วิธีติดตามค่าใช้จ่าย

คุณเก่งเรื่องเงินหรือดูเหมือนแค่เล็ดลอดนิ้ว?

คุณมอบหมายงานให้กับทุก ๆ ดอลลาร์ที่คุณได้รับหรือคุณแค่ทำตามกระแสในการจัดการเงินหรือไม่?

คุณควบคุมการเงินของคุณหรือควบคุมคุณหรือไม่?

คุณไม่จำเป็นต้องตอบออกเสียง หากคุณเลือกตัวเลือกหลังอย่างน้อยหนึ่งตัวเลือก ให้อ่านต่อไป

ในบทความนี้ เราจะเรียนรู้ว่าการติดตามค่าใช้จ่ายคืออะไร เหตุใดคุณจึงควรทำ และเราจะเสนอแหล่งข้อมูลบางอย่างที่สามารถช่วยให้คุณควบคุมการเงินได้อีกครั้ง ทั้งส่วนตัวและธุรกิจ

การติดตามค่าใช้จ่ายคืออะไร?

ไม่ว่าคุณจะไม่แน่ใจว่าเช็คของคุณไปที่ใด (และทำไมมันถึงได้เร็วนัก) หรือคุณกำลังตั้งเป้าที่จะขับเคลื่อนการเงินของธุรกิจของ คุณ การติดตามค่าใช้จ่าย สามารถช่วยคุณได้ โดยสรุป การติดตามค่าใช้จ่ายเป็นวิธีการจัดทำงบประมาณสำหรับการบันทึกค่าใช้จ่ายทั้งหมดตลอดช่วงระยะเวลาหนึ่ง และหลีกเลี่ยงการออกนอกเส้นทางในงบประมาณของคุณ

เพื่อหลีกเลี่ยงการใช้จ่ายเกินงบประมาณหรือแม้กระทั่งการใช้จ่ายน้อย ต้องทำการแยกความแตกต่างระหว่างกระบวนการ จอง และการ ลงรายการบัญชี (เราจะพูดถึงเรื่องนี้เพิ่มเติมในส่วนจัด ประเภทค่าใช้จ่ายของคุณ ในโพสต์บล็อกนี้):

• การจอง หมายถึงการบันทึกค่าใช้จ่าย
• การลง รายการ บัญชีเป็นการกระทำของ "การกำหนดค่าใช้จ่ายให้กับบัญชีเฉพาะ" หรือการวางค่าใช้จ่ายในหมวดที่ถูกต้อง

ในบล็อกนี้ เราได้พูดคุยกันมากมายเกี่ยวกับการติดตามเวลาและวิธีที่จะช่วยให้คุณทราบว่าคุณใช้เวลาอย่างไร และคุณจำเป็นต้องดำเนินการเปลี่ยนแปลงบางอย่างในกำหนดการของคุณอย่างไร ในทำนองเดียวกัน การติดตามค่าใช้จ่ายจะช่วยให้คุณมีภาพรวมที่ชัดเจนว่าเงินของคุณไปที่ไหน ค่าใช้จ่ายใดบ้างที่คุณสามารถตัดออกได้ และช่วยให้คุณสร้างงบประมาณรายสัปดาห์หรือรายเดือนที่ดี

การติดตามค่าใช้จ่ายในฐานะบุคคล

คุณอาจคิดว่าค่าใช้จ่ายเล็กๆ น้อยๆ เช่น ค่าน้ำขวดหรือกาแฟสักถ้วยไปนั้นดูไม่เกี่ยวข้อง แต่เมื่อคุณสะสมค่าใช้จ่ายทั้งหมดเป็นรายเดือน จำนวนเงินที่คุณได้รับจะไม่เกี่ยวข้องอีกต่อไป ลองด้วยตัวคุณเอง ราคาเฉลี่ยสำหรับกาแฟหนึ่งแก้วในสหรัฐอเมริกา (ไม่รวมนมและทิป) อยู่ที่ประมาณ 2.70 ดอลลาร์ สมมติว่าคุณซื้อกาแฟหนึ่งแก้ว 20 วันต่อเดือน — $2.70 คูณด้วย 20 คือ $54 ต่อเดือนสำหรับ "แค่" กาแฟหนึ่งแก้วในตอนนี้ และทำลายความคิดที่คุณดื่มมอคค่าทุกเช้า!

การติดตามค่าใช้จ่ายสำหรับธุรกิจ

ธุรกิจในบางครั้งไม่ทราบถึงจำนวนเงินจำนวนมากที่พวกเขาจ่ายให้กับค่าธรรมเนียมและอัตราบัตรเครดิต (ยังไม่รวมถึงอัตราดอกเบี้ยและหนี้สินเนื่องจากการชำระเงินล่าช้า) เช่นเดียวกับกาแฟหนึ่งถ้วย พวกมันดูไม่เกี่ยวข้องเมื่อคุณมองแยกจากกัน แต่เมื่อสะสมรวมกันแล้ว อาจสร้างความปวดหัวให้กับเจ้าของธุรกิจได้

ค่าใช้จ่ายเล็กน้อยดูเหมือนจะไม่เป็นอันตรายเพราะเราไม่ได้พิจารณาค่าใช้จ่ายโดยรวมทั้งหมด ดังนั้นควรสังเกตและติดตามค่าใช้จ่ายไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่เพื่อให้อยู่เหนือการเงินของเราและพัฒนาทักษะการจัดการเงินที่ดีขึ้น

6 เหตุผลที่คุณควรติดตามค่าใช้จ่ายของคุณ

การติดตามค่าใช้จ่ายอย่างพิถีพิถันสามารถนำมาซึ่งประโยชน์มากมาย หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก การติดตามค่าใช้จ่ายของคุณ (เครื่องใช้สำนักงาน ค่าสาธารณูปโภค เงินเดือน การสมัครใช้งาน ไมล์สะสม ฯลฯ) ช่วยให้คุณดำเนินธุรกิจได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ เช่นเดียวกับบุคคล เมื่อคุณตระหนักถึงค่าใช้จ่ายต่างๆ เช่น อาหาร ตั๋วเงิน การชำระค่าจำนอง ความบันเทิง ภาษี และค่าใช้จ่ายที่คล้ายคลึงกัน คุณจะพัฒนาทักษะการจัดการเงินได้ดีขึ้น

นอกเหนือจากการจัดการกระแสเงินสดของคุณให้ดีขึ้น การลดภาระภาษีของคุณ และการทำให้แน่ใจว่าธุรกิจของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่น เราได้ระบุสาเหตุเพิ่มเติม 6 ประการที่การติดตามค่าใช้จ่ายมีความสำคัญ

1. ให้คุณควบคุมการเงินของคุณ

อย่างที่ฟรานซิส เบคอน กล่าวไว้ว่า "เงินเป็นบ่าวที่ดี แต่เป็นนายที่เลว"

แม้ว่า “แค่ไหลไปตามกระแส ” ไม่ใช่คติพจน์ที่ไม่ดี แต่ก็ไม่สามารถนำไปใช้กับการจัดการเงินได้ (อย่างน้อยก็ไม่ใช่ถ้าคุณต้องการเก็บไว้) คุณต้องควบคุมเงินของคุณแทนที่จะปล่อยให้เงินควบคุมคุณ การติดตามค่าใช้จ่ายของคุณจะช่วยให้คุณควบคุมงบประมาณได้อย่างเต็มที่ และไม่ใช้จ่ายเกินหรือเสียเงินกับสิ่งที่คุณไม่ต้องการ

2. ช่วยให้คุณจดจ่อกับเป้าหมายทางการเงินของคุณ

การควบคุมการเงินจะทำให้คุณมีสมาธิและมั่นใจมากขึ้นในการบรรลุเป้าหมายทางการเงิน การติดตามค่าใช้จ่ายจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าคุณมาถูกทางแล้ว และนำเงินไปสู่ลำดับความสำคัญของคุณ ไม่ว่าจะเป็นการหมดหนี้ การออมเพื่อบ้าน หรือการลงทุนในธุรกิจใหม่ การมีเป้าหมายทางการเงินในระยะยาวจะทำให้การติดตามการใช้จ่ายเป็นไปอย่างต่อเนื่องและสนุกสนานยิ่งขึ้น ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเป้าหมายของคุณ

3.เผยประเด็นการใช้จ่าย

ขั้นตอนแรกในการแก้ปัญหาคือการรู้ว่าปัญหาคืออะไร

เมื่อคุณเริ่มติดตามค่าใช้จ่ายของคุณ คุณสามารถดูได้ว่าคุณมีนิสัยการใช้จ่ายที่ไม่ดี (ไม่มีวิจารณญาณ เราทุกคนทำ) หรือหมวดหมู่งบประมาณที่คุณต้องประเมินใหม่

นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณจับค่าใช้จ่ายส่วนตัวที่คุณลืมไป เช่น การสมัครรับนิตยสารรายเดือนโดยไม่จำเป็นสำหรับนิตยสารที่คุณไม่ได้อ่านจริงๆ หรือบริการสตรีมมิงที่คุณแทบไม่ได้ใช้ เช่นเดียวกับค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ เครื่องใช้สำนักงานมีความจำเป็น แต่อาจมีราคาแพงโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณไม่สามารถควบคุมการเติมเต็มได้ มอบหมายพนักงานสองสามคนจากบริษัทของคุณให้รับผิดชอบการจัดซื้อเครื่องใช้สำนักงานและทำการประมาณการโดยละเอียดและรายงานเกี่ยวกับพวกเขา

เมื่อคุณติดตามค่าใช้จ่าย คุณจะเห็นว่าเงินของคุณไปอยู่ที่ใด และยุติพฤติกรรมการใช้จ่ายที่สิ้นเปลือง

4. ทำให้การคาดการณ์ธุรกิจง่ายขึ้น

หากคุณกำลังดำเนินธุรกิจ คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการติดตามรายจ่ายทางธุรกิจอย่างสม่ำเสมอและสมเหตุสมผล การติดตามค่าใช้จ่ายทำให้การคาดการณ์ธุรกิจง่ายขึ้น เนื่องจากคุณสามารถคาดเดาอย่างมีการศึกษามากขึ้นโดยอิงจากข้อมูลทั้งหมดที่คุณรวบรวม

นอกจากนี้ยังช่วยอำนวยความสะดวกในการคำนวณผลกำไรของธุรกิจของคุณ ดังนั้น คุณสามารถดูได้อย่างง่ายดายว่าคุณกำลังทำเงินอยู่หรือไม่ และดึงดูดนักลงทุนมากขึ้น ทำให้พนักงานของคุณมีความสุข และใช้เงินเป็นค่าใช้จ่ายในแต่ละวัน

5. ช่วยให้คุณยึดติดกับงบประมาณและตัดการใช้จ่ายที่กระตุ้นมากเกินไป

การติดตามค่าใช้จ่ายทำให้คุณทราบว่าคุณได้ใช้จ่ายไปแล้วเท่าใด และคุณสามารถใช้จ่ายได้มากขึ้นในแต่ละหมวดงบประมาณเท่าใด การตระหนักถึงจำนวนเงินที่คุณมีอยู่ตลอดเวลาสามารถช่วยลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นได้

ยิ่งไปกว่านั้น มันจะกระตุ้นให้คุณใช้จ่ายเงินอย่างมีสติ แทนที่จะหุนหันพลันแล่นและประมาทเลินเล่อ การรู้ว่าคุณจะต้องจดบันทึกว่าคุณเสียเงินที่หามาอย่างยากลำบากไปกับบางสิ่งที่ไม่สำคัญ (รองเท้าบู๊ตคู่ใหม่ที่คุณยังไม่เคยใส่) จะทำให้คุณคิดทบทวนอีกครั้งหากต้องการสิ่งนั้นจริงๆ ดังนั้น ครั้งต่อไปที่คุณสัมผัสกับโดปามีนในปริมาณอย่างรวดเร็วขณะออกไปซื้อของ ให้ถามตัวเองว่า: “ฉันต้องการสิ่งนี้จริงๆ หรือ?”

6. ช่วยคุณแก้ปัญหาตรงเวลา

เมื่อคุณติดตามรายจ่าย คุณจะรู้ว่าคุณมีเงินอยู่เท่าไหร่ตลอดเวลา นั่นหมายความว่าหากมีเงินจำนวนหนึ่งหายไปจากบัญชีธนาคารของคุณ คุณจะสังเกตเห็น ในการพิจารณาว่าบัญชีของคุณถูกบุกรุกหรือไม่ คุณควรทราบให้เร็วกว่านี้ในภายหลัง ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถดำเนินการตามขั้นตอนที่จำเป็นเพื่อแก้ไขปัญหาโดยเร็วที่สุด

การฉ้อโกงไม่ใช่ปัญหาเดียวที่อาจเกิดขึ้น — ค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิดสามารถปรากฏขึ้นได้ทุกเมื่อ เมื่อคุณควบคุมการเงินได้ สิ่งเหล่านี้ก็ไม่ใช่ปัญหาใหญ่อย่างที่ควรจะเป็นหากคุณจัดรูปแบบการจัดการเงินรายเดือนให้เป็นอิสระ

จะติดตามค่าใช้จ่ายได้อย่างไร?

ไม่ว่าคุณจะเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กหรือบุคคลธรรมดา เพื่อสร้างสมดุลของหนังสือและอยู่ในงบประมาณ คุณต้องพัฒนา ระบบติดตามค่าใช้จ่ายที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งจะช่วยคุณได้ ไม่มีวิธี "คงที่" หรือ "กำหนด" อย่างเคร่งครัดในการจับตาดูการใช้จ่ายของคุณ อย่างไรก็ตาม เราได้เลือกขั้นตอนสากล 5 ขั้นตอนอย่างถี่ถ้วนที่คุณสามารถดำเนินการเพื่อติดตามค่าใช้จ่ายของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าคุณจะเป็นเจ้าของธุรกิจรายย่อยหรือธุรกิจขนาดเล็ก

ขั้นตอนที่ 1: จัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายของคุณ

เมื่อคุณเริ่มจัดหมวดหมู่รายจ่าย คุณจะเข้าใจการเงินได้ดีขึ้น ดังนั้น เราจึงอยากแนะนำให้คุณรู้จักกับวิธีการจัดหมวดหมู่ที่ดูเหมือนล้าสมัยแต่ค่อนข้างมีประสิทธิภาพ — การจัดทำงบประมาณซองจดหมาย

วิธีนี้ช่วยให้คุณทราบล่วงหน้าว่าคุณสามารถใช้จ่ายเงินได้เท่าใดในแต่ละหมวดการใช้จ่าย เช่น อาหาร ค่าสาธารณูปโภค อุปกรณ์สำนักงาน ความบันเทิง ฯลฯ เมื่อคุณประมาณการงบประมาณสำหรับแต่ละหมวดหมู่อย่างรอบคอบแล้ว ให้ใส่ลงในซองจริง ด้วยวิธีนี้ คุณจะมีความเข้าใจที่ชัดเจนว่ามีเงินเหลืออยู่เท่าไรและหลีกเลี่ยงการใช้จ่ายเกินตัว นอกจากนี้ หากคุณต้องการวิธีจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายที่ทันสมัยกว่า ให้เลือกใช้เครื่องมือเทคโนโลยีที่ทำงานบนหลักการเดียวกัน การจัดประเภทค่าใช้จ่ายจะช่วยให้คุณจัดการงบประมาณได้อย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้น หรือแม้แต่สร้างบัญชีออมทรัพย์ (หากคุณเหลือเงินในซอง คุณสามารถเพิ่มเงินออมลงในบัญชีออมทรัพย์ได้)

เท่าที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ บางทีวิธีซองจดหมายจริงสำหรับการจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายของคุณอาจไม่สะดวกที่สุด ในทางกลับกัน ให้ค้นหาซอฟต์แวร์การบัญชีที่จะจัดระเบียบการใช้จ่ายของคุณเป็นหมวดหมู่โดยอัตโนมัติเพื่อให้เข้าใจถึงแนวโน้มได้ดีขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป

อย่างไรก็ตาม การวางค่าใช้จ่ายเป็นหมวดหมู่ต่างๆ จะช่วยให้คุณมีมุมมองแบบองค์รวมเกี่ยวกับการใช้จ่ายของคุณและเลิกนิสัยการใช้จ่ายที่ไม่ดี

ขั้นตอนที่ 2: ติดตามค่าใช้จ่ายของคุณเป็นประจำ

ตามหลักการแล้ว คุณควรติดตามค่าใช้จ่ายของคุณทันทีที่ทำ ค่าใช้จ่ายทั้งหมดจะต้องได้รับการบันทึกและบันทึกโดยไม่ชักช้า คุณต้องสร้างนิสัยประจำเพื่อบันทึกค่าใช้จ่ายเหล่านั้น เนื่องจากความเลอะเทอะในขณะที่ทำแบบนั้นจะไม่ส่งผลดีต่อคุณหรืองบประมาณของคุณ

จากที่กล่าวมา คุณสามารถตั้งค่าการเตือนรายวันหรือรายสัปดาห์เพื่อสร้างนิสัยการจัดทำงบประมาณที่ดีขึ้นและอย่ามองข้ามค่าใช้จ่ายอีกต่อไป

ในฐานะเจ้าของธุรกิจ การติดตามเวลาทำการของพนักงานด้วยตนเองฟังดูไม่มีประสิทธิภาพอย่างมาก ในทางกลับกัน ใช้ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาที่ติดตามเวลาของพนักงานของคุณ (เรียกเก็บเงินได้หรือไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้) และบันทึกชั่วโมงเหล่านั้นในแผ่นเวลาออนไลน์โดยอัตโนมัติ การตั้งระบบเตือนและติดตามเวลาของคุณหรือพนักงานสามารถช่วยตรวจสอบค่าใช้จ่ายของคุณได้อย่างเป็นระเบียบ เมื่อทำเช่นนี้ คุณจะไม่มีวันลืมชำระค่าใช้จ่ายต่างๆ เช่น หรือจ่ายเงินให้พนักงานตรงเวลา

ขั้นตอนที่ 3: เก็บรอยทางกระดาษอย่างละเอียด

เราไม่ได้หมายความว่าคุณควรกองกระดาษหลายสิบใบไว้ในลิ้นชักของคุณ สำหรับการเริ่มต้น เมื่อจัดการค่าใช้จ่ายส่วนตัว ให้รวบรวมเอกสารทางการเงินและเอกสารมีค่าอื่นๆ ที่วางอยู่รอบๆ บ้าน จากนั้นจัดระเบียบในโฟลเดอร์ไฟล์ตามหมวดหมู่ เช่น ใบเสร็จ บันทึกภาษี ใบรับรอง การรับประกัน นโยบาย ฯลฯ หากคุณไม่ต้องการโฟลเดอร์ไฟล์แบบเดิม คุณสามารถเลือกใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์คลาวด์และจัดเก็บเอกสารของคุณแบบดิจิทัลได้

ธุรกิจขนาดเล็กต้องมีระบบการเก็บบันทึกข้อมูลที่ใช้การได้เพื่อจัดระเบียบใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งยอดจากธนาคาร บันทึกเงินเดือน และรายจ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดของ IRS

ไม่ว่าคุณจะเลือกใช้วิธีการใด การจัดหมวดหมู่และจัดเก็บเอกสารอันมีค่าของคุณเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการติดตามค่าใช้จ่ายของคุณ คุณไม่มีทางรู้ได้เลยว่าคุณจะต้องการใบเสร็จจากโทรศัพท์ที่เพิ่งซื้อไปเมื่อไร (รับคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญในการซื้อสินค้าที่ผิดพลาดและ — ประสบความสำเร็จ — ส่งคืนสินค้า)

ขั้นตอนที่ 4: เก็บรายงานค่าใช้จ่ายรายเดือน

เมื่อคุณได้บันทึกค่าใช้จ่ายของคุณแล้ว (ด้วยมือหรือทางดิจิทัล) คุณควรวิเคราะห์และตรวจสอบเป็นรายเดือน ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถดูได้ว่าเงินของคุณไปอยู่ที่ใด พิจารณาว่าคุณจำเป็นต้องดำเนินการเปลี่ยนแปลงใดๆ หรือปรับเปลี่ยนพฤติกรรมการใช้จ่ายของคุณหรือไม่

ตามที่กล่าวมา คุณสามารถติดตามและจดทุกอย่างลงไปได้ (หากคุณต้องการเก็บรายงานแบบเดิมๆ มากกว่า) หรือเลือกใช้แอปการจัดทำงบประมาณที่จะทำงานโดยอัตโนมัติด้วยการส่งออกข้อมูลไปยังรายงาน PDF, CSV หรือ Excel

เจ้าของธุรกิจยังสามารถส่งออกรายงานแบบดิจิทัลได้ (การทำด้วยมือในยุคดิจิทัลอาจเป็นเรื่องที่น่าเบื่อ) แต่ยังวิเคราะห์งบดุล กระแสเงินสด กำไร หรือขาดทุนที่อาจเกิดขึ้นทุกสิ้นเดือนด้วย ด้วยวิธีนี้พวกเขาสามารถมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้เกี่ยวกับส่วนของผู้ถือหุ้น สินทรัพย์ หนี้สิน หรือเตรียมพร้อมสำหรับค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิด

เราสามารถสรุปได้ว่าขั้นตอนนี้มีความสำคัญต่อการใช้งบประมาณในครัวเรือนหรือการรักษาธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ (หรือแม้แต่การบรรลุเป้าหมายทางการเงินบางอย่าง) การเก็บบันทึกและวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายของคุณทุกเดือนจะทำให้คุณสบายใจได้อย่างแน่นอน

ขั้นตอนที่ 5: ค้นหาเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับการติดตามค่าใช้จ่าย

ไม่มีวิธีใดที่สมบูรณ์แบบในการบันทึกค่าใช้จ่ายของคุณ ในขณะที่บางคนสะดวกที่จะใช้บัญชีแยกประเภทค่าใช้จ่ายธรรมดาหรือเครื่องบันทึกเช็คที่พวกเขาจดรายการซื้อด้วยมือ แต่บางคนก็ชอบแอปการจัดทำงบประมาณที่มีฟีเจอร์มากมายเพื่อติดตามเงินในขณะเดินทาง คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์บัญชีหรือซอฟต์แวร์สเปรดชีตเพื่อวัตถุประสงค์ส่วนตัวหรือทางธุรกิจก็ได้ ค้นหา "สไตล์" ของคุณและสิ่งที่เหมาะกับคุณที่สุด - ทางเลือกเป็นของคุณทั้งหมด

ในส่วนนี้ เราต้องการนำเสนอแอปติดตามค่าใช้จ่าย 8 แอปที่เราตรวจสอบและทดลองใช้เองอย่างถี่ถ้วน ไม่เพียงแต่แอปเหล่านี้จะช่วยประหยัดเวลา แต่ยังใช้ได้กับทั้งครัวเรือนและธุรกิจ มาเริ่มกันเลย.

Clockify

Clockify ช่วยให้คุณติดตามและบันทึกค่าใช้จ่ายตามหน่วยของครอบครัวหรือพนักงานของคุณ เช่น ชั่วโมง ไมล์สะสม วัน ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับโครงการ ค่าธรรมเนียมคงที่ เช่น เงินเดือน ค่าล่วงเวลา การชำระเงินคืน ฯลฯ หากค่าใช้จ่ายของคุณมีหน่วย จำนวนเงินจะถูกคำนวณโดยอัตโนมัติและคุณสามารถเปลี่ยนราคาต่อหน่วยในการตั้งค่าได้เช่นกัน

นอกจากนี้ แนบใบเสร็จเพื่อการบัญชีและเลือกระหว่างตัวเลือกการบันทึกต่างๆ (.png, .pdf เป็นต้น) ที่มีขนาดไฟล์สูงสุด 5MB

นี่คือลักษณะการสร้างค่าใช้จ่ายใน Clockify:

อย่ากังวลหากคุณไม่พบหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายที่ต้องการในเมนูแบบเลื่อนลง ใน Clockify คุณสามารถสร้างประเภทค่าใช้จ่ายเองได้ ซึ่งจะพร้อมใช้งานทันทีเมื่อบันทึกค่าใช้จ่าย แก้ไขหรือเก็บถาวรประเภทค่าใช้จ่ายตามความสะดวกของคุณโดยไม่กระทบกับค่าใช้จ่ายที่มีอยู่ Clockify เสนอผู้ดูแลระบบเพื่อดู แก้ไข หรือเพิ่มค่าใช้จ่ายใหม่สำหรับบุคคลอื่น หรือแม้แต่ล็อคการเพิ่มหรือแก้ไขค่าใช้จ่ายสำหรับวันที่ผ่าน

คุณลักษณะการติดตามค่าใช้จ่ายใน Clockify ยังช่วยให้คุณสร้าง:

• ใบแจ้งหนี้

สร้างใบแจ้งหนี้ที่กำหนดเองและเลือกช่วงวันที่และวิธีที่คุณต้องการแสดง (ตามโครงการ ผู้ใช้ หมวดหมู่ ฯลฯ) แก้ไขในภายหลังโดยไม่กระทบต่อค่าใช้จ่ายที่ติดตาม โปรดทราบว่าระบบจะนำเข้าเฉพาะค่าใช้จ่ายที่ไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้ที่เรียกเก็บเงินได้เท่านั้นในใบแจ้งหนี้

• รายงาน

ภายหลัง ให้สร้างรายงานช่วงที่กำหนดไว้ล่วงหน้า (ตั้งแต่เดือนนี้ ปีนี้ เป็นต้น) หรือรายงานที่สร้างขึ้นเอง หรือกรองตามเกณฑ์ใดๆ เช่น ผู้ใช้ หมวดหมู่ สถานะ สุดท้าย ส่งออกเป็นไฟล์ CSV หรือ Excel

• แม่แบบ

ใช้เทมเพลตรายงานค่าใช้จ่ายฟรีเพื่อขอเบิกค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ มีเทมเพลตต่างๆ มากมายสำหรับสิ่งต่างๆ เช่น ค่าใช้จ่ายในการเดินทางเพื่อธุรกิจ ค่าใช้จ่ายโครงการ ค่าอาหารกลางวันเพื่อธุรกิจกับลูกค้า หรือที่พักระหว่างการเดินทางเพื่อธุรกิจ

ภาพรวมนาฬิกา:

สร้างประเภทค่าใช้จ่ายที่กำหนดเองได้อย่างง่ายดาย

คำนวณค่าใช้จ่ายตามหน่วยโดยอัตโนมัติ

สร้างใบแจ้งหนี้ที่กำหนดเอง

สร้างรายงานที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหรือกำหนดเอง

เสนอเทมเพลตรายงานค่าใช้จ่ายฟรี

เหมาะสำหรับบุคคล ทีมงาน ธุรกิจ.

ใช้จ่าย

Expensify เป็นเครื่องมือที่ใช้สำหรับจัดการค่าใช้จ่ายอัตโนมัติและติดตามใบเสร็จรับเงิน

Expensify จัดทำรายงานค่าใช้จ่ายในขณะเดินทาง ทำให้เป็นทางเลือกที่ดีสำหรับผู้ที่เดินทางเพื่อธุรกิจบ่อยๆ คุณสมบัติที่โดดเด่นอีกประการหนึ่งคือ คุณสามารถสแกน/ถ่ายรูปใบเสร็จ และแอพจะอ่านใบเสร็จและบันทึกข้อมูลโดยอัตโนมัติในขณะที่จัดการค่าใช้จ่ายตามหมวดหมู่ในเวลาเดียวกัน

ยิ่งไปกว่านั้น คุณสามารถเชื่อมโยงบัญชีธนาคารของคุณกับ Expensify เพื่อนำเข้าค่าใช้จ่ายโดยอัตโนมัติหรือเชื่อมโยงกับ GPS เพื่อคำนวณค่าใช้จ่ายตามระยะทางของคุณได้อย่างง่ายดาย

สุดท้าย Expensify จะสร้างและส่งรายงานค่าใช้จ่ายสำหรับการแชร์หรือดาวน์โหลดโดยอัตโนมัติ

ภาพรวมค่าใช้จ่าย:

สแกนและบันทึกข้อมูลค่าใช้จ่ายโดยอัตโนมัติ

ส่งออกรายงานโดยอัตโนมัติ

ซิงค์กับบัญชีธนาคารหรือ GPS เพื่อติดตามค่าใช้จ่ายระยะทาง

ปลอดภัยต่อการใช้งาน เพราะได้รับการปกป้องด้วยมาตรฐานความปลอดภัยระดับโลก

เหมาะสำหรับธุรกิจ

Intuit-Quickbooks

Intuit Quickbooks เป็นเครื่องมือบัญชีอัจฉริยะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและกำลังเติบโต เมื่อคุณสมัครใช้งาน คุณต้องตอบคำถามสองสามข้อ เพื่อให้ไซต์สามารถรองรับประเภทธุรกิจเฉพาะของคุณได้ Quickbooks ช่วยให้คุณจัดระเบียบด้วยอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย สแกนใบเสร็จของคุณและแนบไปกับค่าใช้จ่ายทางธุรกิจหรือติดตามระยะทางของคุณทำให้การบันทึกไมล์เป็นเรื่องง่าย

QuickBooks Self-Employed เป็นคุณสมบัติเพิ่มเติมที่น่าทึ่งหากคุณ (ตามชื่อของแอพแนะนำ) ผู้ประกอบอาชีพอิสระ เนื่องจากคุณสามารถแยกค่าใช้จ่ายทางธุรกิจและส่วนตัวออกได้อย่างง่ายดาย ในขณะที่ติดตามและจัดการทั้งสองอย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังประมาณการภาษีของคุณและซิงค์กับซอฟต์แวร์ TurboTax เตรียมภาษีเพื่อลดขั้นตอนการจัดเก็บภาษี

ภาพรวม Intuit Quickbooks:

จับภาพและสแกนใบเสร็จรับเงิน

จัดหมวดหมู่และจัดระเบียบค่าใช้จ่ายโดยอัตโนมัติ

แยกธุรกิจจากรายจ่ายส่วนตัว

เตือนคุณถึงวันครบกำหนดภาษี

เหมาะสำหรับบุคคลและธุรกิจ  

Intuit-Mint

ต่อด้วยแอปโปรดของทุกคนโดย Intuit — Mint เป็นเครื่องมือทางการเงินส่วนบุคคล แอพที่ทรงพลังนี้ช่วยให้คุณ:

• เชื่อมต่อบัญชีทั้งหมดของคุณ (บัญชีเช็คหรือออมทรัพย์ บัตรเครดิต สินเชื่อ การลงทุน การจำนอง ฯลฯ) และแสดงธุรกรรมในบัญชีที่เชื่อมโยงทั้งหมด
• รับการแจ้งเตือนหากค่าสมัครสมาชิกเพิ่มขึ้นหรือเมื่อถึงกำหนดชำระ
• สร้างงบประมาณส่วนบุคคล
• ติดตามการใช้จ่ายตามหมวดหมู่
• ตรวจสอบคะแนนเครดิตของคุณ

ทั้งหมดนี้รวมอยู่ในอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายสำหรับทุกคน Mint เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการรักษางบประมาณในครัวเรือนและปรับปรุงนิสัยการใช้จ่ายของคุณโดยมีเป้าหมายที่กำหนดเอง เช่น การออมเพื่อบ้าน การเตรียมพร้อมสำหรับอนาคต ฯลฯ

ภาพรวมของ Intuit Mint:

จัดระเบียบงบประมาณและควบคุมกระแสเงินสดของคุณอย่างคล่องตัว

ตรวจสอบวันที่ครบกำหนดเรียกเก็บเงิน,

ส่งเสริมการประหยัด

อินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย,

กำหนดงบประมาณของคุณตามการใช้จ่ายของคุณ

เหมาะสำหรับใช้ส่วนตัว ผู้ประกอบอาชีพอิสระ

YNAB

YNAB ย่อมาจาก You Need A Budget — และคุณทำจริงๆ หากคุณไม่แน่ใจว่าต้องสร้างแอปอย่างไร แอปที่ได้รับรางวัลนี้อาจเป็นถ้วยชาของคุณ กลยุทธ์ของพวกเขามีกฎสี่ข้อ:

1. ทุกดอลลาร์ควรได้รับ "งาน" / จุดประสงค์ก่อนที่จะใช้จ่าย
2. แบ่งรายจ่ายที่ใหญ่และถี่น้อยกว่า (เช่น ของขวัญคริสต์มาส) ออกเป็นชิ้นเล็กๆ ที่คุณสามารถจ่ายได้เป็นรายเดือน
3. คิดล่วงหน้า — ถ้าคุณเหลือเงิน ตัวอย่างเช่น $50 ในหมวดตั๋วเงินเมื่อสิ้นเดือน ให้ปล่อยไว้สำหรับใบเรียกเก็บเงินที่จะมาถึง ด้วยวิธีนี้ คุณจะสร้างงบประมาณสำหรับการชำระค่าใช้จ่าย เพื่อไม่ให้บัญชีของคุณถูกเบิกเกิน
4. จงมีจุดมุ่งหมายในการใช้จ่ายและดำเนินชีวิตตามรายได้ของคุณ

YNAB ใช้ระบบการจัดทำงบประมาณแบบไม่มีศูนย์ ซึ่งเสนอให้คุณกำหนดรายได้ต่อเดือนทั้งหมดให้กับหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายของคุณ จนกว่าคุณจะเหลือ 0 ดอลลาร์ในบัญชีของคุณ ฟีเจอร์ของแอปนี้รวมถึงการติดตามการใช้จ่ายของคุณ การส่งออกข้อมูลที่ยืดหยุ่น การสลับระหว่างงบประมาณหลายแบบ รวมถึงการซิงค์กับอุปกรณ์หลายเครื่องและธนาคารจำนวนมาก

ภาพรวมของ YNAB:

ช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของค่าใช้จ่ายของคุณ

เหมาะสำหรับการจัดการใบเรียกเก็บเงินและบรรลุเป้าหมายทางการเงิน

ใช้แนวทางคาดการณ์ล่วงหน้าในการจัดการการเงินของคุณ

เหมาะสำหรับใช้ส่วนตัว.

Wally

Wally เป็นแอปสำหรับจัดการการเงินส่วนบุคคลของคุณ และบางทีอาจถึงกับต้องเร่งรีบ คุณสามารถติดตามค่าใช้จ่ายของคุณได้ทั้งด้วยตนเองหรือโดยการถ่ายภาพใบเสร็จรับเงินและจัดหมวดหมู่

มีจุดมุ่งหมายเพื่อช่วยให้คุณประหยัด ดังนั้นคุณสามารถ:

• ติดตามรายได้ของคุณและดูการออมที่คาดการณ์ไว้ในแต่ละเดือน
• งบประมาณที่เหมาะกับความต้องการของคุณ
• ติดตามความคืบหน้าของคุณ
• รับผิดชอบต่อการอัปเดตตามเวลาจริง รวมถึงคุณสมบัติอื่นๆ อีกมากมาย

ภาพรวมของเก่ง:

ส่งเสริมนิสัยการออมด้วยการตั้งเป้าหมายการออม (ซื้อรถใหม่ รีโนเวทบ้าน ฯลฯ)

การซิงค์ธนาคาร

คอยดูงบประมาณของคุณ

ให้ผู้ใช้มีมุมมองแบบองค์รวมเกี่ยวกับการเงินและการใช้จ่ายของพวกเขา

เหมาะสำหรับใช้ส่วนตัว.

ทุนส่วนตัว

ทุนส่วนบุคคลได้รับการระบุว่าเป็นแอปจัดทำงบประมาณอันดับหนึ่งโดยนิตยสาร Forbes เอง นอกเหนือจากการติดตามค่าใช้จ่ายและกระแสเงินสดแล้ว แอปนี้ยังสร้างความแตกต่างจากแอปอื่นๆ ด้วยเครื่องมือช่วยออมที่โดดเด่น ระบบให้คำปรึกษา การวิเคราะห์การลงทุน และอื่นๆ อีกมากมาย สร้างแผนการเกษียณอายุของคุณโดยเชื่อมโยงบัญชีของคุณกับแอพนี้และทำตามการวิเคราะห์ที่พิถีพิถันและคำแนะนำเป้าหมาย หรือใช้เครื่องมือตรวจสอบการลงทุนที่แสดงวิธีการปรับสมดุลการลงทุนของคุณเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ทางการเงินที่ดีขึ้น พวกเขายังมีที่ปรึกษาด้านเงินทุนของตัวเองซึ่งคุณสามารถติดต่อเพื่อหารือเกี่ยวกับผลงานของคุณได้

ภาพรวมทุนส่วนบุคคล:

เหมาะสำหรับการจัดการมูลค่าสุทธิของคุณ

ให้คำแนะนำเชิงปฏิบัติเกี่ยวกับการลงทุนของคุณ

แผนภูมิการวิเคราะห์ที่น่าทึ่ง

ช่วยพัฒนากลยุทธ์การลงทุนและบรรลุเป้าหมายทางการเงินในระยะยาว

เหมาะสำหรับนักลงทุน วางแผนกองทุนเกษียณอายุ

PocketGuard

PocketGuard เป็นอีกหนึ่งแอพจัดทำงบประมาณที่ได้รับตำแหน่งที่น่าอิจฉาในรายการแอพจัดทำงบประมาณที่ดีที่สุดของ Forbes ผู้ชื่นชอบสเปรดชีตจะเพลิดเพลินไปกับการใช้แอพนี้ เนื่องจากคุณสามารถส่งออกธุรกรรมของคุณไปยัง Excel ได้เช่นกัน คุณไม่ต้องกังวลกับปัญหาด้านความปลอดภัยเพราะแอปนี้ปลอดภัยด้วยไบโอเมตริกและรหัส PIN PocketGuard นำเสนอมุมมองแบบองค์รวมของการเงินและค่าใช้จ่ายโดยใช้แผนภูมิวงกลมที่ช่วยคุณปรับแต่งรายงานค่าใช้จ่าย

PocketGuard "ปกป้อง" กระเป๋าของคุณตามชื่อที่เสนอ ช่วยให้คุณเข้าใจได้ชัดเจนว่าคุณมีเงินเป็นจำนวนเท่าใดหลังจากชำระค่าใช้จ่ายทั้งหมดและค่าใช้จ่ายอื่นๆ ตัวอย่างเช่น หากคุณชำระค่าบริการรายเดือน PocketGuard จะแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับยอดเงินปัจจุบันของคุณและช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายการออม

พวกเขามีบล็อกที่น่าทึ่งซึ่งคุณสามารถเรียนรู้เคล็ดลับและเทคนิคที่นำไปใช้ได้จริงเกี่ยวกับวิธีจัดการเงินของคุณให้ดีขึ้น หลีกเลี่ยงหนี้สิน อยู่ในงบประมาณ และอื่นๆ

ภาพรวม PocketGuard:

ช่วยให้คุณไม่ใช้จ่ายเกินตัว

ช่วยกำหนดเป้าหมายการออมระยะยาว

เหมาะสำหรับใช้ส่วนตัว.

บทสรุป

การติดตามค่าใช้จ่ายเป็นวิธีปฏิบัติที่มีประโยชน์ ไม่ว่าคุณจะต้องทำเพื่อธุรกิจของคุณหรือคุณแค่พยายามยกระดับการเงินส่วนบุคคลของคุณไปอีกระดับ ช่วยให้คุณควบคุมการเงินได้ ช่วยให้คุณจดจ่อกับเป้าหมายทางการเงิน เปิดเผยปัญหาการใช้จ่าย ทำให้การคาดการณ์ธุรกิจง่ายขึ้น และช่วยให้คุณยึดติดกับงบประมาณและแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้โดยเร็วที่สุด