Написание электронного письма с приглашением на встречу: лучшие советы и убедительные примеры для подтверждения

1. Кто может быть получателем вашего электронного письма с приглашением на встречу?
2. Лучшая структура для шаблонов писем с приглашением на встречу
3. Как написать основной текст электронного письма с приглашением на встречу
4. Разработка приглашения на встречу по электронной почте
5. Несколько дополнений к электронному письму с приглашением на деловую встречу
6. Образцы писем с приглашением на деловую встречу

Полезные инструменты:
1. Newoldstamp — маркетинг подписи электронной почты
2. Mailchimp — конструктор и отправитель электронной почты
3. Reply.io — личная рассылка по электронной почте, звонки и задачи
4. RocketLink — ваш брендированный короткий линкер
5. Canva — онлайн-инструмент для создания дизайнов

Независимо от того, занимаетесь ли вы развитием бизнеса, продажами, маркетингом или даже основателем небольшой или средней компании — деловые встречи являются неотъемлемой частью вашей жизни. Вы исследуете новые возможности при общении с коллегами, лидами и потенциальными клиентами; вы строите новые отношения с партнерами и другими важными людьми в бизнесе.

Но как лучше всего попросить о встрече? Часто одним из самых удобных способов запланировать встречу с занятыми деловыми людьми является электронная почта. Таким образом, вы не поймаете их, когда они отвлекаются или заняты другим делом. Чтобы они могли ответить, когда у них будет время проверить свой календарь.

Кто может быть получателем электронного письма с приглашением на встречу?

Существуют различные причины для рассылки приглашений по электронной почте. Например, вам может понадобиться связаться с:

• Ваш генеральный директор — если вы хотите обсудить некоторые вопросы, связанные с трудоустройством;
• Начальник штаба — если вам нужна стратегическая встреча;
• Торговый представитель — если вы хотите купить какой-то софт или инструмент и хотите обсудить детали;
• Деловой партнер — для обсуждения партнерства;
• Лид или клиент — чтобы подробнее рассказать о своих услугах и сделать предложение.

Статья по теме: «Как написать лучшее коммерческое предложение для инвесторов».

Лучшая структура для шаблонов писем с приглашением на встречу

Профессиональная тема

Хорошо продуманная тема письма с приглашением на встречу имеет важное значение. Обязательно используйте слова, которые будут мотивировать получателей посетить вашу встречу или, по крайней мере, ответить на ваше электронное письмо. Убедительная тема письма особенно важна, если вы общаетесь с людьми, которым редко пишете по электронной почте.

• Добавьте имя получателя

Таким образом, вы можете сделать ваше приглашение персонализированным.

• Сделать дату видимой в строке темы

В какое число и время состоится собрание? Поместите эту информацию в свою тему, чтобы получатель мог сохранить вашу электронную почту в своем почтовом ящике и проверить дату/время, не открывая ее.

• Не делай это слишком долго

Не добавляйте лишнего, чтобы оно полностью отображалось на мобильных устройствах.

источник: суперофис

Примеры тем письма с приглашением на встречу:

«Приглашение на встречу от Натали Полли: старт проекта»

«Запланировано: запуск проекта на 12 октября»

Прочтите наши 20 советов, которые помогут вам создать лучшую тему приглашения на встречу

Важные детали для добавления в электронное письмо

• Место встречи

Укажите, будет ли встреча проходить в конференц-зале или где-то еще. Не забудьте указать адрес, если вы приглашаете кого-то за пределами вашей компании.

• Дата и время

Также важно указать полную дату и время встречи в тексте электронного письма с приглашением на встречу. Если вы имеете дело с людьми, которые живут в других часовых поясах, обязательно выясните правильное время и дату для ваших приглашенных.

Пример: 20 октября, 14:00–15:35 США/Тихоокеанский регион.

Совет . Проверьте, не является ли дата выходным днем. И старайтесь не назначать встречи слишком поздно, так как это может занять больше времени, чем вы и ваши приглашенные ожидаете.

• Повестка дня

Объясните, что будет обсуждаться, показываться или предлагаться. Таким образом, вы сможете правильно организовать встречу, и у получателей не возникнет никаких сомнений относительно ее сути.

источник: vertex42

• Продолжительность встречи

У некоторых людей может быть плотный график. Вот почему важно дать участникам некоторое представление о том, как долго продлится встреча.

• Список участников

Если присутствует более двух человек, включите список участников, чтобы собрание было удобным для обеих сторон.

Как написать основной текст письма с приглашением на встречу

Убедитесь, что вы представились

Отправляя приглашение на встречу по электронной почте, рекомендуется начать с введения и краткого изложения того, как вы знаете человека. Укажите свое имя, должность, опыт, но будьте кратки. Если вы плохо знаете получателя, напомните ему, как вы познакомились (если познакомились) или как узнали о нем. Например, «[взаимная связь — Марк Робертс] порекомендовал мне связаться с вами».

Назовите причину, по которой вы хотите встретиться

Сообщите подробности о цели встречи. Вы можете сделать список максимально точным. Однако вы можете опустить этот абзац, если вы уже указали это в повестке дня собрания.

Четко объясните, что вам требуется от другой стороны

Это поможет вашим приглашенным понять, что взять с собой и о чем подумать перед встречей.

Назовите преимущества, которые ваш получатель может получить от встречи

Объясните, почему им необходимо встретиться с вами и что они получат от этой встречи.

Корректируйте текст

Убедитесь, что ваш язык вежлив и профессионален. Всегда проверяйте все, прежде чем нажать кнопку «Отправить». Дважды проверьте, не ошиблись ли вы в чьем-то имени и так далее.

источник: грамматика

Разработка приглашения на встречу по электронной почте

Сделайте шаблон электронной почты простым

Пишите о расписании встреч короткими, содержательными и актуальными. Избегайте сложных элементов. Чем проще электронное письмо, тем больше вероятность того, что люди ответят.

Добавьте логотип вашей компании

Если вы пишете официальное приглашение на корпоративную встречу, включите цвета и логотип вашей компании. Кроме того, логотип может быть включен в профессиональную подпись электронной почты, которую вы можете добавлять к каждому отправляемому вами письму.

Добавьте несколько фотографий

Если у вас будет большая конференция или ваш стенд будет там, было бы неплохо добавить карту и фотографию.

Используйте профессиональную электронную подпись

Убедитесь, что вы включили профессиональный нижний колонтитул электронной почты с электронными письмами с запросом на встречу. Если у вас нет подписи электронной почты, вы можете легко создать ее бесплатно с помощью создателя подписи электронной почты NEWOLDSTAMP.

• Добавьте свою фотографию

Чтобы сделать ваши электронные письма более личными, не забудьте добавить свою фотографию.

• Укажите как можно больше контактных данных

Подумайте о том, чтобы добавить свой номер телефона, адрес и ссылки на профили в социальных сетях, чтобы с вами было легче связаться.

• Добавьте призыв к действию

Вы можете добавить призыв к действию для бронирования звонков или продвижения в социальных сетях.

• Используйте баннер

Баннер в вашей электронной подписи может сделать так, чтобы получатель мог запланировать встречу с вами с помощью календаря.

Ознакомьтесь с этой статьей: «Шаблоны визитных карточек с электронной подписью, чтобы сделать вашу переписку максимально профессиональной».

Несколько дополнений к электронному письму с приглашением на деловую встречу

Запросить ответ

RSVP происходит от французского («répondez, s'il vous plaît»), что означает «пожалуйста, ответьте». Поэтому, если кто-то просит вас ответить на приглашение, это означает, что они хотят знать, будете ли вы присутствовать на собрании. Сегодня вы можете выбрать один из множества инструментов, чтобы добавить кнопку «Ответить» в электронные письма с приглашением на встречу, чтобы вашим получателям было еще проще ответить «да» или «нет».

Оставайтесь дружелюбным, но профессиональным

Будьте позитивны, но не делайте письмо слишком небрежным.

Дополнение к приглашению

Если вы отправили приглашение на встречу, но не получили ответа, не паникуйте. Возможно, получатель вообще не видел ваше письмо. А может быть, выбранное вами место или время показались им неудобными. Иногда встреча имеет отношение не только к ним. На этом этапе важно отслеживать и устранять эти возможные возражения. Свяжитесь с получателем, чтобы узнать, получил ли он ваше приглашение и актуальна ли встреча. Предложите выбрать другую дату/время/место.

В случае, если получатель ответил на ваше приглашение по электронной почте, вы все равно должны не забыть сказать спасибо или подтвердить встречу, если вы планируете встречу от имени кого-то другого.

Попросите продолжение после встречи

Это позволит вам подвести итог всему, что вы обсудили во время встречи.

Статья по теме: «Как написать благодарственное письмо после встречи по продажам и быстрее заключить сделку».

Примеры писем с приглашением на деловую встречу

Образец письма с приглашением на деловую встречу № 1

Уважаемый мистер Олсен,

Меня зовут Натали, и я обращаюсь к вам от имени компании ABC. Келли Андерсон из корпорации XYZ дала мне ваш адрес электронной почты, потому что она подумала, что вам и нашему генеральному директору г-ну Киршу будет полезно обсудить потенциальные возможности для бизнеса. Я приложил брошюру, которая дает обзор нашей компании.

Г-н Кирш доступен в любое время с 9:00 до 14:00 20 октября и с 11:00 до 16:00 24 октября. Пожалуйста, не стесняйтесь назначать время и место встречи в соответствии с вашим расписанием.

Спасибо за ваше время, и мы надеемся на дальнейшее сотрудничество.

Образец электронного письма с приглашением на деловую встречу № 2

Уважаемая госпожа Забалканская,

Я хотел бы пригласить вас на специальное собрание для сотрудников, которое состоится в пятницу, 15 ноября, в 16:00 на 3-м этаже, кабинет 22. Встреча продлится не более 40 минут. Пожалуйста, найдите в приложении подробную повестку дня для ознакомления. Предложения и вопросы приветствуются.

Пожалуйста, сообщите мне, было ли получено приглашение, и подтвердите свое участие до 14 ноября.

Благодарю вас!

Образец электронного письма с приглашением на деловую встречу № 3 (менее формальный)

Дорогой Макс,

Я хочу организовать с вами короткую встречу, чтобы обсудить, как вы можете помочь нам в разработке нашего фитнес-приложения. Я доступен в четверг в 11:00 и в пятницу с 13:00 до 18:00. В качестве альтернативы, если ничего из этого не работает, я могу найти время для работы в следующий вторник утром.

Буду очень признателен за ваш опыт и участие.

С наилучшими пожеланиями,

Дополнительные примеры электронных писем с приглашениями на встречи см. в нашем блоге здесь.

Вывод

Много времени уходит на организацию, проведение, проведение и посещение совещаний. В этой статье мы говорили о способах написания электронных писем с приглашением на встречу, чтобы гарантировать подтверждение. Теперь подытожим все.

Чтобы написать успешное электронное письмо с приглашением на деловую встречу, выполните следующие действия:

• Сделайте вашу тему письма четкой и лаконичной. Важные детали сообщайте прямо в теме письма;
• Пусть ваша электронная почта будет простой, короткой и по существу;
• Предоставьте повестку дня, если это возможно;
• Кратко представьтесь и укажите причину, по которой вы приглашаете получателя на встречу;
• Назовите преимущества;
• Всегда вычитывайте текст, проверяйте грамматику и опечатки;
• Добавьте подпись электронной почты, чтобы ваше электронное письмо с приглашением на встречу выглядело профессионально;
• Сопровождение до и после встречи.

Вам также может понравиться: «Как написать вежливое электронное письмо об отмене встречи, даже если это срочно?»