10 façons d'avoir des réunions plus efficaces

"J'aimerais passer plus de temps dans les réunions." Jamais entendu ça ? Moi non plus. Jamais. Et bien qu'il soit essentiel de communiquer avec nos collègues, les réunions semblent souvent être un conteneur moche pour cette communication. Et ajouter plus de temps aux réunions ne nous donne certainement pas plus de résultats.

Les réunions, comme vous le savez certainement, sont l'un des moments les plus chronophages de la vie professionnelle. Selon certaines estimations, le temps passé en réunions improductives dépasse 31 heures par mois.

Si nous n'avions tous rien de mieux à faire, peut-être que toutes ces réunions ne nous dérangeraient pas autant. Mais nous avons beaucoup à faire. Il y a tellement de choses à faire que beaucoup d'entre nous restent tard, travaillent le week-end et vivent attachés à nos téléphones. Libérer ces 31 heures par mois ferait une très grande différence pour nous.

Le temps perdu en réunion a un coût d'opportunité énorme. Il enlève du travail qui pourrait réellement obtenir des résultats. Qui sait, nous pourrions même passer à côté du travail que nous voulons faire, qui aiderait nos clients, ferait avancer nos carrières et ferait grandir nos entreprises. C'est le travail que nous sommes censés faire, n'est-ce pas ? Quel énoncé de mission de l'entreprise parle de passer plus de temps en réunion ?

Bien que je ne puisse pas vous promettre de libérer 30 heures de votre temps chaque mois, que se passerait-il si vous en récupériez ne serait-ce que trois ? N'importe laquelle des idées ci-dessous pourrait le faire. Espérons qu'un seul résonnera avec vous et votre équipe… et peut-être pourrez-vous profiter d'un dîner matinal avec votre famille, ou être en mesure de terminer un projet qui vous illumine.

1. Évaluez-le.

Selon Atlassian, chaque année, les entreprises américaines font exploser 37 milliards de dollars en coûts salariaux avec des réunions inutiles. C'est presque la version commerciale de l'horloge de la dette nationale.

Faites votre part pour éliminer ces déchets. Utilisez le calculateur de coût de réunion de The Harvard Business Review pour savoir combien coûte chaque réunion à votre entreprise. Vous pouvez même le configurer en tant qu'application sur votre téléphone.

Deux avantages ici : premièrement, le fait d'avoir une valeur monétaire liée à chaque réunion réduira presque certainement le temps passé en réunions improductives dans votre entreprise. Deuxièmement, lorsque vous décidez de vous asseoir, tout le monde dans la salle aura un objectif : nous devons obtenir une valeur de 184 $ sur ces 45 minutes.

2. Considérez les après-midi ouverts.

L'un des plus gros problèmes avec les réunions est la façon dont elles divisent votre temps. Cela crée de courts blocs de temps qui rendent difficile l'intégration au travail, en particulier un travail approfondi et réfléchi.

Une façon de diminuer cet effet est d'avoir une politique d'entreprise d'« après-midi ouverts » (ou de matins ouverts, si vous préférez). Cela signifie que toutes les réunions sont programmées dans une moitié de la journée, disons le matin. De cette façon, tout le monde a un grand bloc de temps libre l'après-midi.

3. Ignorez la partie rapport d'état de la réunion.

Vous savez cette partie de la réunion où vous faites le tour de la salle et où tout le monde explique sur quoi ils travaillent et comment ça se passe ? Coupez ça.

Déplacez toutes les informations d'état sur le travail de chacun vers un hub d'informations. Ce hub peut être n'importe lequel des outils de collaboration disponibles (comme Asana ou Slack). Il peut s'agir d'une feuille de statut sur Google Drive. Il pourrait même s'agir d'un tableau d'affichage ou d'un tableau blanc. Positionner le tableau blanc près du refroidisseur d'eau ou de la station de café permet souvent à plus de gens de le regarder.

Utilisez ce hub pour faire savoir aux gens sur quoi vous travaillez et comment ça se passe. Utilisez-le pour savoir sur quoi travaillent vos pairs. Et faites respecter son utilisation : toute personne qui ne tient pas son hub à jour a des démérites, comme nettoyer le réfrigérateur.

Si vous devez simplement garder la partie « voici ce que je fais cette semaine » de la réunion, chronométrez les gens. Chacun dispose de 2 minutes pour expliquer sur quoi il travaille. Toutes les conversations qui s'ensuivent peuvent avoir lieu hors ligne.

4. Tenez-vous debout.

Un simple inconfort peut-il nous rendre plus productifs ? Semble si. Neal Taparia a réduit les temps de réunion de 25 % dans son entreprise simplement en obligeant tout le monde à se tenir debout. Et Melissa Dahl rapporte que les chercheurs de l'Université du Missouri ont réduit de 34 % le temps de réunion en obligeant les gens à se lever.

Si la position assise est bien le nouveau tabagisme, c'est bon pour la productivité et pour notre santé. Vous voulez aller encore plus loin ? Ajouter un médecine-ball. Taparia demande à tous ceux qui prennent la parole lors des "standups" de l'entreprise (leur mot pour les réunions) de tenir un médecine-ball pendant qu'ils parlent.

5. Ayez des conversations "hors ligne".

Ne forcez pas vos collègues à rester assis pendant que vous et une ou deux autres personnes discutez quelque chose. Organisez des micro-réunions si nécessaire afin de ne pas ralentir les grands pow-wow.

Il y a une idée sœur à cela : avoir plus de discussions en tête-à-tête avec les gens. Ne les appelez pas réunions. Appelez-les simplement des conversations. Parfois, le caractère informel d'une conversation accélère naturellement les choses.

6. Expulsez les personnes qui ne sont pas obligées d'être là.

Bien sûr, cela semblera méchant au début. L'une des histoires les moins ambitieuses à propos de Steve Jobs était la façon dont il expulsait sans ménagement les gens des réunions. Si vous n'aviez pas à assister à la réunion, on ne vous a pas simplement donné un laissez-passer. Vous avez été expulsé.

Il existe probablement des moyens plus délicats de procéder, mais le principe est valable. N'obligez personne à s'asseoir dans une réunion à laquelle il n'a pas besoin d'être. Libérez-le. Laissez-les faire leur travail.

7. Utilisez une minuterie.

Il y a des cas où des réunions détendues et ouvertes sont appropriées. Mais ils sont l'exception, pas la règle. Essayez donc de réduire les réunions régulières au jour le jour. Une minuterie peut aider. Il en va de même pour un engagement à des réunions de 30 minutes. Le temps condensé rend chacun plus efficace.

8. Repartez toujours avec des étapes d'action.

L'expert en productivité David Allen voudrait que nous installions tous un "quelle est la prochaine action?" bouton sur chaque table de réunion. Et cela aiderait probablement – ​​trop de sujets de réunion sont soulevés, discutés, puis laissés en suspens.

Ne laissez pas cela vous arriver. Tous les participants à la réunion devraient rédiger une liste concrète de choses à faire, c'est-à-dire une « liste d'action suivante ». Ils devraient être responsables de compléter cette liste. Lors de la prochaine réunion (ou mieux encore - sur leur hub de statut/projet !), ils doivent signaler qu'ils ont terminé ces éléments. Si quelque chose n'a pas été fait, il doit y avoir une raison. Ne vous inquiétez pas - "Je ne pouvais tout simplement pas y arriver" est une raison pour laquelle. Au moins la première fois.

9. Ayez un ordre du jour.

C'est l'un des plus anciens conseils de productivité pour les réunions. Et pourtant, beaucoup d'entre nous semblent encore bénéficier du rappel.

Même un ordre du jour en un point est acceptable. Mais, euh… s'il n'y a pas de raison d'être à la réunion… puis-je suggérer de la sauter ?

10. Sauter des réunions pendant une semaine ou un mois.

C'est une idée un peu radicale. Cela pourrait même être dangereux. Mais si vous vous sentez chanceux, pensez à aller vite à une réunion. Voyez ce qui se passe après une semaine, deux semaines, voire un mois.

Certaines choses passeront entre les mailles du filet, c'est garanti. Ayez donc des systèmes en place pour éteindre les incendies. Mais au moment où votre réunion se termine rapidement, vous aurez une idée précise des réunions dont vous avez vraiment besoin et de ce que vous devez y couvrir. Lâchez tout le reste.

Bonus : prenez vos réunions en ligne .

Les réunions virtuelles ne doivent pas être réservées aux contacts distants.

Conclusion

Les réunions remplissent une fonction essentielle dans les affaires, mais elles doivent être contenues. Sinon, ils compromettront la principale raison pour laquelle nous sommes au travail : faire avancer les choses. Voici le résumé de la façon d'y parvenir :

1. Savoir ce que coûtent vos réunions - en argent et en coûts d'opportunité
2. Planifiez toutes les réunions le matin ou l'après-midi pour libérer de grandes plages de temps
3. Utilisez un hub de statut ou un autre logiciel de collaboration professionnelle pour tenir tout le monde au courant de ce que vous faites
4. Essayez les réunions debout, c'est-à-dire les "standups"
5. Avoir plus de mini-réunions et de conversations hors ligne
6. Expulsez les gens s'ils ne sont pas obligés d'être là
7. Utiliser une minuterie
8. Continuez à demander « quelle est la prochaine action ? » Alors engagez-vous à le faire.
9. Avoir un ordre du jour
10. Envisagez de couper toutes les réunions pendant une semaine, juste pour voir ce qui se passe

Retour à toi

Vous avez des conseils, des astuces ou des gadgets qui ont réussi à réduire vos réunions ? S'il vous plaît - partagez-les dans les commentaires. Tout le monde veut passer moins de temps en réunion.

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