10 sposobów na bardziej efektywne spotkania

„Żałuję, że nie spędzam więcej czasu na spotkaniach”. Słyszałeś to kiedyś? Ja też nie. Nie zawsze. I chociaż komunikacja z naszymi współpracownikami ma kluczowe znaczenie, spotkania często wydają się kiepskim pojemnikiem na tę komunikację. A dodanie większej ilości czasu na spotkania zdecydowanie nie daje nam lepszych rezultatów.

Spotkania, jak zapewne wiesz, to jedno z największych pochłaniaczy czasu w życiu biznesowym. Według niektórych szacunków czas spędzony na bezproduktywnych spotkaniach wynosi ponad 31 godzin miesięcznie.

Gdybyśmy wszyscy nie mieli nic lepszego do roboty, może te wszystkie spotkania nie przeszkadzałyby nam tak bardzo. Ale mamy dużo do zrobienia. Tak wiele do zrobienia, że ​​​​wielu z nas zostaje do późna, pracuje w weekendy i żyje przywiązany do naszych telefonów. Uwolnienie tych 31 godzin miesięcznie zrobiłoby dla nas bardzo dużą różnicę.

Czas stracony na spotkaniach ma ogromny koszt alternatywny. Odciąga od pracy, która może faktycznie przynieść rezultaty. Kto wie – może nawet ominie nas praca, którą chcielibyśmy wykonywać, która pomogłaby naszym klientom, rozwinęła naszą karierę i umożliwiłaby rozwój naszej firmy. To jest praca, którą powinniśmy wykonywać, prawda? Misja jakiej firmy mówi o spędzaniu większej ilości czasu na spotkaniach?

Chociaż nie mogę obiecać, że co miesiąc zwolnię 30 godzin Twojego czasu, co jeśli odzyskasz nawet trzy? Każdy z poniższych pomysłów może to zrobić. Miejmy nadzieję, że tylko jeden z nich spodoba się Tobie i Twojemu zespołowi… a może będziesz mógł cieszyć się wczesną kolacją z rodziną lub dokończyć projekt, który Cię rozświetli.

1. Wyceń to.

Według Atlassian, co roku amerykańskie firmy tracą 37 miliardów dolarów na koszty wynagrodzeń z powodu zbędnych spotkań. To prawie biznesowa wersja zegara długu publicznego.

Weź udział w usuwaniu tych odpadów. Skorzystaj z Kalkulatora kosztów spotkań opublikowanego w The Harvard Business Review, aby dowiedzieć się, ile kosztuje Twoja firma każde spotkanie. Możesz nawet skonfigurować go jako aplikację w telefonie.

Dwie korzyści: po pierwsze, powiązanie wartości dolara z każdym spotkaniem prawie na pewno zmniejszy czas spędzony na bezproduktywnych spotkaniach w Twojej firmie. Po drugie, kiedy zdecydujesz się usiąść, wszyscy w pokoju będą się koncentrować: Musimy uzyskać wartość 184 $ z tych 45 minut.

2. Rozważ otwarte popołudnia.

Jednym z największych problemów ze spotkaniami jest sposób, w jaki rozkładają one Twój czas. Tworzy to krótkie bloki czasowe, które utrudniają zadomowienie się w pracy – szczególnie głębokiej, przemyślanej.

Jednym ze sposobów zmniejszenia tego efektu jest polityka firmy polegająca na „otwartych popołudniach” (lub otwartych porankach, jeśli wolisz). Oznacza to, że wszystkie spotkania są zaplanowane w połowie dnia – powiedzmy poranki. W ten sposób wszyscy mają duży blok czasu otwarcia popołudniami.

3. Pomiń część raportu o stanie spotkania.

Znasz tę część spotkania, kiedy chodzisz po sali i wszyscy wyjaśniają, nad czym pracują i jak idzie? Wytnij to.

Przenieś wszystkie informacje o stanie pracy wszystkich osób do centrum informacyjnego. Takim centrum może być dowolne dostępne narzędzie do współpracy (takie jak Asana lub Slack). Może to być arkusz stanu na Dysku Google. Może to być nawet tablica ogłoszeń lub tablica suchościeralna. Umieszczenie białej tablicy w pobliżu dystrybutora wody lub stacji do kawy często pomaga przyciągnąć uwagę większej liczby osób.

Użyj tego centrum, aby poinformować innych, nad czym pracujesz i jak idzie. Użyj go, aby dowiedzieć się, nad czym pracują twoi koledzy. I egzekwuj jego użycie: każdy, kto nie aktualizuje swojego centrum, ponosi przewinienia – na przykład czyszczenie lodówki.

Jeśli po prostu musisz zachować część spotkania „oto, co robię w tym tygodniu”, ludzie czasu. Każdy ma 2 minuty na wyjaśnienie, nad czym pracuje. Wszelkie późniejsze rozmowy można prowadzić w trybie offline.

4. Stań.

Czy zwykły dyskomfort może sprawić, że będziemy bardziej produktywni? Na to wygląda. Neal Taparia skrócił czas spotkań w swojej firmie o 25%, po prostu każąc wszystkim wstać. A Melissa Dahl donosi, że naukowcy z University of Missouri skrócili o 34% czas spotkań, zmuszając ludzi do wstawania.

Jeśli siedzenie jest rzeczywiście nowym paleniem, jest to dobre dla produktywności i dla naszego zdrowia. Chcesz posunąć się jeszcze dalej? Dodaj piłkę lekarską. Taparia sprawia, że ​​każdy, kto przemawia na firmowych „standupach” (ich słowo na spotkania), trzyma piłkę lekarską podczas rozmowy.

5. Prowadź rozmowy „offline”.

Nie każ swoim współpracownikom siedzieć, podczas gdy ty i jedna lub dwie inne osoby coś kombinujecie. W razie potrzeby organizuj mikrospotkania, aby nie spowalniać większych powwow.

Jest w tym siostrzany pomysł: częściej rozmawiaj z ludźmi w cztery oczy. Nie nazywaj ich spotkaniami. Po prostu nazwij je rozmowami. Czasami nieformalna rozmowa w naturalny sposób sprawia, że ​​sprawy toczą się szybciej.

6. Wyrzuć ludzi, którzy nie muszą tam być.

Jasne, na początku będzie się to wydawać wredne. Jedną z mniej ambitnych historii o Steve Jobsie było to, jak bezceremonialnie wyrzucał ludzi ze spotkań. Jeśli nie musiałeś być na spotkaniu, nie dostałeś po prostu przepustki. Zostałeś wyrzucony.

Prawdopodobnie istnieją bardziej delikatne sposoby, aby to zrobić, ale zasada jest rozsądna. Nie każ komuś siedzieć na spotkaniu, na którym nie musi być. Uwolnij go. Niech idą robić swoje.

7. Użyj timera.

Istnieją przypadki, w których odprężające, otwarte spotkania są odpowiednie. Ale są wyjątkiem, a nie regułą. Spróbuj więc ograniczyć regularne, codzienne spotkania. Minutnik może pomóc. Podobnie jak zobowiązanie do 30-minutowych spotkań. Skondensowany czas sprawia, że ​​wszyscy są bardziej wydajni.

8. Zawsze wychodź z działaniami.

Ekspert ds. produktywności, David Allen, kazałby nam wszystkim zainstalować pytanie „co dalej?” przycisk na każdym stole konferencyjnym. I prawdopodobnie pomogłoby – zbyt wiele tematów spotkań jest poruszanych, omawianych, a potem zawieszanych.

Nie pozwól, aby ci się to przytrafiło. Wszyscy uczestnicy spotkania powinni pisać konkretną listę rzeczy do zrobienia, zwaną też „listą następnych działań”. Powinni być odpowiedzialni za uzupełnienie tej listy. Na następnym spotkaniu (lub jeszcze lepiej – w ich centrum statusów/projektów!) powinni zgłosić, że wykonali te zadania. Jeśli coś nie zostało zrobione, musi być ku temu powód. Nie martw się – „po prostu nie mogłem się do tego dostać” to powód. Przynajmniej za pierwszym razem.

9. Miej plan.

To jedna z najstarszych wskazówek dotyczących produktywności podczas spotkań. A jednak wielu z nas nadal wydaje się odnosić korzyści z przypomnienia.

Nawet jednopunktowy program jest w porządku. Ale, um… jeśli spotkanie nie ma żadnego celu… czy mogę zasugerować jego pominięcie?

10. Opuszczaj spotkania przez tydzień lub miesiąc.

To dość radykalny pomysł. Może to być nawet niebezpieczne. Ale jeśli masz szczęście, rozważ szybkie pójście na spotkanie. Zobacz, co się stanie po tygodniu, dwóch tygodniach, a nawet miesiącu.

Niektóre rzeczy wpadną przez szczeliny, gwarantowane. Przygotuj więc systemy do gaszenia pożarów. Ale zanim spotkanie szybko się zakończy, będziesz mieć żywy obraz tego, jakie spotkania naprawdę potrzebujesz i co musisz na nich omówić. Puść całą resztę.

Bonus: przenieś swoje spotkania online .

Wirtualne spotkania nie muszą być tylko dla odległych kontaktów.

Wniosek

Spotkania pełnią istotną funkcję w biznesie, ale muszą być ograniczone. W przeciwnym razie narażą na szwank główny powód, dla którego jesteśmy w pracy – załatwianie spraw. Oto podsumowanie, jak to osiągnąć:

1. Dowiedz się, ile kosztują Twoje spotkania — w pieniądzach i kosztach alternatywnych
2. Zaplanuj wszystkie spotkania rano lub po południu, aby zwolnić duże bloki czasu
3. Użyj centrum stanu lub innego oprogramowania do współpracy w pracy, aby informować wszystkich o tym, co robisz
4. Wypróbuj spotkania na stojąco, inaczej „standu”
5. Organizuj więcej minispotkań i rozmów offline
6. Wyrzucaj ludzi, jeśli nie muszą tam być
7. Użyj timera
8. Ciągle pytaj „jakie będzie następne działanie?” Następnie zobowiąż się do tego.
9. Miej porządek obrad
10. Rozważ przerwanie wszystkich spotkań na tydzień, żeby zobaczyć, co się stanie

Wrócić do Ciebie

Masz jakieś wskazówki, sztuczki lub sztuczki, które pomogły skrócić liczbę spotkań? Prosimy – podzielcie się nimi w komentarzach. Każdy chce spędzać mniej czasu na spotkaniach.

Teraz, gdy znasz już kilka wskazówek i sztuczek, dzięki którym spotkania będą bardziej efektywne, dowiedz się, w jaki sposób Act-On może pomóc zwiększyć efektywność wysiłków całego zespołu marketingowego. Obejrzyj film o Act-On, aby dowiedzieć się, jak Act-On umożliwia marketerom wykonywanie najlepszych prac w ich karierach.