提高會議效率的 10 種方法
已發表: 2016-04-19“我希望我能花更多時間開會。” 聽說過嗎？ 我也不。 永遠不會。 雖然與我們的同事溝通很重要，但會議通常看起來像是進行這種溝通的糟糕容器。 增加更多的會議時間絕對不會讓我們得到更多的結果。
眾所周知，會議是商務生活中最浪費時間的活動之一。 據一些估計，每月花費在非生產性會議上的時間超過 31 小時。
如果我們都沒有更好的事可做，也許所有這些會議就不會那麼困擾我們。 但我們確實有很多事情要做。 要做的事情太多了，以至於我們中的許多人熬夜、週末工作，並且生活在手機前。 每月騰出這 31 個小時對我們來說意義重大。
浪費在會議上的時間會帶來巨大的機會成本。 它剝奪了可能真正取得成果的工作。 誰知道呢——我們甚至可能會錯過我們想做的工作，這些工作可以幫助我們的客戶、提升我們的職業生涯並讓我們的公司發展壯大。 那是我們應該做的工作，對吧？ 哪家公司的使命宣言談到花更多的時間開會？
雖然我不能保證每個月騰出 30 個小時的時間，但如果你能騰出 3 個小時呢？ 下面的任何一個想法都可以做到這一點。 希望只有一個會引起您和您的團隊的共鳴……也許您可以早點與家人共進晚餐，或者能夠完成一個讓您興奮的項目。
1. 定價。
據 Atlassian 稱，美國企業每年因不必要的會議而損失 370 億美元的工資成本。 這幾乎是國債時鐘的商業版。
盡你的一份力量來減少這種浪費。 使用《哈佛商業評論》的會議成本計算器來了解您的公司每次會議的成本。 您甚至可以將其設置為手機上的應用程序。
這裡有兩個好處：首先，將美元價值與每次會議掛鉤幾乎肯定會減少貴公司在非生產性會議上花費的時間。 其次，當你決定坐下來時，房間裡的每個人都會關註一個焦點：我們需要從這 45 分鐘中獲得價值 184 美元的價值。
2. 考慮開放下午。
會議最大的問題之一是它們如何打斷您的時間。 這造成了短暫的時間障礙，讓人難以投入工作——尤其是深入、深思熟慮的工作。
減少這種影響的一種方法是製定“開放下午”（或開放早晨，如果您願意）的公司政策。 這意味著所有會議都安排在一天的一半時間——比如早上。 這樣，每個人在下午都有很大的開放時間。
3. 跳過會議狀態報告部分。
當你在房間裡走動時，你知道會議的那一部分，每個人都解釋他們在做什麼以及進展如何嗎？ 切那個。
將有關每個人工作的所有狀態信息移至信息中心。 該中心可以是任何一種可用的協作工具（如 Asana 或 Slack）。 它可能是 Google Drive 上的狀態表。 它甚至可以是佈告欄或白板。 將白板放在水冷卻器或咖啡站附近通常有助於讓更多人看到它。
使用該中心讓人們知道您在做什麼以及進展如何。 用它來了解您的同事正在做什麼。 並強制使用它：任何不及時更新其中心的人都會受到記過——比如清理冰箱。
如果您只需要在會議中保留“這就是我這週要做的事情”的部分，請安排時間。 每個人都有 2 分鐘的時間解釋他們在做什麼。 任何隨後的對話都可以離線進行。
4. 站立。
純粹的不適能讓我們更有效率嗎？ 似乎如此。 尼爾·塔帕里亞 (Neal Taparia) 僅僅通過讓每個人都站起來，就將他公司的會議時間減少了 25%。 梅麗莎·達爾 (Melissa Dahl) 報告說，密蘇里大學的研究人員通過讓人們站立來減少 34% 的會議時間。
如果坐著確實是新的吸煙方式，那麼這對生產力和我們的健康都有好處。 想更進一步嗎？ 添加一個藥球。 Taparia 讓任何在公司“站會”（他們對會議的用語）發言的人在談話時拿著一個實心球。
5. 進行“線下”對話。
當你和另外一兩個人討論問題時，不要讓你的同事圍坐在一起。 必要時舉行小型會議，這樣你就不會放慢更大的討論會。
有一個姊妹的想法：與人進行更多的一對一交談。 不要稱他們為會議。 只是稱他們為對話。 有時，非正式的談話自然會使事情進展得更快。
6. 把不需要的人趕出去。
當然，一開始這看起來很刻薄。 關於史蒂夫喬布斯的一個不那麼令人鼓舞的故事是他如何毫不客氣地將人們踢出會議。 如果你不必參加會議，你就不會得到通行證。 你被踢出去了。
可能有更敏感的方法來解決這個問題，但原則是合理的。 不要讓某人參加他們不需要參加的會議。釋放他們。 讓他們去做他們的工作。
7.使用定時器。
在某些情況下，輕鬆的、不限成員名額的會議是合適的。 但它們是例外，而不是規則。 因此，盡量減少定期的日常會議。 計時器可以提供幫助。 承諾召開 30 分鐘的會議也可以。 壓縮的時間讓大家效率更高。
8. 始終帶著行動步驟離開。
生產力專家大衛艾倫會讓我們所有人都安裝一個“下一步是什麼？” 每個會議桌上的按鈕。 這可能會有所幫助——太多的會議主題被提出、討論，然後懸而未決。
不要讓這種事發生在你身上。 會議中的每個人都應該寫一份具體的待辦事項清單，也就是“下一步行動清單”。 他們應該負責完成該列表。 在下一次會議上（甚至更好——在他們的狀態/項目中心！），他們應該報告說他們已經完成了這些項目。 如果沒有完成某些事情，則需要有一個原因。 別擔心——“我就是做不到”是一個原因。 至少是第一次。
9. 制定議程。
這是最古老的會議生產力技巧之一。 然而，我們中的許多人似乎仍然從提醒中受益。
即使是單點議程也可以。 但是，嗯……如果會議沒有驅動目的……我可以建議跳過它嗎？
10. 一周或一個月不開會。
這是一個有點激進的想法。 它甚至可能是危險的。 但如果你覺得幸運，可以考慮快速開會。 看看一周、兩週甚至一個月後會發生什麼。
保證有些事情會從裂縫中掉下來。 因此，有適當的系統來撲滅大火。 但是當你的會議快速結束時，你將清楚地了解你真正需要召開哪些會議以及你需要在會議中涵蓋哪些內容。 放下所有其他的。
獎勵：在線召開會議。
虛擬會議不一定只適用於遠距離聯繫人。
結論
會議在業務中發揮著重要作用，但需要加以控制。 否則他們會損害我們工作的主要原因——完成工作。 以下是如何實現這一目標的總結：
- 了解您的會議成本——金錢和機會成本
- 將所有會議安排在上午或下午，以騰出大量時間
- 使用狀態中心或其他工作協作軟件讓每個人都知道你在做什麼
- 嘗試站立會議，又名“站會”
- 舉行更多的小型會議和線下對話
- 如果他們不必在那裡，就把他們趕出去
- 使用定時器
- 繼續問“下一步是什麼？” 然後承諾去做。
- 有一個議程
- 考慮將所有會議縮短一周，看看會發生什麼
回到你身邊
有任何有助於減少會議的提示、技巧或技巧嗎？ 請 - 在評論中分享它們。 每個人都想花更少的時間開會。
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