Daha Verimli Toplantılar Geçirmenin 10 Yolu

“Keşke toplantılarda daha fazla zaman geçirseydim.” Bunu hiç duydun mu? Ben de değil. Asla. İş arkadaşlarımızla iletişim kurmak çok önemli olsa da, toplantılar genellikle bu iletişim için berbat bir kap gibi görünür. Ve toplantılara daha fazla zaman katmak kesinlikle bize daha fazla sonuç getirmez.

Toplantılar, bildiğiniz gibi, iş hayatındaki en büyük zaman kayıplarından biridir. Bazı tahminler, verimsiz toplantılarda harcanan sürenin ayda 31 saatten fazla olduğunu gösteriyor.

Hepimizin yapacak daha iyi bir işi olmasaydı belki de tüm bu toplantılar bizi bu kadar rahatsız etmezdi. Ama yapacak çok şeyimiz var . Yapacak o kadar çok şey var ki, çoğumuzun geç saatlere kadar kalmasına, hafta sonları çalışmasına ve telefonlarımıza bağlı olarak yaşamamıza neden oluyor. Ayda 31 saati boşaltmak bizim için çok büyük bir fark yaratır.

Toplantılarda kaybedilen zamanın büyük bir fırsat maliyeti vardır. Gerçekten sonuç alabilecek çalışmalardan uzaklaşır. Kim bilir – müşterilerimize yardımcı olacak, kariyerlerimizi ilerletecek ve şirketlerimizi büyütecek yapmak istediğimiz işleri bile kaçırıyor olabiliriz. Yapmamız gereken iş bu, değil mi? Hangi şirketin misyon beyanı toplantılarda daha fazla zaman geçirmekten bahsediyor?

Her ay 30 saatinizi boşa harcayacağıma söz veremesem de, ya üç saat bile geri aldıysanız? Aşağıdaki fikirlerden herhangi biri bunu yapabilir. Umarız sadece biri sizde ve ekibinizde yankı uyandırır… ve belki ailenizle erken bir akşam yemeğinin tadını çıkarabilirsiniz veya sizi aydınlatan bir projeyi bitirebilirsiniz.

1. Fiyatlandırın.

Atlassian'a göre, ABD'li işletmeler her yıl gereksiz toplantılarla maaş maliyetlerini 37 milyar doları patlatıyor. Neredeyse ulusal borç saatinin iş versiyonu.

Bu israfı azaltmak için üzerinize düşeni yapın. Her toplantının firmanıza ne kadara mal olduğunu öğrenmek için Harvard Business Review'ın Toplantı Maliyeti Hesaplayıcısını kullanın. Telefonunuzda bir uygulama olarak bile ayarlayabilirsiniz.

Buradaki iki fayda: İlk olarak, her toplantıya bağlı bir dolar değerine sahip olmak, şirketinizdeki verimsiz toplantılarda harcanan zamanı neredeyse kesin olarak azaltacaktır. İkincisi, oturmaya karar verdiğinizde, odadaki herkes odaklanacak: Bu 45 dakikadan 184 $ değerinde bir değer elde etmemiz gerekiyor.

2. Öğleden sonraları açık düşünün.

Toplantılarla ilgili en büyük sorunlardan biri, zamanınızı nasıl böldükleridir. Bu, işe - özellikle derin, düşünceli çalışmaya - alışmayı zorlaştıran kısa süreli blokajlar yaratır.

Bu etkiyi azaltmanın bir yolu, "öğleden sonraları açık" (veya tercih ederseniz sabahları açık) bir şirket politikasına sahip olmaktır. Bu, tüm toplantıların günün bir yarısında - örneğin sabahları - planlandığı anlamına gelir. Bu şekilde, herkes öğleden sonraları büyük bir açık zaman bloğuna sahip olur.

3. Toplantının durum raporu bölümünü atlayın.

Odayı dolaşıp herkesin ne üzerinde çalıştıklarını ve nasıl gittiğini anlattığı toplantının o kısmını bilirsiniz. Kes şunu.

Herkesin çalışmasıyla ilgili tüm durum bilgilerini bir bilgi merkezine taşıyın. Bu merkez, mevcut işbirliği araçlarından herhangi biri olabilir (Asana veya Slack gibi). Google Drive'da bir durum sayfası olabilir. Hatta bir bülten tahtası veya beyaz tahta olabilir. Beyaz tahtayı su soğutucunun veya kahve istasyonunun yakınına yerleştirmek genellikle daha fazla insanın ona bakmasına yardımcı olur.

İnsanlara ne üzerinde çalıştığınızı ve bunun nasıl gittiğini bildirmek için bu merkezi kullanın. Meslektaşlarınızın ne üzerinde çalıştığını öğrenmek için kullanın. Ve kullanımını zorunlu kılın: Hub'ını güncel tutmayan herkes, buzdolabını temizlemek gibi olumsuzluklara maruz kalır.

Toplantının "işte bu hafta ne yapıyorum" kısmını tutmanız gerekiyorsa, zaman insanlar. Herkesin ne üzerinde çalıştığını açıklamak için 2 dakikası var. Devam eden konuşmalar çevrimdışı olarak yapılabilir.

4. Ayağa kalkın.

Tamamen rahatsızlık bizi daha üretken yapabilir mi? Öyle görünüyor. Neal Taparia, herkesin ayağa kalkmasını sağlayarak şirketindeki toplantı sürelerini %25 kısalttı. Ve Melissa Dahl, Missouri Üniversitesi araştırmacılarının insanları ayakta durmaya zorlayarak toplantı süresinin %34'ünü kısalttığını bildiriyor.

Oturmak gerçekten yeni sigara içmekse, bu üretkenlik ve sağlığımız için iyidir. Daha da ileri götürmek ister misin? Sağlık topu ekleyin. Taparia, şirket "standup"larında (toplantılar için kullandıkları kelime) konuşan herkesin konuşurken sağlık topu tutmasını sağlar.

5. "Çevrimdışı" görüşmeler yapın.

Siz ve bir veya iki kişi bir şeyler karalarken iş arkadaşlarınızı ortalıkta oturtmayın. Daha büyük toplantıları yavaşlatmamak için gerektiğinde mikro toplantılar yapın.

Bunun kardeş bir fikri var: İnsanlarla daha çok bire bir görüşmeler yapın. Onlara toplantı deme. Onlara konuşma deyin. Bazen bir konuşmanın gayri resmi olması, doğal olarak işlerin daha hızlı ilerlemesine neden olur.

6. Orada olması gerekmeyen insanları kovun.

Elbette, bu ilk başta kaba görünecek. Steve Jobs hakkında daha az istek uyandıran hikayelerden biri, insanları nasıl törensiz bir şekilde toplantılardan atacağıydı. Toplantıda olmanız gerekmiyorsa, size sadece bir geçiş izni verilmedi. Dışarı atıldın.

Muhtemelen bunu yapmanın daha hassas yolları vardır, ancak prensip sağlamdır. Birini, içinde olması gerekmeyen bir toplantıya oturtmayın. Onu serbest bırakın. Gidip işlerini yapsınlar.

7. Bir zamanlayıcı kullanın.

Rahat, açık uçlu toplantıların uygun olduğu durumlar vardır. Ama onlar istisna, kural değil. Bu nedenle, düzenli, günlük toplantıları azaltmaya çalışın. Bir zamanlayıcı yardımcı olabilir. 30 dakikalık toplantı taahhüdü de öyle. Yoğunlaştırılmış zaman herkesi daha verimli hale getirir.

8. Her zaman eylem adımlarıyla yola çıkın.

Verimlilik uzmanı David Allen, hepimize bir "sonraki eylem nedir?" her toplantı masasındaki düğme. Ve muhtemelen yardımcı olacaktır - çok fazla toplantı konusu gündeme gelir, tartışılır ve sonra askıda bırakılır.

Bunun sana olmasına izin verme. Toplantıdaki herkes somut bir yapılacaklar listesi, yani "sonraki eylem listesi" yazmalıdır. Bu listeyi tamamlamaktan sorumlu olmalılar. Bir sonraki toplantıda (veya daha iyisi – durum/proje merkezinde!), bu konuları hallettiklerini rapor etmelidirler. Bir şey yapılmadıysa, bunun bir nedeni olmalı. Endişelenmeyin - "Ona ulaşamadım" bunun bir nedeni. En azından ilk kez.

9. Bir ajandanız olsun.

Bu, toplantılar için en eski üretkenlik ipuçlarından biridir. Yine de birçoğumuz bu hatırlatmadan hâlâ yararlanıyor gibi görünüyor.

Tek maddelik bir gündem bile iyidir. Ama, um... toplantının itici bir amacı yoksa... onu atlamayı önerebilir miyim?

10. Toplantıları bir hafta veya bir ay atlayın.

Bu biraz radikal bir fikir. Hatta tehlikeli olabilir. Ancak kendinizi şanslı hissediyorsanız, hızlı bir şekilde bir toplantıya gitmeyi düşünün. Bir hafta, iki hafta, hatta bir ay sonra ne olduğunu görün.

Bazı şeyler çatlaklardan düşecek, garantili. Yangınları söndürmek için sistemler kurun. Ancak toplantınız hızla sona erdiğinde, gerçekten yapmanız gereken toplantılara ve bu toplantılarda neleri ele almanız gerektiğine dair canlı bir resme sahip olacaksınız. Geri kalan her şeyi bırak.

Bonus: Toplantılarınızı çevrimiçi yapın .

Sanal toplantılar sadece uzak temaslar için olmak zorunda değildir.

Çözüm

Toplantılar iş dünyasında önemli bir işleve hizmet eder, ancak kontrol altına alınmaları gerekir. Aksi takdirde, işte olmamızın birincil sebebi olan işleri halletmekten taviz vereceklerdir. İşte bunu nasıl başaracağınızın özeti:

1. Toplantılarınızın maliyetinin para ve fırsat maliyeti olarak bilin
2. Büyük zaman bloklarını boşaltmak için tüm toplantıları sabahları veya öğleden sonraları planlayın
3. Herkesin ne yaptığınızdan haberdar olmasını sağlamak için bir durum merkezi veya başka bir iş birliği yazılımı kullanın
4. "Standup" olarak da bilinen ayakta toplantıları deneyin
5. Daha fazla mini toplantı ve çevrimdışı konuşma yapın
6. Orada olmaları gerekmiyorsa insanları kovun
7. zamanlayıcı kullan
8. "Bir sonraki eylem nedir?" diye sormaya devam edin. O zaman yapmayı taahhüt et.
9. bir ajandanız olsun
10. Sadece ne olacağını görmek için tüm toplantıları bir haftalığına kesmeyi düşünün

sana geri dön

Toplantılarınızı kısaltmak için işe yarayan herhangi bir ipucu, numara veya hile var mı? Lütfen - yorumlarda paylaşın. Herkes toplantılarda daha az zaman geçirmek ister.

Artık toplantılarınızı daha etkili hale getirmek için bazı ipuçlarına ve püf noktalarına sahip olduğunuza göre, Act-On'un tüm pazarlama ekibinizin çabalarının verimliliğini artırmaya nasıl yardımcı olabileceğini öğrenin. Act-On'un pazarlamacılara kariyerlerinin en iyi işini yapmalarını nasıl sağladığını keşfetmek için bir Act-On video turuna katılın.