10 способов повысить эффективность совещаний

«Хотел бы я проводить больше времени на собраниях». Вы когда-нибудь слышали это? И я нет. Никогда не. И хотя очень важно общаться с нашими коллегами, встречи часто кажутся паршивым контейнером для такого общения. И увеличение времени встреч определенно не принесет нам больше результатов.

Совещания, как вы наверняка знаете, являются одним из самых неприятных моментов в деловой жизни. По некоторым оценкам, время, проведенное на непродуктивных совещаниях, составляет более 31 часа в месяц.

Если бы нам всем нечем было заняться, возможно, все эти встречи не беспокоили бы нас так сильно. Но у нас много дел. Так много дел, что многие из нас задерживаются допоздна, работают по выходным и живут привязанными к нашим телефонам. Освобождение этих 31 часа в месяц имело бы для нас очень большое значение.

Время, потерянное на собраниях, имеет огромные альтернативные издержки. Это отнимает у работы то, что действительно может принести результаты. Кто знает, может быть, мы даже упускаем работу, которую хотели бы сделать, которая помогла бы нашим клиентам, продвинула нас по карьерной лестнице и способствовала росту наших компаний. Это работа, которую мы должны делать, верно? В миссии какой компании говорится о том, чтобы проводить больше времени на совещаниях?

Хотя я не могу обещать освобождать 30 часов вашего времени каждый месяц, что, если вы вернете хотя бы три? Любая из идей ниже может сделать это. Надеюсь, хотя бы один из них найдет отклик у вас и вашей команды… и, возможно, вы сможете насладиться ранним ужином со своей семьей или завершить проект, который вас вдохновляет.

1. Оцените это.

По данным Atlassian, каждый год американские компании тратят 37 миллиардов долларов на заработную плату из-за ненужных совещаний. Это почти бизнес-версия часов государственного долга.

Внесите свой вклад, чтобы сократить эти отходы. Воспользуйтесь калькулятором стоимости совещаний Harvard Business Review, чтобы узнать, во сколько обходится вашей фирме каждое совещание. Вы даже можете установить его как приложение на свой телефон.

Здесь есть два преимущества: во-первых, привязка денежной стоимости к каждой встрече почти наверняка сократит время, затрачиваемое на непродуктивные встречи в вашей компании. Во-вторых, когда вы решите присесть, все в комнате будут сосредоточены: нам нужно получить 184 доллара за эти 45 минут.

2. Подумайте об открытых днях.

Одна из самых больших проблем совещаний заключается в том, что они разбивают ваше время. Это создает короткие временные блоки, которые мешают настроиться на работу, особенно на глубокую, вдумчивую работу.

Один из способов уменьшить этот эффект — ввести в компании политику «открытых дневных» дней (или открытых утренних, если хотите). Это означает, что все встречи назначаются на одну половину дня, скажем, на утро. Таким образом, у всех будет свободное время во второй половине дня.

3. Пропустите часть отчета о состоянии собрания.

Вы знаете ту часть встречи, когда вы ходите по комнате, и все объясняют, над чем они работают и как идут дела? Сократите это.

Переместите всю информацию о статусе работы каждого в информационный центр. Этим центром может быть любой из доступных инструментов для совместной работы (например, Asana или Slack). Это может быть лист состояния на Google Диске. Это может быть даже доска объявлений или белая доска. Размещение белой доски рядом с кулером с водой или кофейной стойкой часто помогает привлечь больше людей к ней.

Используйте этот хаб, чтобы люди знали, над чем вы работаете и как идут дела. Используйте его, чтобы узнать, над чем работают ваши коллеги. И принуждайте к его использованию: любой, кто не обновляет свой хаб, получает недостатки — например, чистку холодильника.

Если вам просто нужно сохранить часть встречи «вот что я делаю на этой неделе», засекайте время. У каждого есть 2 минуты, чтобы объяснить, над чем они работают. Любые последующие разговоры могут быть проведены в автономном режиме.

4. Встаньте.

Может ли простой дискомфорт сделать нас более продуктивными? Кажется, так. Нил Тапария сократил время совещаний в своей компании на 25 %, просто заставив всех встать. А Мелисса Даль сообщает, что исследователи Университета Миссури сократили время собраний на 34%, заставив людей стоять.

Если сидячее курение — это действительно новое курение, оно полезно для продуктивности и для нашего здоровья. Хотите пойти еще дальше? Добавьте медицинский мяч. Тапария заставляет любого, кто выступает на корпоративных «стендапах» (так они называли встречи), держать медицинский мяч во время выступления.

5. Разговаривайте «офлайн».

Не заставляйте своих коллег сидеть без дела, пока вы и еще один или два человека что-то обсуждаете. Устраивайте микро-встречи по мере необходимости, чтобы не тормозить более крупные собрания.

У этого есть сестринская идея: больше разговаривайте с людьми один на один. Не называйте их встречами. Просто назовите их разговорами. Иногда неформальность разговора естественным образом ускоряет ход событий.

6. Выгнать людей, которые не должны быть там.

Конечно, сначала это покажется подлым. Одна из наименее вдохновляющих историй о Стиве Джобсе была о том, как он бесцеремонно выгонял людей с собраний. Если вам не нужно было присутствовать на собрании, вам не просто давали пропуск. Вас выгнали.

Вероятно, есть более деликатные способы сделать это, но принцип здравый. Не заставляйте кого-то сидеть на совещании, в котором он не нуждается. Освободите его. Пусть идут делать свою работу.

7. Используйте таймер.

Есть случаи, когда уместны непринужденные, открытые встречи. Но они исключение, а не правило. Поэтому постарайтесь сократить количество регулярных ежедневных встреч. Таймер может помочь. То же можно сказать и о приверженности 30-минутным встречам. Конденсированное время делает всех более эффективными.

8. Всегда заканчивайте с действиями.

Эксперт по продуктивности Дэвид Аллен попросил бы всех нас установить «Какое следующее действие?» кнопку на каждом столе для совещаний. И это, вероятно, помогло бы — слишком много тем на встречах поднимается, обсуждается, а затем остается нерешенным.

Не позволяйте этому случиться с вами. Каждый на собрании должен составить конкретный список дел, также известный как «следующий список действий». Они должны нести ответственность за завершение этого списка. На следующем собрании (или, что еще лучше, на своем статусном/проектном хабе!), они должны сообщить, что выполнили эти задачи. Если что-то не было сделано, должна быть причина, почему. Не волнуйтесь — «я просто не мог до него добраться» — вот почему. По крайней мере, в первый раз.

9. Имейте повестку дня.

Это один из старейших советов по повышению продуктивности совещаний. И все же многие из нас, кажется, все еще получают пользу от напоминания.

Даже повестка дня из одного пункта — это нормально. Но, гм... если у встречи нет цели... могу я предложить ее пропустить?

10. Пропускайте встречи на неделю или месяц.

Это несколько радикальная идея. Это может быть даже опасно. Но если вам повезет, подумайте о том, чтобы быстро пойти на встречу. Посмотрите, что произойдет через неделю, две недели, даже месяц.

Некоторые вещи гарантированно пропадут сквозь трещины. Так что есть системы для тушения пожаров. Но к тому времени, когда ваша встреча быстро закончится, у вас будет яркая картина того, какие встречи вам действительно нужны и что вы должны на них обсудить. Отпустите все остальное.

Бонус: проводите встречи онлайн .

Виртуальные встречи не обязательно должны быть предназначены только для удаленных контактов.

Заключение

Встречи выполняют важную функцию в бизнесе, но их нужно сдерживать. В противном случае они скомпрометируют основную цель нашей работы — выполнение работы. Вот краткое изложение того, как этого добиться:

1. Знайте, сколько стоят ваши встречи — в деньгах и альтернативных издержках
2. Планируйте все встречи утром или днем, чтобы высвободить большие отрезки времени.
3. Используйте концентратор состояния или другое программное обеспечение для совместной работы, чтобы держать всех в курсе того, что вы делаете.
4. Попробуйте постоянные встречи, также известные как «стендапы».
5. Проводите больше мини-встреч и офлайн-бесед
6. Выгнать людей, если они не должны быть там
7. Используйте таймер
8. Продолжайте спрашивать: «Какое следующее действие?» Затем обязуйтесь это сделать.
9. Иметь повестку дня
10. Подумайте о сокращении всех встреч на неделю, просто чтобы посмотреть, что произойдет.

Вернуться к вам

У вас есть какие-нибудь советы, приемы или уловки, которые помогли сократить ваши встречи? Пожалуйста — поделитесь ими в комментариях. Все хотят проводить меньше времени на совещаниях.

Теперь, когда у вас есть несколько советов и приемов, как сделать ваши встречи более эффективными, узнайте, как Act-On может помочь повысить эффективность усилий всей вашей маркетинговой команды. Посмотрите видеотур по Act-On, чтобы узнать, как Act-On помогает маркетологам добиваться лучших результатов в своей карьере.