1. 如何礼貌地拒絕offer？
2. 寫拒絕報價郵件的技巧
3.拒絕電子郵件的模板
有用的工具：
1. Newoldstamp - 電子郵件簽名營銷
2. SendGrid - 電子郵件生成器和發件人
3. Boomerang - 安排電子郵件的工具
4. Mailtrack - 電子郵件鏈接打開跟踪
5. Canva - 製作設計的在線工具
雖然說“不”本身往往令人生畏，但我敢肯定，沒有人願意陷入不得不在通話中說出來的情況，或者上帝保佑，當面說“不”。 更好的營銷實踐是通過電子郵件拒絕銷售報價。 這樣做是明智的主要原因之一是因為數量龐大。 這是不切實際的，只是不可能把那麼多時間花在每一個推銷上。 您應該選擇電子郵件而不是電話的另一個主要原因是，它可以讓您各自業務之間的事情保持專業。 最後，電子郵件是更好的選擇，因為您可以控制它。 通過電話或個人會面，對話很容易很快就南下，但通過電子郵件，您有機會在不影響專業精神的情況下精心製作觸及所有正確情緒的內容。
如何礼貌地拒絕offer？
雖然通過電子郵件拒絕銷售報價聽起來比打電話更舒服，但這項任務並非易事。 事實上，有很多方法可以讓你出錯。 大多數拒絕報價電子郵件都遵循特定的結構，因此，您應該按照給定的步驟來構建完美的電子郵件。
1. 從珍惜時間和工作開始
雖然您可能覺得銷售人員正在展示對您或您的公司無用的產品，但您需要意識到它需要很大的勇氣來展示產品。 在任何情況下被拒絕都可能是毀滅性的，無論是你的舞會日期的拒絕，還是你夢想中的大學的拒絕，它總是會給你帶來損失。 輕鬆地讓對方失望將確保他們的信心不會減弱，並且對方會更容易克服你的拒絕。 這樣做的一種方法是通過感謝他們所付出的時間和工作來表達你的感激之情。
圖片由newerasolutions.Co提供
2. 傳遞新聞
給出拒絕的消息一開始可能會讓人望而生畏，但盡快發布消息是你能做的最好的事情。 在沒有答案的情況下領導銷售人員會帶來他們的希望。 盡可能快地傳遞消息，將幫助該人更快地克服拒絕，同時也讓他們有更多時間尋找更多機會。 還要記住，當你拒絕他們時，你必須堅持你已經下定決心，你不會改變你的決定。
3.給出解釋
沒有正當理由的拒絕可能會讓銷售人員感到困惑，這對他們試圖找出他們的產品在哪里或為什麼不足的地方沒有任何幫助。 雖然您可能有自己的理由拒絕他們的提議（您已經擁有優質產品，或者他們的產品不符合您公司的政策，或者您的公司可能不想投資他們的產品），但最好讓銷售人員知道是什麼阻止了他或她完成交易，而不是讓他們自己猜測。
4. 建議其他合作方式
銷售代表可以非常堅持。 您可能必須清楚他們的產品對您的公司不感興趣。 但與其斷絕與他們的所有聯繫，明智的做法是看看他們還能帶來什麼。 您可以在他們的其他產品或服務的背景下建議與他們未來的合作夥伴關係。 在某種程度上，這可以鼓勵他們下次以更強的音調回來。
5. 關閉您的電子郵件
對於所有商業電子郵件，必須正確關閉它。 適當的結束可能會產生良好的印象，而笨拙的結束會產生負面印象。 要製定適當的結案，您需要評估您與收件人的關係。 常見的專業結尾是“您真誠的，最好的問候，謝謝。” 如果您與收件人關係密切並且之前曾與他們交談過，您可以選擇使用“Cheers, Faithfully, Yours真的”來代替。 這些結束語後面必須有您的電子郵件簽名、您的全名、您在公司的職位和您的聯繫信息。
撰寫拒絕報價電子郵件的提示
既然您已經了解了拒絕錄取通知書的組成部分，現在是時候關注如何進行打擊了。 請繼續閱讀以了解禮貌拒絕報價的最佳方式。
1. 使用專業的語氣
沒有人特別喜歡說不，但當工作需要時，你必須這樣做。 在這樣做的同時，您必須記住使用專業的語氣。 很容易變得格外友善和友善，以減輕拒絕某人的打擊，或者當某人不接受新聞時變得煩躁，但你必須記住不要得意忘形。 始終保持專業的態度很重要。
2. 明確拒絕錄取通知書
在與銷售代表打交道時，您必須非常清楚。 您必須說明您不會與他們的公司開展任何業務並解釋原因。 這樣，他們就可以繼續尋找另一個機會，當他們提出反建議或試圖與您達成現有建議時，您不必浪費時間與他們打交道。 通過明確的拒絕，他們可以更好地專注於他們仍然有機會的客戶。
3. 保持你的電子郵件簡短
請記住，您正在經營一家公司，並且您不必寫一篇完整的文章來詳細說明您對他們產品的看法以及您選擇拒絕它的原因。 但是，請記住，一點禮貌永遠不會傷害任何人。 撰寫電子郵件時，請保持簡短，僅在他們的演示文稿中包含最重要的信息以及他們失去你的地方。 這使他們有機會為下一個客戶進行改進，並幫助他們更好地查明其產品的危險信號。
圖片由 hbr.org 提供
拒絕電子郵件的模板
這裡有一些模板，您可以使用這些模板為您的公司製作完美的拒絕錄取通知書。
模板 1：如果您想拒絕當前的報價但仍會收到其他產品或服務的報價，則可以使用此模板。
親愛的[姓名]，
感謝您發送有關 [正在推銷的產品] 的電子郵件。
不幸的是，我們現在沒有在市場上尋找 [正在推銷的產品]，因為我們已經在與 [您正在合作的另一家公司/企業] 合作並且對結果感到滿意。
但是，如果情況發生變化，並且由於您的其他服務符合我們公司的利益，我們會與您聯繫，如果您在未來的合作夥伴關係中牢記 [您的公司]，我們將不勝感激。
真摯地，
[您的姓名和職務]
[您的電子郵件簽名]
模板 2：與模板 1 不同，此模板拒絕報價，但似乎不願意查看未來的報價，除非他們的報價包含退款保證。
親愛的[姓名]，
[你們公司] 已經仔細考慮了你們對 [被推銷的產品] 的報價。 我寫信通知您，由於我們收到了令人印象深刻的報價，我們不得不拒絕您的銷售建議。
請理解，這並不代表您的產品不會在我們公司下奮鬥。 我們公司決定提供另一個提供退款保證的報價。 將來，我們只會考慮提供退款保證的報價。 如果這不符合貴公司的政策，如果您能從您的郵件列表中刪除我們的電子郵件，我們將不勝感激。
謝謝你。
此致，
[您的姓名和職務]
[您的電子郵件簽名]
在營銷行業，拒絕報價是正常的。 事實上，這在很大程度上是一種文化。 最好知道如何礼貌地拒絕一個提議，而不是陷入你不想成為其中一部分的情況，所以你應該習慣於寫這樣的電子郵件。