10 วิธีในการประชุมที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

“ฉันหวังว่าฉันจะใช้เวลามากขึ้นในการประชุม” เคยได้ยินไหม? ฉันก็ไม่เหมือนกัน. ไม่เคย. และแม้ว่าการสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานของเราจะเป็นเรื่องสำคัญ แต่การประชุมมักจะดูเหมือนเป็นคอนเทนเนอร์ที่ไม่ดีสำหรับการสื่อสารนั้น และการเพิ่มเวลาให้กับการประชุมไม่ได้ทำให้เราได้ผลลัพธ์มากขึ้นอย่างแน่นอน

อย่างที่ทราบกันดีว่าการประชุมเป็นหนึ่งในการเสียเวลาครั้งใหญ่ที่สุดในชีวิตธุรกิจ การประมาณการบางอย่างใช้เวลาในการประชุมที่ไม่ก่อผลมากกว่า 31 ชั่วโมงต่อเดือน

หากเราทุกคนไม่มีอะไรทำดีกว่านี้ บางทีการประชุมทั้งหมดนี้คงไม่รบกวนเรามากนัก แต่เรา มี หลายสิ่งที่ต้องทำ มีงานให้ทำมากมายจนทำให้พวกเราหลายคนต้องนอนดึก ทำงานในช่วงสุดสัปดาห์ และใช้ชีวิตอยู่กับโทรศัพท์ เวลาว่าง 31 ชั่วโมงต่อเดือนจะสร้างความแตกต่างอย่างมากสำหรับเรา

เวลาที่เสียไปในการประชุมมีค่าเสียโอกาสมหาศาล ใช้เวลาออกจากงานที่อาจได้ผลลัพธ์จริง ใครจะไปรู้ เราอาจจะพลาดงานที่เรา อยาก ทำ ซึ่งจะช่วยลูกค้า ก้าวหน้าในอาชีพ และทำให้บริษัทของเราเติบโต นั่นคืองานที่เราควรทำใช่ไหม? พันธกิจของบริษัทใดพูดถึงการใช้เวลาในการประชุมนานขึ้น

แม้ว่าฉันจะให้เวลาคุณฟรี 30 ชั่วโมงทุกเดือนไม่ได้ แต่ถ้าได้กลับมาอีกสามชั่วโมงล่ะ แนวคิดใดแนวคิดหนึ่งด้านล่างนี้สามารถทำได้ หวังว่าจะมีเพียงหนึ่งเดียวที่โดนใจคุณและทีมของคุณ … และบางทีคุณอาจจะสามารถเพลิดเพลินกับอาหารมื้อค่ำกับครอบครัวของคุณ หรือสามารถทำโปรเจกต์ให้เสร็จได้

1. ตีราคาออก

จากข้อมูลของ Atlassian ทุกๆ ปี ธุรกิจของสหรัฐฯ มีค่าใช้จ่ายด้านเงินเดือนสูงถึง 37,000 ล้านดอลลาร์ด้วยการประชุมที่ไม่จำเป็น มันเกือบจะเป็นรุ่นธุรกิจของนาฬิกาหนี้ของประเทศ

ทำส่วนของคุณเพื่อกำจัดขยะนี้ ใช้เครื่องคำนวณต้นทุนการประชุม ของ The Harvard Business Review เพื่อดูว่าบริษัทของคุณมีค่าใช้จ่ายในการประชุมแต่ละครั้งเท่าใด คุณสามารถตั้งค่าเป็นแอปในโทรศัพท์ของคุณได้

ประโยชน์สองประการ: ประการแรก การมีค่าดอลลาร์ผูกติดอยู่กับการประชุมแต่ละครั้งจะลดเวลาที่ใช้ในการประชุมที่ไม่ก่อผลที่บริษัทของคุณได้เกือบแน่นอน ประการที่สอง เมื่อคุณตัดสินใจที่จะนั่งลง ทุกคนในห้องจะมีสมาธิ: เราต้องได้มูลค่า 184 ดอลลาร์จาก 45 นาทีนี้

2. พิจารณาเปิดช่วงบ่าย

ปัญหาใหญ่อย่างหนึ่งของการประชุมคือการแบ่งเวลาของคุณอย่างไร สิ่งนี้สร้างช่วงเวลาสั้น ๆ ซึ่งทำให้ยากต่อการทำงาน โดยเฉพาะงานที่ละเอียดและรอบคอบ

วิธีหนึ่งในการลดผลกระทบนี้คือการมีนโยบายของบริษัทว่า "เปิดช่วงบ่าย" (หรือเปิดตอนเช้า ถ้าคุณต้องการ) หมายความว่าการประชุมทั้งหมดจะได้รับการกำหนดเวลาในครึ่งวัน เช่น ช่วงเช้า ด้วยวิธีนี้ ทุกคนจะได้รับช่วงเปิดโล่งขนาดใหญ่ในช่วงบ่าย

3. ข้ามส่วนรายงานสถานะของการประชุม

คุณรู้ไหมว่าเป็นส่วนหนึ่งของการประชุมเมื่อคุณเดินไปรอบๆ ห้องและทุกคนอธิบายว่าพวกเขากำลังทำอะไรอยู่และเป็นอย่างไร ตัดสิ่งนั้น

ย้ายข้อมูลสถานะทั้งหมดเกี่ยวกับงานของทุกคนไปยังฮับข้อมูล ฮับนั้นอาจเป็นเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่มีอยู่ (เช่น Asana หรือ Slack) อาจเป็นแผ่นสถานะใน Google Drive อาจเป็นกระดานข่าวหรือกระดานไวท์บอร์ดก็ได้ การวางตำแหน่งกระดานไวท์บอร์ดใกล้กับเครื่องทำน้ำเย็นหรือสถานีกาแฟมักจะช่วยให้ผู้คนสนใจมากขึ้น

ใช้ฮับนั้นเพื่อให้คนอื่นรู้ว่าคุณกำลังทำอะไรอยู่และเป็นอย่างไร ใช้เพื่อค้นหาว่าเพื่อนของคุณกำลังทำอะไรอยู่ และบังคับใช้: ใครก็ตามที่ไม่อัปเดตฮับของตนจะถูกหักคะแนน เช่น การทำความสะอาดตู้เย็น

หากคุณเพียงแค่ต้องเก็บส่วน "นี่คือสิ่งที่ฉันทำในสัปดาห์นี้" ของการประชุม ให้จัดเวลาผู้คน ทุกคนมีเวลา 2 นาทีในการอธิบายสิ่งที่พวกเขากำลังทำอยู่ การสนทนาที่ตามมาสามารถมีแบบออฟไลน์ได้

4. ยืน

ความอึดอัดที่แท้จริงสามารถทำให้เรามีประสิทธิผลมากขึ้นได้หรือไม่? น่าจะเป็นแบบนั้น. Neal Taparia ลดเวลาการประชุมลง 25% ที่บริษัทของเขาเพียงแค่ทำให้ทุกคนยืนหยัด และ Melissa Dahl รายงานว่านักวิจัยของมหาวิทยาลัย Missouri ลดเวลาในการประชุมลง 34% โดยให้ผู้คนยืนขึ้น

ถ้าการนั่งเป็นการสูบบุหรี่แบบใหม่ ก็เป็นผลดีต่อผลผลิตและสุขภาพของเราด้วย ต้องการก้าวต่อไปหรือไม่? เพิ่มลูกบอลยา Taparia ทำให้ใครก็ตามที่พูดในบริษัท "ยืนขึ้น" (คำพูดสำหรับการประชุม) ถือลูกบอลยาในขณะที่พวกเขาพูด

5. มีการสนทนาแบบ "ออฟไลน์"

อย่าปล่อยให้เพื่อนร่วมงานนั่งเฉย ๆ ในขณะที่คุณและอีก 1-2 คนกำลังแฮ็กอะไรบางอย่างอยู่ จัดการประชุมย่อยเท่าที่จำเป็นเพื่อไม่ให้การประชุมใหญ่ช้าลง

มีแนวคิดน้องสาวสำหรับสิ่งนี้: พูดคุยกับผู้คนแบบตัวต่อตัวมากขึ้น อย่าเรียกพวกเขาว่าการประชุม เพียงแค่โทรหาพวกเขาการสนทนา บางครั้งการสนทนาแบบไม่เป็นทางการก็ทำให้เรื่องดำเนินไปเร็วขึ้นโดยธรรมชาติ

6. ไล่คนที่ไม่จำเป็นต้องอยู่ที่นั่นออกไป

แน่นอนว่านี่จะดูไร้ความหมายในตอนแรก หนึ่งในเรื่องราวที่ไม่ค่อยมีแรงบันดาลใจเกี่ยวกับ Steve Jobs คือวิธีที่เขาไล่คนออกจากการประชุมอย่างไม่เป็นทางการ หากคุณไม่ต้องเข้าร่วมการประชุม คุณก็ไม่ได้รับบัตรผ่าน คุณถูกไล่ออก

อาจมีวิธีที่ละเอียดอ่อนกว่านี้ในการทำสิ่งนี้ แต่หลักการนั้นดี อย่าให้ใครบางคนนั่งในการประชุมที่พวกเขาไม่จำเป็นต้องเข้าร่วม ปล่อยพวกเขา ปล่อยให้พวกเขาไปทำงานของพวกเขา

7. ใช้ตัวจับเวลา

มีบางกรณีที่เหมาะสมในการประชุมแบบปลายเปิดที่ผ่อนคลาย แต่เป็นข้อยกเว้น ไม่ใช่กฎ ดังนั้นพยายามลดการประชุมปกติแบบวันต่อวันลง ตัวจับเวลาสามารถช่วยได้ ความมุ่งมั่นในการประชุม 30 นาทีก็สามารถทำได้เช่นกัน เวลาย่อทำให้ทุกคนมีประสิทธิภาพมากขึ้น

8. ปล่อยให้มีขั้นตอนการดำเนินการเสมอ

David Allen ผู้เชี่ยวชาญด้านการเพิ่มผลผลิตจะให้พวกเราทุกคนติดตั้ง "การดำเนินการต่อไปคืออะไร" ปุ่มบนทุกโต๊ะประชุม และมันอาจจะช่วยได้ – มีการหยิบยกหัวข้อการประชุมมากเกินไป อภิปราย และปล่อยให้ค้างคา

อย่าปล่อยให้เรื่องนี้เกิดขึ้นกับคุณ. ทุกคนในที่ประชุมควรเขียนรายการสิ่งที่ต้องทำอย่างเป็นรูปธรรม หรือที่เรียกว่า “รายการดำเนินการถัดไป” พวกเขาควรรับผิดชอบในการทำรายการนั้นให้สมบูรณ์ ในการประชุมครั้งต่อไป (หรือดีกว่านั้น – ในสถานะ/ศูนย์กลางโครงการ!) พวกเขาควรรายงานว่าพวกเขาทำรายการเหล่านั้นเสร็จแล้ว ถ้าทำอะไรไม่ได้ก็ต้องมีเหตุผล ไม่ต้องกังวล – “ฉันไปไม่ถึง” คือเหตุผลว่าทำไม อย่างน้อยก็ครั้งแรก

9. มีวาระการประชุม

นี่เป็นหนึ่งในเคล็ดลับการทำงานที่เก่าแก่ที่สุดสำหรับการประชุม และพวกเราหลายคนยังคงได้รับประโยชน์จากการเตือนความจำ

แม้แต่วาระเดียวก็ยังดี แต่ อืม… ถ้าไม่มีจุดประสงค์ขับเคลื่อนการประชุม… ฉันขอแนะนำให้ข้ามไปได้ไหม

10. ข้ามการประชุมเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์หรือหนึ่งเดือน

นี่เป็นแนวคิดที่ค่อนข้างรุนแรง มันอาจจะเป็นอันตรายด้วยซ้ำ แต่ถ้าคุณรู้สึกโชคดี พิจารณาไปประชุมอย่างรวดเร็ว ดูว่าเกิดอะไรขึ้นหลังจากผ่านไปหนึ่งสัปดาห์ สองสัปดาห์ หรือแม้แต่หนึ่งเดือน

บางสิ่งจะหล่นผ่านรอยแตกรับประกัน เพื่อให้มีระบบดับไฟ แต่เมื่อการประชุมของคุณสิ้นสุดลง คุณจะมีภาพที่ชัดเจนของการประชุมที่คุณจำเป็นต้องมีจริงๆ และสิ่งที่คุณต้องครอบคลุมในการประชุมเหล่านั้น ปล่อยส่วนที่เหลือทั้งหมด

โบนัส: ประชุมออนไลน์

การประชุมเสมือนจริงไม่จำเป็นต้องมีไว้สำหรับการติดต่อทางไกลเท่านั้น

บทสรุป

การประชุมทำหน้าที่สำคัญในธุรกิจ แต่จำเป็นต้องจำกัดไว้ มิฉะนั้นพวกเขาจะประนีประนอมกับเหตุผลหลักที่เราต้องทำงาน - เพื่อทำงานให้เสร็จ นี่คือบทสรุปของวิธีการบรรลุผลดังกล่าว:

1. รู้ว่าการประชุมของคุณมีค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง ทั้งเงินและค่าเสียโอกาส
2. กำหนดการประชุมทั้งหมดในตอนเช้าหรือตอนบ่ายเพื่อแบ่งเวลาจำนวนมาก
3. ใช้ฮับสถานะหรือซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันอื่น ๆ เพื่อให้ทุกคนทราบว่าคุณกำลังทำอะไรอยู่
4. ลองใช้การประชุมแบบยืนหรือที่เรียกว่า "standups"
5. มีการประชุมย่อยและการสนทนาแบบออฟไลน์มากขึ้น
6. ไล่คนออกถ้าไม่จำเป็น
7. ใช้ตัวจับเวลา
8. ถามต่อไปว่า “การดำเนินการต่อไปคืออะไร” แล้วลงมือทำ
9. มีวาระการประชุม
10. พิจารณาตัดการประชุมทั้งหมดเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์เพื่อดูว่าเกิดอะไรขึ้น

กลับไปหาคุณ

มีคำแนะนำ กลเม็ด หรือลูกเล่นที่ได้ผลในการลดการประชุมของคุณหรือไม่? กรุณา - แบ่งปันพวกเขาในความคิดเห็น ทุกคนต้องการใช้เวลาในการประชุมน้อยลง

ตอนนี้คุณมีเคล็ดลับและกลเม็ดในการทำให้การประชุมของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น เรียนรู้ว่า Act-On สามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพความพยายามของทีมการตลาดทั้งหมดของคุณได้อย่างไร ดูวิดีโอทัวร์ของ Act-On เพื่อสำรวจว่า Act-On ช่วยให้นักการตลาดทำงานได้อย่างดีที่สุดในอาชีพของตนได้อย่างไร