Come scrivere educatamente un'e-mail per rifiutare un'offerta di vendita

1. Come rifiutare educatamente un'offerta?
2. Suggerimenti per scrivere un'e-mail con un'offerta di rifiuto
3. Modelli per rifiutare un'e-mail

Strumenti utili:
1. Newoldstamp - Marketing delle firme e-mail
2. SendGrid - Generatore di email e mittente
3. Boomerang - Strumento per la pianificazione delle e-mail
4. Mailtrack: il collegamento e-mail apre il monitoraggio
5. Canva - Strumento online per la creazione di progetti

Anche se dire "no" è spesso scoraggiante di per sé, sono sicuro che nessuno vuole essere bloccato in una situazione in cui dovrà dirlo durante una chiamata o Dio non voglia, di persona. La migliore pratica di marketing sarebbe quella di rifiutare le offerte di vendita tramite e-mail. Uno dei motivi principali per cui è saggio farlo è a causa del volume. Non è pratico e semplicemente non è possibile dedicare così tanto tempo a ogni singolo passo di vendita. Un altro motivo principale per cui dovresti optare per un'e-mail invece di una telefonata è che consente di mantenere le cose professionali tra le rispettive attività. E infine, un'e-mail è un'opzione migliore a causa della quantità di controllo che hai su di essa. Con le telefonate o gli incontri personali, è facile che le conversazioni vadano a sud molto rapidamente, ma con un'e-mail hai l'opportunità di creare con cura il contenuto che tocca tutti i sentimenti giusti senza compromettere la professionalità.

Come rifiutare educatamente un'offerta?

Anche se rifiutare un'offerta di vendita tramite e-mail sembra più comodo che effettuare chiamate, l'attività non è un'impresa facile. In effetti, ci sono molti modi in cui puoi sbagliare con questo. La maggior parte delle e-mail di offerta di rifiuto segue una struttura specifica, quindi dovresti seguire i passaggi indicati per costruire l'e-mail perfetta.

1. Inizia apprezzando il tempo e il lavoro

Anche se potresti pensare che il venditore stia mettendo in mostra un prodotto che è inutile per te o per la tua azienda, devi essere consapevole che richiede molto coraggio per presentare l'offerta. Essere rifiutati può essere devastante in ogni situazione, che si tratti di un rifiuto dall'appuntamento del ballo di fine anno o dal rifiuto del college dei tuoi sogni, ti mette sempre a dura prova. Deludere facilmente la persona assicurerà che la sua fiducia non diminuisca e che la persona avrà più difficoltà a superare il tuo rifiuto. Un modo per farlo è mostrare il tuo apprezzamento ringraziandoli per il tempo dedicato e il lavoro che hanno presentato.

immagine per gentile concessione di newerasolutions.Co

2. Consegnare le notizie

Dare la notizia del rifiuto potrebbe sembrare scoraggiante all'inizio, ma dare la notizia il prima possibile è il meglio che puoi fare. Guidare il venditore senza una risposta aumenterà la sua speranza. Fornire le notizie il più velocemente possibile aiuterà la persona a superare il rifiuto più rapidamente dando loro anche più tempo per cercare maggiori opportunità. Tieni anche a mente che quando li rifiuti, devi insistere sul fatto che la tua mente ha preso una decisione e non cambierai la tua decisione.

3. Dai la spiegazione

Il rifiuto senza un motivo adeguato può creare confusione per il venditore e non sarà di alcun aiuto per loro cercare di capire dove o perché il loro prodotto non è all'altezza. Anche se potresti avere un motivo per rifiutare la loro proposta (hai già un prodotto superiore o il loro prodotto non è in linea con le politiche della tua azienda o, la tua azienda potrebbe non voler investire nel loro prodotto), è sempre meglio lasciare che il il venditore sa cosa gli ha impedito di concludere quell'affare piuttosto che lasciarli a pensare da soli.

4. Suggerire altre modalità di collaborazione

I rappresentanti di vendita possono essere molto persistenti. Potrebbe essere necessario essere chiari sul fatto che il loro prodotto non interessa la tua azienda. Ma piuttosto che tagliare tutti i legami con loro, sarebbe saggio vedere cos'altro possono portare in tavola. Puoi suggerire future partnership con loro nel contesto dei loro altri prodotti o servizi. In un certo senso, questo può incoraggiarli a tornare con un tono più forte la prossima volta.

5. Chiudi la tua email

Con tutte le e-mail aziendali, è necessario chiuderlo correttamente. Una chiusura corretta potrebbe avere un'impressione favorevole mentre una chiusura scritta in modo goffo avrà un'impressione negativa. Per redigere una chiusura adeguata, dovrai valutare il tuo rapporto con il destinatario. I finali professionali comuni sono "Cordiali saluti, distinti saluti, grazie". Se sei vicino al destinatario e hai conversato con lui in precedenza, puoi scegliere di utilizzare invece "Ciao, fedelmente, sinceramente". Queste note di chiusura devono essere seguite dalla tua firma e-mail, dal tuo nome completo, dalla tua posizione nell'azienda e dalle tue informazioni di contatto.

Suggerimenti per scrivere un'e-mail con un'offerta di rifiuto

Ora che conosci i componenti che entrano in una lettera di offerta di rifiuto, è tempo di concentrarti su come sferrare il colpo. Continua a leggere per capire i modi migliori per rifiutare educatamente un'offerta.

1. Usa un tono di voce professionale

A nessuno piace particolarmente dire di no, ma quando il lavoro lo richiede, devi farlo. E mentre lo fai, devi ricordarti di usare un tono di voce professionale. È facile essere estremamente gentili e amichevoli per attutire il colpo del rifiuto di qualcuno o agitarsi quando qualcuno non prende bene le notizie, ma devi ricordarti di non lasciarti trasportare. Mantenere un fronte professionale in ogni momento è importante.

2. Stai chiaro sulla tua lettera di offerta di rifiuto

Devi essere molto chiaro quando hai a che fare con i rappresentanti di vendita. Dovrai chiarire che non farai affari con la loro azienda e spiegare i motivi. In questo modo, possono passare a un'altra opportunità e non dovrai perdere tempo a occuparti di loro quando arrivano con una controproposta o cercano di tagliarti un accordo su quella esistente. Con un chiaro rifiuto, possono concentrarsi meglio su un cliente con cui hanno ancora una possibilità.

3. Mantieni la tua email breve

Ricorda che stai gestendo un'azienda e che non devi scrivere un intero saggio che descriva in dettaglio cosa pensavi del loro prodotto e perché hai scelto di rifiutarlo. Tuttavia, tieni presente che un po' di cortesia non farà mai male a nessuno. Quando scrivi un'e-mail, mantienila breve includendo solo le informazioni più importanti sulla loro presentazione e dove ti hanno perso. Questo dà loro la possibilità di migliorare per il loro prossimo cliente e li aiuta anche a individuare meglio le bandiere rosse dei loro prodotti.

immagine per gentile concessione di hbr.org

Modelli per rifiutare un'e-mail

Ecco alcuni modelli che puoi utilizzare e giocherellare per creare la lettera di offerta di rifiuto perfetta per la tua azienda.

Modello 1: puoi usarlo se desideri rifiutare l'offerta attuale ma continui a ricevere offerte per altri prodotti o servizi.

Caro [nome],

Grazie per la tua email relativa a [il prodotto presentato].

Sfortunatamente, non stiamo cercando [il prodotto che viene lanciato] sul mercato in questo momento poiché stiamo già lavorando con [un'altra azienda/attività con cui stai lavorando] e siamo soddisfatti dei risultati.

Tuttavia, ci metteremo in contatto se le circostanze dovessero cambiare e poiché i tuoi altri servizi sono in linea con l'interesse della nostra azienda, ti saremmo grati se tenessi a mente [la tua azienda] per future partnership.

Cordiali saluti,

[Il tuo nome e la tua designazione]

[La tua firma e-mail]

Modello 2: contrariamente al modello 1, questo modello rifiuta le offerte ma non sembra disposto a guardare alle offerte future a meno che la loro offerta non includa una garanzia di rimborso.

Caro [nome],

[La tua azienda] ha preso in attenta considerazione la tua offerta per [il prodotto presentato]. Ti scrivo per informarti che a causa del numero di offerte impressionanti che riceviamo, dobbiamo rifiutare la tua proposta di vendita.

Ti preghiamo di comprendere che ciò non riflette il fatto che il tuo prodotto non funzionerà sotto la nostra azienda. La nostra azienda ha deciso di proporre un'altra offerta che ci offre una garanzia di rimborso. In futuro, prenderemo in considerazione solo offerte con garanzia di rimborso. Se ciò non è in linea con la politica della tua azienda, ti saremmo grati se potessi rimuovere la nostra email dalla tua mailing list.

Grazie.

Distinti saluti,

[Il tuo nome e la tua designazione]

[La tua firma e-mail]

Nel settore del marketing, è normale rifiutare le offerte. In effetti, è davvero una cultura. È meglio sapere come rifiutare educatamente un'offerta piuttosto che essere bloccato in una situazione di cui non vuoi far parte, quindi dovresti abituarti a scrivere tali e-mail.