보다 효율적인 회의를 갖는 10가지 방법

“회의에 더 많은 시간을 할애했으면 좋겠어요.” 들어 본 적이 있습니까? 나도. 절대로. 그리고 동료들과 의사 소통하는 것이 중요하지만 회의는 종종 그러한 의사 소통을 위한 형편없는 컨테이너처럼 보입니다. 그리고 회의에 더 많은 시간을 추가한다고 해서 더 많은 결과를 얻을 수 있는 것은 아닙니다.

아시다시피 회의는 비즈니스 생활에서 가장 시간을 많이 잡아먹는 것 중 하나입니다. 일부 추산에 따르면 비생산적인 회의에 소요되는 시간은 월 31시간 이상입니다.

우리 모두에게 더 나은 일이 없다면 이 모든 회의가 우리를 그렇게 귀찮게 하지 않을 것입니다. 하지만 우리는 할 일이 많습니다 . 할 일이 너무 많아서 우리 중 많은 사람들이 늦게까지 머물고, 주말에 일하고, 휴대폰에 묶여 살고 있습니다. 한 달에 31시간을 확보하는 것은 우리에게 매우 큰 변화를 가져올 것입니다.

회의에서 낭비되는 시간은 막대한 기회 비용을 초래합니다. 실제로 결과를 얻을 수 있는 작업에서 제외됩니다. 누가 알겠습니까? 고객을 돕고, 경력을 발전시키고, 회사를 성장시키는 데 도움이 될 우리가 하고 싶은 일을 놓치고 있을지도 모릅니다. 그게 우리가 해야 할 일이죠, 그렇죠? 회의에 더 많은 시간을 할애하는 회사의 사명 선언문은 무엇입니까?

매달 30시간의 시간을 확보하겠다고 약속할 수는 없지만 3시간이라도 돌려준다면? 아래 아이디어 중 하나가 그렇게 할 수 있습니다. 단 한 가지가 당신과 당신의 팀에 공감할 수 있기를 바랍니다. 아마도 가족과 함께 이른 저녁 식사를 즐기거나 당신을 빛나게 하는 프로젝트를 완료할 수 있을 것입니다.

1. 가격을 책정합니다.

Atlassian에 따르면 매년 미국 기업은 불필요한 회의로 인해 370억 달러의 급여 비용을 날립니다. 거의 국가 부채 시계의 비즈니스 버전입니다.

이 낭비를 줄이기 위해 귀하의 역할을 수행하십시오. Harvard Business Review의 회의 비용 계산기를 사용하여 각 회의 비용이 얼마나 되는지 알아보십시오. 휴대폰에서 앱으로 설정할 수도 있습니다.

여기에는 두 가지 이점이 있습니다. 첫째, 각 회의에 달러 가치를 부여하면 회사에서 비생산적인 회의에 소요되는 시간이 거의 확실히 줄어들 것입니다. 둘째, 자리에 앉기로 결정하면 방에 있는 모든 사람이 초점을 맞출 것입니다. 이 45분 중 184달러 상당의 가치를 얻어야 합니다.

2. 오픈 오후를 고려하십시오.

회의의 가장 큰 문제 중 하나는 시간을 분산시키는 방법입니다. 이로 인해 작업, 특히 깊이 있고 사려 깊은 작업에 정착하기 어렵게 만드는 짧은 시간 블록이 생성됩니다.

이 효과를 줄이는 한 가지 방법은 "오후 개방"(또는 원하는 경우 오전 개방)이라는 회사 정책을 갖는 것입니다. 즉, 모든 회의가 하루 중 반나절(예: 아침)에 예정되어 있음을 의미합니다. 그렇게 하면 모든 사람이 오후에 큰 공개 시간 블록을 갖게 됩니다.

3. 회의의 상태 보고 부분을 건너뜁니다.

회의실을 돌아다니며 모두가 작업 중인 작업과 진행 상황을 설명할 때 회의의 해당 부분을 알고 계십니까? 잘라.

모든 사람의 작업에 대한 모든 상태 정보를 정보 허브로 이동합니다. 해당 허브는 사용 가능한 협업 도구(예: Asana 또는 Slack) 중 하나일 수 있습니다. Google 드라이브의 상태 시트가 될 수 있습니다. 게시판이나 화이트보드가 될 수도 있습니다. 화이트 보드를 냉온수기나 커피 스테이션 근처에 놓으면 더 많은 사람들이 화이트 보드를 보도록 하는 데 도움이 됩니다.

해당 허브를 사용하여 작업 중인 내용과 진행 상황을 사람들에게 알립니다. 이를 사용하여 동료가 작업 중인 내용을 찾으십시오. 그리고 그것의 사용을 강요하십시오: 허브를 최신 상태로 유지하지 않는 사람은 냉장고 청소와 같은 단점을 얻습니다.

회의에서 "내가 이번 주에 할 일은 다음과 같습니다. 모두에게 2분 동안 작업 중인 내용을 설명합니다. 이어지는 모든 대화는 오프라인에서 할 수 있습니다.

4. 서십시오.

순전히 불편함이 우리를 더 생산적으로 만들 수 있습니까? 그런 것 같아. Neal Taparia는 모든 사람을 일어서게 함으로써 회사에서 회의 시간을 25% 단축했습니다. 그리고 Melissa Dahl은 미주리 대학교 연구원들이 사람들을 일어서게 함으로써 회의 시간을 34% 단축했다고 보고합니다.

앉아 있는 것이 실제로 새로운 흡연이라면 이것은 생산성과 건강에 좋습니다. 더 나아가고 싶습니까? 메디신 볼을 추가합니다. Taparia는 회사 "스탠드업"(회의를 의미하는 단어)에서 말하는 사람이 말하는 동안 메디신볼을 들고 있게 합니다.

5. "오프라인" 대화를 나누십시오.

당신과 한두 명의 다른 사람들이 무언가를 해시하는 동안 동료들이 주위에 앉게 만들지 마십시오. 대규모 파우와우를 늦추지 않도록 필요에 따라 소규모 회의를 가집니다.

이에 대한 자매 아이디어가 있습니다. 사람들과 더 많은 일대일 대화를 나누십시오. 그들을 회의라고 부르지 마십시오. 그냥 대화라고 부르세요. 때때로 대화의 비공식성은 자연스럽게 일을 더 빠르게 만듭니다.

6. 거기에 있을 필요가 없는 사람들을 쫓아낸다.

물론 이것은 처음에는 비열하게 보일 것입니다. 스티브 잡스에 대한 덜 열망적인 이야기 중 하나는 그가 어떻게 회의에서 사람들을 무례하게 쫓아냈는가였습니다. 당신이 회의에 참석할 필요가 없었다면 그냥 패스를 받은 것이 아닙니다. 당신은 쫓겨났습니다.

이에 대해 더 민감한 방법이 있을 수 있지만 원칙은 건전합니다. 참석할 필요가 없는 회의에 다른 사람을 앉히지 마십시오. 자유롭게 해주십시오. 그들이 일을 하도록 내버려 두십시오.

7. 타이머를 사용하십시오.

편안하고 개방적인 회의가 적절한 경우가 있습니다. 그러나 그들은 규칙이 아니라 예외입니다. 따라서 정기적이고 일상적인 회의를 줄이십시오. 타이머가 도움이 될 수 있습니다. 30분 회의 약속도 마찬가지입니다. 압축된 시간은 모든 사람을 더 효율적으로 만듭니다.

8. 항상 행동 단계를 가지고 떠나십시오.

생산성 전문가 David Allen은 우리 모두에게 "다음 작업은 무엇입니까?" 모든 회의 테이블의 버튼. 그리고 아마도 도움이 될 것입니다. 너무 많은 회의 주제가 제기되고 논의된 다음 보류됩니다.

이런 일이 일어나지 않도록 하십시오. 회의에 참석한 모든 사람은 "다음 작업 목록"이라고 하는 구체적인 할 일 목록을 작성해야 합니다. 그들은 그 목록을 완성할 책임이 있어야 합니다. 다음 회의에서(또는 더 좋은 방법은 상태/프로젝트 허브에서!) 해당 항목을 완료했다고 보고해야 합니다. 어떤 일이 이루어지지 않았다면 그 이유가 있어야 합니다. 걱정하지 마십시오. "나는 그것을 할 수 없었습니다."가 그 이유입니다. 적어도 처음으로.

9. 의제가 있다.

이것은 회의에 대한 가장 오래된 생산성 팁 중 하나입니다. 그럼에도 불구하고 우리 중 많은 사람들이 여전히 생각나게 하는 것으로부터 유익을 얻고 있는 것 같습니다.

원 포인트 의제라도 괜찮습니다. 하지만, 음… 회의에 운전 목적이 없다면… 생략해도 될까요?

10. 일주일 또는 한 달 동안 회의를 건너뜁니다.

이것은 다소 급진적인 생각입니다. 심지어 위험할 수도 있습니다. 그러나 운이 좋다면 빨리 회의에 참석하는 것을 고려해 보십시오. 1주일, 2주, 심지어 한 달 후에 어떤 일이 일어나는지 보십시오.

어떤 것들은 균열을 통해 떨어질 것입니다. 따라서 화재를 진압할 수 있는 시스템을 갖추십시오. 그러나 금식 모임이 끝날 때쯤이면 정말 필요한 모임과 그 모임에서 다루어야 할 내용에 대한 생생한 그림을 갖게 될 것입니다. 나머지는 모두 놓아주세요.

보너스: 회의를 온라인으로 진행하십시오 .

가상 회의는 원거리 연락처만을 위한 것이 아닙니다.

결론

회의는 비즈니스에서 필수적인 기능을 제공하지만 포함되어야 합니다. 그렇지 않으면 그들은 우리가 일하는 주된 이유인 일을 끝내기 위해 타협할 것입니다. 이를 달성하는 방법을 요약하면 다음과 같습니다.

1. 돈과 기회 비용으로 회의 비용 파악
2. 아침이나 오후에 모든 회의를 예약하여 많은 시간을 확보하십시오.
3. 상태 허브 또는 기타 업무 협업 소프트웨어를 사용하여 모든 사람에게 자신이 하고 있는 일을 알립니다.
4. "스탠드업"이라고도 하는 스탠딩 미팅을 시도해보세요.
5. 더 많은 미니 회의 및 오프라인 대화
6. 거기에 있을 필요가 없다면 사람들을 쫓아내십시오.
7. 타이머 사용
8. "다음 조치는 무엇입니까?"라고 계속 묻습니다. 그런 다음 그것을 하기로 약속하십시오.
9. 의제를 가지고
10. 무슨 일이 일어나는지 보기 위해 일주일 동안 모든 회의를 중단하는 것을 고려하십시오.

당신에게 돌아

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