การจัดการโครงการ: 31 เทคนิค แนวทางปฏิบัติ และเครื่องมือที่ดีที่สุด

4. Projects IN Controlled Environments (PRINCE2)

Up next is one of the world's most practiced techniques for project management due to its scalability, flexibility, and practicability. As opposed to XP, managing projects in PRINCE2 is clearly planned and organized in each stage of the process.

What is PRINCE2?

Projects IN Controlled Environments (PRINCE2) is a structured project management technique that provides a framework to help divide the project into stages. It is a methodology that consists of 7 principles, 7 themes, and 7 phases each project needs to go through.

PRINCE2 Principles  

They represent underlying rules that every project needs to stick to — according to the 2017's edition of PRINCE2:

1. Continued Business Justification — The business case is regularly updated to make sure that the project is still usable.
2. Learning from experience — Each project has a lesson log you can refer to to avoid remaking already established workflows from scratch.
3. Defining roles and responsibilities — Team members may have several roles in a project, or share their roles with other team members. Roles are structured into 4 different levels:

• The corporate management/program management level
• The project board level
• The project manager level
• The team level

1. Managing by stages — You manage each stage of project development differently, by updating the business case, risks, and project plan.
2. Managing by exception — When a specific project element (such as the project scope or project costs) changes, the question of how to continue moves to a higher level of management.
3. Product focus — Focus is placed on the quality end delivery of the developing product.
4. Tailoring to suit the project environment — This technique is meant to fit the project environment, ie the size, complexity, risk estimation, and overall importance of the developing project.

PRINCE2 Themes

Themes tell you how to manage a project using PRINCE2 principles. Projects need to address these themes all the way through.

1. Business Case — Gives justification, ie reason for undertaking a project. It answers the question of why .
2. Organization — Defines roles and responsibilities within the project. It answers the question of who.
3. Quality — Ensures that the project's deliverables meet business expectations. It answers the question what.
4. Plans — Describes the techniques and steps that you need to take to develop plans. It answers the questions of how and when .
5. Risk — Identifies and assesses uncertainties. It answers the question What if .
6. Change — Handles change requests and finds the way to successfully manage them. It answers the question of what's the impact .
7. Progress — Tracks, checks, and monitors the project. It answers the questions where are we now, where are we going, should we carry on.

How to use PRINCE2?

If you want to manage a project using PRINCE2, you need to be aware of the 7 phases each project needs to go through:

1. Starting up a project

You start your project with a project mandate which is an initial document provided by the customer and it is required to start the project (it outlines the basic information that is available at the starting point). To make sure the project is viable, a project brief is produced and carefully reviewed by the project board to decide on whether to initiate the project. Within this phase, several activities must be completed such as appointing the project manager together with other stakeholders, preparing the business case, choosing an approach, and assembling the project brief.

2. Directing a project

This is the time when the project board makes key decisions about the project, whether it is worthwhile initiating, and delegates the project to the project manager when authorized. Activities within this stage include reviewing the project brief, formally confirming the approach with the rest of the stakeholders, and thinking about the risk and resource requirements.

3. Initiating a project

In this stage, reasons for doing a project must be stated together with the scope of work, cost, responsible stakeholders, how risks or changes should be managed. The project manager needs to assemble the Project Initiation Document — a formal document (or collection of several documents) where all questions such as what, who, why, where, how, when, and how much must be clearly stated.

4. Controlling a stage

The whole process must be carefully controlled and monitored at all times to avoid issues and loss of focus. The project manager must give authorization for any activity to be commenced or continued. That's why the project manager breaks down the project into smaller chunks — work packages to avoid chaos. Each work package must go through control after completion or change. In a nutshell, everything must work smoothly which is the project manager's responsibility.

5. Managing product delivery

The purpose of this stage is to ensure that all stakeholders agree on what is to be produced, its cost, and timescales together with meeting the quality criteria. Later, they can approve them or demand changes to be done.

6. Managing a stage boundary

Each stage must be carefully reviewed and approved to be able to move forward. The Project Board must be informed at strategic points of the project, and they are the ones who make a final decision on whether to stop or continue to the next stage.

7. Closing a project

This is the final stage of managing a project where acceptance of the product is being confirmed and whether PID's objectives are achieved. A project is successful if it has a clear end.

ประวัติโดยย่อของ PRINCE2

PRINCE 2 เป็นรูปแบบหนึ่งของวิธีการก่อนหน้านี้ที่ชื่อว่า PROMPT II - ในปี 1989 รัฐบาลสหราชอาณาจักรได้นำรูปแบบ PROMPT II นี้เป็นมาตรฐานสำหรับการจัดการโครงการในภาคไอที วันนี้เป็นวิธีการจัดการโครงการอย่างเป็นทางการสำหรับโครงการของรัฐบาลสหราชอาณาจักรทั้งหมด

PRINCE2 ดีที่สุดสำหรับอะไร?

• โครงการที่ซับซ้อนซึ่งมีข้อกำหนดที่แน่นอนและสภาพแวดล้อมที่ซับซ้อน

การแสดงภาพของ PRINCE2

จากการแสดงภาพด้านล่าง คุณจะเห็นว่า PRINCE2 สร้างขึ้นจากหลักการ กล่าวคือ คำแนะนำและกฎเกณฑ์ที่คุณต้องปฏิบัติตามเพื่อดำเนินโครงการให้สำเร็จ จากนั้น ธีม PRINCE2 จะแสดงวิธีจัดการโครงการ เช่น วิธีนำหลักการไปปฏิบัติ

เทคนิคการจัดการโครงการที่ดีที่สุดสำหรับวิศวกรรมซอฟต์แวร์

โครงการวิศวกรรมซอฟต์แวร์ทั่วไปเกี่ยวข้องกับการรวบรวมข้อกำหนด การพัฒนาและทดสอบซอฟต์แวร์ และดำเนินการบำรุงรักษาผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์เป็นประจำ

เทคนิคการจัดการโครงการที่ดีที่สุดที่จะใช้กับโครงการวิศวกรรมซอฟต์แวร์คือ:

1. กระบวนการรวมเป็นหนึ่งอย่างมีเหตุผล (RUP)
2. การจัดการโครงการเปรียว
3. ระเบียบวิธีการต่อสู้
4. การเขียนโปรแกรมขั้นสูง (XP)

1. กระบวนการรวมที่มีเหตุผล (RUP)

เทคนิคการจัดการโครงการนี้ซ้ำซากและคล่องตัวในเวลาเดียวกัน มันซ้ำซากเพราะกิจกรรมเกิดซ้ำระหว่างโปรเจ็กต์ และคล่องตัวเนื่องจากสามารถปรับให้เข้ากับข้อกำหนดของซอฟต์แวร์ได้

Rational Unified Process (RUP) คืออะไร?

Rational Unified Process (RUP) เป็นโครงสร้างการจัดการที่คล่องตัวสำหรับทีมพัฒนาซอฟต์แวร์ที่ทำให้โครงการเกิดขึ้นเมื่อเวลาผ่านไปใน 4 ขั้นตอนที่แตกต่างกัน — การเริ่มต้น, การทำอย่างละเอียด, การก่อสร้าง และการเปลี่ยนผ่าน แต่ละ 4 ขั้นตอนมีวัตถุประสงค์หลักและเกี่ยวข้องกับ 6 สาขาวิชาการพัฒนา — การสร้างแบบจำลองทางธุรกิจ ข้อกำหนด การวิเคราะห์และการออกแบบ การนำไปใช้ การทดสอบ และการปรับใช้ เว้นแต่คุณจะบรรลุวัตถุประสงค์หลักของด่านก่อนหน้าได้สำเร็จ คุณจะไม่สามารถไปยังด่านต่อไปได้

สาขาวิชาการพัฒนาบางสาขามีความสำคัญมากกว่าสาขาอื่นๆ ดังนั้นพวกเขาจึงใช้เวลามากกว่าสาขาอื่นๆ

จะใช้ Rational Unified Process (RUP) ได้อย่างไร?

ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว ในการใช้เทคนิค RUP อย่างมีประสิทธิภาพ ซอฟต์แวร์ต้องผ่าน 4 ขั้นตอนของการพัฒนา:

1. การ เริ่มต้น — เนื่องจากนี่เป็นขั้นตอนกำหนดการเดินทางในกระบวนการ คุณต้องสร้างกรณีธุรกิจที่มีแผนโครงการพร้อมคำอธิบาย การประเมินการจัดการความเสี่ยง สภาพแวดล้อมทางธุรกิจ และปัจจัยความสำเร็จ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียตัดสินใจว่าจะดำเนินการโครงการต่อไปหรือไม่ ระยะเริ่มต้นยังเป็นก้าวแรกในโครงการอีกด้วย ในกรณีที่โครงการไม่ผ่านขั้นตอนนี้ สามารถยกเลิกหรือออกแบบใหม่ได้
2. ราย ละเอียด — ในขั้นตอนนี้ คุณควรพิจารณาถึงความเสี่ยงทางเทคนิคของโครงการ เช่น คุณสามารถสร้างระบบที่ใช้งานได้หรือไม่ นี่เป็นก้าวที่สองในกระบวนการนี้ และเป็นสิ่งสำคัญเพราะมีความเสี่ยงสูง และยากที่จะทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในภายหลัง
3. โครงสร้าง — นี่คือที่ที่ส่วนประกอบและคุณสมบัติหลักได้รับการพัฒนาร่วมกับการเข้ารหัสและการทดสอบ ขั้นตอนนี้ส่งผลให้คู่มือผู้ใช้และระบบรุ่นเบต้าต้องได้รับการประเมิน หากผลิตภัณฑ์ไม่ผ่านการทดสอบ ขั้นต่อไป — ขั้นตอนการเปลี่ยน — จะต้องถูกเลื่อนออกไป
4. การ เปลี่ยนผ่าน — จุดประสงค์หลักของขั้นตอนนี้คือการปล่อยผลิตภัณฑ์ให้สำเร็จ และนี่คือเป้าหมายสุดท้ายในกระบวนการนี้

ประวัติโดยย่อของ Rational Unified Process (RUP)

Rational Unified Process ก่อตั้งขึ้นโดย Rational Software Corporation ในปี 2546

Rational Unified Process (RUP) ดีที่สุดสำหรับอะไร

• โครงการพัฒนาซอฟต์แวร์ที่มีกรอบเวลาที่คาดการณ์ได้สำหรับการแล้วเสร็จและงบประมาณสิ้นสุดที่คาดการณ์ได้

การแสดงภาพกระบวนการรวมเป็นหนึ่งที่มีเหตุผล (RUP)

ในการแสดงภาพด้านล่าง คุณสามารถดูทั้งสี่ขั้นตอนของการพัฒนาโครงการใน RUP คุณยังสังเกตได้ด้วยว่าบางช่วง (การต่อเติม การก่อสร้าง และการเปลี่ยนผ่าน) มีการทำซ้ำมากกว่าเดิมซึ่งมุ่งเน้นที่การผลิตผลงานทางเทคนิคเพื่อให้บรรลุเป้าหมายแต่ละระยะ

2. การจัดการโครงการเปรียว

เทคนิคการจัดการโครงการนี้เสนอความยืดหยุ่นและความสามารถในการปรับตัวเพื่อปรับให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงภายในวงจรชีวิตของโครงการได้อย่างง่ายดาย คำว่า "เปรียว" หมายถึงความสามารถในการเปลี่ยนแปลง กล่าวคือ ปรับตัว

การจัดการโครงการ Agile คืออะไร?

การจัดการโครงการแบบ Agile เป็นวิธีการสำหรับการพัฒนาซอฟต์แวร์ที่เน้นการจัดระเบียบตนเองและการทำงานข้ามสายงานในทีม ตลอดจนการเข้าถึงความพึงพอใจของลูกค้า

จะใช้การจัดการแบบ Agile ได้อย่างไร?

มีหลักการหลายประการที่คุณต้องปฏิบัติตามเพื่อใช้ Agile Management ในโครงการของคุณให้ประสบความสำเร็จ:

• แทนที่จะใช้กระบวนการและเครื่องมือเฉพาะ เทคนิคนี้เน้นการโต้ตอบระหว่างบุคคลในทีม
• แทนที่จะรวบรวมเอกสารที่ครอบคลุมสำหรับผลิตภัณฑ์ เทคนิคนี้เน้นการสร้างซอฟต์แวร์ที่ทำงานได้อย่างสมบูรณ์
• แทนที่จะเน้นการเจรจาสัญญา เทคนิคนี้เน้นการใช้ความร่วมมือกับลูกค้าเพื่ออำนวยความสะดวกในขั้นตอนการพัฒนา
• แทนที่จะทำตามแผนโครงการที่เข้มงวด เทคนิคนี้เน้นวิธีที่ดีที่สุดที่ทีมสามารถตอบสนองต่อ การเปลี่ยนแปลง ในโครงการ

เพื่อความเข้าใจที่ดีขึ้น ให้ทำตามขั้นตอน:

1. ขั้นแรก คุณแบ่งโปรเจ็กต์เป็นการวิ่งระยะสั้น
2. คุณปรับแผนโครงการของคุณในขณะที่คุณทำงานและมุ่งเป้าไปที่การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
3. ผู้จัดการโครงการสนับสนุนให้ทีมจัดระเบียบตัวเอง
4. คุณตั้งเป้าที่จะสร้างมูลค่าและการใช้งานสูงสุดจากบริการ/ผลิตภัณฑ์ที่คุณต้องการนำเสนอ

ประวัติโดยย่อของ Agile Project Management

การจัดการโครงการ Agile ได้รับการพัฒนาอย่างเป็นทางการในปี 2544 โดยเป็นส่วนหนึ่งของประกาศ Agile

การจัดการโครงการ Agile ดีที่สุดสำหรับอะไร

• โครงการที่ไม่มีกำหนดเวลาที่เข้มงวด แต่มีแนวคิดทั่วไปเกี่ยวกับผลลัพธ์สุดท้าย/ผลิตภัณฑ์
• โครงการที่บ่งบอกถึงการเปลี่ยนแปลงที่ไม่คาดคิด
• โครงการที่ขึ้นอยู่กับการทำงานร่วมกันของทีมอย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าการวางแผนโครงการที่มีประสิทธิภาพ

การแสดงภาพ Agile Management

อย่างที่คุณเห็น Agile Management เป็นกระบวนการที่ทำซ้ำได้ซึ่งเป้าหมายสูงสุดคือการตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลง

3. ระเบียบวิธีการต่อสู้

นี่เป็นอีกหนึ่งเทคนิคการจัดการโครงการที่ยืดหยุ่นซึ่งอิงตามกระบวนการทำซ้ำ การปรับเปลี่ยน และการเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง

วิธีการ Scrum คืออะไร?

เช่นเดียวกับ Kanban Scrum เป็นอีกหนึ่งประเภทย่อยที่ได้รับความนิยมของวิธีการจัดการโปรเจ็กต์ที่คล่องตัว — จุดมุ่งหมายของมันคือเพื่อช่วยให้ทีมพัฒนาซอฟต์แวร์ส่งมอบซอฟต์แวร์ที่ใช้งาน ได้บ่อยขึ้น โดยได้รับความช่วยเหลือจากแนวทางปฏิบัติแบบเพิ่มหน่วยและแบบวนซ้ำ

ความคืบหน้าของโครงการวัดโดยทำตามลำดับของช่วงเวลาสั้นๆ ตามกรอบเวลาที่เรียกว่า sprints การสิ้นสุดของการวิ่งแต่ละครั้งควรหมายถึงความสำเร็จของงานที่กำหนดเวลาไว้หนึ่งจำนวน

วิธีการใช้ Scrum Methodology?

ต่อไปนี้คือ 6 ขั้นตอนในการรันโปรเจ็กต์โดยใช้วิธี Scrum:

1. มอบหมายทีมของคุณ — ก่อนอื่น คุณต้องมอบหมายคนที่จะพัฒนา ผลิต หรือดำเนินการรับผิดชอบอื่นใดเพื่อสร้างผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย (Scrum master เจ้าของผลิตภัณฑ์ ฯลฯ)
2. สร้างงานในมือ — นี่คือที่ที่คุณสร้างรายการงานที่ต้องทำซึ่งเรียกอีกอย่างว่า สร้างสปรินต์ — สปรินต์เป็นช่วงเวลาสั้น ๆ ที่งานแบ่งออกเป็นองค์ประกอบที่สามารถจัดการได้มากขึ้น เพิ่มเรื่องราวจากงานในมือที่นี่
3. จัดการประชุม — นี่คือการประชุมสั้นๆ รายวันที่เรียกว่าการประชุม “daily scrum” หรือ “stand up” ทั้งทีมพูดถึงความคืบหน้าและแก้ไขปัญหาหากมี
4. จัดการประชุมทบทวนการวิ่ง — การประชุมนี้เกิดขึ้นเมื่อสิ้นสุดการวิ่ง ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญทั้งหมดต้องเข้าร่วมประชุมเพื่อหารือเกี่ยวกับผลลัพธ์ รวบรวมข้อมูล และวางแผนสำหรับการปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลง
5. ทำซ้ำ — คุณต้องทำซ้ำสองขั้นตอนก่อนหน้านี้จนกว่าคุณจะเสร็จสิ้นการวิ่งขั้นสุดท้ายและสร้างผลงาน

ประวัติโดยย่อของ Scrum Methodology

ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ ปัจจุบัน Scrum อยู่ภายใต้คำว่า "Agile" อย่างเป็นทางการ — แต่ชื่อนี้ถูกนำมาใช้ครั้งแรกโดย Hirotaka Takeuchi และ Ikujiro Nonaka ในปี 1986 ในบทความ เรื่อง The New Product Development Game

Scrum Methodology ดีที่สุดสำหรับอะไร?

• โครงการที่ซับซ้อนและคลุมเครือ—ตามธรรมเนียมแล้ว โครงการเหล่านี้เป็นโครงการพัฒนาซอฟต์แวร์ แต่ Scrum อาจเป็นแนวทางที่มีประสิทธิภาพสำหรับโครงการการตลาดและทีมผู้นำ

การแสดงภาพวิธี Scrum Methodology

ขั้นตอนในการดำเนินโครงการ Scrum ที่ประสบความสำเร็จจะแสดงในรูปต่อไปนี้พร้อมกับกิจกรรมอื่น ๆ ที่จำเป็นเพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์

4. การเขียนโปรแกรมขั้นสูง (XP)

Extreme programming (XP) เป็นเทคนิคการทำงานร่วมกันที่ส่งเสริมการทำงานเป็นทีมและเสนอการสลายตัวของโปรเจ็กต์ที่ซับซ้อนเป็นรุ่นย่อยที่มีขนาดเล็กกว่าและสามารถจัดการได้หลายรุ่น

Extreme Programming (XP) คืออะไร?

Extreme Programming (XP) เป็นเฟรมเวิร์กการพัฒนาซอฟต์แวร์แบบ Agile ที่มีจุดประสงค์หลักเพื่อช่วยให้ทีมผลิตซอฟต์แวร์คุณภาพสูงขึ้นในขณะที่ใช้เวลาน้อยลงในการจัดการการเปิดตัวโครงการและตอบสนองความต้องการของลูกค้า

Extreme Programing มอบหมายกิจกรรมและหลักการที่เกี่ยวข้องกับโครงการดังต่อไปนี้:

• รักษาการสื่อสารอย่างต่อเนื่อง — โดยเน้นการสนทนาแบบเห็นหน้าพร้อมๆ กับการวาดกระดานไวท์บอร์ด
• ทำสิ่งที่ง่ายที่สุดที่ได้ผล — โดยเน้นที่การทำเฉพาะสิ่งที่จำเป็นและจัดการกับข้อกำหนดของโครงการในปัจจุบันเท่านั้น
• ให้ข้อเสนอแนะเป็นประจำ — โดยเน้นที่วงจรการทำงาน "build-gather-adjust" ทีมงาน สร้าง คุณลักษณะ รวบรวม คำติชมเกี่ยวกับคุณลักษณะ แล้ว ปรับ คุณลักษณะตามคำติชม
• ดำเนินการด้วยความกล้าหาญ โดยเน้นที่การยอมรับปัญหา ดำเนินการตามความคิดเห็น ตอบสนองอย่างรวดเร็ว และถามคำถามที่เป็นข้อขัดแย้งเมื่อจำเป็น
• ส่งเสริมความเคารพ — โดยเน้นที่การให้ข้อเสนอแนะแก่ผู้อื่น การยอมรับคำติชมจากผู้อื่น และทุกสิ่งด้วยความเคารพ

จะใช้ Extreme Programming (XP) ได้อย่างไร?

ทำตามขั้นตอน:

1. แผน — ขั้นตอนแรกคือการวางแผนที่เสร็จสิ้น กล่าวคือ ลูกค้าเขียนเรื่องราวของผู้ใช้ — คำอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับข้อกำหนดของลูกค้าสำหรับคุณสมบัติเฉพาะ
2. สื่อสาร — เนื่องจากการจัดการโครงการเป็นการสื่อสาร 90% ขั้นตอนต่อไปคือการที่ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องสร้างทีมที่ดำเนินไปอย่างราบรื่น
3. การปรับโครงสร้าง ใหม่ — เริ่มจากการออกแบบที่ง่ายที่สุดก่อนแล้วจึงไปยังแบบที่ซับซ้อน คุณควรสร้างส่วนประกอบที่มีขนาดเล็กลงและสามารถจัดการได้มากขึ้นเพื่อให้โค้ดของคุณสั้นแต่ครอบคลุม อย่าลืมสร้างโซลูชันสไปค์ ซึ่งเป็นการทดลองเล็กๆ ที่สามารถช่วยคุณค้นหาคำตอบสำหรับปัญหาการออกแบบที่ยากลำบาก
4. รหัส — ตอนนี้เป็นเวลาที่จะใช้รหัส เนื่องจาก XP ใช้โมเดล Collective Ownership จึงไม่ขึ้นกับนักพัฒนาแต่ละราย และโค้ดก็เป็นเจ้าของร่วมกัน สมาชิกในทีมที่สังเกตเห็นปัญหาในโค้ดควรจัดการกับงานในเวลาไม่นาน
5. ตรวจทานและทดสอบ — สุดท้ายนี้ ทุกขั้นตอนของกระบวนการจะต้องผ่านการทดสอบอย่างละเอียดถี่ถ้วนและทำซ้ำ ก่อนปล่อยโค้ด

ประวัติโดยย่อของ Extreme Programming (XP)

Extreme Programming (XP) ก่อตั้งขึ้นครั้งแรกในปี 1990 โดย Kent Beck ผู้ซึ่งนำเทคนิคนี้ไปใช้ในงานในโครงการบัญชีเงินเดือน C3

Extreme Programming (XP) ดีที่สุดสำหรับอะไร?

• โครงการพัฒนาซอฟต์แวร์แบบไดนามิกที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา
• ร่วมทีมพัฒนา
• โครงการเสี่ยงที่มีกรอบเวลาตายตัว

การแสดงภาพ Extreme Programming (XP)

คุณสามารถดูขั้นตอนที่อธิบายด้านล่างในการนำเสนอด้วยภาพซึ่งรวมถึงขั้นตอนสุดท้าย — การเขียนโปรแกรมคู่ เราได้กล่าวไปแล้วว่า XP รองรับการทำงานเป็นทีมและการทำงานร่วมกัน ดังนั้นการเขียนโปรแกรมคู่จึงเสร็จสิ้นเพื่อให้สมาชิกในทีมสามารถทำงานเป็นคู่ในคอมพิวเตอร์เครื่องเดียวได้ สิ่งนี้ทำให้การเป็นเจ้าของส่วนรวมแข็งแกร่งยิ่งขึ้น และยิ่งไปกว่านั้น สมาชิกในทีมทั้งสองได้เรียนรู้จากกันและกัน

เทคนิคและเครื่องมือการบริหารโครงการ

ไม่ว่าคุณจะใช้เทคนิคการจัดการโครงการ เฉพาะ แบบใดและประเภทของโครงการที่คุณกำลังดำเนินการอยู่ คุณยังคงต้องจัดการและดำเนินงานและกระบวนการทั่วไปบางอย่าง กล่าวคือ คุณจะต้อง:

1. จัดระเบียบและวางแผนเวิร์กโฟลว์โครงการ
2. จัดกำหนดการโครงการในบางพื้นที่
3. บริหารเวลาอย่างเหมาะสม
4. สื่อสารกับทีมของคุณ
5. ร่วมมือกับทีมของคุณ
6. ดูแลด้านบัญชีและการเงินของโครงการ

ตอนนี้ วิธีที่ดีที่สุดในการทำทั้งหมดคือการใช้ เครื่องมือการจัดการโครงการ

แต่ไม่ใช่แค่เครื่องมือการจัดการโครงการใดๆ ตามการวิจัยที่ตรวจสอบความต้องการที่เป็นที่นิยมในแง่ของคุณลักษณะ PM ชุดเครื่องมือที่คุณใช้สำหรับการจัดการโครงการควรมีฟังก์ชันการทำงานดังต่อไปนี้:

อย่างที่คุณเห็น คุณสมบัติการแชร์ไฟล์ การติดตามเวลา การรวมอีเมล แผนภูมิแกนต์ รายงานที่กำหนดเอง และการออกใบแจ้งหนี้เป็นผู้นำด้วยส่วนแบ่งสูงสุด (จาก 51% เป็น 43%) — ในขณะที่การผสานรวม Cloud Storage, คุณสมบัติเฉพาะอุตสาหกรรม, API , ฟีเจอร์เฉพาะวิธี PM, แชทแบบเรียลไทม์, การเข้าถึงมือถือ, การบูรณาการโซเชียลมีเดีย และวิดีโอแชทติดตามอย่างใกล้ชิด (จาก 42% เป็น 28%)

ด้วยเหตุนี้ ต่อไปนี้คือรายการเครื่องมือการจัดการโครงการที่ดีที่สุดพร้อมคุณลักษณะดังกล่าว สำหรับงานแต่ละประเภทและกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับงานในโครงการ:

เครื่องมือ PM สำหรับจัดระเบียบและวางแผนเวิร์กโฟลว์โครงการ

เครื่องมือต่อไปนี้สามารถช่วยให้คุณเชื่อมต่อกับทีมของคุณอย่างเป็นระบบในขณะที่ทำการวางแผนโครงการโดยละเอียด เน้นที่งานที่สำคัญ และจัดลำดับตามนั้น

Trello

ในการจัดระเบียบและวางแผนเวิร์กโฟลว์ของคุณ คุณสามารถใช้ Trello ซึ่งเป็นเครื่องมือการจัดการโครงการแบบ Kanban แบบดั้งเดิม

เครื่องมือนี้ช่วยให้คุณจัดระเบียบและวางแผนงานของคุณ จากนั้นติดตามความคืบหน้าในคอลัมน์ที่มีชื่อที่เหมาะสม

คุณสามารถดูได้ว่าใครกำลังทำงานอะไร สิ่งใดอยู่ในระหว่างดำเนินการ และอยู่ที่ใดในกระบวนการ มันช่วยให้คุณเชื่อมต่อกับทีมของคุณและทุกคนจะได้รับแจ้งเกี่ยวกับสถานะของงาน:

• ทำ
• ทำ
• ทบทวน
• พร้อมเผยแพร่

สิ่งที่น่าทึ่งเกี่ยวกับ Trello คือสามารถนำไปใช้กับอุตสาหกรรมต่างๆ และคุณสามารถสร้างคอลัมน์แบบกำหนดเองที่เหมาะกับโครงการของคุณ

nTask

nTask เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ช่วยให้ทีมของคุณมีระเบียบและจัดการงานในทีมของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทำงานให้เสร็จมากขึ้นด้วย nTask โดยจัดลำดับความสำคัญ — ลืมการทำงานหลายอย่างพร้อมกันซึ่งได้รับการพิสูจน์แล้วว่าส่งผลเสียหลายครั้ง ด้วย nTask คุณสามารถแจกจ่ายและจัดการปริมาณงานจำนวนมากได้อย่างมีกลยุทธ์แม้ในขณะเดินทาง

nTask ให้คุณสมบัติมากมายแก่ผู้ใช้ และเราเชื่อว่ามีบางสิ่งสำหรับทุกคน:

การทำงานร่วมกันเป็นทีม

ด้วย nTask — การทำงานเป็นทีมทำให้ความฝันเป็นจริง แอพที่น่าทึ่งนี้นำเสนอ:

• การทำงานร่วมกันเป็นทีมอย่างมีประสิทธิภาพ
• พื้นที่ทำงานเฉพาะและการแชทเป็นทีม
• ตั้งทีมและกำหนดบทบาท
• มอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมและติดตามความคืบหน้า

การวางแผนโครงการ

อย่าปล่อยให้โครงการของคุณพลาดวันที่เสร็จสิ้นเนื่องจากการวางแผนไม่เพียงพอ และด้วย nTask :

• จัดทำแผนอย่างละเอียดถึงสิ่งที่ต้องทำ เมื่อไหร่ และที่ไหน
• จัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ
• กำหนดวิธีการเรียกเก็บเงิน
• ดูสถานะโครงการและความคืบหน้า

การจัดการงาน

ทำงานให้เสร็จได้มากขึ้นด้วย nTask :

• จัดระเบียบและติดตามเวิร์กโฟลว์ของทีมบน Kanban Boards
• จัดระเบียบงานของคุณในมุมมองรายการ มุมมองตาราง หรือมุมมองปฏิทิน
• ตั้งระบบเตือนความจำและงานสีสำหรับงานของคุณ
• แผนภูมิแกนต์ให้การแสดงภาพกำหนดการของโครงการ แสดงการขึ้นต่อกันของงานและงานที่เชื่อมโยง

การจัดการการประชุม

ให้ทุกคนอยู่ในวง:

• เชิญคนเข้าร่วมการประชุมของคุณผ่านการเชิญทางอีเมลส่วนบุคคล  
• จัดระเบียบและติดตามการประชุมของคุณ
• กำหนดวาระการประชุมที่ชัดเจน
• กำหนดการประชุมประจำ  

ตารางเวลา

เข้าสู่ระบบชั่วโมงในแผ่นเวลา nTask :

• ติดตามเวลาของพนักงานของคุณ
• สร้างแผ่นเวลาหลายแผ่น
• อนุมัติและติดตามแผ่นเวลาที่ผ่านมา

แอปที่มีประสิทธิภาพอื่นๆ ที่คุณสามารถใช้เพื่อจัดระเบียบและวางแผนโครงการและงานที่เกี่ยวข้องกับโครงการ ได้แก่ ClickUp, Taiga และ Asana

เครื่องมือ PM สำหรับการจัดกำหนดการโครงการ

การทำงานหลายโครงการและหลายงานพร้อมกันไม่ใช่การเดินในสวนสาธารณะ การพลาดกำหนดเวลาต้องเสียเงินและเวลา ให้พิจารณาสร้างกำหนดการโครงการแทน กำหนดการของโครงการทำหน้าที่เป็นแผนงานซึ่งรวมถึงแผนงานที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย และบอกว่าต้องใช้เวลานานแค่ไหนกว่าจะสำเร็จ ด้วยเหตุนี้ เราจึงได้เลือกเครื่องมือจัดกำหนดการโครงการบางอย่างสำหรับคุณ

Google ปฏิทิน

ในการกำหนดเวลาเวิร์กโฟลว์ของคุณ คุณสามารถใช้ Google ปฏิทิน ซึ่งเป็นปฏิทินการจัดกำหนดการง่ายๆ ที่คุณสามารถใช้ได้ผ่านบัญชี Gmail ของคุณ

เครื่องมือนี้ช่วยให้คุณจัดกำหนดการประชุมและการปรึกษาหารือกับทีมของคุณในช่องปฏิทินที่ตรงไปตรงมา ด้วย Google ปฏิทิน คุณจะไม่พลาดการนัดหมายเนื่องจากคุณได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับกิจกรรมที่จะเกิดขึ้น

ใน Google ปฏิทิน คุณสามารถสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำ ปรับแต่งปฏิทินของคุณด้วยส่วนเสริม ปรับแต่งกิจกรรมตามที่คุณต้องการ และอื่นๆ

แอปที่มีประสิทธิภาพอื่นๆ ที่คุณสามารถใช้เพื่อจัดการงานและการจัดกำหนดการโครงการ ได้แก่ Doodle, Calendly และ Any.do

เครื่องมือ PM สำหรับการจัดกำหนดการโครงการ

เครื่องมือการจัดการเวลาของโครงการที่มีคุณภาพจำเป็นต้องจัดการเวลาและงานอย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงการติดตามเวลา การเรียกเก็บเงิน การรายงาน และทำให้คุณรู้สึกปลอดภัยขณะใช้งาน ที่ถูกกล่าวว่า ให้พิจารณาใช้แอพต่อไปนี้:

Clockify

เพื่อจัดการเวลาของคุณในขณะที่ทำงานในโครงการอย่างถูกต้อง คุณสามารถใช้ Clockify ซึ่งเป็นตัวติดตามเวลาชั้นนำในตลาด Clockify เป็นแอปพลิเคชั่นติดตามเวลาที่เสนอคุณสมบัติการติดตามเวลาพื้นฐานสำหรับผู้ใช้และโครงการไม่จำกัดฟรี

ด้วย Clockify คุณสามารถจัดการและติดตามโครงการได้อย่างสะดวกสบาย โปร่งใส และเป็นมิตรกับผู้ใช้ ยิ่งไปกว่านั้น คุณจะสามารถติดตามเวลาและความคืบหน้าของทีม กำหนดงบประมาณ และทำประมาณการเวลาที่แม่นยำสำหรับโครงการของคุณ

เครื่องมือนี้ช่วยให้ทีมของคุณสามารถติดตามเวลาที่คุณใช้ไปกับงานที่เกี่ยวข้องกับโครงการในขณะที่คุณทำงาน (หรือหลังจากที่คุณทำงานเสร็จแล้ว) สร้างรายงานการใช้เวลาของคุณ และใช้เพื่อระบุตำแหน่งที่คุณสามารถปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของคุณได้

นอกจากการใช้ Clockify แล้ว คุณยังสามารถใช้ Rescue Time หรือ WakaTime เพื่อให้เวลาที่คุณใช้กับแอพบางตัวถูกติดตามโดยอัตโนมัติ

เครื่องมือ PM สำหรับการสื่อสารโครงการ

เครื่องมือการทำงานร่วมกันในทีมมีความสำคัญสูงสุดเนื่องจากช่วยเปิดประตูของการสื่อสารภายในทีมและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานระยะไกลจากที่ใดก็ได้ในโลก

เราได้เลือกเครื่องมือการทำงานร่วมกันในโครงการสำหรับคุณ:

พังค์

Pumble เป็นเครื่องมือในการทำงานร่วมกันเป็นทีมที่มีประสิทธิภาพซึ่งมีให้ใช้งานฟรี สำหรับผู้ใช้ไม่จำกัดจำนวน และมีประวัติข้อความฟรี แอพที่น่าทึ่งนี้ช่วยให้คุณมีการสนทนาแบบตัวต่อตัวกับสมาชิกในทีมของคุณโดยใช้ช่องทางส่วนตัว แชทกลุ่ม หรือการสนทนาสาธารณะ เพียงสร้างช่อง เพิ่มสมาชิก และปรับแต่งช่องตามที่คุณต้องการ

ด้วย Pumble คุณสามารถรวมศูนย์การสื่อสารทั้งหมดกับทีมของคุณได้ในที่เดียว และอ้างอิงการสนทนา ลิงก์ ไฟล์ ตัวกรองตามช่องทางหรือบุคคลที่ผ่านมาได้อย่างง่ายดาย

เครื่องมือ PM สำหรับการทำงานร่วมกันของโครงการ

นอกเหนือจากการสื่อสารในทีมแล้ว การทำงานร่วมกันในโครงการก็มีความสำคัญเช่นกัน เนื่องจากช่วยให้สร้างและทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ แน่นอน คุณจะต้องมีแอพที่เชื่อถือได้สำหรับจุดประสงค์นั้น:

Google ชีต

การทำงานร่วมกันเป็นทีมเป็นคำที่กว้าง ตัวอย่างเช่น หากต้องการทำงานร่วมกับทีมของคุณในการป้อนข้อมูลและการวิเคราะห์ทางสถิติ คุณสามารถใช้ Google ชีต ซึ่งเป็นสเปรดชีตออนไลน์

เครื่องมือนี้ช่วยให้คุณเพิ่มและคำนวณข้อมูล สร้างแผนภูมิ และวิเคราะห์สถิติโครงการ — สมาชิกหลายคนในทีมของคุณสามารถจัดการข้อมูลได้พร้อมกัน และการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดของคุณจะถูกบันทึกทันทีและโดยอัตโนมัติ

แอปที่มีประสิทธิภาพอื่นๆ ที่คุณสามารถใช้เพื่อจัดการงานการทำงานร่วมกันต่างๆ ได้แก่ Dropbox (สำหรับการแชร์ไฟล์ออนไลน์), Visme (สำหรับการระดมความคิดของทีม) และ Jira (สำหรับการจัดการโครงการแบบ Agile)

จิรา

Jira เป็นซอฟต์แวร์ที่คล่องตัวสำหรับการจัดการโครงการและการติดตามปัญหา คุณสมบัติที่หลากหลายรวมถึงการติดตามจุดบกพร่อง การจัดการงานการพัฒนาซอฟต์แวร์ และการจัดการผลิตภัณฑ์

Jira ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าสมบูรณ์แบบสำหรับการติดตามจุดบกพร่อง การจัดการทรัพยากร การติดตามประสิทธิภาพของทีม และความเร็ว

Jira นำเสนอแดชบอร์ดที่ปรับแต่งได้สำหรับผู้ใช้ อินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายเพื่อติดตามงาน และการสร้างรายงาน

แอปที่มีประสิทธิภาพอื่นๆ ที่คุณสามารถใช้เพื่อจัดการงานการทำงานร่วมกันต่างๆ ได้แก่ Dropbox (สำหรับการแชร์ไฟล์ออนไลน์), Visme (สำหรับการระดมความคิดของทีม)

เครื่องมือ PM สำหรับ Project Finance and Accounting

หากคุณกำลังดำเนินธุรกิจ คุณต้องแน่ใจว่าองค์กรของคุณใช้ซอฟต์แวร์การจัดการที่เชื่อถือได้ซึ่งส่งเสริมความโปร่งใสของโครงการโดยการวิเคราะห์งบประมาณและต้นทุน สร้างรายงาน และรวมธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับโครงการทั้งหมดไว้ในที่เดียว

ดังนั้น ลองใช้:

การบัญชีปราชญ์

ในการจัดการงานการเงินและบัญชีที่เกี่ยวข้องกับโครงการ คุณสามารถใช้ Sage Accounting

เครื่องมือนี้ช่วยให้คุณสามารถวิเคราะห์การเงินของคุณ รวมทั้งออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าของคุณเมื่อโครงการเสร็จสิ้น

แอปที่มีประสิทธิภาพอื่นๆ ที่คุณสามารถใช้เพื่อจัดการโครงการ Finance & Accounting ได้แก่ Fyle, Quickbooks, Wave Accounting และ Freshbooks

เทคนิคการจัดการโครงการและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

ดังนั้น คุณจึงเข้าใจว่าวิธีการจัดการโครงการที่เป็นที่นิยมทำงานอย่างไร เมื่อใดที่คุณควรใช้ และด้วยเครื่องมือใด ตอนนี้ ถึงเวลาที่จะเน้นถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสองสามข้อในการจัดการโครงการที่ช่วยให้คุณจัดการโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ:

1. จัดทำเอกสารข้อกำหนดของโครงการทั้งหมด

คุณได้ทราบแล้วว่าเป้าหมายใดที่คุณต้องการทำให้สำเร็จ รวมถึงงานและขั้นตอนใดที่คุณต้องดำเนินการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายดังกล่าว

ตอนนี้ ถึงเวลาที่จะบันทึกข้อมูลนี้เพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต ทั้งเพื่อประโยชน์ของทีมของคุณและเพื่อประโยชน์ของผู้ลงทุนโครงการในอนาคต

2. ประมาณการโครงการตามภาระผูกพันอื่น ๆ ของคุณ

บริษัทของคุณน่าจะทำงานหลายโครงการในช่วงเวลาเดียวกัน

ดังนั้น คุณจะต้องพิจารณาโครงการและภาระผูกพันอื่นๆ ของทีมเมื่อกำหนดเส้นตายและกำหนดความรับผิดชอบ

3. จัดการปริมาณงานอย่างระมัดระวัง

คุณแน่ใจหรือว่าได้จัดสรรงาน บทบาท และความรับผิดชอบอย่างเท่าเทียมกัน?

หรือสมาชิกในทีมคนหนึ่งทำงานหนักเกินตัวเองด้วย 5 งานที่แตกต่างกัน ในขณะที่สมาชิกในทีมอีกคนแทบไม่ต้องทำอะไรเลย?

จับตาดูสิ่งนี้อย่างใกล้ชิด และแจกจ่ายงานอย่างเท่าเทียมกันเพื่อการใช้ทรัพยากรที่ดีที่สุด

4. ติดตามความคืบหน้าโครงการตลอดเวลา

โครงการคืบหน้าตามแผนหรือไม่?

ทุกคนมีส่วนร่วมกับงานของตนหรือไม่?

ทีมงานทำงานด้วยความเร็วที่สอดคล้องกับกำหนดเวลาของโครงการที่คาดหวังหรือไม่?

มีการระงับในหนึ่งเฟสของโครงการหรือไม่?

การตรวจสอบงานของทีมและติดตามความคืบหน้าจะช่วยตอบคำถามทั้งหมดนี้ และป้องกันอุบัติเหตุและความล่าช้า

5. สื่อสารทุกอย่าง

เพื่อให้เป็นไปตามสิ่งที่ทุกคนกำลังทำอยู่ ความคืบหน้าของพวกเขา และไม่ว่าจะมีปัญหากับโครงการหรือไม่ ทีมของคุณจะต้อง สื่อสาร กัน

ดังนั้น ทุกคำถาม ปัญหา หรือภาวะที่กลืนไม่เข้าคายไม่ออก ให้พูดถึงมัน ตอบคำถาม คิดหาปัญหา และแก้ไขภาวะที่กลืนไม่เข้าคายไม่ออกไป ด้วยกัน

6. ใช้มาตรการป้องกันกับขอบเขตโครงการที่คืบคลาน

หากคุณวางแผนโครงการของคุณอย่างรอบคอบและคาดการณ์งานและงานย่อยทั้งหมดที่คุณอาจต้องจัดการก่อนเสร็จสิ้นโครงการ คุณจะปลอดภัยจากการคืบคลานของขอบเขต

ในการดำเนินการดังกล่าว ให้คำนวณงบประมาณและเวลาอย่างรอบคอบเพื่อให้งานและงานย่อยทั้งหมดเสร็จสิ้นตรงเวลา และด้วยคุณภาพที่คาดหวัง

7. พิจารณาความเสี่ยงของโครงการทั้งหมด

แต่ละโครงการมีปัญหาที่อาจเกิดขึ้นก่อนที่โครงการจะแล้วเสร็จ เราต่อต้านเรื่องนี้ด้วยเทคนิค Risk Register ก่อนหน้านี้ ตอนนี้ถึงเวลาที่จะเน้นย้ำถึงความสำคัญแล้ว

เคล็ดลับเพื่อให้แน่ใจว่าคุณผ่านปัญหาเหล่านี้อย่างไม่ลำบากใจ อยู่ที่การคาดการณ์ปัญหา ก่อนที่จะ เกิดขึ้น

ดังนั้น ตั้งเป้าที่จะใช้ประสบการณ์ของคุณเพื่อกำหนดปัญหาที่อาจเกิดขึ้นกับขั้นตอนและงานของโครงการ

จากนั้น กำหนดโซลูชันที่คุณจะนำไปใช้ หากจำเป็น

8. ใช้เวลาในการวิเคราะห์โครงการหลังเสร็จสิ้น

เมื่อคุณทำโครงการเสร็จแล้ว ให้ใช้เวลาในการวิเคราะห์

เน้นสิ่งที่คุณทำได้ดีและสิ่งที่คุณทำได้ดีกว่าในอนาคต

วิเคราะห์เวลาที่ใช้ในการทำแต่ละขั้นตอนให้เสร็จและแยกแยะงานที่ต้องใช้ความพยายามมากที่สุด คุณจะต้องจัดสรรเวลาให้มากขึ้นสำหรับงานดังกล่าวในโครงการในอนาคต

และแน่นอน ขอชมเชยทีมงานสำหรับการทำงานหนักและการอุทิศตนของพวกเขา พวกเขาได้รับมัน

ห่อ…

ก่อนที่คุณจะเริ่มทำงานในโครงการ ให้นึกถึงวิธีการจัดการโครงการที่ดีที่สุดที่คุณสามารถใช้กับงานของคุณได้ จากนั้น ผสมผสานเทคนิค PM ที่คุณเลือกเข้ากับเครื่องมือและแนวทางปฏิบัติที่เหมาะสม เพื่อผลลัพธ์ที่ดียิ่งขึ้น

หากคุณปฏิบัติตามหลักการที่กำหนดไว้ของเทคนิคการบริหารโครงการที่เลือก คุณจะเร่งเวิร์กโฟลว์ของคุณ รักษาการควบคุมขั้นตอนของโครงการ และปรับปรุงกระบวนการจัดการของคุณ ด้วยเหตุนี้ คุณจะทำงานให้เสร็จเร็วขึ้นและพลิกโฉมผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายคุณภาพสูง