提高会议效率的 10 种方法
已发表: 2016-04-19“我希望我能花更多时间开会。” 听说过吗？ 我也不。 永远不会。 虽然与我们的同事沟通很重要，但会议通常看起来像是进行这种沟通的糟糕容器。 增加更多的会议时间绝对不会让我们得到更多的结果。
众所周知，会议是商务生活中最浪费时间的活动之一。 据一些估计，每月花费在非生产性会议上的时间超过 31 小时。
如果我们都没有更好的事可做，也许所有这些会议就不会那么困扰我们。 但我们确实有很多事情要做。 要做的事情太多了，以至于我们中的许多人熬夜、周末工作，并且生活在手机前。 每月腾出这 31 个小时对我们来说意义重大。
浪费在会议上的时间会带来巨大的机会成本。 它剥夺了可能真正取得成果的工作。 谁知道呢——我们甚至可能会错过我们想做的工作，这些工作可以帮助我们的客户、提升我们的职业生涯并让我们的公司发展壮大。 那是我们应该做的工作，对吧？ 哪家公司的使命宣言谈到花更多的时间开会？
虽然我不能保证每个月腾出 30 个小时的时间，但如果你能腾出 3 个小时呢？ 下面的任何一个想法都可以做到这一点。 希望只有一个会引起您和您的团队的共鸣……也许您可以早点与家人共进晚餐，或者能够完成一个让您兴奋的项目。
1. 定价。
据 Atlassian 称，美国企业每年因不必要的会议而损失 370 亿美元的工资成本。 这几乎是国债时钟的商业版。
尽你的一份力量来减少这种浪费。 使用《哈佛商业评论》的会议成本计算器来了解您的公司每次会议的成本。 您甚至可以将其设置为手机上的应用程序。
这里有两个好处：首先，将美元价值与每次会议挂钩几乎肯定会减少贵公司在非生产性会议上花费的时间。 其次，当你决定坐下来时，房间里的每个人都会关注一个焦点：我们需要从这 45 分钟中获得价值 184 美元的价值。
2. 考虑开放下午。
会议最大的问题之一是它们如何打断您的时间。 这造成了短暂的时间障碍，让人难以投入工作——尤其是深入、深思熟虑的工作。
减少这种影响的一种方法是制定“开放下午”（或开放早晨，如果您愿意）的公司政策。 这意味着所有会议都安排在一天的一半时间——比如早上。 这样，每个人在下午都有很大的开放时间。
3. 跳过会议状态报告部分。
当你在房间里走动时，你知道会议的那一部分，每个人都解释他们在做什么以及进展如何吗？ 切那个。
将有关每个人工作的所有状态信息移至信息中心。 该中心可以是任何一种可用的协作工具（如 Asana 或 Slack）。 它可能是 Google Drive 上的状态表。 它甚至可以是布告栏或白板。 将白板放在水冷却器或咖啡站附近通常有助于让更多人看到它。
使用该中心让人们知道您在做什么以及进展如何。 用它来了解您的同事正在做什么。 并强制使用它：任何不及时更新其中心的人都会受到记过——比如清理冰箱。
如果您只需要在会议中保留“这就是我这周要做的事情”的部分，请安排时间。 每个人都有 2 分钟的时间解释他们在做什么。 任何随后的对话都可以离线进行。
4. 站立。
纯粹的不适能让我们更有效率吗？ 似乎如此。 尼尔·塔帕里亚 (Neal Taparia) 仅仅通过让每个人都站起来，就将他公司的会议时间减少了 25%。 梅丽莎·达尔 (Melissa Dahl) 报告说，密苏里大学的研究人员通过让人们站立来减少 34% 的会议时间。
如果坐着确实是新的吸烟方式，那么这对生产力和我们的健康都有好处。 想更进一步吗？ 添加一个药球。 Taparia 让任何在公司“站会”（他们对会议的用语）发言的人在谈话时拿着一个实心球。
5. 进行“线下”对话。
当你和另外一两个人讨论问题时，不要让你的同事围坐在一起。 必要时举行小型会议，这样你就不会放慢更大的讨论会。
有一个姊妹的想法：与人进行更多的一对一交谈。 不要称他们为会议。 只是称他们为对话。 有时谈话的非正式性自然会使事情进展得更快。
6. 把不需要的人赶出去。
当然，一开始这看起来很刻薄。 关于史蒂夫乔布斯的一个不那么令人鼓舞的故事是他如何毫不客气地将人们踢出会议。 如果你不必参加会议，你就不会得到通行证。 你被踢出去了。
可能有更敏感的方法来解决这个问题，但原则是合理的。 不要让某人参加他们不需要参加的会议。释放他们。 让他们去做他们的工作。
7.使用定时器。
在某些情况下，轻松的、不限成员名额的会议是合适的。 但它们是例外，而不是规则。 因此，尽量减少定期的日常会议。 计时器可以提供帮助。 承诺召开 30 分钟的会议也可以。 压缩的时间让大家效率更高。
8. 始终带着行动步骤离开。
生产力专家大卫艾伦会让我们所有人都安装一个“下一步是什么？” 每个会议桌上的按钮。 这可能会有所帮助——太多的会议主题被提出、讨论，然后悬而未决。
不要让这种事发生在你身上。 会议中的每个人都应该写一份具体的待办事项清单，也就是“下一步行动清单”。 他们应该负责完成该列表。 在下一次会议上（甚至更好——在他们的状态/项目中心！），他们应该报告说他们已经完成了这些项目。 如果没有完成某些事情，则需要有一个原因。 别担心——“我就是做不到”是一个原因。 至少是第一次。
9. 制定议程。
这是最古老的会议生产力技巧之一。 然而，我们中的许多人似乎仍然从提醒中受益。
即使是单点议程也可以。 但是，嗯……如果会议没有驱动目的……我可以建议跳过它吗？
10. 一周或一个月不开会。
这是一个有点激进的想法。 它甚至可能是危险的。 但如果你觉得幸运，可以考虑快速开会。 看看一周、两周甚至一个月后会发生什么。
保证有些事情会从裂缝中掉下来。 因此，有适当的系统来扑灭大火。 但是当你的会议快速结束时，你将清楚地了解你真正需要召开哪些会议以及你需要在会议中涵盖哪些内容。 放下所有其他的。
奖励：在线召开会议。
虚拟会议不一定只适用于远距离联系人。
结论
会议在业务中发挥着重要作用，但需要加以控制。 否则他们会损害我们工作的主要原因——完成工作。 以下是如何实现这一目标的总结：
- 了解您的会议成本——金钱和机会成本
- 将所有会议安排在上午或下午，以腾出大量时间
- 使用状态中心或其他工作协作软件让每个人都知道你在做什么
- 尝试站立会议，又名“站会”
- 举行更多的小型会议和线下对话
- 如果他们不必在那里，就把他们赶出去
- 使用定时器
- 继续问“下一步是什么？” 然后承诺去做。
- 有一个议程
- 考虑将所有会议缩短一周，看看会发生什么
回到你身边
有任何有助于减少会议的提示、技巧或技巧吗？ 请 - 在评论中分享它们。 每个人都想花更少的时间开会。
既然您已经掌握了一些提高会议效率的提示和技巧，请了解 Act-On 如何帮助提高整个营销团队的工作效率。 观看 Act-On 的视频导览，探索 Act-On 如何帮助营销人员在职业生涯中取得最好的成绩。