10 Wege zu effizienteren Meetings

„Ich wünschte, ich würde mehr Zeit in Meetings verbringen.“ Schon mal gehört? Ich auch nicht. Niemals. Und obwohl es wichtig ist, mit unseren Kollegen zu kommunizieren, erscheinen Meetings oft wie ein lausiger Container für diese Kommunikation. Und mehr Zeit für Meetings hinzuzufügen bringt uns definitiv nicht mehr Ergebnisse.

Meetings sind, wie Sie sicherlich wissen, einer der größten Zeitfresser im Geschäftsleben. Einige Schätzungen beziffern die Zeit, die in unproduktiven Besprechungen verbracht wird, auf über 31 Stunden pro Monat.

Wenn wir alle nichts Besseres zu tun hätten, würden uns all diese Treffen vielleicht nicht so sehr stören. Aber wir haben viel zu tun. So viel zu tun, dass viele von uns lange bleiben, am Wochenende arbeiten und an ihre Telefone gebunden leben. Diese 31 Stunden pro Monat freizugeben, würde für uns einen großen Unterschied machen.

Zeit, die in Besprechungen verloren geht, hat enorme Opportunitätskosten. Es nimmt Arbeit weg, die tatsächlich Ergebnisse bringen könnte. Wer weiß – vielleicht verpassen wir sogar die Arbeit, die wir gerne machen würden, die unseren Kunden helfen, unsere Karriere vorantreiben und unser Unternehmen wachsen lassen würde. Das ist die Arbeit, die wir machen sollen, richtig? Welches Unternehmensleitbild spricht davon, mehr Zeit in Meetings zu verbringen?

Ich kann zwar nicht versprechen, jeden Monat 30 Stunden Ihrer Zeit freizugeben, aber was wäre, wenn Sie auch nur drei zurückbekommen? Jede der folgenden Ideen könnte das tun. Hoffentlich wird nur eine bei Ihnen und Ihrem Team Anklang finden … und vielleicht können Sie ein frühes Abendessen mit Ihrer Familie genießen oder ein Projekt beenden, das Sie erleuchtet.

1. Preis auspreisen.

Laut Atlassian verschwenden US-Unternehmen jedes Jahr 37 Milliarden Dollar an Gehaltskosten durch unnötige Meetings. Es ist fast die Business-Version der Staatsschuldenuhr.

Tragen Sie Ihren Teil dazu bei, diesen Abfall zu beseitigen. Verwenden Sie den Besprechungskostenrechner von The Harvard Business Review, um herauszufinden, wie viel jede Besprechung Ihr Unternehmen kostet. Sie können es sogar als App auf Ihrem Telefon einrichten.

Hier zwei Vorteile: Erstens, wenn Sie einen Dollarwert an jedes Meeting binden, wird dies mit ziemlicher Sicherheit die Zeit reduzieren, die Sie in unproduktiven Meetings in Ihrem Unternehmen verbringen. Zweitens, wenn Sie sich entscheiden, sich hinzusetzen, wird jeder im Raum einen Fokus haben: Wir müssen aus diesen 45 Minuten einen Wert von 184 $ herausholen.

2. Erwägen Sie offene Nachmittage.

Eines der größten Probleme bei Besprechungen ist, wie sie Ihre Zeit aufteilen. Dadurch entstehen kurze Zeitblöcke, die das Einleben in die Arbeit erschweren – insbesondere tiefes, durchdachtes Arbeiten.

Eine Möglichkeit, diesen Effekt zu verringern, besteht darin, eine Unternehmensrichtlinie mit „offenen Nachmittagen“ (oder offenen Vormittagen, wenn Sie dies vorziehen) zu haben. Das bedeutet, dass alle Besprechungen in einer Hälfte des Tages angesetzt werden – sagen wir morgens. So bekommt jeder nachmittags einen großen offenen Zeitblock.

3. Überspringen Sie den Statusberichtsteil des Meetings.

Sie kennen diesen Teil des Meetings, wenn Sie durch den Raum gehen und jeder erklärt, woran er arbeitet und wie es läuft? Schneiden Sie das.

Verschieben Sie alle Statusinformationen über die Arbeit aller in einen Informations-Hub. Dieser Hub kann eines der verfügbaren Collaboration-Tools sein (wie Asana oder Slack). Es könnte ein Statusblatt auf Google Drive sein. Es könnte sogar ein Schwarzes Brett oder ein Whiteboard sein. Die Positionierung des Whiteboards in der Nähe des Wasserspenders oder der Kaffeestation hilft oft, mehr Menschen dazu zu bringen, es sich anzusehen.

Verwenden Sie diesen Hub, um die Leute wissen zu lassen, woran Sie arbeiten und wie es vorangeht. Verwenden Sie es, um herauszufinden, woran Ihre Kollegen arbeiten. Und seine Nutzung durchsetzen: Wer seinen Hub nicht auf dem neuesten Stand hält, bekommt Minuspunkte – wie das Ausmisten des Kühlschranks.

Wenn Sie nur den „Das mache ich diese Woche“-Teil des Meetings einhalten müssen, Zeit Leute. Jeder bekommt 2 Minuten Zeit, um zu erklären, woran er arbeitet. Alle nachfolgenden Gespräche können offline geführt werden.

4. Stehen.

Kann uns bloßes Unbehagen produktiver machen? Scheint so. Neal Taparia verkürzte die Besprechungszeiten in seinem Unternehmen um 25 %, indem er einfach alle aufstehen ließ. Und Melissa Dahl berichtet, dass Forscher der University of Missouri 34 % der Besprechungszeit verkürzten, indem sie die Leute dazu brachten, aufzustehen.

Wenn Sitzen tatsächlich das neue Rauchen ist, dann ist das gut für die Produktivität und für unsere Gesundheit. Willst du es noch weiter bringen? Füge einen Medizinball hinzu. Taparia lässt jeden, der bei Firmen-„Standups“ (ihr Wort für Meetings) spricht, einen Medizinball halten, während er spricht.

5. „Offline“-Gespräche führen.

Lassen Sie Ihre Kollegen nicht herumsitzen, während Sie und ein oder zwei andere Leute etwas ausdiskutieren. Halten Sie nach Bedarf Mikromeetings ab, damit Sie größere Powwows nicht verlangsamen.

Es gibt eine Schwesteridee dazu: Führen Sie mehr Einzelgespräche mit Menschen. Nennen Sie sie nicht Meetings. Nennen Sie sie einfach Gespräche. Manchmal beschleunigt die Ungezwungenheit eines Gesprächs die Dinge ganz natürlich.

6. Werfen Sie Leute raus, die nicht dort sein müssen.

Sicher, das wird zunächst gemein erscheinen. Eine der weniger ambitionierten Geschichten über Steve Jobs war, wie er Leute kurzerhand aus Meetings warf. Wenn Sie nicht an der Besprechung teilnehmen mussten, erhielten Sie nicht nur einen Pass. Du wurdest rausgeschmissen.

Es gibt wahrscheinlich sensiblere Wege, dies zu tun, aber das Prinzip ist solide. Lassen Sie niemanden in einem Meeting sitzen, in dem er nicht sein muss. Befreien Sie ihn. Lass sie ihre Arbeit machen.

7. Verwenden Sie einen Timer.

Es gibt Fälle, in denen entspannte Meetings mit offenem Ende angebracht sind. Aber sie sind die Ausnahme, nicht die Regel. Versuchen Sie also, die regelmäßigen, täglichen Meetings zu reduzieren. Ein Timer kann helfen. Das Gleiche gilt für eine Verpflichtung zu 30-minütigen Meetings. Die komprimierte Zeit macht alle effizienter.

8. Immer mit Aktionsschritten verlassen.

Der Produktivitätsexperte David Allen würde uns alle bitten, ein „Was ist die nächste Aktion?“ zu installieren. Knopf auf jedem Besprechungstisch. Und es würde wahrscheinlich helfen – zu viele Besprechungsthemen werden angesprochen, diskutiert und dann hängen gelassen.

Lass dir das nicht passieren. Jeder im Meeting sollte eine konkrete Aufgabenliste schreiben, auch bekannt als „Liste der nächsten Aktionen“. Sie sollten dafür verantwortlich sein, diese Liste zu vervollständigen. Beim nächsten Meeting (oder noch besser – auf ihrem Status-/Projekt-Hub!) sollten sie berichten, dass sie diese Aufgaben erledigt haben. Wenn etwas nicht erledigt wurde, muss es einen Grund dafür geben. Keine Sorge – „Ich kam einfach nicht dazu“ ist ein Grund dafür. Zumindest das erste Mal.

9. Haben Sie eine Tagesordnung.

Dies ist einer der ältesten Produktivitätstipps für Meetings. Und dennoch scheinen viele von uns von der Erinnerung zu profitieren.

Sogar eine Ein-Punkte-Agenda ist in Ordnung. Aber, ähm … wenn das Treffen keinen treibenden Zweck hat … darf ich vorschlagen, es zu überspringen?

10. Überspringen Sie Meetings für eine Woche oder einen Monat.

Das ist eine etwas radikale Idee. Es könnte sogar gefährlich sein. Aber wenn Sie Glück haben, ziehen Sie in Betracht, schnell zu einem Meeting zu gehen. Sehen Sie, was nach einer Woche, zwei Wochen, sogar einem Monat passiert.

Einige Dinge werden garantiert durch die Ritzen fallen. Stellen Sie also Systeme bereit, um die Brände zu löschen. Aber wenn Ihr Meeting fast endet, haben Sie ein klares Bild davon, welche Meetings Sie wirklich brauchen und was Sie darin abdecken müssen. Lass den ganzen Rest los.

Bonus: Führen Sie Ihre Meetings online durch .

Virtuelle Meetings müssen nicht nur für entfernte Kontakte sein.

Abschluss

Besprechungen erfüllen eine wesentliche Funktion im Geschäftsleben, müssen jedoch begrenzt werden. Sonst kompromittieren sie den Hauptgrund, warum wir arbeiten – um Dinge zu erledigen. Hier ist die Zusammenfassung, wie Sie das erreichen:

1. Wissen Sie, was Ihre Meetings kosten – in Geld und Opportunitätskosten
2. Planen Sie alle Besprechungen entweder morgens oder nachmittags, um große Zeitblöcke freizugeben
3. Verwenden Sie einen Status-Hub oder andere Software für die Zusammenarbeit bei der Arbeit, um alle über Ihre Aktivitäten auf dem Laufenden zu halten
4. Probieren Sie Meetings im Stehen aus, auch bekannt als „Standups“
5. Führen Sie mehr Mini-Meetings und Offline-Gespräche
6. Werfen Sie Leute raus, wenn sie nicht dort sein müssen
7. Verwenden Sie eine Zeitschaltuhr
8. Fragen Sie immer wieder "Was ist die nächste Aktion?" Dann verpflichten Sie sich dazu.
9. Haben Sie eine Agenda
10. Erwägen Sie, alle Meetings für eine Woche zu streichen, nur um zu sehen, was passiert

Zurück zu dir

Haben Sie Tipps, Tricks oder Gimmicks, die dazu beigetragen haben, Ihre Meetings zu verkürzen? Bitte – teilen Sie sie in den Kommentaren. Jeder möchte weniger Zeit in Besprechungen verbringen.

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