10 formas de tener reuniones más eficientes

“Desearía pasar más tiempo en las reuniones”. ¿Alguna vez has oído eso? Yo tampoco. Jamas. Y si bien es fundamental comunicarse con nuestros compañeros de trabajo, las reuniones suelen parecer un contenedor pésimo para esa comunicación. Y agregar más tiempo a las reuniones definitivamente no nos da más resultados.

Las reuniones, como sin duda sabrá, son una de las mayores pérdidas de tiempo en la vida empresarial. Algunas estimaciones sitúan el tiempo dedicado a reuniones improductivas en más de 31 horas al mes.

Si todos no tuviéramos nada mejor que hacer, tal vez todas estas reuniones no nos molestarían tanto. Pero tenemos mucho que hacer. Tanto que hacer que hace que muchos de nosotros nos quedemos hasta tarde, trabajemos los fines de semana y vivamos atados a nuestros teléfonos. Liberar esas 31 horas al mes supondría una gran diferencia para nosotros.

El tiempo perdido en las reuniones tiene un enorme costo de oportunidad. Le quita trabajo que en realidad podría obtener resultados. Quién sabe, incluso podríamos estar perdiendo el trabajo que queremos hacer, que ayudaría a nuestros clientes, avanzaría en nuestras carreras y haría crecer a nuestras empresas. Ese es el trabajo que se supone que debemos hacer, ¿verdad? ¿La declaración de misión de qué empresa habla de pasar más tiempo en las reuniones?

Si bien no puedo prometer liberar 30 horas de su tiempo cada mes, ¿qué pasaría si recuperara incluso tres? Cualquiera de las siguientes ideas podría hacer eso. Con suerte, solo uno resonará con usted y su equipo... y tal vez pueda disfrutar de una cena temprana con su familia, o pueda terminar un proyecto que lo ilumine.

1. Ponle precio.

Según Atlassian, cada año las empresas estadounidenses gastan $37 mil millones en costos salariales con reuniones innecesarias. Es casi la versión empresarial del reloj de la deuda nacional.

Haga su parte para recortar este desperdicio. Utilice la Calculadora de costos de reuniones de Harvard Business Review para averiguar cuánto le cuesta cada reunión a su empresa. Incluso puede configurarlo como una aplicación en su teléfono.

Aquí hay dos beneficios: primero, tener un valor en dólares vinculado a cada reunión casi seguramente reducirá el tiempo dedicado a reuniones improductivas en su empresa. En segundo lugar, cuando decida sentarse, todos en la sala tendrán un enfoque: necesitamos obtener un valor de $ 184 de estos 45 minutos.

2. Considere las tardes abiertas.

Uno de los mayores problemas con las reuniones es cómo dividen su tiempo. Esto crea bloques de tiempo cortos que dificultan adaptarse al trabajo, especialmente al trabajo profundo y reflexivo.

Una forma de disminuir este efecto es tener una política de empresa de “tardes abiertas” (o mañanas abiertas, si lo prefiere). Significa que todas las reuniones se programan en la mitad del día, por ejemplo, por la mañana. De esa manera, todos tienen un gran bloque de tiempo libre por las tardes.

3. Omita la parte del informe de estado de la reunión.

¿Conoces esa parte de la reunión cuando recorres la sala y todos explican en qué están trabajando y cómo les va? Corta eso.

Mueva toda la información de estado sobre el trabajo de todos a un centro de información. Ese centro podría ser cualquiera de las herramientas de colaboración disponibles (como Asana o Slack). Podría ser una hoja de estado en Google Drive. Incluso podría ser un tablón de anuncios o una pizarra. Colocar la pizarra blanca cerca del enfriador de agua o la estación de café a menudo ayuda a que más personas la miren.

Use ese centro para que las personas sepan en qué está trabajando y cómo va. Úselo para averiguar en qué están trabajando sus compañeros. Y haga cumplir su uso: cualquiera que no mantenga actualizado su centro recibe deméritos, como limpiar el refrigerador.

Si solo tiene que mantener la parte de la reunión de "esto es lo que haré esta semana", tome el tiempo. Todos tienen 2 minutos para explicar en qué están trabajando. Cualquier conversación subsiguiente se puede tener fuera de línea.

4. De pie.

¿Puede la mera incomodidad hacernos más productivos? Parece tan. Neal Taparia redujo los tiempos de reunión en un 25 % en su empresa simplemente haciendo que todos se pusieran de pie. Y Melissa Dahl informa que los investigadores de la Universidad de Missouri recortaron el 34 % del tiempo de reunión haciendo que las personas se pusieran de pie.

Si sentarse es realmente el nuevo hábito de fumar, es bueno para la productividad y para nuestra salud. ¿Quieres llevarlo aún más lejos? Añade un balón medicinal. Taparia hace que cualquiera que hable en los “standups” de la empresa (su palabra para reuniones) sostenga un balón medicinal mientras hablan.

5. Tener conversaciones "fuera de línea".

No haga que sus compañeros de trabajo se queden sentados mientras usted y una o dos personas discuten algo. Organice microreuniones según sea necesario para no ralentizar los powwows más grandes.

Hay una idea hermana en esto: tener más conversaciones individuales con la gente. No los llame reuniones. Simplemente llámalos conversaciones. A veces, la informalidad de una conversación hace que las cosas avancen más rápido de forma natural.

6. Echa a la gente que no tiene que estar allí.

Claro, esto parecerá malo al principio. Una de las historias menos aspiracionales sobre Steve Jobs fue cómo expulsaba a la gente de las reuniones sin contemplaciones. Si no tenías que estar en la reunión, no te dieron un pase. Fuiste expulsado.

Probablemente haya formas más sensibles de hacer esto, pero el principio es sólido. No haga que alguien se siente en una reunión en la que no necesita estar. Libérelo. Que vayan a hacer su trabajo.

7. Usa un cronómetro.

Hay casos en los que son apropiadas reuniones relajadas y abiertas. Pero son la excepción, no la regla. Así que trate de reducir las reuniones regulares del día a día. Un temporizador puede ayudar. Lo mismo ocurre con un compromiso de reuniones de 30 minutos. El tiempo condensado hace que todos sean más eficientes.

8. Siempre salga con pasos de acción.

El experto en productividad David Allen nos pediría a todos que instalemos un "¿cuál es la próxima acción?" botón en cada mesa de reuniones. Y probablemente ayudaría: se plantean, discuten y luego dejan pendientes demasiados temas de la reunión.

No dejes que esto te pase a ti. Todos en la reunión deben escribir una lista de tareas concretas, también conocida como "lista de próximas acciones". Deben ser responsables de completar esa lista. En la próxima reunión (o incluso mejor, ¡en su centro de estado/proyecto!), Deben informar que terminaron esos elementos. Si algo no se hizo, tiene que haber una razón. No se preocupe: "Simplemente no pude hacerlo" es una de las razones. Al menos la primera vez.

9. Tenga una agenda.

Este es uno de los consejos de productividad más antiguos para las reuniones. Y, sin embargo, muchos de nosotros todavía parecemos beneficiarnos del recordatorio.

Incluso una agenda de un solo punto está bien. Pero, um... si no hay un propósito principal para la reunión... ¿puedo sugerir saltarla?

10. Omita las reuniones durante una semana o un mes.

Esta es una idea algo radical. Incluso podría ser peligroso. Pero si te sientes afortunado, considera ir rápido a una reunión. Vea lo que sucede después de una semana, dos semanas, incluso un mes.

Algunas cosas pasarán desapercibidas, garantizado. Así que tenga sistemas para apagar los incendios. Pero para cuando finalice su reunión rápida, tendrá una imagen vívida de las reuniones que realmente necesita tener y lo que necesita cubrir en ellas. Deja ir todo el resto.

Bonificación: Realice sus reuniones en línea .

Las reuniones virtuales no tienen que ser solo para contactos distantes.

Conclusión

Las reuniones cumplen una función esencial en los negocios, pero deben ser contenidas. De lo contrario, comprometerán la razón principal por la que estamos en el trabajo: hacer las cosas. Aquí está el resumen de cómo lograrlo:

1. Sepa lo que cuestan sus reuniones, en dinero y costos de oportunidad
2. Programe todas las reuniones por la mañana o por la tarde para liberar grandes bloques de tiempo
3. Use un centro de estado u otro software de colaboración laboral para mantener a todos informados de lo que está haciendo
4. Pruebe las reuniones de pie, también conocidas como "standups"
5. Tener más mini-reuniones y conversaciones fuera de línea
6. Echa a las personas si no tienen que estar allí
7. usa un temporizador
8. Sigue preguntando "¿cuál es la siguiente acción?" Entonces comprométete a hacerlo.
9. tener una agenda
10. Considere cortar todas las reuniones durante una semana, solo para ver qué sucede.

De nuevo a usted

¿Tiene algún consejo, truco o artilugio que haya funcionado para reducir sus reuniones? Por favor, compártalos en los comentarios. Todo el mundo quiere pasar menos tiempo en las reuniones.

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