كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا بأدب لرفض عرض مبيعات
نشرت: 2022-06-03
1. كيف ترفض العرض بأدب؟
2. نصائح لكتابة بريد إلكتروني للرفض
3. قوالب لرفض البريد الإلكتروني
أدوات مفيدة:
1. Newoldstamp - تسويق توقيع البريد الإلكتروني
2. SendGrid - منشئ البريد الإلكتروني والمرسل
3. Boomerang - أداة لجدولة رسائل البريد الإلكتروني
4. Mailtrack - يفتح رابط البريد الإلكتروني التتبع
5. Canva - أداة على الإنترنت لعمل التصميمات
على الرغم من أن قول "لا" غالبًا ما يكون أمرًا شاقًا بحد ذاته ، فأنا متأكد من أن لا أحد يريد أن يكون عالقًا في موقف حيث سيضطر إلى قول ذلك أثناء مكالمة أو لا سمح الله شخصيًا. تتمثل أفضل الممارسات التسويقية في رفض عروض المبيعات عبر البريد الإلكتروني. أحد الأسباب الرئيسية التي تجعل من الحكمة القيام بذلك هو الحجم الهائل. من غير العملي وليس من الممكن تخصيص هذا القدر الكبير من الوقت لكل عرض مبيعات. السبب الرئيسي الآخر الذي يجعلك تختار بريدًا إلكترونيًا بدلاً من مكالمة هاتفية هو أنه يتيح للأشياء أن تظل احترافية بين الشركات الخاصة بك. وأخيرًا ، يعد البريد الإلكتروني خيارًا أفضل نظرًا لمقدار التحكم الذي لديك فيه. من خلال المكالمات الهاتفية أو اللقاءات الشخصية ، من السهل أن تتجه المحادثات إلى الجنوب بسرعة كبيرة ، ولكن مع البريد الإلكتروني ، ستتاح لك الفرصة لصياغة المحتوى بعناية بحيث يلامس جميع المشاعر الصحيحة دون المساومة على الاحتراف.
كيف ترفض العرض بأدب؟
بينما يبدو رفض عرض مبيعات عبر البريد الإلكتروني أكثر راحة من إجراء المكالمات ، فإن المهمة ليست بالأمر السهل. في الواقع ، هناك العديد من الطرق التي يمكن أن تخطئ في ذلك. تتبع معظم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالرفض هيكلًا محددًا ، وبالتالي ، يجب عليك اتباع الخطوات المحددة لإنشاء البريد الإلكتروني المثالي.
1. ابدأ بتقدير الوقت والعمل
بينما قد تشعر أن مندوب المبيعات يعرض منتجًا غير مفيد لك أو لشركتك ، يجب أن تدرك أنه يتطلب الكثير من الشجاعة لتقديم العرض. يمكن أن يكون الرفض مدمرًا في كل موقف ، سواء كان ذلك رفضًا من موعد حفل التخرج أو الرفض من الكلية التي تحلم بها ، فإنه دائمًا ما يلقي بظلاله عليك. إن السماح للشخص بالحزن بسهولة سيضمن عدم تضاؤل ثقته وسيحظى الشخص بوقت أسهل في التغلب على رفضك. تتمثل إحدى طرق القيام بذلك في إظهار تقديرك من خلال شكرهم على وقتهم وعملهم الذي قدموه.
الصورة مجاملة من newerasolutions.Co
2. توصيل الأخبار
قد يبدو إعطاء أخبار الرفض أمرًا شاقًا في البداية ، ولكن الكشف عن الأخبار في أسرع وقت ممكن هو أفضل ما يمكنك فعله. قيادة مندوب المبيعات بدون إجابة ستجلب لهم الأمل. سيساعد توصيل الأخبار بأسرع ما يمكن الشخص في التغلب على الرفض بشكل أسرع مع منحه مزيدًا من الوقت للبحث عن المزيد من الفرص. ضع في اعتبارك أيضًا أنه عندما ترفضهم ، عليك أن تصر على أن عقلك قد اتخذ قرارًا ولن تغير قرارك.
3. إعطاء الشرح
يمكن أن يكون الرفض بدون سبب مناسب محيرًا لمندوب المبيعات ، ولن يفيده في محاولة معرفة أين أو سبب فشل منتجهم. بينما قد يكون لديك سبب خاص لرفض اقتراحهم (لديك بالفعل منتج متميز أو منتجهم لا يتوافق مع سياسات شركتك أو قد لا ترغب شركتك في الاستثمار في منتجهم) ، فمن الأفضل دائمًا السماح لـ يعرف مندوب المبيعات ما الذي منعه أو منعها من إبرام هذه الصفقة بدلاً من تركهم ليخمنوا أنفسهم.
4. اقتراح طرق أخرى للشراكة
يمكن أن يكون مندوبي المبيعات مثابرين للغاية. قد يتعين عليك أن تكون واضحًا أن منتجهم لا يهم شركتك. ولكن بدلاً من مجرد قطع جميع العلاقات معهم ، سيكون من الحكمة معرفة ما يمكنهم تقديمه إلى طاولة المفاوضات. يمكنك اقتراح شراكات مستقبلية معهم في سياق منتجاتهم أو خدماتهم الأخرى. بطريقة ما ، يمكن أن يشجعهم ذلك على العودة بعرض أقوى في المرة القادمة.
5. أغلق بريدك الإلكتروني
مع جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل ، من الضروري إغلاقها بشكل صحيح. قد يكون للإغلاق الصحيح انطباع إيجابي بينما سيكون للإغلاق المكتوب بطريقة خرقاء انطباع سلبي. لوضع خاتمة مناسبة ، ستحتاج إلى تقييم علاقتك بالمتلقي. النهايات المهنية الشائعة هي "المخلص لك ، مع أطيب التحيات ، شكرًا لك". إذا كنت قريبًا من المستلم وتحدثت معه من قبل ، فيمكنك اختيار استخدام "ابتهاج ، بإخلاص ، لك حقًا" بدلاً من ذلك. يجب أن يتبع هذه الملاحظات الختامية توقيع بريدك الإلكتروني واسمك الكامل ومنصبك في الشركة ومعلومات الاتصال الخاصة بك.
نصائح لكتابة بريد إلكتروني للرفض
الآن بعد أن عرفت المكونات التي تدخل في خطاب رفض العرض ، حان الوقت للتركيز على كيفية توجيه الضربة. تابع القراءة لفهم أفضل الطرق لرفض عرض بأدب.
1. استخدم نبرة صوت احترافية
لا أحد يستمتع برفضه بشكل خاص ، ولكن عندما تتطلب الوظيفة ذلك ، عليك القيام بذلك. وأثناء القيام بذلك ، عليك أن تتذكر استخدام نبرة صوت احترافية. من السهل أن تكون لطيفًا وودودًا لتخفيف وطأة رفض شخص ما أو الانزعاج عندما لا يأخذ أحدهم الأخبار جيدًا ، ولكن عليك أن تتذكر ألا تنجرف بعيدًا. من المهم الحفاظ على جبهة مهنية في جميع الأوقات.
2. كن واضحًا بشأن خطاب رفض العرض الخاص بك
يجب أن تكون واضحًا جدًا أثناء التعامل مع مندوبي المبيعات. سيتعين عليك توضيح أنك لن تقوم بأي عمل مع شركتهم وشرح أسباب ذلك. بهذه الطريقة ، يمكنهم الانتقال إلى فرصة أخرى ، ولن تضطر إلى تضييع وقتك في التعامل معهم عندما يأتون باقتراح مضاد أو يحاولون إبرام صفقة على العرض الحالي. مع الرفض الواضح ، يمكنهم التركيز بشكل أفضل على العميل الذي لا تزال لديهم فرصة معه.
3. اجعل بريدك الإلكتروني قصيرًا
تذكر أنك تدير شركة وأنك لست مضطرًا لكتابة مقال كامل يوضح بالتفصيل رأيك في منتجهم ولماذا اخترت رفضه. ومع ذلك ، ضع في اعتبارك أن القليل من المجاملة لن يؤذي أي شخص أبدًا. عند كتابة رسالة بريد إلكتروني ، اجعلها قصيرة من خلال تضمين أهم المعلومات فقط في عرضهم التقديمي والمكان الذي فقدوك فيه. يمنحهم هذا فرصة للتحسين لعملائهم التاليين ويساعدهم أيضًا على تحديد العلامات الحمراء لمنتجاتهم بشكل أفضل.
الصورة مجاملة من hbr.org
قوالب لرفض البريد الإلكتروني
إليك بعض القوالب التي يمكنك استخدامها والتلاعب بها لصياغة خطاب عرض الرفض المثالي لشركتك.
النموذج 1: يمكنك استخدام هذا إذا كنت ترغب في رفض هذا العرض الحالي ولكنك لا تزال تتلقى عروضًا لمنتجات أو خدمات أخرى.
عزيزي [الاسم] ،
شكرًا على رسالتك الإلكترونية بخصوص [المنتج الذي يتم طرحه].
لسوء الحظ ، نحن لا نبحث عن [المنتج الذي يتم طرحه] في السوق في الوقت الحالي لأننا نعمل بالفعل مع [شركة / شركة أخرى تعمل معها] ونحن سعداء بالنتائج.
ومع ذلك ، سنتواصل معك إذا تغيرت الظروف ولأن خدماتك الأخرى تتماشى مع مصالح شركتنا ، سنكون ممتنين إذا أبقيت [شركتك] في الاعتبار للشراكات المستقبلية.
بإخلاص،
[اسمك وتسميتك]
[توقيع بريدك الإلكتروني]
النموذج 2: على عكس النموذج 1 ، يرفض هذا النموذج العروض ولكن يبدو أنه غير راغب في النظر إلى العروض المستقبلية ما لم يتضمن عرضها ضمانًا لاسترداد الأموال.
عزيزي [الاسم] ،
لقد أولت [شركتك] دراسة متأنية لعرضك لـ [المنتج الذي يتم طرحه]. أكتب إليكم لإبلاغكم أنه نظرًا لعدد العروض الرائعة التي نتلقاها ، يتعين علينا رفض عرض المبيعات الخاص بك.
يرجى تفهم أن هذا لا يعكس أن منتجك لن يسعى جاهداً في ظل شركتنا. قررت شركتنا المضي قدمًا في عرض آخر يمنحنا ضمانًا لاسترداد الأموال. في المستقبل ، سننظر فقط في العروض التي تتضمن ضمان استرداد الأموال. إذا كان ذلك لا يتماشى مع سياسة شركتك ، فنحن نقدر لك إذا أمكنك إزالة بريدنا الإلكتروني من قائمتك البريدية.
شكرًا لك.
تحياتي الحارة،
[اسمك وتسميتك]
[توقيع بريدك الإلكتروني]
في صناعة التسويق ، من الطبيعي أن ترفض العروض. في الواقع ، إنها ثقافة إلى حد كبير. من الأفضل أن تعرف كيف ترفض عرضًا بأدب بدلاً من الوقوع في موقف لا تريد أن تكون جزءًا منه ، لذا يجب أن تعتاد على كتابة مثل هذه الرسائل الإلكترونية.