10 طرق لعقد اجتماعات أكثر كفاءة

"أتمنى لو قضيت المزيد من الوقت في الاجتماعات." هل سمعت ذلك من قبل؟ وأنا كذلك. قط. وعلى الرغم من أهمية التواصل مع زملائنا في العمل ، إلا أن الاجتماعات غالبًا ما تبدو وكأنها حاوية رديئة لهذا الاتصال. وإضافة المزيد من الوقت للاجتماعات ، بالتأكيد لا يجلب لنا المزيد من النتائج.

الاجتماعات ، كما تعلم بالتأكيد ، هي واحدة من أكبر الأشياء التي تستغرق وقتًا طويلاً في حياة العمل. تشير بعض التقديرات إلى أن الوقت الذي يتم قضاؤه في الاجتماعات غير المنتجة يزيد عن 31 ساعة في الشهر.

إذا لم يكن لدينا شيء أفضل لنفعله ، فربما لا تزعجنا كل هذه الاجتماعات كثيرًا. لكن لدينا الكثير لنفعله. هناك الكثير لفعله لدرجة أنه يجعل الكثير منا يبقون لوقت متأخر ، ويعملون في عطلات نهاية الأسبوع ، ونعيش مقيدين بهواتفنا. إن تحرير تلك الساعات الـ 31 في الشهر سيحدث فرقًا كبيرًا بالنسبة لنا.

الوقت الضائع في الاجتماعات له تكلفة فرصة هائلة. إنه يبتعد عن العمل الذي قد يؤدي إلى نتائج فعلية. من يدري - قد نفقد حتى العمل الذي نريد القيام به ، والذي من شأنه أن يساعد عملائنا ، والارتقاء بمهننا ، وجعل شركاتنا تنمو. هذا هو العمل الذي من المفترض أن نقوم به ، أليس كذلك؟ ما بيان مهمة الشركة يتحدث عن قضاء المزيد من الوقت في الاجتماعات؟

بينما لا يمكنني أن أعدك بتخصيص 30 ساعة من وقتك كل شهر ، ماذا لو استعدت حتى ثلاث ساعات؟ يمكن لأي من الأفكار أدناه القيام بذلك. نأمل أن يكون لواحد فقط صدى معك ومع فريقك ... وربما ستتمكن من الاستمتاع بعشاء مبكر مع عائلتك ، أو أن تكون قادرًا على إنهاء مشروع يضيءك.

1. السعر بها.

وفقًا لـ Atlassian ، تضخ الشركات الأمريكية 37 مليار دولار في تكاليف الرواتب كل عام مع اجتماعات غير ضرورية. إنها نسخة الأعمال تقريبًا من ساعة الدين القومي.

قم بدورك لتقليص هذه النفايات. استخدم حاسبة تكلفة الاجتماع من Harvard Business Review لمعرفة مقدار تكلفة كل اجتماع لشركتك. يمكنك حتى إعداده كتطبيق على هاتفك.

هناك ميزتان هنا: أولاً ، من شبه المؤكد أن ربط قيمة بالدولار لكل اجتماع سيقلل الوقت الذي تقضيه في الاجتماعات غير المنتجة في شركتك. ثانيًا ، عندما تقرر الجلوس ، سيكون التركيز على كل فرد في الغرفة: نحن بحاجة إلى الحصول على قيمة 184 دولارًا من أصل 45 دقيقة.

2. النظر في فتح فترات بعد الظهر.

واحدة من أكبر مشاكل الاجتماعات هي كيفية تقسيم وقتك. هذا يخلق فترات زمنية قصيرة تجعل من الصعب الاستقرار في العمل - خاصة العمل العميق والمدروس.

إحدى الطرق لتقليل هذا التأثير هي أن يكون لديك سياسة الشركة "بعد الظهر المفتوح" (أو صباح مفتوح ، إذا كنت تفضل ذلك). هذا يعني أنه يتم جدولة جميع الاجتماعات في نصف اليوم - قل في الصباح. بهذه الطريقة ، يحصل الجميع على كتلة كبيرة من الوقت المفتوح في فترة بعد الظهر.

3. تخطي جزء تقرير الحالة من الاجتماع.

أنت تعرف هذا الجزء من الاجتماع عندما تتجول في الغرفة ويشرح الجميع ما الذي يعملون عليه وكيف يسير الأمر؟ اقطع ذلك.

انقل جميع معلومات الحالة حول عمل الجميع إلى مركز معلومات. يمكن أن يكون هذا المحور أيًا من أدوات التعاون المتاحة (مثل Asana أو Slack). يمكن أن تكون ورقة حالة على Google Drive. يمكن أن يكون حتى لوحة إعلانات أو سبورة بيضاء. غالبًا ما يساعد وضع السبورة البيضاء بالقرب من مبرد الماء أو محطة القهوة في جذب المزيد من الأشخاص للنظر إليها.

استخدم هذا المحور للسماح للأشخاص بمعرفة ما تعمل عليه وكيف تسير الأمور. استخدمه لمعرفة ما يعمل عليه زملاؤك. وفرض استخدامه: أي شخص لا يقوم بتحديث مركزه يحصل على عيوب - مثل تنظيف الثلاجة.

إذا كان عليك فقط الاحتفاظ بجزء "هذا ما أفعله هذا الأسبوع" من الاجتماع ، حدد الوقت للناس. يحصل الجميع على دقيقتين لشرح ما يعملون عليه. يمكن إجراء أي محادثات لاحقة في وضع عدم الاتصال.

4. الوقوف.

هل يمكن أن يجعلنا الانزعاج المطلق أكثر إنتاجية؟ يبدو كذلك. خفض نيل تاباريا أوقات الاجتماعات بنسبة 25٪ في شركته ببساطة عن طريق جعل الجميع يقفون. وتفيد ميليسا داهل أن باحثي جامعة ميسوري قلصوا 34٪ من وقت الاجتماع عن طريق حمل الناس على الوقوف.

إذا كان الجلوس هو بالفعل التدخين الجديد ، فهذا مفيد للإنتاجية ولصحتنا. هل تريد أن تأخذها أبعد من ذلك؟ أضف كرة طبية. تجعل Taparia أي شخص يتحدث في الشركة "standups" (كلمتهم للاجتماعات) يحمل كرة طبية أثناء حديثهم.

5. إجراء محادثات "دون اتصال".

لا تجعل زملائك في العمل يجلسون في مكان ما بينما تقوم أنت وشخص أو شخصان آخران بتجزئة شيء ما. اعقد اجتماعات مصغرة حسب الضرورة حتى لا تبطئ من سرعاتك الكبيرة.

هناك فكرة شقيقة لهذا: إجراء المزيد من المحادثات الفردية مع الناس. لا تدعوهم اجتماعات. فقط اتصل بهم محادثات. في بعض الأحيان ، تؤدي الطبيعة غير الرسمية للمحادثات إلى جعل الأمور تتحرك بشكل أسرع.

6. طرد الناس الذين لا يجب أن يكونوا هناك.

بالتأكيد ، سيبدو هذا لئيمًا في البداية. كانت إحدى القصص الأقل طموحًا عن ستيف جوبز هي كيف كان يطرد الناس بشكل غير رسمي من الاجتماعات. إذا لم يكن عليك أن تكون في الاجتماع ، فلن تحصل على تصريح فقط. لقد تم طردك.

ربما توجد طرق أكثر حساسية للقيام بذلك ، لكن المبدأ سليم. لا تجعل أحدًا يجلس في اجتماع لا يحتاج أن يكون فيه. حررهم. دعهم يذهبون للقيام بعملهم.

7. استخدم جهاز توقيت.

هناك حالات تكون فيها الاجتماعات المفتوحة والمريحة مناسبة. لكنهم الاستثناء وليس القاعدة. لذا حاول تقليص الاجتماعات اليومية المنتظمة. يمكن أن يساعد جهاز ضبط الوقت. وكذلك الحال بالنسبة للالتزام بعقد اجتماعات مدتها 30 دقيقة. الوقت المكثف يجعل الجميع أكثر كفاءة.

8. غادر دائمًا بخطوات العمل.

سيطلب منا خبير الإنتاجية ديفيد ألين منا جميعًا تثبيت "ما هو الإجراء التالي؟" زر على كل طاولة اجتماعات. ومن المحتمل أن يساعد ذلك - يتم طرح الكثير من موضوعات الاجتماعات ومناقشتها ثم تركها معلقة.

لا تدع هذا يحصل لك. يجب أن يكتب كل شخص في الاجتماع قائمة مهام محددة ، تُعرف أيضًا باسم "قائمة الإجراءات التالية". يجب أن يكونوا مسؤولين لإكمال تلك القائمة. في الاجتماع التالي (أو حتى أفضل - بشأن مركز الحالة / المشروع الخاص بهم!) ، يجب عليهم الإبلاغ عن إنجاز هذه العناصر. إذا لم يتم إنجاز شيء ما ، فيجب أن يكون هناك سبب لذلك. لا تقلق - "لم أستطع الوصول إليه ببساطة" هو سبب لذلك. على الأقل في المرة الأولى.

9. لديك جدول أعمال.

هذه واحدة من أقدم النصائح المتعلقة بالإنتاجية للاجتماعات. ومع ذلك ، يبدو أن الكثير منا لا يزال يستفيد من التذكير.

حتى أجندة من نقطة واحدة جيدة. لكن ، اممم ... إذا لم يكن هناك غرض من القيادة للاجتماع ... هل يمكنني اقتراح تخطيه؟

10. تخطي الاجتماعات لمدة أسبوع أو شهر.

هذه فكرة راديكالية إلى حد ما. قد يكون حتى خطيرا. ولكن إذا شعرت أنك محظوظ ، ففكر في الذهاب إلى اجتماع سريع. شاهد ما يحدث بعد أسبوع أو أسبوعين أو حتى شهر.

بعض الأشياء سوف تسقط من خلال الشقوق ، مضمونة. لذا ، يجب وضع أنظمة لإخماد الحرائق. ولكن بحلول الوقت الذي ينتهي فيه اجتماعك بسرعة ، ستحصل على صورة حية لما تحتاجه حقًا من الاجتماعات وما تحتاج إلى تغطيته فيها. اترك كل البقية.

المكافأة: خذ اجتماعاتك عبر الإنترنت .

لا يجب أن تكون الاجتماعات الافتراضية مخصصة فقط لجهات الاتصال البعيدة.

خاتمة

تؤدي الاجتماعات وظيفة أساسية في العمل ، ولكن يجب احتواؤها. وإلا فإنهم سوف يعرضون السبب الأساسي لعملنا للخطر - لإنجاز الأشياء. فيما يلي ملخص لكيفية تحقيق ذلك:

1. تعرف على تكلفة اجتماعاتك - من حيث المال وتكاليف الفرصة
2. قم بجدولة جميع الاجتماعات سواء في الصباح أو بعد الظهر لتوفير الكثير من الوقت
3. استخدم مركز الحالة أو أي برنامج آخر للتعاون في العمل لإبقاء الجميع على اطلاع بما تفعله
4. جرب الاجتماعات الدائمة ، المعروفة أيضًا باسم "الوقفات"
5. احصل على المزيد من الاجتماعات المصغرة والمحادثات دون اتصال بالإنترنت
6. اطرد الناس إذا لم يكن عليهم التواجد هناك
7. استخدم جهاز توقيت
8. استمر في السؤال "ما هو الإجراء التالي؟" ثم التزم بفعل ذلك.
9. لديك أجندة
10. ضع في اعتبارك قطع جميع الاجتماعات لمدة أسبوع ، فقط لترى ما سيحدث

نعود اليك

هل حصلت على أي نصائح أو حيل أو حيل عملت على تقليص اجتماعاتك؟ يرجى حصة لهم في التعليقات. يريد الجميع قضاء وقت أقل في الاجتماعات.

الآن بعد أن أصبح لديك بعض النصائح والحيل لجعل اجتماعاتك أكثر فاعلية ، تعرف على كيفية مساعدة Act-On في زيادة كفاءة جهود فريق التسويق بأكمله. قم بجولة بالفيديو في Act-On لاستكشاف كيف يمكّن Act-On المسوقين من أداء أفضل عمل في حياتهم المهنية.