10 moduri de a avea întâlniri mai eficiente

„Mi-aș dori să petrec mai mult timp în întâlniri.” Ai auzit vreodată asta? Nici eu. Niciodata. Și deși este esențial să comunicăm cu colegii noștri, întâlnirile par adesea un container prost pentru acea comunicare. Și adăugarea de mai mult timp la întâlniri cu siguranță nu ne aduce mai multe rezultate.

Întâlnirile, după cum știți cu siguranță, sunt una dintre cele mai mari pierderi de timp din viața de afaceri. Unele estimări pun timpul petrecut în întâlniri neproductive la peste 31 de ore pe lună.

Dacă toți nu am avea nimic mai bun de făcut, poate că toate aceste întâlniri nu ne-ar deranja atât de tare. Dar avem multe de făcut. Atât de multe de făcut, încât mulți dintre noi rămânem până târziu, lucrăm în weekend și trăim legați de telefoanele noastre. Eliberarea acestor 31 de ore pe lună ar face o diferență foarte mare pentru noi.

Timpul pierdut în întâlniri are un cost de oportunitate masiv. Îndepărtează munca care ar putea avea de fapt rezultate. Cine știe – s-ar putea chiar să pierdem munca pe care dorim să o facem, care ne-ar ajuta clienții, ne-ar avansa în cariera și ne-ar face companiile să se dezvolte. Asta e munca pe care ar trebui să o facem, nu? Declarația de misiune a ce companie vorbește despre petrecerea mai mult timp în întâlniri?

Deși nu vă pot promite să vă eliberez 30 de ore din timpul dumneavoastră în fiecare lună, ce se întâmplă dacă ați primi înapoi chiar și trei? Oricare dintre ideile de mai jos ar putea face asta. Sperăm că doar unul va rezona cu tine și echipa ta... și poate că vei putea să te bucuri de o cină devreme cu familia ta sau să poți finaliza un proiect care te luminează.

1. Prețul.

Potrivit Atlassian, în fiecare an, afacerile din SUA explodează 37 de miliarde de dolari în costuri salariale cu întâlniri inutile. Este aproape versiunea de afaceri a ceasului datoriei naționale.

Fă-ți partea pentru a elimina aceste deșeuri. Utilizați Calculatorul de costuri pentru întâlniri de la Harvard Business Review pentru a afla cât costă fiecare întâlnire firma dumneavoastră. Puteți chiar să o configurați ca aplicație pe telefon.

Două beneficii aici: în primul rând, a avea o valoare în dolari legată de fiecare întâlnire va reduce aproape sigur timpul petrecut în întâlniri neproductive la compania dumneavoastră. În al doilea rând, atunci când decideți să vă așezați, toată lumea din sală se va concentra: trebuie să obținem o valoare de 184 USD din aceste 45 de minute.

2. Luați în considerare după-amiezele deschise.

Una dintre cele mai mari probleme ale întâlnirilor este modul în care îți sparg timpul. Acest lucru creează blocuri de timp scurte care fac dificilă așezarea în muncă – în special munca profundă și atentă.

O modalitate de a diminua acest efect este de a avea o politică a companiei de „după-amiezi deschise” (sau dimineți deschise, dacă preferați). Înseamnă că toate întâlnirile sunt programate într-o jumătate de zi – să zicem dimineața. În acest fel, toată lumea primește un bloc mare de timp deschis după-amiaza.

3. Omiteți partea raportului de stare a întâlnirii.

Știi acea parte a întâlnirii când mergi prin cameră și toată lumea explică la ce lucrează și cum merge? Tăiați asta.

Mutați toate informațiile despre starea muncii tuturor într-un centru de informații. Acest hub ar putea fi oricare dintre instrumentele de colaborare disponibile (cum ar fi Asana sau Slack). Ar putea fi o foaie de stare pe Google Drive. Ar putea fi chiar și un buletin sau o tablă albă. Poziționarea tablei albe lângă răcitorul de apă sau stația de cafea ajută adesea să convingă mai mulți oameni să o privească.

Utilizați acel hub pentru a le informa oamenilor la ce lucrați și cum merge. Folosește-l pentru a afla la ce lucrează colegii tăi. Și impuneți folosirea acestuia: oricine nu își menține hub-ul actualizat are demerite, cum ar fi curățarea frigiderului.

Dacă trebuie doar să păstrați partea „iată ce fac săptămâna aceasta” a întâlnirii, timp oamenii. Toată lumea are 2 minute pentru a explica la ce lucrează. Orice conversație ulterioară poate fi purtată offline.

4. Stand.

Poate disconfortul pur să ne facă mai productivi? Asa se pare. Neal Taparia a redus timpul de întâlnire cu 25% la compania sa, pur și simplu făcându-i pe toți să stea în picioare. Iar Melissa Dahl raportează că cercetătorii de la Universitatea din Missouri au redus 34% din timpul de întâlnire făcând oamenii să stea în picioare.

Dacă șezutul este într-adevăr noul fumat, acesta este bun pentru productivitate și pentru sănătatea noastră. Vrei să o duci și mai departe? Adăugați o minge medicinală. Taparia îi face pe oricine vorbește la „standu-urile” companiei (cuvântul lor pentru întâlniri) să țină o minge medicinală în timp ce vorbesc.

5. Aveți conversații „offline”.

Nu-ți pune colegii să stea în jur în timp ce tu și alți unul sau doi oameni vorbesc ceva. Faceți micro-întâlniri după cum este necesar, astfel încât să nu încetiniți powwow-urile mai mari.

Există o idee soră în acest sens: mai multe discuții unu-la-unu cu oamenii. Nu le chema întâlniri. Numiți-le doar conversații. Uneori, informalitatea unei conversații face ca lucrurile să se miște mai repede.

6. Dă afară oamenii care nu trebuie să fie acolo.

Sigur, asta va părea rău la început. Una dintre poveștile mai puțin ambițiale despre Steve Jobs a fost modul în care a dat afară fără ceremonie oamenii de la întâlniri. Dacă nu trebuia să fii la întâlnire, nu ți se dădea doar un permis. Ai fost dat afară.

Probabil că există modalități mai sensibile de a face acest lucru, dar principiul este bun. Nu faceți pe cineva să stea la o întâlnire în care nu trebuie să participe. Eliberați-l. Lasă-i să-și facă treaba.

7. Folosiți un cronometru.

Există cazuri în care întâlnirile relaxate, deschise sunt adecvate. Dar ei sunt excepția, nu regula. Așa că încercați să reduceți întâlnirile obișnuite de zi cu zi. Un cronometru poate ajuta. La fel poate și un angajament pentru întâlniri de 30 de minute. Timpul condensat face pe toți mai eficienți.

8. Pleacă întotdeauna cu pași de acțiune.

Expertul în productivitate David Allen ne-ar pune pe toți să instalăm un „care este următoarea acțiune?” butonul de pe fiecare masă de întâlnire. Și probabil că ar ajuta – prea multe subiecte de întâlnire sunt abordate, discutate și apoi lăsate suspendate.

Nu lăsa să ți se întâmple asta. Toți cei din întâlnire ar trebui să scrie o listă de lucruri concrete, denumită „următoarea listă de acțiuni”. Ar trebui să fie responsabili să completeze lista respectivă. La următoarea întâlnire (sau și mai bine – în centrul de statut/proiect!), ei ar trebui să raporteze că au terminat acele elemente. Dacă ceva nu s-a făcut, trebuie să existe un motiv. Nu-ți face griji – „Pur și simplu nu am putut ajunge la asta” este un motiv pentru care. Cel puțin prima dată.

9. Aveți o agendă.

Acesta este unul dintre cele mai vechi sfaturi de productivitate pentru întâlniri. Și totuși mulți dintre noi par să beneficieze în continuare de memento.

Chiar și o agendă cu un singur punct este bine. Dar, um... dacă nu există niciun scop de conducere pentru întâlnire... pot sugera să o săriți peste?

10. Sari peste intalniri pentru o saptamana sau o luna.

Aceasta este o idee oarecum radicală. Ar putea fi chiar periculos. Dar dacă te simți norocos, ia în considerare să mergi repede la o întâlnire. Vezi ce se întâmplă după o săptămână, două săptămâni, chiar și o lună.

Unele lucruri vor cădea prin fisuri, garantat. Așa că aveți sisteme de stingere a incendiilor. Dar până când întâlnirea se termină, veți avea o imagine clară a întâlnirilor pe care trebuie să le aveți cu adevărat și a ceea ce trebuie să acoperiți în ele. Lasă tot restul.

Bonus: luați-vă întâlnirile online .

Întâlnirile virtuale nu trebuie să fie doar pentru contacte la distanță.

Concluzie

Întâlnirile îndeplinesc o funcție esențială în afaceri, dar trebuie să fie limitate. În caz contrar, ei vor compromite motivul principal pentru care suntem la locul de muncă - pentru a face lucrurile. Iată rezumatul modului de a realiza acest lucru:

1. Aflați cât costă întâlnirile dvs. – în bani și costuri de oportunitate
2. Programați toate întâlnirile fie dimineața, fie după-amiaza pentru a elibera blocuri mari de timp
3. Utilizați un centru de stare sau alt software de colaborare pentru a ține pe toată lumea la curent cu ceea ce faceți
4. Încearcă întâlniri permanente, denumite „standups”
5. Aveți mai multe mini-întâlniri și conversații offline
6. Dați afară oamenii dacă nu trebuie să fie acolo
7. Folosiți un cronometru
8. Continuați să întrebați „care este următoarea acțiune?” Atunci angajați-vă să o faceți.
9. Aveți o agendă
10. Luați în considerare reducerea tuturor întâlnirilor timp de o săptămână, doar pentru a vedea ce se întâmplă

Inapoi la tine

Aveți sfaturi, trucuri sau trucuri care au funcționat pentru a vă reduce întâlnirile? Vă rog – împărtășiți-le în comentarii. Toată lumea vrea să petreacă mai puțin timp în întâlniri.

Acum că aveți câteva sfaturi și trucuri pentru a vă face întâlnirile mai eficiente, aflați cum Act-On poate ajuta la creșterea eficienței eforturilor întregii echipe de marketing. Faceți un tur video al Act-On pentru a explora modul în care Act-On îi împuternicește pe marketerii să facă cea mai bună muncă din cariera lor.