10 Cara Mengadakan Rapat Lebih Efisien

"Saya berharap saya menghabiskan lebih banyak waktu dalam pertemuan." Pernah mendengar itu? Aku juga tidak. Tidak pernah. Dan meskipun penting untuk berkomunikasi dengan rekan kerja kita, rapat sering kali tampak seperti wadah yang buruk untuk komunikasi tersebut. Dan menambahkan lebih banyak waktu untuk rapat pasti tidak memberi kita lebih banyak hasil.

Rapat, seperti yang pasti Anda ketahui, adalah salah satu waktu yang paling menyita waktu dalam kehidupan bisnis. Beberapa perkiraan menempatkan waktu yang dihabiskan dalam rapat yang tidak produktif lebih dari 31 jam per bulan.

Jika kita semua tidak memiliki hal lain yang lebih baik untuk dilakukan, mungkin semua pertemuan ini tidak akan terlalu mengganggu kita. Tapi kita punya banyak hal yang harus dilakukan. Begitu banyak yang harus dilakukan sehingga menyebabkan banyak dari kita bekerja lembur, bekerja di akhir pekan, dan hidup tertambat ke ponsel kita. Membebaskan 31 jam sebulan itu akan membuat perbedaan yang sangat besar bagi kami.

Waktu yang hilang dalam rapat memiliki biaya peluang yang sangat besar. Dibutuhkan jauh dari pekerjaan yang mungkin benar-benar mendapatkan hasil. Siapa tahu – kita bahkan mungkin melewatkan pekerjaan yang ingin kita lakukan, yang akan membantu pelanggan kita, memajukan karier kita, dan membuat perusahaan kita berkembang. Itulah pekerjaan yang seharusnya kita lakukan, bukan? Pernyataan misi perusahaan apa yang berbicara tentang menghabiskan lebih banyak waktu dalam rapat?

Meskipun saya tidak dapat berjanji untuk meluangkan 30 jam dari waktu Anda setiap bulan, bagaimana jika Anda mendapatkan kembali bahkan tiga? Salah satu ide di bawah ini dapat melakukannya. Semoga hanya satu yang selaras dengan Anda dan tim Anda… dan mungkin Anda akan dapat menikmati makan malam lebih awal bersama keluarga, atau dapat menyelesaikan proyek yang membuat Anda bersemangat.

1. Beri harga.

Menurut Atlassian, setiap tahun bisnis AS menghabiskan $37 miliar biaya gaji dengan pertemuan yang tidak perlu. Ini hampir seperti versi bisnis dari jam hutang nasional.

Lakukan bagian Anda untuk memangkas limbah ini. Gunakan Kalkulator Biaya Pertemuan The Harvard Business Review untuk mengetahui berapa biaya setiap pertemuan perusahaan Anda. Anda bahkan dapat mengaturnya sebagai aplikasi di ponsel Anda.

Dua manfaat di sini: Pertama, memiliki nilai dolar yang terikat pada setiap rapat hampir pasti akan mengurangi waktu yang dihabiskan dalam rapat yang tidak produktif di perusahaan Anda. Kedua, saat Anda memutuskan untuk duduk, setiap orang di ruangan akan memiliki fokus: Kita perlu mendapatkan nilai senilai $184 dari 45 menit ini.

2. Pertimbangkan buka sore hari.

Salah satu masalah terbesar dengan rapat adalah bagaimana mereka membagi waktu Anda. Ini menciptakan blok waktu singkat yang membuatnya sulit untuk menyelesaikan pekerjaan - terutama pekerjaan yang mendalam dan bijaksana.

Salah satu cara untuk mengurangi efek ini adalah dengan memiliki kebijakan perusahaan "buka sore" (atau buka pagi, jika Anda mau). Ini berarti semua rapat dijadwalkan dalam satu setengah hari – misalnya pagi hari. Dengan begitu, semua orang mendapat blok waktu terbuka yang besar di sore hari.

3. Lewati bagian laporan status rapat.

Anda tahu bagian dari rapat ketika Anda berkeliling ruangan dan semua orang menjelaskan apa yang sedang mereka kerjakan dan bagaimana hasilnya? Potong itu.

Pindahkan semua informasi status tentang pekerjaan semua orang ke pusat informasi. Hub itu bisa berupa salah satu alat kolaborasi yang tersedia (seperti Asana atau Slack). Ini bisa berupa lembar status di Google Drive. Bahkan bisa berupa papan buletin atau papan tulis. Menempatkan papan tulis di dekat pendingin air atau stasiun kopi sering kali membantu menarik lebih banyak orang untuk melihatnya.

Gunakan hub itu untuk memberi tahu orang-orang apa yang sedang Anda kerjakan dan bagaimana hasilnya. Gunakan itu untuk mencari tahu apa yang sedang dikerjakan rekan Anda. Dan menegakkan penggunaannya: Siapa pun yang tidak memperbarui hub mereka akan mendapat kerugian – seperti membersihkan lemari es.

Jika Anda hanya perlu menyimpan bagian "inilah yang saya lakukan minggu ini" dari rapat, waktu orang. Setiap orang mendapat waktu 2 menit untuk menjelaskan apa yang sedang mereka kerjakan. Setiap percakapan selanjutnya dapat dilakukan secara offline.

4. Berdiri.

Bisakah ketidaknyamanan belaka membuat kita lebih produktif? Kelihatannya begitu. Neal Taparia memangkas waktu rapat hingga 25% di perusahaannya hanya dengan membuat semua orang berdiri. Dan Melissa Dahl melaporkan bahwa peneliti University of Missouri memangkas 34% waktu rapat dengan membuat orang berdiri.

Jika duduk memang baru merokok, ini bagus untuk produktivitas dan kesehatan kita. Ingin membawanya lebih jauh? Tambahkan bola obat. Taparia membuat siapa pun yang berbicara di perusahaan "standups" (kata mereka untuk rapat) memegang bola obat saat mereka berbicara.

5. Lakukan percakapan "offline".

Jangan membuat rekan kerja Anda duduk-duduk sementara Anda dan satu atau dua orang lainnya membicarakan sesuatu. Adakan rapat mikro seperlunya agar Anda tidak memperlambat powwow yang lebih besar.

Ada ide saudara untuk ini: Lakukan lebih banyak pembicaraan empat mata dengan orang-orang. Jangan menyebut mereka pertemuan. Sebut saja mereka percakapan. Kadang-kadang informalitas percakapan secara alami membuat segalanya bergerak lebih cepat.

6. Keluarkan orang yang tidak harus hadir.

Tentu, ini akan tampak kejam pada awalnya. Salah satu cerita yang kurang aspiratif tentang Steve Jobs adalah bagaimana dia begitu saja mengeluarkan orang dari rapat. Jika Anda tidak harus hadir dalam rapat, Anda tidak hanya diberi izin. Anda ditendang keluar.

Mungkin ada cara yang lebih sensitif untuk melakukannya, tetapi prinsipnya masuk akal. Jangan membuat seseorang duduk dalam rapat yang tidak mereka butuhkan. Bebaskan mereka. Biarkan mereka pergi melakukan pekerjaan mereka.

7. Gunakan pengatur waktu.

Ada kasus di mana pertemuan yang santai dan terbuka sesuai. Tapi itu pengecualian, bukan aturannya. Jadi cobalah untuk memangkas pertemuan rutin sehari-hari. Timer dapat membantu. Begitu juga komitmen untuk pertemuan 30 menit. Waktu yang padat membuat semua orang lebih efisien.

8. Selalu berangkat dengan langkah-langkah tindakan.

Pakar produktivitas David Allen meminta kita semua memasang pertanyaan "apa tindakan selanjutnya?" tombol di setiap meja rapat. Dan itu mungkin akan membantu – terlalu banyak topik rapat yang diangkat, didiskusikan, dan kemudian dibiarkan menggantung.

Jangan biarkan ini terjadi pada Anda. Setiap orang dalam rapat harus menulis daftar tugas yang konkret, alias "daftar tindakan selanjutnya". Mereka harus bertanggung jawab untuk melengkapi daftar itu. Pada pertemuan berikutnya (atau bahkan lebih baik lagi – pada status/pusat proyek mereka!), mereka harus melaporkan bahwa mereka telah menyelesaikan tugas tersebut. Jika sesuatu tidak dilakukan, perlu ada alasan mengapa. Jangan khawatir – “Saya tidak bisa melakukannya” adalah alasannya. Setidaknya pertama kali.

9. Memiliki agenda.

Ini adalah salah satu tip produktivitas tertua untuk rapat. Namun banyak dari kita tampaknya masih mendapat manfaat dari pengingat itu.

Bahkan agenda satu poin pun baik-baik saja. Tapi, um… jika tidak ada tujuan yang mendorong pertemuan tersebut… bolehkah saya menyarankan untuk melewatkannya?

10. Lewati rapat selama seminggu atau sebulan.

Ini adalah ide yang agak radikal. Bahkan mungkin berbahaya. Tetapi jika Anda merasa beruntung, pertimbangkan untuk mengadakan rapat dengan cepat. Lihat apa yang terjadi setelah seminggu, dua minggu, bahkan sebulan.

Beberapa hal akan jatuh melalui celah, dijamin. Jadi miliki sistem untuk memadamkan api. Tetapi pada saat rapat Anda berakhir, Anda akan memiliki gambaran yang jelas tentang rapat apa yang benar-benar Anda perlukan dan apa yang perlu Anda liput di dalamnya. Lepaskan semua sisanya.

Bonus: Jadikan rapat Anda online .

Pertemuan virtual tidak harus hanya untuk kontak jarak jauh.

Kesimpulan

Rapat melayani fungsi penting dalam bisnis, tetapi harus dibatasi. Jika tidak, mereka akan mengkompromikan alasan utama kita bekerja – untuk menyelesaikan pekerjaan. Berikut ringkasan cara mencapainya:

1. Ketahui berapa biaya rapat Anda – dalam bentuk uang dan biaya peluang
2. Jadwalkan semua pertemuan baik di pagi atau sore hari untuk membebaskan banyak waktu
3. Gunakan hub status atau perangkat lunak kolaborasi kerja lainnya agar semua orang mengetahui apa yang Anda lakukan
4. Coba rapat berdiri, alias "standup"
5. Lakukan lebih banyak rapat mini dan percakapan offline
6. Menendang orang keluar jika mereka tidak harus berada di sana
7. Gunakan pengatur waktu
8. Terus tanyakan "apa tindakan selanjutnya?" Kemudian berkomitmen untuk melakukannya.
9. Punya agenda
10. Pertimbangkan untuk menghentikan semua rapat selama seminggu, hanya untuk melihat apa yang terjadi

Kembali kepada Anda

Punya tips, trik, atau tipu muslihat yang berhasil untuk memangkas rapat Anda? Tolong - bagikan di komentar. Semua orang ingin menghabiskan lebih sedikit waktu dalam rapat.

Sekarang setelah Anda memiliki beberapa tips dan trik untuk membuat rapat Anda lebih efektif, pelajari bagaimana Act-On dapat membantu meningkatkan efisiensi upaya seluruh tim pemasaran Anda. Ikuti tur video Act-On untuk mengeksplorasi bagaimana Act-On memberdayakan pemasar untuk melakukan pekerjaan terbaik dalam karier mereka.