ประโยชน์ของดิจิทัลบนไทม์ชีทแบบกระดาษ

ด้วยงานจำนวนมากที่ออนไลน์ทั่วโลก แนวทางปฏิบัติในการติดตามเวลาและงานก็เช่นกัน เรามุ่งมั่นเพื่อการปฏิบัติจริงและประสิทธิภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับกระบวนการที่สั้นแต่สะสมอยู่เรื่อยๆ (เช่น การล้างอีเมลของคุณ) ทุกวันนี้ บริษัทส่วนใหญ่นึกภาพไม่ออกว่าจะใช้ไทม์ชีทแบบกระดาษ เพราะไทม์ชีทแบบดิจิทัลให้ความสะดวกสบายและใช้งานง่ายมาก

หากคุณเป็นหนึ่งในผู้ที่ยังไม่มั่นใจในประสิทธิภาพของพวกเขา เราได้รวบรวมรายการประโยชน์ที่ได้รับจากไทม์ชีทดิจิทัล และวิธีที่พวกเขาสามารถพลิกชีวิตการทำงานของคุณ - ให้ดีขึ้นได้อย่างแน่นอน

ปัญหาที่ใหญ่ที่สุดเกี่ยวกับกระดาษลงเวลาและบัตรเจาะ

เพื่อเน้นว่าใบบันทึกเวลากระดาษสามารถทำให้คุณเสียเงิน เวลา และพลังงานได้อย่างไร เราจะใช้ตัวอย่าง ดูตารางเวลาด้านล่าง

ตัวอย่างไทม์ชีทจาก amherst.edu

แม้ว่าเราไม่ได้พยายามจะบอกว่าไทม์ชีทของกระดาษนั้นไม่ดี (สำหรับบุคคลและบริษัทบางแห่ง การทำงานนั้นดีกว่ามาก) แต่เราก็ให้ความสำคัญกับการทำให้เป็นดิจิทัลอย่างมาก และในขณะที่ไทม์ชีทด้านบนถูกกรอกอย่างดี แต่ก็มีจุดอ่อนสำหรับข้อผิดพลาดหลายประการ

แน่นอนว่าสิ่งที่เทียบเท่าดิจิทัลของพวกเขานำเสนอชุดความท้าทายของตนเอง แต่สามารถติดตามได้ง่ายกว่ามากในเวลาและข้อผิดพลาดของไทม์ชีทจะลดลงได้ง่ายขึ้น

ครอบคลุมช่วงเวลาที่กว้างเกินไป

แม้ว่าไทม์ชีทสองสัปดาห์ไม่ใช่เรื่องแปลก แต่เมื่ออยู่ในรูปแบบลายลักษณ์อักษรเช่นนี้ คุณจะไม่เห็นรายละเอียดมากนักเกี่ยวกับวันทำงานของบุคคล สิ่งที่คุณได้รับคือตัวเลข และข้อมูลบางส่วนที่ว่างเปล่า

นี่เป็นเรื่องปกติถ้าคุณอยู่ในงานที่ให้ความสำคัญกับการแสดงตนของคุณมากขึ้น หรือคนอื่นไม่พึ่งพางานของคุณ หรือคุณเพียงแค่จัดเตรียมไทม์ชีทสำหรับการบัญชีเพื่อคำนวณเงินเดือนของคุณ

มีพื้นที่มากขึ้นสำหรับความผิดพลาดของมนุษย์และการแสวงประโยชน์

เมื่อกรอกใบบันทึกเวลาด้วยมือและอาศัยการจดบันทึกเวลาเพียงอย่างเดียว มีหลายช่องสำหรับปัญหา:

• ลายมือของบุคคลนั้นอ่านไม่ออก
• วิธีการปัดเศษเวลานั้นผิด ทำให้การป้อนเวลาลดลง
• พวกเขากรอกฟิลด์ผิด
• การคำนวณเงินเดือนต้องให้ความสำคัญมากขึ้นเนื่องจากการเลื่อนลอยทำได้ง่ายกว่า
• บุคคลสามารถลืมหรือตั้งใจละเว้นการเขียนงานหรือหยุดพัก

ด้วยไทม์ชีทแบบกระดาษจะมีวิธีโกงระบบอยู่เสมอ ในที่ทำงานเก่าแห่งหนึ่งของฉัน เราไม่ได้กรอกใบบันทึกเวลาเช่นนี้ แต่เรามีเครื่องอ่านบัตรประจำตัวของบริษัทที่ประตูหลักและประตูหลัง (ที่เราพัก) เครื่องอ่านการ์ดเหล่านี้จะปลดล็อกประตู ดังนั้นระบบจะรู้ว่าคุณเข้าและออกจากอาคารเมื่อใด (เริ่มและสิ้นสุดวันทำงานของคุณ และเมื่อคุณหยุดพัก)

ไม่จำเป็นต้องพูดว่าในไม่ช้า คุณจะเห็นกลุ่มคนห้าคนกำลังพักสูบบุหรี่ โดยมีคนพูดว่า: "การหยุดพักนี้ขึ้นอยู่กับฉัน!" ขณะปลดล็อกประตู ขณะที่คนอื่นๆ ไม่ได้สแกนบัตรประจำตัวด้วยซ้ำ ในหลายกรณี นายจ้างต้องเผชิญกับความยากลำบากในการหาวิธีที่ดีที่สุดในการติดตามชั่วโมงทำงานของพนักงาน

คุณธรรมของเรื่องราวคือ: บางคนจะหาวิธีที่จะทำผิดกฎ และระบบจับเวลาที่ล้าสมัยทำให้พวกเขาง่ายขึ้นมาก ในขณะที่คุณประสบกับความสูญเสีย

งานเสริมสำหรับหน่วยงานอื่นๆ

สำหรับผู้จัดการและหัวหน้าทีม ไทม์ชีทแบบกระดาษอาจเป็นเอกสารที่น่ากลัวที่ต้องดำเนินการในช่วงเวลาที่พวกเขาต้องทำการประเมินโครงการหรือตรวจสอบว่าทีมของพวกเขาโดยรวมเป็นอย่างไร และข้อมูลเปล่าๆ เช่น เวลาที่พวกเขาเข้าและออกจากอาคารจะไม่ช่วยอะไรมาก สำหรับพวกเขา รายการเวลาที่มีรายละเอียดเพิ่มขึ้นเล็กน้อยและไทม์ชีทรวมจะมีประโยชน์มากกว่ามาก

สำหรับนักบัญชี ตารางเวลาเหมือนในตัวอย่างของเราดูเหมือนจะช่วยประหยัดเวลาได้มาก เนื่องจากบุคคลนั้นได้คำนวณเงินเดือนแล้ว อย่างไรก็ตาม เดาได้อย่างปลอดภัยว่านักบัญชีจะคิดเลขอีกครั้ง เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างเป็นไปตามหนังสือ ไม่ต้องพูดถึงการป้อนข้อมูลเดียวกันในซอฟต์แวร์หรือหนังสือของตนเอง นี่เป็นเพียงการเพิ่มงานเป็นสองเท่าและไม่จำเป็น

สำหรับมือปืนรับจ้างอิสระ ตารางเวลาแบบนี้ใช้ได้ผลกับพวกเขา ลูกค้ามักจะขอรายละเอียดเกี่ยวกับกระบวนการและกำหนดเวลาของพวกเขา แม้ว่านักแปลอิสระมีสิทธิ์ที่จะให้ข้อมูลเพียงเล็กน้อยเท่านั้น แต่ความไว้วางใจส่วนใหญ่ก็อาศัยความโปร่งใส ความสามารถในการแสดงให้ลูกค้าของคุณเห็นว่าคุณใช้เวลาเท่าไรต่อวันในแต่ละส่วนของโครงการนั้นมีค่ามาก มันสร้างความเข้าใจที่ดีขึ้นและช่วยให้คุณปรับราคาของคุณ

คุณพบปัญหาสายเกินไป

ลองนึกภาพพนักงานเข้าหาคุณและระบุปัญหาที่พวกเขามีกับเพื่อนร่วมทีมมาหลายสัปดาห์แล้ว พวกเขาลังเลที่จะพูดอะไรในตอนแรก ต้องการจะแก้ปัญหาด้วยตนเอง หรือไม่ทำให้เกิดความโกลาหล เพื่อนร่วมทีมมาสายอย่างต่อเนื่องกับส่วนหนึ่งของโปรเจ็กต์ แก้ตัวและส่งมอบผลลัพธ์ที่ต่ำกว่ามาตรฐาน มีธงสีแดงขนาดใหญ่หลายแห่งที่นี่:

1. ปัญหามีมาหลายสัปดาห์แล้ว และคุณก็ไม่รู้ตัว
2. คุณต้องผ่านไทม์ชีทมากมายเพื่อรวบรวมหลักฐานเพื่อเผชิญหน้ากับพนักงาน
3. คุณจะต้องทำการประเมินโครงการใหม่ด้วยตนเองในขณะที่ใกล้ถึงกำหนดส่งอย่างรวดเร็ว

สำหรับฟรีแลนซ์ ปัญหาก็คล้ายกัน: ลูกค้าต้องการเลื่อนกำหนดเส้นตายหรือกล่าวหาว่าคุณใช้เวลานานเกินไป ดังนั้น เพื่อเป็นตัวสำรอง คุณจะต้องใช้เวลาอย่างมากในการอ่านเอกสาร (หรือหนังสือ) ทั้งหมดเพื่อค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการด้วยตนเอง ตลอดเวลาหวังว่าคุณจะนับทุกสิ่ง

จากทั้งหมดที่กล่าวมา เพียงแค่แนะนำไทม์ชีทดิจิทัลและตัวติดตามเวลา คุณสามารถป้องกันปัญหาเหล่านี้ทั้งหมด และรับผลตอบแทนของคุณเป็นสิบเท่า

เหตุผลในการใช้ไทม์ชีทดิจิทัล

ในส่วนนี้ เราจะเน้นที่ประโยชน์หลายประการของไทม์ชีทดิจิทัลสำหรับคุณ (หรือธุรกิจของคุณ) และในตอนท้ายของรายการ คุณจะเห็นว่าซอฟต์แวร์เพียงชิ้นเดียวที่ขาดไม่ได้นั้นสามารถกลายเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ได้อย่างไร

ช่วยให้คุณแก้ไขไทม์ชีทและรายการเวลาได้

ด้วยไทม์ชีทดิจิทัล มีตัวเลือกในการแก้ไขคำอธิบายของการป้อนเวลาในแต่ละครั้ง เหมาะสำหรับการเพิ่มรายละเอียดเกี่ยวกับงานที่เกี่ยวข้องกับรายการนั้น ข้อมูลเช่นเครื่องมือที่ใช้หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายงาน ฯลฯ

แม้ว่าคุณจะสามารถโต้แย้งได้ว่ามีข้อมูลเดียวกันนี้บนไทม์ชีทของกระดาษ แต่ก็ยังมีปัญหาเรื่องความอ่านไม่ออกและผู้คนที่เจาะหรือเข้ามาหาเพื่อนร่วมงาน (เสี่ยงต่อการถูกขโมยเวลา) อยู่เสมอ แต่ด้วยตัวติดตามเวลาแบบดิจิทัลและไทม์ชีท คุณจะได้รับสามวิธีแก้ไขปัญหาเหล่านี้:

1. การลบและแก้ไขการป้อนเวลาแบบดิจิทัลทำได้ง่ายกว่าบนกระดาษ
2. พนักงานแต่ละคนมีข้อมูลรับรองการเข้าสู่ระบบของตนเอง ดังนั้นพวกเขาจึงไม่สามารถเขียนเวลาให้กันและกันและ
3. นายจ้างสามารถล็อคตัวเลือกการแก้ไขในซอฟต์แวร์ได้ ซึ่งหมายความว่าพนักงานจะต้องได้รับการอนุมัติก่อนที่จะแก้ไขรายการเวลา ซึ่งเหมาะสำหรับการป้องกันการขโมยเวลา

แก้ไขรายการเวลาใน Clockify

นอกจากนี้ยังมีเทมเพลตไทม์ชีทจำนวนมากสำหรับผู้ที่ไม่ต้องการติดตั้งซอฟต์แวร์แยกต่างหาก แต่ชอบแนวคิดในการมีบัญชีดิจิทัลที่สะอาดหมดจดในสมัยของทุกคน

ภาพรวมที่ดีขึ้นของทุกคนและทุกสิ่ง

นี่คือยุคแห่งความโปร่งใสและความรับผิดชอบ และด้วยไทม์ชีทแบบกระดาษ คุณไม่มีความหรูหราขนาดนั้น

แผ่นเวลาดิจิทัลช่วยให้คุณเห็นสิ่งที่ทุกคนกำลังทำแบบเรียลไทม์ ง่ายกว่ามากในการค้นหาพนักงานที่เฉพาะเจาะจงเพื่อดูความพร้อมของพวกเขา ติดตามความคืบหน้าของโครงการ และเวลาทำงานสอดคล้องกับค่าประมาณของคุณได้ดีเพียงใด

ในตัวอย่างข้างต้น คุณสามารถดูได้ว่าพนักงานคนใดทำงานในโปรเจ็กต์ใด และคุณยังสามารถค้นหาผ่านไทม์ชีทสำหรับพนักงานคนใดคนหนึ่งได้อีกด้วย

คุณจะอยู่เหนือการประมาณการโครงการได้อย่างง่ายดาย

ทุกโครงการต้องการให้คุณประเมินเวลาซึ่งส่งผลต่อทุกแง่มุมของโครงการ: วิธีจัดสรรงบประมาณเมื่อโครงการดำเนินไป เพื่อนร่วมทีมคนใดที่พร้อมทำงาน งานใดบ้างที่ส่งผลต่อกำหนดเวลา ลำดับความสำคัญเปลี่ยนไปอย่างไร และอื่นๆ

ด้วยไทม์ชีทของกระดาษ การติดตามว่าโปรเจ็กต์ทำตามค่าประมาณของคุณได้ดีเพียงใดอาจเป็นเรื่องยาก มีความล่าช้าในการประมวลผลข้อมูล และใช้เวลานานกว่าและต้องเสียภาษีมากขึ้นในการดำเนินการทุกอย่าง

ในทางกลับกัน การบอกเวลาแบบดิจิทัลทำให้ทุกอย่างเป็นไปอย่างรวดเร็ว ซอฟต์แวร์นี้ออกแบบมาเพื่อให้ข้อมูลที่คุณต้องการอย่างรวดเร็วที่สุด หลังจากที่คุณป้อนข้อมูลที่จำเป็น เช่น การประมาณเวลาและงบประมาณในกรณีนี้ ซอฟต์แวร์สามารถติดตามรายการเวลาที่พนักงานทำทั้งหมดและเปรียบเทียบกับการประมาณการของคุณได้

ติดตามการประมาณการโครงการใน Clockify

คุณจะได้รับตัวเลือกในการติดตามความคืบหน้าของโปรเจ็กต์ในขณะที่ดำเนินไป และดูว่าคุณกำลังดำเนินการอยู่หรือล่าช้า และส่งข้อมูลนั้นได้ทุกเมื่อที่คุณต้องการ ภายในไม่กี่นาที มันเป็นเรื่องของการปล่อยให้ซอฟต์แวร์ทำงานอย่างหนัก

ปัญหาจะมองเห็นได้ง่ายขึ้น

หลังจากกล่าวถึงการประมาณการแล้ว เป็นเพียงเหตุผลที่เรามุ่งไปที่เรื่องของความล่าช้าของโครงการ และวิธีที่ไทม์ชีทดิจิทัลสามารถช่วยคุณป้องกันได้

สาเหตุสำคัญบางประการที่ทำให้กำหนดเวลาล่าช้า ได้แก่:

• ขาดแรงจูงใจหรือผลิตภาพ
• ปัญหาการมอบหมายงาน
• พนักงานล้นหลาม;
• คำขอของลูกค้าที่ไม่สมเหตุสมผล ฯลฯ

คุณเชื่อหรือไม่ว่าปัญหาเหล่านี้เกือบทั้งหมดสามารถแก้ไขได้ด้วยความช่วยเหลือของไทม์ชีท

มันง่าย

แทนที่จะใช้เฉพาะแผ่นเวลาที่แสดงว่ามีคนเข้าและออกจากสำนักงานเมื่อสิ้นสุดวัน การติดตามแบบเรียลไทม์ช่วยให้คุณระบุวันที่มีปัญหาเพิ่มขึ้นหรือสัปดาห์ข้างหน้าได้ ขณะที่งานของใครบางคนใช้เวลานานขึ้นหรือถูกพักไว้เกินความจำเป็น คุณสามารถดำเนินการทันทีและหาสาเหตุที่แท้จริงได้

ไม่ต้องพูดถึงว่าการมีรายงานประมาณการโครงการเพียงแค่คลิกเดียวสามารถช่วยให้คุณเห็นว่าเส้นตายที่เจาะจงนั้นยากต่อการบรรลุถึงแม้สัปดาห์ข้างหน้าหรือไม่ ดังนั้น คุณจึงสามารถติดต่อลูกค้าของคุณและแจ้งให้พวกเขาทราบตามนั้น แทนที่จะต้องเผชิญกับอีเมลและการโทรที่ล่าช้า

การบอกเวลาที่แม่นยำยิ่งขึ้น

ด้วยตัวติดตามเวลาแบบดิจิทัล ไทม์ชีทของคุณจะมีรายละเอียดตามที่คุณต้องการ

เครื่องมือติดตามเวลาสมัยใหม่ให้คุณเลือก

• ติดป้ายกำกับรายการเวลาของคุณ เพื่อให้คุณรู้ว่าคุณทำงานประเภทใด

(การบัญชี การประชุม การพัฒนา การทดสอบ การระดมความคิดโครงการ ฯลฯ)

• การทำงานร่วมกับแอปอื่นๆ ที่คุณใช้

(เว็บเบราว์เซอร์ ซอฟต์แวร์บัญชี เครื่องมือการจัดการโครงการ ฯลฯ)

ในทั้งสองบัญชี แต่ละรายการที่คุณทำมีตัวเลือกในการระบุประเภทของงานที่คุณทำ และโดยปกติ สิ่งที่คุณต้องทำคือป้อนข้อมูลเพียงครั้งเดียว แล้วข้อมูลจะโอนไปยังรายการในอนาคตทั้งหมดของคุณ

ประโยชน์ที่น่าอัศจรรย์อย่างหนึ่งในด้านความแม่นยำคือตัวเลือกในการสร้างรายการเวลาจากปฏิทินออนไลน์ของคุณโดยตรง ชอบดังนั้น:

ดังที่คุณเห็นด้านบน เครื่องมือติดตามเวลาดิจิทัลสามารถทำงานควบคู่ไปกับปฏิทินของคุณได้ เมื่อคุณเชื่อมต่อทั้งสองเข้าด้วยกัน คุณไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลลงในรายการเวลาสำหรับงานเฉพาะนั้นในรายการของคุณ “การประชุมกับลูกค้า X” ในภาพด้านบนแสดงให้เห็นว่า เมื่อคลิกปุ่ม 'เล่น' เพียงครั้งเดียว คุณจะเริ่มจับเวลาสำหรับงานนั้นได้ และเมื่อคุณทำเสร็จแล้ว รายการเวลาจะไปที่ไทม์ชีททางขวา

ง่ายๆ แบบนั้น!

พื้นที่น้อยลงสำหรับความผิดพลาดของมนุษย์และความยุ่งยากน้อยลงสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง

มาดูตัวอย่างอื่นของไทม์ชีทกระดาษกัน:

ตัวอย่างกระดาษไทม์ชีทจาก Psychology.illinois.edu

เราได้กล่าวว่าสิ่งเหล่านี้มีจุดประสงค์เฉพาะ: เพียงแค่สังเกตชั่วโมงทำงานเพื่อการคำนวณเงินเดือนที่ง่ายขึ้น

และในขณะเดียวกันก็หมายความว่าบางคน (ถ้าไม่ใช่ส่วนใหญ่) จะสำรวจในทุ่งนาเพื่อถามว่างานประเภทใดที่กำลังทำในช่วงเวลานั้น นอกจากนี้ หัวหน้างานสามารถลงนามในใบบันทึกเวลาเหล่านี้ได้อย่างรวดเร็วเพื่อดำเนินการตามล็อต และปล่อยทิ้งไว้ในภายหลัง นอกจากนี้ยังต้องใช้ลายมือที่อ่านง่าย และหลีกเลี่ยงความเสียหายใดๆ (เช่น คราบและรอยขาดในกระดาษ)

ด้วยไทม์ชีทดิจิทัล ความสำเร็จเพียงเล็กน้อยขึ้นอยู่กับพนักงานและหัวหน้างาน ในขณะที่ยังต้องกรอกรายการเวลา ซอฟต์แวร์จะทำส่วนที่เหลือ: คำนวณเงินเดือน ดึงข้อมูล จัดทำรายงาน ค้นหารายการเฉพาะ และแม้แต่นำเสนอภาพรวมของงานและเวลาที่ใช้ในที่ทำงานของทุกคน

รายงานได้ในคลิกเดียว

สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด – รายงานความคืบหน้าของโครงการ จากทุกสิ่งที่กล่าวมาก่อนหน้านี้ ซอฟต์แวร์กำลังได้รับข้อมูลเพียงพอที่จะสร้างมุมมองที่ซับซ้อนและมีข้อมูลมากมายสำหรับทุกสิ่งที่คุณต้องการ:

• ใครทำงานอะไรและมอบหมายงานโดยรวม
• ชั่วโมงทำงานโดยทั่วไป
• ความคืบหน้าโครงการ เวลาที่เหลือ งบประมาณและค่าใช้จ่าย
• ประหยัดเวลาและเสียเวลา
• ชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้และไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ และอื่นๆ

และสำหรับสายสัมพันธ์กับลูกค้า เอกสารเหล่านี้มีความสำคัญ ซอฟต์แวร์บอกเวลาช่วยให้คุณรับข้อมูลทั้งหมดนี้จากแผ่นเวลาดิจิตอลของคุณได้ในพริบตา ซึ่งมีประโยชน์เมื่อลูกค้าโทรหาคุณต้องการประชุมเกี่ยวกับโครงการเป็นอย่างแรกในตอนเช้า

บทสรุป

ข้อดีของการมีไทม์ชีทดิจิทัลมีมากเกินกว่าจะนับได้ เราได้พูดถึงเพียงบางส่วนที่ดูเหมือนจะยังคงอยู่กับไทม์ชีทที่เป็นกระดาษ โดยหวังว่าจะแสดงให้เห็นว่าสิ่งเหล่านี้จะทำให้ชีวิตการทำงานของคุณง่ายขึ้นได้อย่างไร มีช่องว่างน้อยกว่าสำหรับความผิดพลาดของมนุษย์ พวกเขาเร่งความเร็วทุกกระบวนการ ทำให้การคำนวณเงินเดือนและการติดตามโครงการง่ายขึ้น... และตัวติดตามดิจิทัลดูเหมือนจะดีขึ้นเรื่อย ๆ เมื่อเวลาผ่านไป เหตุใดจึงไม่ปรับปรุงให้ทันสมัยและประหยัดเงิน เวลา และทรัพยากรให้ตัวเองเป็นจำนวนมาก