เวลายืดหยุ่นคืออะไร? คู่มือฉบับย่อเพื่อการทำงานที่ยืดหยุ่น

เมื่อวันที่ 25 กันยายน พ.ศ. 2469 บริษัท Ford Motor ได้ตัดสินใจที่จะแนะนำการทำงานตั้งแต่ 9 ถึง 5 ชั่วโมง 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์โดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงค่าจ้าง เกือบหนึ่งร้อยปีต่อมา หลายคนมองว่ากำหนดการ 9-5 แบบคลาสสิกนั้นล้าสมัย ในขณะที่ความนิยมของเวลาที่ยืดหยุ่นเพิ่มขึ้นทุกวัน

เวลายืดหยุ่นคืออะไรและเหตุใดจึงดึงดูดผู้คนจำนวนมาก เราจะพยายามตอบคำถามเหล่านั้นในบทความนี้ เราจะพูดถึงข้อดีและข้อเสียของการทำงานที่ยืดหยุ่น และสิ่งที่คุณควรให้ความสนใจหากต้องการแนะนำสิ่งนี้ในที่ทำงานของคุณ

เวลายืดหยุ่นคืออะไร?

ตามที่กรมแรงงานระบุ เวลายืดหยุ่น (หรือสะกดว่า flextime หรือ flex-time) เป็นประเภทของตารางการทำงานที่เป็น " ทางเลือกแทนการทำงาน 9 ถึง 5 แบบเดิม 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ช่วยให้พนักงานปรับเปลี่ยนเวลามาถึงและ/หรือออกเดินทางได้ ” ชั่วโมงเริ่มต้นและสิ้นสุดมีความยืดหยุ่น ในขณะที่จำนวนชั่วโมงทำงานต่อวัน/สัปดาห์คงที่ พนักงานตามกำหนดการแบบเดิมมักจะทำงานตั้งแต่ 9.00 น. ถึง 17.00 น. ในขณะที่กำหนดการที่ยืดหยุ่นสามารถเริ่มต้น (และสิ้นสุด) ได้ตลอดเวลา

อย่างไรก็ตาม มักมี “ช่วงเวลาหลัก” ที่พนักงานทุกคนต้องอยู่ในงาน สร้างสมดุลที่ดีระหว่างการทำงานร่วมกันและการทำงานเดี่ยวที่มุ่งเน้น
ตัวอย่างเช่น หากช่วงเวลาหลักคือตั้งแต่ 12.00 น. ถึง 16.00 น. คุณสามารถเริ่มทำงานได้ทุกที่ตั้งแต่ 8.00 น. ถึง 12.00 น. - สิ่งสำคัญคือคุณต้องทำงาน 12.00 - 16.00 น.

นโยบายเวลายืดหยุ่นขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของแต่ละธุรกิจ อย่างไรก็ตาม การทำงานที่ยืดหยุ่นอาจเป็นเรื่องยากสำหรับลูกค้าหรือพนักงานที่เน้นลูกค้าเป็นหลัก เนื่องจากลักษณะงานของพวกเขา

ในทางกลับกัน ประเภทของพนักงานที่สามารถ (และมักจะทำงาน) ได้ตามเวลาทำงาน ได้แก่ ฟรีแลนซ์ คนทำงานนอกเวลา คนทำงานนอกสถานที่ เจ้าหน้าที่สาธารณสุข ที่ปรึกษา และนักสร้างสรรค์ เช่น นักเขียนและนักออกแบบกราฟิก

ประเภทของการทำงานที่ยืดหยุ่น

นี่คือการทำงานที่ยืดหยุ่นได้ทั่วไปบางส่วน:

• Part-time : ทำงานน้อยกว่าเต็มเวลา ปกติ 20-29 ชั่วโมงต่อสัปดาห์
  • การแบ่งปันงาน: ข้อตกลงที่พนักงานนอกเวลาสองคนแบ่งภาระงาน สวัสดิการ และชั่วโมงการทำงานของพนักงานเต็มเวลาหนึ่งคน
• ระยะไกล : ทำงานจากที่บ้านหรือที่อื่นที่ไม่ใช่ที่ทำงานแบบเดิมๆ
• ชั่วโมงที่บีบอัด : ทำงานเต็มเวลาในจำนวนวันน้อยกว่า
• เวลายืดหยุ่น

ตารางที่ยืดหยุ่นไม่ได้เป็นแบบแผนเดียว มันอาจจะเป็น:

• กำหนดการคงที่พร้อมชั่วโมงเริ่มต้นและสิ้นสุดเป็นรายบุคคล (เช่น 07:00 น. ถึง 15:00 น.)
• ตารางที่มีชั่วโมงเริ่มต้นและสิ้นสุดเป็นรายบุคคลที่แตกต่างกันในแต่ละวัน (เช่น ทำงาน 20.00-16.00 น. ตั้งแต่วันจันทร์ถึงวันพุธ และ 10.00 น. ถึง 18.00 น. ในวันพฤหัสบดีและวันศุกร์)
• แยกกะ เช่น ทำงานตั้งแต่ 7.00 น. ถึง 12.00 น. ขยายเวลาพักกลางวัน 3 ชั่วโมง และจากนั้นทำงาน 15.00 น.

ข้อดีและข้อเสียของเวลายืดหยุ่น

หากคุณคิดที่จะนำรูปแบบธุรกิจแบบยืดหยุ่นเวลามาใช้ คุณควรคำนึงถึงข้อดีและข้อเสียเหล่านี้ด้วย

ข้อดีของตารางเวลาที่ยืดหยุ่น

สิ่งเหล่านี้คือประโยชน์ที่โดดเด่นที่สุดของการทำงานที่ยืดหยุ่น

เพิ่มความพึงพอใจในงาน

ข้อได้เปรียบที่ใหญ่ที่สุดคือการพอใจกับงานของคุณ และจากการศึกษาในที่ทำงานโดย Staples Advantage " 63 เปอร์เซ็นต์ของพนักงานที่มีความสุขที่สุดกล่าวว่าพวกเขาสามารถสื่อสารโทรคมนาคม เวลาทำงานที่ยืดหยุ่น หรือทั้งสองอย่างได้ ”

ข้อสรุปที่คล้ายกันสามารถพบได้ในบทความของ Forbes: “ งานวิจัย (ของเราและอื่น ๆ ) แสดงให้เห็นว่าพนักงานมีสุขภาพที่ดีขึ้น มีความเครียดน้อยลง และมีประสิทธิผลและมีส่วนร่วมมากขึ้นเมื่อพวกเขาตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพว่าพวกเขาจะทำงานอย่างไร ที่ไหน และเมื่อใด วิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือการตอบสนองต่อ 'สไตล์การทำงาน' ของแต่ละคน ”

ช่วยเพิ่มผลผลิต

การเลือกเวลาทำการของคุณเองเป็นโอกาสที่ดีในการทำงานให้สอดคล้องกับจังหวะชีวิตของคุณ สำหรับคนจำนวนมาก ช่วงเวลาที่มีความตื่นตัวและตื่นตัวสูงคือช่วงสายๆ และช่วงบ่ายแก่ๆ ในขณะที่ระดับพลังงานจะลดลงในตอนบ่าย

ไม่จำเป็นต้องเป็นอย่างนั้น คนบางคนมีประสิทธิผลมากที่สุดในตอนเช้าหรือตอนดึก เวลายืดหยุ่นช่วยให้คุณทำงานในช่วงเวลาของวันที่คุณมีประสิทธิภาพมากที่สุด ซึ่งจะเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ

ให้อิสระและความยืดหยุ่นมากขึ้น

คุณมีเวลามากขึ้นสำหรับสิ่งต่างๆ นอกเวลางานที่สำคัญสำหรับคุณ คุณยังไม่ต้องเสียสละชีวิตส่วนตัวของคุณเพื่อภาระผูกพันในการทำงาน

ช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงชั่วโมงเร่งด่วน

หากคุณต้องเดินทางไปทำงาน การจราจรจะไม่เป็นปัญหาใหญ่เท่ากับถ้าคุณทำงาน 9 โมงเช้าถึง 5 โมงเย็น การเลือกตารางเวลาของคุณเองหมายความว่าคุณสามารถไปทำงานเร็วขึ้นเล็กน้อยหรือช้ากว่าคนส่วนใหญ่และหลีกเลี่ยงชั่วโมงเร่งด่วน

มีประโยชน์สำหรับผู้ปกครอง

หากคุณเป็นผู้ปกครอง การเตรียมตัวในตอนเช้าอาจเป็นเรื่องที่วุ่นวาย แต่การมีตารางเวลาที่ยืดหยุ่นจะทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นมาก คุณสามารถช่วยบุตรหลานของคุณเตรียมตัว ทำอาหารเช้า หรือขับรถไปโรงเรียนโดยไม่ต้องรีบร้อนและสงสัยว่าคุณจะไปถึงที่ทำงานตรงเวลาหรือไม่

เช่นไปรับพวกเขาจากโรงเรียน ไปแข่งฟุตบอล หรือสามารถทำงานจากที่บ้านได้เมื่อป่วย

ลดการขาดงาน

การจัดตารางเวลาที่ยืดหยุ่นสามารถลดการขาดงานได้ เนื่องจากพนักงานมักจะมาสายหรือป่วยน้อยลง นอกจากนี้ยังช่วยให้พวกเขาปฏิบัติตามภาระหน้าที่ส่วนตัวทั้งหมดที่อาจมีในระหว่างวัน ในขณะที่ยังคงทำงานตามจำนวนชั่วโมงปกติ

ประหยัดค่าใช้จ่ายมากขึ้น

การทำงานที่ยืดหยุ่นช่วยให้คุณประหยัดเงินได้หลายวิธี ตั้งแต่ค่าไฟน้อยลงไปจนถึงการซื้ออุปกรณ์สำนักงานน้อยลง เมื่อมีคนมาที่สำนักงานน้อยลง คุณสามารถเช่าสำนักงานขนาดเล็กและใช้จ่ายเงินค่าเช่าน้อยลง
ยิ่งไปกว่านั้น ความพึงพอใจในงานที่สูงขึ้น (ที่เราได้พูดคุยกันก่อนหน้านี้ในบทความ) หมายถึงการรักษาพนักงานที่สูงขึ้น

ข้อเสียของตารางเวลาที่ยืดหยุ่น

เวลายืดหยุ่นก็มีข้อเสียบางประการเช่นกัน

แยกได้

สำหรับบางคน การใช้เวลาอยู่คนเดียวและทำงานด้วยตัวเองนั้นใกล้เคียงกับสวรรค์มากที่สุด สำหรับคนอื่น ๆ อาจเป็นเรื่องที่ค่อนข้างโดดเดี่ยวและส่งผลเสียต่อสุขภาพจิตของพวกเขา

อาจซับซ้อนในการประสานงานและกำหนดเวลาการประชุม

การพิจารณาว่าเมื่อใดที่พนักงานทุกคนทำงานอาจใช้เวลานาน ถ้าตารางเวลาของแต่ละคนไม่เหมือนกัน การหาเวลาที่เหมาะกับทุกคนอาจเป็นเรื่องที่เป็นไปไม่ได้

การตรวจสอบชั่วโมงการทำงานล่วงเวลายากขึ้น

ด้วยตารางงานที่ต่างกันมากมายในสมการ ผู้จัดการจึงอาจติดตามงานล่วงเวลาของทุกคนได้ยาก ที่อาจกลายเป็นปัญหาเมื่อถึงเวลาต้องจ่ายเงินสำหรับชั่วโมงพิเศษเหล่านั้น

สมดุลระหว่างชีวิตและงานกับเวลาเฟล็กซ์

ความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานเป็นอย่างไรเมื่อคุณทำงานแบบยืดหยุ่นชั่วโมง? ดีหรือไม่ดีจริง ๆ ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ - ดังนั้นจึงเป็นหมวดหมู่ของตัวเอง

ด้านหนึ่ง คุณสามารถเลือกเวลาทำการของคุณเองและจัดตารางเวลาที่เหมาะสมที่สุดได้ ที่ช่วยให้คุณปรับตามจังหวะที่เป็นธรรมชาติและให้เวลากับทุกสิ่งที่สำคัญสำหรับคุณ ช่วยลดความเครียดและดีต่อสุขภาพโดยรวมของคุณ

ในทางกลับกัน คุณอาจได้รับอีเมลและข้อความสำคัญมากมายก่อนและหลังเวลาทำงานของคุณ เนื่องจากมีคนทำงานอยู่เสมอ จึงมีบางสิ่งเกิดขึ้นอยู่เสมอ นั่นสร้างความคิดที่ "พร้อมเสมอ" และนำไปสู่ความเหนื่อยหน่าย

หากคุณทำงานชั่วโมงที่ยืดหยุ่นได้ ให้พยายามทำงานเฉพาะในช่วงเวลาทำงานเท่านั้น ไม่ใช่ทั้งวัน การทำงานเป็นเรื่องง่าย แต่ต้องมีความสมดุล

คำแนะนำสำหรับการทำงานที่ยืดหยุ่นให้ประสบความสำเร็จ

คุณตัดสินใจว่าข้อดีมีมากกว่าข้อเสีย และคุณต้องการรวมเวลาที่ยืดหยุ่นไว้ในรูปแบบธุรกิจของคุณหรือไม่ ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการในการทำให้การเปลี่ยนแปลงนั้นราบรื่นที่สุด

มีการสื่อสารที่ดี

กระบวนการของการนำแบบจำลองเวลาแบบยืดหยุ่นมาใช้ควรรวมถึงการจัดการกับข้อกังวลและคำถามของทุกคน ตลอดจนร่วมกันแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้น

แต่การสื่อสารแบบเปิดไม่ควรหยุดอยู่แค่นั้น เมื่อทีมของคุณเป็นแบบเสมือนจริง การสื่อสารบ่อยครั้งและโปร่งใสเป็นสิ่งจำเป็น ในหนังสือของพวกเขา การประชาสัมพันธ์ที่มีประสิทธิภาพ อาจารย์ที่มหาวิทยาลัยวิสคอนซิน Scott M. Cutlip และ Allen H. Center กำหนด 7 C ของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ:

• ความสมบูรณ์
• ความรัดกุม
• การพิจารณา,
• ความเป็นรูปธรรม
• มารยาท
• ความชัดเจน
• ความถูกต้อง

ติดตามชั่วโมงการทำงาน

เพื่อให้มีภาพรวมที่ชัดเจนของกำหนดการของทุกคนและจำนวนชั่วโมงทำงาน ควรใช้ตัวติดตามเวลา เช่น Clockify อาจใช้เวลาสองสามนาทีในแต่ละวัน แต่จะไม่เหลือที่ว่างสำหรับความสับสนและความเข้าใจผิดใดๆ เมื่อคุณติดตามเวลา คุณสามารถตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเรียกเก็บเงินและการจ่ายเงินเดือนมีความถูกต้องที่สุดและไม่มีใครได้รับเงินต่ำกว่าหรือจ่ายเกิน

รวมนโยบายเวลายืดหยุ่นในคู่มือพนักงาน

กฎเกณฑ์และความคาดหวังของการทำงานที่ยืดหยุ่นควรมีความชัดเจน ทุกคนควรคุ้นเคยกับแนวคิดและสิ่งที่เกี่ยวข้อง เราไม่มีอะไรต่อต้านคุณในการส่งบทความนี้ให้พนักงานของคุณเพื่อแนะนำให้รู้จักกับเวลาที่ยืดหยุ่น อย่างไรก็ตาม คุณควรสร้างนโยบายเวลาทำงานแบบยืดหยุ่นพร้อมกฎเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับบริษัทของคุณและรวมไว้ในคู่มือพนักงาน

นโยบายดังกล่าวควรรวมถึง:

• เหตุผลและวัตถุประสงค์ในการทำงานที่ยืดหยุ่น
• มีการจัดตารางเวลาแบบยืดหยุ่นประเภทต่างๆ
• เงื่อนไขที่ต้องปฏิบัติตามจึงจะมีคุณสมบัติสำหรับ flex time (ถ้ามี)
• คำแนะนำในการขอและใช้เวลายืดหยุ่น - พนักงานสามารถเลือกชั่วโมงทำงานและสถานที่ทำงานทุกวันหรือต้องส่งคำขอล่วงหน้า?

บทสรุป

เนื่องจากคนรุ่นมิลเลนเนียลและเจ็น Z ให้ความสำคัญกับเสรีภาพและเป็นผู้ควบคุมเวลาของพวกเขา เวลาที่ยืดหยุ่นก็มีศักยภาพที่จะสลัดตารางเวลา 9 ต่อ 5 ออกจากบัลลังก์ ดูเหมือนจะไม่ใช่การเปลี่ยนแปลงเชิงลบ: การทำงานที่ยืดหยุ่นจะเพิ่มความพึงพอใจในงาน ให้อิสระและความยืดหยุ่นมากขึ้น เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และประหยัดต้นทุนมากขึ้น