10 maneiras de ter reuniões mais eficientes

“Gostaria de passar mais tempo em reuniões.” Já ouviu isso? Nem eu. Nunca. E embora seja fundamental se comunicar com nossos colegas de trabalho, as reuniões muitas vezes parecem um péssimo recipiente para essa comunicação. E adicionar mais tempo às reuniões definitivamente não nos traz mais resultados.

Reuniões, como você certamente sabe, são uma das maiores perdas de tempo na vida empresarial. Algumas estimativas colocam o tempo gasto em reuniões improdutivas em mais de 31 horas por mês.

Se todos não tivéssemos nada melhor para fazer, talvez todas essas reuniões não nos incomodassem tanto. Mas temos muito o que fazer. Tanta coisa para fazer que faz com que muitos de nós fiquemos até tarde, trabalhemos nos fins de semana e vivamos conectados aos nossos telefones. Liberar essas 31 horas por mês faria uma grande diferença para nós.

O tempo perdido em reuniões tem um enorme custo de oportunidade. Isso tira o trabalho que pode realmente obter resultados. Quem sabe – podemos até estar perdendo o trabalho que queremos fazer, que ajudaria nossos clientes, avançaria em nossas carreiras e faria nossas empresas crescerem. Esse é o trabalho que deveríamos estar fazendo, certo? A declaração de missão de qual empresa fala sobre gastar mais tempo em reuniões?

Embora eu não possa prometer liberar 30 horas do seu tempo todos os meses, e se você recuperar pelo menos três? Qualquer uma das ideias abaixo pode fazer isso. Espero que apenas um ressoe com você e sua equipe… e talvez você possa desfrutar de um jantar mais cedo com sua família ou terminar um projeto que o ilumine.

1. Defina o preço.

De acordo com a Atlassian, todo ano as empresas americanas gastam US$ 37 bilhões em custos salariais com reuniões desnecessárias. É quase a versão comercial do relógio da dívida nacional.

Faça sua parte para cortar esse desperdício. Use a Calculadora de Custos de Reuniões da Harvard Business Review para descobrir quanto custa cada reunião para sua empresa. Você pode até configurá-lo como um aplicativo em seu telefone.

Dois benefícios aqui: primeiro, ter um valor em dólares vinculado a cada reunião quase certamente reduzirá o tempo gasto em reuniões improdutivas em sua empresa. Em segundo lugar, quando você decidir se sentar, todos na sala terão um foco: precisamos obter $ 184 em valor desses 45 minutos.

2. Considere as tardes abertas.

Um dos maiores problemas com as reuniões é como elas dividem seu tempo. Isso cria blocos de tempo curtos que dificultam a fixação no trabalho – especialmente um trabalho profundo e cuidadoso.

Uma forma de diminuir esse efeito é ter uma política da empresa de “tardes abertas” (ou manhãs abertas, se preferir). Isso significa que todas as reuniões são agendadas na metade do dia – digamos, pela manhã. Dessa forma, todo mundo ganha um grande bloco de tempo aberto à tarde.

3. Ignore a parte do relatório de status da reunião.

Sabe aquela parte da reunião em que você anda pela sala e todo mundo explica no que está trabalhando e como está indo? Corte isso.

Mova todas as informações de status sobre o trabalho de todos para um hub de informações. Esse hub pode ser qualquer uma das ferramentas de colaboração disponíveis (como Asana ou Slack). Pode ser uma folha de status no Google Drive. Pode até ser um quadro de avisos ou um quadro branco. Posicionar o quadro branco perto do bebedouro ou da estação de café geralmente ajuda a atrair mais pessoas para vê-lo.

Use esse hub para que as pessoas saibam no que você está trabalhando e como está indo. Use-o para descobrir no que seus colegas estão trabalhando. E imponha seu uso: quem não mantém seu hub atualizado recebe deméritos – como limpar a geladeira.

Se você apenas tem que manter a parte “aqui está o que estou fazendo esta semana” da reunião, pessoal do tempo. Todos têm 2 minutos para explicar no que estão trabalhando. Qualquer conversa subsequente pode ser realizada offline.

4. Fique de pé.

O simples desconforto pode nos tornar mais produtivos? Parece que sim. Neal Taparia reduziu o tempo de reunião em 25% em sua empresa simplesmente fazendo com que todos se levantassem. E Melissa Dahl relata que os pesquisadores da Universidade de Missouri reduziram 34% do tempo das reuniões fazendo com que as pessoas ficassem de pé.

Se sentar é mesmo o novo hábito de fumar, isso é bom para a produtividade e para a saúde. Quer ir ainda mais longe? Adicione uma bola medicinal. A Taparia faz com que quem fala nos “standups” da empresa (a palavra deles para reuniões) segure uma bola medicinal enquanto fala.

5. Tenha conversas “offline”.

Não faça seus colegas de trabalho ficarem sentados enquanto você e uma ou duas outras pessoas discutem algo. Faça micro-reuniões conforme necessário para não retardar reuniões maiores.

Há uma ideia irmã nisso: ter mais conversas individuais com as pessoas. Não os chame de reuniões. Basta chamá-los de conversas. Às vezes, a informalidade de uma conversa naturalmente faz as coisas andarem mais rápido.

6. Expulse as pessoas que não precisam estar lá.

Claro, isso vai parecer maldoso no começo. Uma das histórias menos ambiciosas sobre Steve Jobs foi como ele expulsava as pessoas das reuniões sem cerimônia. Se você não precisava estar na reunião, você não tinha apenas um passe. Você foi expulso.

Provavelmente existem maneiras mais sensíveis de fazer isso, mas o princípio é sólido. Não obrigue alguém a participar de uma reunião em que não precisa estar. Liberte-o. Deixe-os ir fazer o seu trabalho.

7. Use um cronômetro.

Há casos em que reuniões descontraídas e abertas são apropriadas. Mas eles são a exceção, não a regra. Portanto, tente cortar as reuniões regulares do dia-a-dia. Um temporizador pode ajudar. Assim como um compromisso com reuniões de 30 minutos. O tempo condensado torna todos mais eficientes.

8. Sempre saia com etapas de ação.

O especialista em produtividade David Allen gostaria que todos nós instalássemos um "qual é a próxima ação?" botão em cada mesa de reunião. E provavelmente ajudaria - muitos tópicos de reuniões são levantados, discutidos e depois deixados em suspenso.

Não deixe isso acontecer com você. Todos na reunião devem escrever uma lista de tarefas concretas, também conhecida como “próxima lista de ações”. Eles devem ser responsáveis ​​por completar essa lista. Na próxima reunião (ou melhor ainda – no hub de status/projeto!), eles devem relatar que concluíram esses itens. Se algo não foi feito, deve haver uma razão para isso. Não se preocupe – “Simplesmente não consegui” é a razão. Pelo menos na primeira vez.

9. Tenha uma agenda.

Essa é uma das dicas de produtividade mais antigas para reuniões. E, no entanto, muitos de nós ainda parecem se beneficiar do lembrete.

Mesmo uma agenda de um ponto é boa. Mas, hum… se não há um propósito para a reunião… posso sugerir pular?

10. Pule as reuniões por uma semana ou um mês.

Esta é uma ideia um tanto radical. Pode até ser perigoso. Mas se você se sentir com sorte, considere ir a uma reunião rapidamente. Veja o que acontece depois de uma semana, duas semanas, até um mês.

Algumas coisas vão cair pelas rachaduras, garantido. Portanto, tenha sistemas para apagar os incêndios. Mas quando sua reunião terminar rapidamente, você terá uma imagem nítida de quais reuniões você realmente precisa ter e o que precisa abordar nelas. Deixe de lado todo o resto.

Bônus: faça suas reuniões online .

Reuniões virtuais não precisam ser apenas para contatos distantes.

Conclusão

As reuniões têm uma função essencial nos negócios, mas precisam ser contidas. Caso contrário, eles comprometerão a principal razão pela qual estamos trabalhando – fazer as coisas. Aqui está o resumo de como conseguir isso:

1. Saiba quanto custam suas reuniões – em dinheiro e custos de oportunidade
2. Agende todas as reuniões pela manhã ou à tarde para liberar grandes blocos de tempo
3. Use um hub de status ou outro software de colaboração de trabalho para manter todos informados sobre o que você está fazendo
4. Tente reuniões em pé, também conhecidas como “standups”
5. Tenha mais mini-reuniões e conversas off-line
6. Expulse as pessoas se elas não precisarem estar lá
7. Use um cronômetro
8. Continue perguntando "qual é a próxima ação?" Em seguida, comprometa-se a fazê-lo.
9. Tenha uma agenda
10. Considere cortar todas as reuniões por uma semana, só para ver o que acontece

De volta para você

Tem alguma dica, truque ou truque que funcionou para reduzir suas reuniões? Por favor compartilhe-os nos comentários. Todo mundo quer gastar menos tempo em reuniões.

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