より効率的な会議を行うための 10 の方法

公開: 2016-04-19

「会議にもっと時間を費やせばよかった。」それを聞いたことがありますか？私でもない。決して。同僚とのコミュニケーションは非常に重要ですが、会議はそのコミュニケーションのための厄介な入れ物のように思えることがよくあります。また、会議の時間を増やしても、より多くの結果が得られるわけではありません。

ご存知のように、会議はビジネスライフで最も時間を浪費するものの 1 つです。非生産的な会議に費やされる時間は、1 か月あたり 31 時間以上であるとの推定もあります。

私たち全員が他にやるべきことが何もなければ、これらすべての会議が私たちをそれほど悩ませることはなかったでしょう。しかし、やるべきことはたくさんあります。やることが多すぎて、私たちの多くは夜更かししたり、週末に仕事をしたり、電話につながれたまま生活したりしています。 1 か月に 31 時間を解放できれば、私たちにとって非常に大きな違いが生まれます。

会議で失われた時間は、膨大な機会損失をもたらします。実際に結果が得られる可能性のある作業が奪われます。顧客を助け、キャリアを前進させ、会社を成長させる、やりたい仕事を逃しているかもしれません。それが私たちがやるべき仕事ですよね？会議により多くの時間を費やすことについて述べている会社のミッションステートメントは?

毎月 30 時間の時間を解放するとは約束できませんが、3 時間でも戻ってきたらどうでしょうか? 以下のアイデアのいずれかでそれを行うことができます。 1 つだけでもあなたとあなたのチームの心に響くことを願っています…そして、家族と一緒に早めの夕食を楽しんだり、あなたを輝かせるプロジェクトを完成させたりできるかもしれません。

1. 価格を設定します。

Atlassian によると、米国の企業は毎年、不要な会議によって 370 億ドルの給与コストを浪費しています。それはほぼ国家債務時計のビジネス版です。

この無駄を取り除くためにあなたの役割を果たしてください。 The Harvard Business Review のMeeting Cost Calculator を使用して、各会議にかかる費用を調べてください。スマートフォンのアプリとして設定することもできます。

ここには 2 つのメリットがあります。まず、各会議に金銭的価値を関連付けることで、会社で非生産的な会議に費やす時間をほぼ確実に削減できます。 2 つ目は、あなたが席に着くと、その場にいる全員が集中します。この 45 分間から 184 ドル相当の価値を得る必要があります。

2. 開いている午後を検討してください。

会議の最大の問題の 1 つは、会議がどのように時間を分割するかということです。これにより、仕事、特に深く思慮深い仕事に落ち着くのが難しくなる短い時間ブロックが作成されます。

この影響を軽減する 1 つの方法は、会社の方針として「午後はオープン」にすることです (または、必要に応じて午前中をオープンにすることもできます)。これは、すべての会議が 1 日の半分 (たとえば朝) にスケジュールされることを意味します。そうすれば、誰もが午後に大きなオープンタイムブロックを取得できます.

3. 会議の近況報告部分をスキップします。

会議のその部分は、会議室を回って全員が何に取り組んでいて、どのように進行しているかを説明するときにわかりますか? それをカットします。

全員の作業に関するすべてのステータス情報を情報ハブに移動します。そのハブは、利用可能なコラボレーションツール (Asana や Slack など) のいずれかになります。 Google ドライブのステータスシートである可能性があります。掲示板やホワイトボードでもかまいません。ウォータークーラーやコーヒーステーションの近くにホワイトボードを配置すると、より多くの人に見てもらうことができます。

そのハブを使用して、あなたが何に取り組んでいて、どのように進んでいるかを人々に知らせてください。これを使用して、仲間が何に取り組んでいるかを調べます。そして、その使用を強制する: ハブを最新の状態に保っていない人は誰でも、冷蔵庫を掃除するなどのデメリットを被ります。

会議の「今週やることは次のとおりです」という部分だけを保持する必要がある場合は、時間を計ってください。全員が 2 分間で、自分が取り組んでいることを説明します。その後の会話はオフラインで行うことができます。

4.立つ。

まったくの不快感は、私たちの生産性を向上させることができるでしょうか? そうらしい。ニール・タパリアは、全員を起立させるだけで、彼の会社での会議時間を 25% 短縮しました。また、Melissa Dahl は、ミズーリ大学の研究者が人々を起立させることで、会議の時間を 34% 削減したと報告しています。

座ることが本当に新しい喫煙法であるとすれば、これは生産性と健康に良いことです。さらに進めたいですか？メディシンボールを追加します。 Taparia は、会社の「スタンドアップ」 (会議の言葉) で話す人に、話しながらメディシンボールを持たせます。

5. 「オフライン」で会話する。

あなたと他の 1 人か 2 人が何かを話している間、同僚を座らせてはいけません。必要に応じてマイクロミーティングを行い、大規模なパウワウの速度を落とさないようにします。

これには姉妹の考えがあります: 人々とより多くの1対1の話をする. それらを会議と呼ばないでください。それらを会話と呼んでください。会話の非公式性が自然に物事をより速く進めることがあります。

6. そこにいる必要のない人を追い出す

確かに、これは最初は意地悪に思えるでしょう。スティーブ・ジョブズについてのそれほど野心的ではない話の 1 つは、彼がどのようにして無礼にも人々を会議から追い出すかということでした。会議に出席する必要がなければ、単にパスが与えられたわけではありません。あなたは追い出されました。

これにはおそらくもっと慎重な方法がありますが、原則は健全です。出席する必要のない会議に誰かを座らせないでください。彼らに仕事をさせてください。

7. タイマーを使う。

リラックスした自由な会議が適切な場合もあります。しかし、それらは例外であり、規則ではありません。したがって、定期的な日常の会議を減らすようにしてください。タイマーが役立ちます。 30 分間の会議へのコミットメントも同様です。凝縮された時間は、誰もがより効率的になります。

8. 必ずアクションステップを残します。

生産性の専門家である David Allen は、私たち全員に「次のアクションは何ですか?」をインストールさせます。すべての会議テーブルのボタン。そして、それはおそらく助けになるでしょう - あまりにも多くの会議の議題が提起され、議論された後、ぶら下がったままになっています.

これがあなたに起こらないようにしてください。会議の参加者全員が具体的な To Do リスト、つまり「次のアクションリスト」を作成する必要があります。彼らはそのリストを完成させる責任を負わなければなりません。次の会議で (または、さらに良いことに、ステータス/プロジェクトハブで!)、それらの項目を完了したことを報告する必要があります。何かが成し遂げられなかった場合、それには理由が必要です。心配する必要はありません。理由は「単純に理解できなかった」だけです。少なくとも初めて。

9. 議題を持ちます。

これは、会議の生産性に関する最も古いヒントの 1 つです。それでもなお、私たちの多くは、このリマインダーから恩恵を受けているようです。

ワンポイントのアジェンダでも構いません。でも、ええと… ミーティングに推進目的がない場合は… スキップすることをお勧めしますか?

10. 会議を 1 週間または 1 か月スキップします。

これはやや過激なアイデアです。危険なこともあります。しかし、運が良ければ、会議に急いで行くことを検討してください。 1 週間後、2 週間後、さらには 1 か月後に何が起こるかを確認してください。

いくつかのものは亀裂から落ちるでしょう、保証されています. そのため、火を消すためのシステムを整備してください。しかし、会議の断食が終わる頃には、本当に必要な会議と、その会議で何をカバーする必要があるかについての鮮明な画像が得られます。残りはすべて手放します。

おまけ: 会議をオンラインにしましょう。

仮想会議は、離れた場所にいる連絡先のためだけのものである必要はありません。

結論

会議はビジネスにおいて不可欠な機能を果たしますが、封じ込める必要があります。そうしなければ、私たちが仕事をしている主な理由、つまり物事を成し遂げるために妥協することになります。それを達成する方法の要約は次のとおりです。

会議の費用を把握する – お金と機会費用で
すべての会議を午前または午後にスケジュールして、多くの時間を解放します
ステータスハブまたはその他の共同作業ソフトウェアを使用して、自分の作業を全員に知らせます
スタンディングミーティング、別名「スタンドアップ」を試す
ミニミーティングやオフラインでの会話を増やす
そこにいる必要がない人を追い出す
タイマーを使う
「次のアクションは何ですか？」と尋ね続けます。次に、それを行うことにコミットします。
議題を持っている
何が起こるかを確認するためだけに、すべての会議を 1 週間中止することを検討してください

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