10 modi per organizzare riunioni più efficienti

"Vorrei passare più tempo alle riunioni." L'hai mai sentito? Neanche io. Non mai. E mentre è fondamentale comunicare con i nostri colleghi, le riunioni spesso sembrano un pessimo contenitore per quella comunicazione. E aggiungere più tempo alle riunioni sicuramente non ci porta più risultati.

Le riunioni, come sicuramente saprai, sono una delle più grandi perdite di tempo nella vita lavorativa. Secondo alcune stime, il tempo trascorso in riunioni improduttive supera le 31 ore al mese.

Se tutti non avessimo niente di meglio da fare, forse tutti questi incontri non ci darebbero tanto fastidio. Ma abbiamo molto da fare. Così tanto da fare che fa sì che molti di noi rimangano fino a tardi, lavorino nei fine settimana e vivano legati ai nostri telefoni. Liberare quelle 31 ore al mese farebbe una grande differenza per noi.

Il tempo perso nelle riunioni ha un enorme costo opportunità. Toglie dal lavoro che potrebbe effettivamente ottenere risultati. Chissà, potremmo anche perdere il lavoro che vogliamo fare, che aiuterebbe i nostri clienti, farebbe avanzare le nostre carriere e farebbe crescere le nostre aziende. Questo è il lavoro che dovremmo fare, giusto? Quale dichiarazione d'intenti dell'azienda parla di trascorrere più tempo nelle riunioni?

Anche se non posso prometterti di liberare 30 ore del tuo tempo ogni mese, e se ne recuperassi anche solo tre? Qualsiasi delle idee seguenti potrebbe farlo. Si spera che solo uno risuoni con te e il tuo team... e forse sarai in grado di goderti una cena anticipata con la tua famiglia o di finire un progetto che ti illumina.

1. Dai un prezzo.

Secondo Atlassian, ogni anno le aziende statunitensi fanno saltare 37 miliardi di dollari di costi salariali con riunioni non necessarie. È quasi la versione commerciale dell'orologio del debito nazionale.

Fai la tua parte per tagliare questi rifiuti. Usa il calcolatore dei costi delle riunioni di The Harvard Business Review per scoprire quanto costa ogni riunione alla tua azienda. Puoi persino configurarlo come app sul tuo telefono.

Due vantaggi qui: in primo luogo, avere un valore in dollari legato a ogni riunione ridurrà quasi certamente il tempo trascorso in riunioni improduttive presso la tua azienda. In secondo luogo, quando deciderai di sederti, tutti nella stanza avranno un focus: dobbiamo ottenere un valore di $ 184 da questi 45 minuti.

2. Considera i pomeriggi aperti.

Uno dei maggiori problemi con le riunioni è il modo in cui interrompono il tuo tempo. Ciò crea brevi periodi di tempo che rendono difficile ambientarsi nel lavoro, in particolare un lavoro profondo e ponderato.

Un modo per diminuire questo effetto è avere una politica aziendale di "pomeriggi aperti" (o mattine aperte, se preferisci). Significa che tutte le riunioni vengono programmate in metà giornata, diciamo la mattina. In questo modo, tutti hanno un ampio spazio libero nel pomeriggio.

3. Saltare la parte del rapporto sullo stato della riunione.

Hai presente quella parte della riunione in cui vai in giro per la stanza e tutti spiegano a cosa stanno lavorando e come sta andando? Taglia quello.

Sposta tutte le informazioni sullo stato del lavoro di tutti in un hub di informazioni. Quell'hub potrebbe essere uno qualsiasi degli strumenti di collaborazione disponibili (come Asana o Slack). Potrebbe essere un foglio di stato su Google Drive. Potrebbe anche essere una bacheca o una lavagna. Posizionare la lavagna bianca vicino al refrigeratore d'acqua o alla stazione del caffè spesso aiuta a farla guardare a più persone.

Usa quell'hub per far sapere alle persone a cosa stai lavorando e come sta andando. Usalo per scoprire su cosa stanno lavorando i tuoi colleghi. E imporre il suo utilizzo: chiunque non mantenga aggiornato il proprio hub riceve dei demeriti, come pulire il frigorifero.

Se devi solo mantenere la parte "ecco cosa farò questa settimana" della riunione, tempo gente. Ognuno ha 2 minuti per spiegare a cosa sta lavorando. Tutte le conversazioni successive possono essere tenute offline.

4. Alzati.

Il semplice disagio può renderci più produttivi? Così sembra. Neal Taparia ha ridotto del 25% i tempi delle riunioni nella sua azienda semplicemente facendo alzare tutti in piedi. E Melissa Dahl riferisce che i ricercatori dell'Università del Missouri hanno ridotto il 34% del tempo delle riunioni facendo alzare le persone.

Se stare seduti è davvero il nuovo fumo, questo fa bene alla produttività e alla nostra salute. Vuoi andare ancora oltre? Aggiungi una palla medica. Taparia fa in modo che chiunque parli in azienda "standup" (la loro parola per le riunioni) tenga una palla medica mentre parlano.

5. Avere conversazioni "offline".

Non far sedere i tuoi colleghi mentre tu e un'altra o due persone fate qualcosa. Organizza micro-riunioni se necessario in modo da non rallentare i powwow più grandi.

C'è un'idea sorella in questo: avere più colloqui individuali con le persone. Non chiamatele riunioni. Chiamale semplicemente conversazioni. A volte l'informalità di una conversazione fa sì che le cose si muovano più velocemente.

6. Espellere le persone che non devono essere presenti.

Certo, all'inizio sembrerà cattivo. Una delle storie meno ambiziose su Steve Jobs era il modo in cui cacciava senza tante cerimonie le persone dalle riunioni. Se non dovevi essere presente alla riunione, non avevi solo un permesso. Sei stato cacciato.

Probabilmente ci sono modi più sensibili per farlo, ma il principio è valido. Non costringere qualcuno a partecipare a una riunione a cui non è necessario che partecipi. Liberalo. Lasciali andare a fare il loro lavoro.

7. Usa un timer.

Ci sono casi in cui sono appropriate riunioni rilassate e aperte. Ma sono l'eccezione, non la regola. Quindi cerca di ridurre le riunioni regolari e quotidiane. Un timer può aiutare. Così può essere un impegno per riunioni di 30 minuti. Il tempo condensato rende tutti più efficienti.

8. Partire sempre con passaggi di azione.

L'esperto di produttività David Allen vorrebbe che tutti noi installassimo un "qual è la prossima azione?" pulsante su ogni tavolo riunioni. E probabilmente aiuterebbe: troppi argomenti di riunione vengono sollevati, discussi e poi lasciati in sospeso.

Non lasciare che questo accada a te. Tutti i partecipanti alla riunione dovrebbero scrivere un elenco concreto di cose da fare, noto anche come "lista di azioni successive". Dovrebbero essere responsabili di completare tale elenco. Alla prossima riunione (o ancora meglio - sul loro status/hub del progetto!), dovrebbero riferire di aver completato quegli elementi. Se qualcosa non è stato fatto, ci deve essere un motivo. Non preoccuparti: "Semplicemente non sono riuscito ad arrivarci" è un motivo per cui. Almeno la prima volta.

9. Avere un ordine del giorno.

Questo è uno dei consigli di produttività più antichi per le riunioni. Eppure molti di noi sembrano ancora beneficiare del promemoria.

Anche un ordine del giorno di un punto va bene. Ma, um... se non c'è uno scopo trainante per l'incontro... posso suggerire di saltarlo?

10. Salta le riunioni per una settimana o un mese.

Questa è un'idea un po' radicale. Potrebbe anche essere pericoloso. Ma se ti senti fortunato, considera di andare velocemente a una riunione. Guarda cosa succede dopo una settimana, due settimane, anche un mese.

Alcune cose cadranno attraverso le fessure, garantito. Quindi disponi di sistemi per spegnere gli incendi. Ma quando la tua riunione finisce velocemente, avrai un'immagine vivida di quali riunioni hai davvero bisogno di avere e cosa devi coprire in esse. Lascia andare tutto il resto.

Bonus: porta le tue riunioni online .

Le riunioni virtuali non devono essere solo per contatti lontani.

Conclusione

Le riunioni svolgono una funzione essenziale negli affari, ma devono essere contenute. Altrimenti comprometteranno il motivo principale per cui lavoriamo: portare a termine le cose. Ecco il riepilogo di come ottenerlo:

1. Scopri quanto costano le tue riunioni, in termini di denaro e costi di opportunità
2. Pianifica tutte le riunioni al mattino o al pomeriggio per liberare ampi blocchi di tempo
3. Utilizza un hub di stato o un altro software di collaborazione lavorativa per tenere tutti al corrente di ciò che stai facendo
4. Prova le riunioni permanenti, dette anche "standup"
5. Avere più mini-riunioni e conversazioni offline
6. Butta fuori le persone se non devono essere presenti
7. Usa un timer
8. Continua a chiedere "qual è la prossima azione?" Allora impegnati a farlo.
9. Avere un ordine del giorno
10. Prendi in considerazione l'idea di interrompere tutte le riunioni per una settimana, solo per vedere cosa succede

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