สถาปัตยกรรมการส่งข้อความสำหรับบริการระดับมืออาชีพ

คุณต้องการให้ข้อความทางการตลาดของคุณเน้นที่ความต้องการของผู้ซื้อมากขึ้นหรืออธิบายให้ชัดเจนยิ่งขึ้นว่าบริษัทของคุณแตกต่างจากคู่แข่งอย่างไร บางครั้งคุณมีปัญหาในการตอบคำถามยากๆ ของผู้ซื้อหรือไม่? คุณต้องการคาดคะเนคำถามเหล่านี้เพื่อที่คุณจะได้พร้อมรับมือกับคำถามเหล่านี้หรือไม่?

ถ้าใช่ แสดงว่าคุณอยู่ในความสัมพันธ์ที่ดี บริษัทผู้ให้บริการมืออาชีพหลายแห่งต้องต่อสู้กับความท้าทายเช่นนี้ โชคดีที่มีเครื่องมือที่คุณสามารถพัฒนาเพื่อเตรียมทีมของคุณ ตั้งแต่ความเป็นผู้นำไปจนถึงการตลาดไปจนถึงการพัฒนาธุรกิจ ด้วยข้อมูลเชิงลึกและข้อโต้แย้งที่จำเป็นในการเอาชนะการคัดค้านทั่วไปและนำเสนอบริษัทของคุณในแง่มุมที่ดีที่สุด เราเรียกเครื่องมือนี้ว่าสถาปัตยกรรมการส่งข้อความ

เริ่มต้นด้วยการตอบคำถามว่า "สถาปัตยกรรมการส่งข้อความคืออะไร" ต่อมา เราจะแสดงวิธีใช้งานและอธิบายวิธีสร้างสถาปัตยกรรมการรับส่งข้อความของคุณเอง

สถาปัตยกรรมการส่งข้อความคืออะไร?

สถาปัตยกรรมการรับส่งข้อความเป็นเอกสารที่ช่วยให้ทีมของคุณมีภาษาและข้อโต้แย้งที่พวกเขาต้องการเพื่อเอาชนะความสงสัยตามธรรมชาติของผู้คน และชักชวนให้พวกเขาก้าวไปสู่ความสัมพันธ์ขั้นต่อไป สามารถระบุกลุ่มเป้าหมายที่หลากหลาย เช่น ผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นผู้ซื้อ ผู้มีอิทธิพล และพนักงานที่มีศักยภาพ เป็นทรัพยากร—ตั้งใจที่จะพัฒนาเมื่อเวลาผ่านไป—ซึ่งมีคำตอบสำหรับคำถามที่พบบ่อยที่สุดของผู้ฟังหลักของคุณ รวมถึงการคัดค้านที่ยากซึ่งหากจัดการได้ไม่ดี อาจทำให้โอกาสที่มีแนวโน้มจะเกิดขึ้น

4 องค์ประกอบของสถาปัตยกรรมการส่งข้อความ

เอกสารสถาปัตยกรรมการส่งข้อความมีโครงสร้างที่เรียบง่าย อันที่จริง ประกอบด้วยข้อมูลเพียงสี่ประเภท:

1. ข้อความสำคัญ: รายการข้อความที่สำคัญที่สุดที่ผู้ฟังแต่ละคนต้องการฟัง
2. การคัดค้าน: คำถามที่ท้าทายที่คุณมักจะได้ยินจากผู้ฟังแต่ละคน
3. การตอบสนอง: การตอบสนอง ที่โน้มน้าวใจและมีเหตุผลที่ดีต่อการคัดค้านแต่ละข้อ
4. จุดพิสูจน์: หลักฐานที่คุณใช้สนับสนุนการตอบสนองของคุณหากถูกท้าทาย

หากคุณไม่แน่ใจว่าทั้งหมดนี้หมายถึงอะไร ไม่ต้องกังวล เราจะอธิบายรายละเอียดแต่ละองค์ประกอบเหล่านี้ในภายหลัง

ทำไมทุกบริษัทต้องมีสถาปัตยกรรมการรับส่งข้อความ

คุณต้องการเอกสารสถาปัตยกรรมการส่งข้อความด้วยหรือไม่? ท้ายที่สุดคุณมาไกลถึงขนาดนี้แล้วโดยไม่มีใคร

กรณีสำหรับการสร้างสถาปัตยกรรมการส่งข้อความนั้นง่าย ช่วยให้ผู้คนทั่วทั้งองค์กรของคุณมีแหล่งข้อมูลกลางในการทำความเข้าใจอุปสรรคที่ใหญ่ที่สุดของผู้ชมของคุณ และให้ข้อโต้แย้งที่โน้มน้าวใจที่พวกเขาสามารถใช้เพื่อเอาชนะพวกเขา กล่าวโดยย่อ ช่วยให้คุณได้รับสิ่งที่คุณต้องการมากขึ้น (ลูกค้าใหม่ พนักงานใหม่ ฯลฯ) ได้ง่ายขึ้น และใครไม่ต้องการสิ่งนั้น?

สำหรับใคร?

ทุกคนในองค์กรของคุณจะต้องใช้สถาปัตยกรรมการรับส่งข้อความของบริษัทของคุณหรือไม่? อาจจะไม่. มีประโยชน์มากที่สุดกับคนสามประเภท:

• ใครก็ตามที่มีบทบาทในการพัฒนาธุรกิจ
• ทุกคนในทีมผู้บริหาร (รวมถึงใครก็ตามที่จ้างผู้มีความสามารถระดับสูง)
• ใครก็ตามที่เขียนสำเนาการตลาด

กรณีการใช้งานที่ตรงไปตรงมาที่สุดอยู่ในฟังก์ชันการพัฒนาธุรกิจ ผู้ซื้อที่พยายามเลือกสิ่งที่ดีที่สุดในตลาดที่เต็มไปด้วยผู้ให้บริการมักถามคำถามมากมาย หากทีมขายหรือทีม BD ของคุณพร้อมคำตอบที่รอบคอบ นั่นจะทำให้บริษัทของคุณได้เปรียบ

ในทำนองเดียวกัน สมาชิกของทีมผู้บริหารจำเป็นต้องเข้าใจวิธีการจัดการกับข้อโต้แย้งที่อาจมาจากผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า ลูกค้า และผู้ที่อาจได้รับการว่าจ้างใหม่ เมื่อเดิมพันสูง ความสำเร็จจะตกอยู่ที่ผู้เตรียมพร้อม

อย่างไรก็ตาม เอกสารสถาปัตยกรรมการส่งข้อความไม่ได้มีไว้สำหรับตอบคำถามของผู้ซื้อเท่านั้น นอกจากนี้ยังเป็นแหล่งข้อมูลอันมีค่าสำหรับนักการตลาดที่อาจต้องการคาดการณ์การคัดค้านที่เป็นไปได้ต่อเว็บไซต์ของบริษัทหรือเอกสารทางการตลาด พวกเขายังสามารถนำไปใช้กับวัสดุการสรรหาของ บริษัท

แน่นอน ถ้าคุณจ้างบุคคลภายนอกในบทบาทเหล่านี้ เช่น การเขียนการตลาดหรือหน้าที่การพัฒนาธุรกิจบางอย่าง คุณอาจต้องการให้สำเนาสำหรับการอ้างอิง

คุณใช้สถาปัตยกรรมการส่งข้อความอย่างไร

สถาปัตยกรรมการส่งข้อความมีประโยชน์อย่างยิ่งในสองสถานการณ์

ประการแรก พนักงานที่มีบทบาทด้านการขาย ซึ่งรวมถึง ในบางกรณี ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดส่งที่ต้องเผชิญหน้ากับลูกค้า สามารถใช้เอกสารนี้เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับคำถามและการคัดค้านทั่วไป พวกเขาไม่จำเป็นต้องจำคำต่อคำใดๆ แต่ควรทำความคุ้นเคยกับส่วนที่เกี่ยวข้องมากที่สุด ตัวอย่างเช่น หากสถาปัตยกรรมการรับส่งข้อความของคุณครอบคลุมผู้ชมที่หลากหลาย บุคคลเหล่านี้จำเป็นต้องศึกษาเฉพาะส่วนที่เกี่ยวข้องกับพวกเขาเท่านั้น

ประการที่สอง เป็นทรัพยากรทางการตลาดที่มีคุณค่า เนื่องจากการตอบกลับการคัดค้านแต่ละครั้งเป็นการโน้มน้าวใจเพียงเล็กน้อย ผู้เขียนสามารถค้นหาข้อความสำหรับภาษาและการใช้เหตุผลที่สามารถตอบคำถามที่พบบ่อยที่สุดของผู้ซื้อในอนาคตได้ล่วงหน้า การเข้าใกล้สำเนาทางการตลาดโดยคำนึงถึงการคัดค้านของผู้ซื้อ ช่วยเพิ่มโอกาสในการขับเคลื่อนความสัมพันธ์ไปข้างหน้า

สถาปัตยกรรมการส่งข้อความของคุณควรเป็นเอกสารที่มีชีวิต นั่นหมายความว่ามีจุดมุ่งหมายเพื่อเปลี่ยนแปลงเมื่อเวลาผ่านไป เมื่อมีการคัดค้านใหม่ ให้เพิ่มเข้าไป นี่เป็นโอกาสของคุณที่จะไตร่ตรองปัญหาและสร้างคำตอบที่น่าสนใจ

วิธีสร้างสถาปัตยกรรมการรับส่งข้อความของบริษัทของคุณ (พร้อมตัวอย่าง)

หากคุณมี ตัวสร้าง ความแตกต่าง และ การ วางตำแหน่ง ให้มีประโยชน์—พวกเขาจะมีบทบาทสำคัญในเครื่องมือนี้ หากคุณไม่มีสิ่งเหล่านี้ เราขอแนะนำให้คุณลองทำแบบฝึกหัดเพื่อพัฒนาสิ่งเหล่านี้ แม้ว่าตัวสร้างความแตกต่างและคำบอกตำแหน่งจะไม่จำเป็นสำหรับสถาปัตยกรรมการส่งข้อความ แต่ก็สามารถช่วยระบุสิ่งที่ทำให้บริษัทของคุณแตกต่างจากคู่แข่งที่ดูคล้ายคลึงกัน

1. ระบุกลุ่มเป้าหมายของคุณ

เขียนถึงผู้ฟังที่คุณต้องการพูดถึง (อย่าลืมพนักงานที่คาดหวังหากการหาผู้มีความสามารถเป็นสิ่งที่ท้าทาย) รายการพื้นฐานอาจมีลักษณะดังนี้:

• ลูกค้าที่คาดหวัง
• ผู้มีอิทธิพลและแหล่งอ้างอิง
• พนักงานที่มีศักยภาพ

อย่างไรก็ตาม รายการของคุณอาจดูแตกต่างออกไปมาก ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับลักษณะธุรกิจของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจให้บริการในอุตสาหกรรมต่างๆ ที่ถามคำถามที่แตกต่างกันมาก หรือคุณอาจขายให้กับบทบาทที่แตกต่างกันในองค์กร โดยแต่ละบทบาทมีการคัดค้านต่างกัน

ข้อควรระวัง: ทำรายการนี้ให้เรียบง่าย ไม่เช่นนั้น คุณจะพบว่าตัวเองมีอาการยุ่งเหยิงของการเรียงสับเปลี่ยน ตัวอย่างเช่น เราไม่แนะนำให้ระบุผู้ชมผู้ ซื้อ และ บทบาทของผู้ ซื้อที่แตกต่างกัน วิธีนั้นคือความบ้าคลั่ง

2. แสดงรายการข้อความสำคัญของคุณ

จัดทำรายการข้อความสำคัญที่ผู้ชมแต่ละรายจำเป็นต้องได้ยินเพื่อให้รู้สึกมั่นใจในการเลือก (หรือในกรณีที่ผู้มีอิทธิพลแนะนำ) บริษัทของคุณ—หรือเลือกคุณเหนือคู่แข่ง ต่อไปนี้คือสิ่งที่คุณควรพิจารณาเมื่อคุณพิจารณาข้อความที่อาจเป็นไปได้:

• แต่ละข้อความควรเป็นประเด็นเดียวที่เข้าใจง่าย
• ทำให้รายการของคุณค่อนข้างสั้น (โดยทั่วไป 6-12 รายการ)
• หากคุณมีรายชื่อตัวสร้างความแตกต่าง ให้ใส่รายการที่เกี่ยวข้อง
• ผู้ชมต้องเผชิญกับความท้าทายอะไรบ้าง? พยายามตอบคำถามแต่ละข้อด้วย ข้อความสำคัญ
• คุณนำความสามารถพิเศษ กระบวนการ เทคโนโลยี ประวัติการทำงาน ฯลฯ มา สู่โต๊ะได้อย่างไร?
• ผู้ชมแต่ละคนต้องได้ยินอะไรบ้างเพื่อเลือกคุณ

ตัวอย่าง (บริษัทที่ปรึกษาระหว่างประเทศ):

ข้อความสำคัญ: C-Suite

• เราเป็นผู้นำระดับโลกด้านการจำลองธุรกิจและการเรียนรู้จากประสบการณ์
• เรารู้จักอุตสาหกรรมของคุณและธุรกิจของคุณเป็นอย่างดีอยู่แล้ว ดังนั้นเราจึงสามารถช่วยเหลือทีมของคุณได้ทันที
• ลูกค้าของเรารวมถึงบริษัทที่ใหญ่ที่สุดในโลกหลายแห่ง
• เราออกแบบการนัดหมายเพื่อจัดการกับความท้าทายเฉพาะของคุณ
• เรามีสำนักงาน 31 แห่งทั่วโลก พนักงานมากกว่า 500 คน และความสามารถในการให้บริการใน 15 ภาษา
• เราช่วยให้บริษัทต่างๆ รักษาความสามารถโดยสอนพนักงานถึงวิธีมีส่วนสนับสนุนความสำเร็จของธุรกิจ

3. เขียนคำคัดค้านที่เป็นไปได้

การคัดค้านเป็นอุปสรรคทางวาจาที่คุณต้องเอาชนะในการแสวงหาลูกค้าใหม่ ผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นพนักงานที่มีความสามารถ หรือวัตถุประสงค์อื่นๆ ต่อไปนี้คือตัวอย่างทั่วไปบางส่วน:

“ทำไมฉันจะจ้างบริษัทของคุณเหนือคู่แข่งรายอื่น”

“คุณไม่ได้อยู่ในเมืองของเรา เราชอบจ้างบริษัทในท้องถิ่นมากกว่า”

“บริษัทระดับโลกขนาดใหญ่ได้เสนองานให้ฉัน ทำไมฉันต้องทำงานที่บริษัทของคุณแทน”

เสียงเหล่านี้คุ้นเคยหรือไม่? ลองนึกถึงการคัดค้านที่คล้ายกันที่คุณพบในตลาดซื้อขาย แล้วจดบันทึกไว้ ทำเช่นนี้สำหรับผู้ชมแต่ละรายที่คุณระบุ ในขั้นตอนต่อไป คุณจะพัฒนาคำตอบสำหรับแต่ละรายการ

4. พัฒนาการตอบสนองของคุณ

เขียนคำตอบที่สมเหตุสมผลสำหรับข้อโต้แย้งแต่ละข้อ พึงระลึกไว้เสมอว่า ในกรณีส่วนใหญ่ คำตอบจะถูกส่งด้วยวาจา แม้ว่าจะไม่มีใครต้องจำคำตอบเหล่านี้ทุกคำ แต่ควรเขียนในลักษณะที่ฟังดูเป็นธรรมชาติราวกับเป็นคำพูด ประเด็นต่างๆ จะชัดเจนขึ้นและจดจำได้ง่ายขึ้นหากได้รับการกำหนดวิธีที่ผู้คนพูดจริงๆ

เป้าหมายของคุณคือการให้ข้อมูลที่เพียงพอเพื่อให้ผู้ฟังสบายใจ อย่าให้รายละเอียดมากเกินไป สำหรับแรงบันดาลใจ ให้อ้างอิงข้อความสำคัญ ตัวสร้างความแตกต่าง และข้อความแสดงตำแหน่ง (ถ้าคุณมีสองข้อความสุดท้าย)

ต่อไปนี้คือสิ่งที่คุณควรคำนึงถึงเมื่อคุณเขียน:

• พยายามให้แต่ละคำตอบประมาณ 4-8 ประโยค ทำให้ทุกประโยคมีความหมาย
• เขียนเป็นภาษาอังกฤษง่ายๆ ที่ไม่ใช่เชิงเทคนิค จำไว้ว่าสิ่งเหล่านี้มีขึ้นเพื่อรับฟัง ไม่ใช่อ่าน
• ให้อ้างอิงกลับไปที่การคัดค้าน ถามตัวเองว่า “ฉันกำลังตอบคำถามอยู่หรือเปล่า?”
• พยายามทำความเข้าใจว่าผู้ฟังแต่ละคนต้องการอะไร รวมถึงสิ่งที่พวกเขาอาจไม่ได้พูดถึง ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการระดับกลางอาจต้องมั่นใจว่าการตัดสินใจของพวกเขาจะไม่ทำให้พวกเขาถูกไล่ออก
• ยิ่งอาร์กิวเมนต์ของคุณมีรายละเอียดเฉพาะเจาะจงมากเท่าไร ก็ยิ่งแข็งแกร่งขึ้นเท่านั้น

ตัวอย่าง (สำนักงานบัญชีภูมิภาค):

ข้อโต้แย้ง: ทำไมฉันถึงเลือกบริษัทของคุณมากกว่าบริษัท Big 4?

คำตอบ: คุณอาจไม่เคยได้ยินชื่อเรามาก่อน แต่เรามีสำนักงาน 22 แห่ง พนักงานเกือบ 1,000 คน และลูกค้าในเกือบทุกรัฐ นั่นเป็นทรัพยากรมากเกินพอที่จะจัดการบัญชีของคุณ แต่เหตุผลที่ดีที่สุดในการเลือกเราคือคุณค่าพิเศษที่เรานำมาสู่โต๊ะอาหาร เรามีประสบการณ์มากพอๆ กับบริษัทยักษ์ใหญ่ 4 แห่ง—อันที่จริงมากกว่า 20% ของนักบัญชีของเรามีประสบการณ์ใน Big 4—แต่คุณยังมีเวลาพบปะกับคู่ค้ามากขึ้นและคำแนะนำเชิงรุกที่ต่อเนื่องและต่อเนื่องมากมาย และไม่เหมือนคนตัวใหญ่ เราไม่โยนคนที่อายุน้อยกว่ามาที่บัญชีของคุณ คุณเห็นไหม เราไม่ได้เกี่ยวกับการเพิ่มยอดเรียกเก็บเงิน เรากำลังจะทำให้บริษัทของคุณเติบโต ปรับปรุงผลกำไร และประหยัดเงินให้กับคุณ

5. สนับสนุนแต่ละคำตอบด้วยคะแนนพิสูจน์

หากคุณมีหลักฐานที่น่าสนใจสนับสนุนข้อโต้แย้งของคุณ ให้บันทึกไว้ในย่อหน้าสั้นๆ ด้านล่างคำตอบของคุณ ยิ่งจุดพิสูจน์ของคุณในเชิงปริมาณและเฉพาะเจาะจงมากเท่าไร ก็ยิ่งแข็งแกร่งเท่านั้น ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนของสิ่งที่คุณอาจอ้างอิง:

• สถิติที่แสดงความสำเร็จของคุณ
• ผลการวิจัยที่สนับสนุนการยืนยันของคุณ
• ลูกค้าอ้างอิงที่จะรับรองการเรียกร้องของคุณ
• กรณีศึกษาที่แสดงให้เห็นถึงประสบการณ์และความเชี่ยวชาญของคุณ

ตัวอย่าง (เพื่อประกอบกับตัวอย่างในขั้นตอนที่ 4):

คะแนนพิสูจน์:

• บริษัทของเราได้รับการจัดอันดับให้เป็นสำนักงานบัญชีที่ใหญ่เป็นอันดับที่ 23 ของประเทศโดยบัญชีวันนี้
• ในการสำรวจลูกค้าของเราโดยบุคคลที่สาม 94% กล่าวว่าพวกเขาได้แนะนำเราให้รู้จักกับผู้อื่น ซึ่งถือเป็นการรับรองบริการและผลลัพธ์ทางธุรกิจของเราอย่างล้นหลาม
• พูดคุยกับข้อมูลอ้างอิงของเราและถามพวกเขาว่าเราเปรียบเทียบกับทางเลือก Big 4 อย่างไร
• อ่านกรณีศึกษาของเราเพื่อดูประเภทของงานที่เราทำในอุตสาหกรรมของคุณ

ควรนานแค่ไหน?

เอกสารของคุณควรยาวแค่ไหน? ตามทฤษฎีแล้ว สถาปัตยกรรมการส่งข้อความของคุณไม่ควรยาวเกินไปและไม่สั้นเกินกว่าที่ควรจะเป็น เป็นไปได้ว่านั่นไม่ใช่คำตอบที่มีประโยชน์มาก บางองค์กรต้องการสร้างคู่มือที่ครอบคลุมซึ่งมีข้อโต้แย้งหลายสิบหรือหลายร้อยข้อ ในขณะที่บางองค์กรต้องการทรัพยากรที่ใช้งานได้จริงมากกว่าที่จะไม่ทำให้ทีมของพวกเขาท่วมท้น หากคุณไม่แน่ใจจริงๆ เราขอแนะนำให้คุณเริ่มต้นด้วยการเขียนคำคัดค้านและคำตอบ 2-4 รายการสำหรับผู้ฟังแต่ละคน ที่จะสร้างเอกสารที่มีความยาวเพียงไม่กี่หน้า จากนั้นคุณสามารถขยายจากที่นั่นได้หากต้องการ แน่นอน หากเมื่อเวลาผ่านไปคุณพบว่าการคัดค้านบางอย่างไม่ใช่การคัดค้านในโลกแห่งความเป็นจริง อย่าลังเลที่จะตัดขาดสิ่งเหล่านั้นและเก็บเฉพาะคำที่เกี่ยวข้องเท่านั้น

นำสิ่งที่คุณได้เรียนรู้ไปปฏิบัติ

สถาปัตยกรรมการรับส่งข้อความเป็นวิธีที่สะดวกในการบันทึกการคัดค้านทั่วไป ระบุคำตอบที่ดีที่สุดสำหรับพวกเขา และฝึกอบรมทีมของคุณเกี่ยวกับวิธีจัดการกับคำถามที่ยุ่งยาก เป้าหมายคือทำให้การโต้ตอบที่สำคัญกับผู้ชมของคุณราบรื่นขึ้น—และเพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือของบริษัทของคุณในทุก ๆ ด้าน

ในการเริ่มต้น ให้รวบรวมสมาชิกในทีมที่คุ้นเคยกับผู้ชมของคุณมากที่สุด ร่วมกันพัฒนารายการการคัดค้านที่เป็นไปได้และหารือเกี่ยวกับข้อโต้แย้งที่ดีที่สุดที่จะเอาชนะพวกเขา จากนั้นเลือกนักเขียนที่ดีในกลุ่มเพื่อเปลี่ยนประเด็นการสนทนาให้เป็นข้อความที่กระชับและชัดเจน ขอให้ผู้เชี่ยวชาญด้านผู้ชมแต่ละรายตรวจสอบหัวข้อและแนะนำการปรับแต่ง เสร็จแล้วก็เริ่มลงมือได้เลย หรือถ้าคุณต้องการ ความช่วยเหลือในการเตรียมเอกสารนี้ (และตัวสร้างความแตกต่างและตำแหน่งของ คุณ) คุณสามารถจ้างกระบวนการบางส่วนหรือทั้งหมดจากภายนอก ในที่สุด ทีมของคุณจะรู้ว่าจะพูดถึงบริษัทของคุณอย่างไรและตอบสนองต่อคำถามยากๆ ที่มักจะสร้างหรือทำลายอย่างมั่นใจ

ทรัพยากรฟรี

คู่มือการสร้างแบรนด์สำหรับบริษัทที่ให้บริการอย่างมืออาชีพ

ดาวน์โหลดเดี๋ยวนี้