編寫會議請求電子郵件：確保確認的最佳技巧和有力示例

1. 誰可以成為您的會議請求電子郵件的收件人？
2. 會議請求電子郵件模板的最佳結構
3. 如何編寫會議請求郵件正文
4. 設計電子郵件會議邀請
5. 商務會議請求電子郵件的少量補充
6. 商務會議請求電子郵件樣本

有用的工具：
1. Newoldstamp - 電子郵件簽名營銷
2. Mailchimp - 電子郵件生成器和發件人
3.Reply.io - 個人電子郵件外展、電話和任務
4. RocketLink - 您的品牌短鏈接器
5. Canva - 製作設計的在線工具

無論您是從事業務開發、銷售、營銷，甚至是中小型公司的創始人，商務會議都是您生活中必不可少的一部分。 在與同事、潛在客戶和潛在客戶溝通時，您會探索新的機會； 您與合作夥伴和業務中的其他重要人物建立新的關係。

但是，請求會議的最佳方式是什麼？ 通常，安排與忙碌的商務人士會面的最方便的方法之一是電子郵件。 這樣，當他們分心或處理另一件事時，您就不會抓住他們。 因此，他們可以在有時間查看日曆時做出回應。

誰可以成為您的會議請求電子郵件的收件人？

發送邀請電子郵件有多種原因。 例如，您可能需要聯繫：

• 你的首席執行官——如果你想討論一些與就業有關的事情；
• 首席參謀——如果您需要召開戰略會議；
• 銷售代表——如果您想購買一些軟件或工具並想討論細節；
• 商業夥伴——討論夥伴關係；
• 領導或客戶——更多地介紹您的服務並提出建議。

相關文章： “如何為投資者撰寫最佳商業提案。”

會議請求電子郵件模板的最佳結構

專業主題行

會議邀請電子郵件的深思熟慮的主題行是必不可少的。 請務必使用能夠激勵收件人參加您的會議或至少回复您的電子郵件的詞語。 如果您要與不經常發送電子郵件的人聯繫，那麼令人信服的主題行尤其重要。

• 添加收件人姓名

這樣，您可以使您的邀請個性化。

• 在主題行中顯示日期

會議將在什麼日期和時間舉行？ 將此信息放在您的主題中，以便收件人可以將您的電子郵件存儲在他們的收件箱中並檢查日期/時間而無需打開它。

• 不要讓它太長

不要添加不必要的東西，以便在移動設備上充分顯示。

來源：超級辦公室

會議請求電子郵件主題行示例：

“來自 Natalie Polly 的會議請求：項目啟動”

“預定：10 月 12 日項目啟動”

閱讀我們的20 條提示，幫助您創建最佳會議邀請主題行

要添加到電子郵件的重要詳細信息

• 會議地點

指明會議是在會議室還是在其他地方舉行。 如果您邀請公司以外的人，請不要忘記提供地址。

• 日期和時間

在會議請求電子郵件的文本中包含會議的完整日期和時間也很重要。 如果您正在與居住在其他時區的人打交道，請務必為您的受邀者確定正確的時間和日期。

示例：美國/太平洋時間 10 月 20 日下午 2:00 - 3:35

提示：檢查日期是否不是公共假期。 並儘量避免將會議安排得太晚，因為這可能需要比您和您的受邀者預期的更長的時間。

• 議程

解釋將要討論、展示或提議的內容。 這樣，您可以正確地組織會議，並且收件人不會對會議的內容有任何疑問。

來源：vertex42

• 會議時長

有些人的日程安排很緊。 這就是為什麼必須讓與會者了解會議將持續多長時間的原因。

• 與會者名單

如果有兩個以上的人參加，請包括與會者名單，以使會議對雙方都感到舒適。

如何編寫會議請求電子郵件正文

確保你自我介紹

通過電子郵件發送會議請求時，建議從介紹和您如何認識此人的摘要開始。 提供您的姓名、職位、經驗，但要簡短。 如果您不太了解收件人，請提醒他們您是如何認識的（如果您認識的話），或者您是如何聽說他們的。 例如，“[mutual connection - Mark Roberts] 建議我與您取得聯繫。”

說出你想見面的原因

提供有關會議目的的詳細信息。 您可以列出盡可能精確的列表。 但是，如果您已經在會議議程中明確說明了這一點，則可以省略這一段。

從另一面清楚地解釋您的要求

這將幫助您的受邀者了解在會議之前要攜帶什麼以及要考慮什麼。

說出您的收件人可以從會議中獲得的好處

解釋他們為什麼需要與您會面以及他們從這次會議中得到什麼。

校對文本

確保您的語言禮貌而專業。 在點擊“發送”按鈕之前，請務必校對所有內容。 仔細檢查您是否沒有拼錯某人的名字等等。

來源：語法上

設計電子郵件會議邀請

使電子郵件模板簡單

保持安排會議電子郵件簡短、中肯且相關。 避免複雜的元素。 電子郵件越簡單，人們就越有可能回复。

添加您的公司徽標

如果您正在編寫正式的公司會議請求，請包括您的公司顏色和徽標。 此外，徽標可以包含在專業的電子郵件簽名中，您可以將其添加到您發送的每封電子郵件中。

添加一些圖片

如果您有一個大型會議或您的展位將在那裡，添加地圖和照片會很好。

使用專業的電子郵件簽名

確保在請求預約電子郵件中包含專業的電子郵件頁腳。 如果您沒有電子郵件簽名，您可以使用 NEWOLDSTAMP 電子郵件簽名創建器輕鬆免費創建一個。

• 添加您的照片

為了使您的電子郵件更加個性化，請務必添加您的照片。

• 列出盡可能多的聯繫方式

考慮添加您的電話號碼、地址和社交媒體資料鏈接，以便更輕鬆地與您聯繫。

• 添加號召性用語

您可以添加號召性用語來預訂電話或宣傳社交媒體。

• 使用橫幅

您的電子郵件簽名中的橫幅可以使您的收件人非常方便地使用日曆安排與您的會議。

查看這篇文章： “電子郵件簽名名片模板，使您的通信最專業。”

商務會議請求電子郵件的少量補充

請求回复

RSVP 源自法語（“répondez, s'il vous plaît”），意思是“請回复”。 因此，如果有人要求您回复，這意味著他們想知道您是否會參加會議。 如今，您可以從多種工具中進行選擇，在會議請求電子郵件中添加 RSVP 按鈕，以便收件人更輕鬆地回复“是”或“否”。

保持友好但專業

要積極，但不要讓電子郵件顯得過於粗心。

邀請跟進

如果您發送了會議請求但沒有得到回复，請不要驚慌。 也許，收件人一開始沒有看到您的電子郵件。 或者你設置的位置或時間對他們來說似乎不方便。 有時，會議不僅與他們有關。 在這一點上，跟進並解決這些可能的反對意見很重要。 跟進收件人，詢問他們是否收到您的邀請以及會議是否相關。 提議選擇另一個日期/時間/地點。

如果收件人回復了您的邀請電子郵件，如果您代表其他人安排會議，您仍應記得跟進說謝謝或確認約會。

會後要求跟進

這將使您能夠總結會議期間談判的所有內容。

相關文章： “如何在銷售會議後寫一封感謝信並更快地完成交易。”

商務會議請求電子郵件樣本

商務會議請求電子郵件樣本 #1

親愛的奧爾森先生，

我的名字是 Natalie，我代表 ABC 公司與您聯繫。 來自 XYZ 公司的 Kelly Anderson 給了我你的電子郵件地址，因為她認為你和我們的首席執行官 Kirsh 先生討論潛在的商機是值得的。 我附上了一本介紹我們公司概況的小冊子。

Kirsh 先生在 10 月 20 日上午 9 點至下午 2 點和 10 月 24 日上午 11 點至下午 4 點之間隨時有空。請隨時根據您的日程安排會議的時間和地點。

感謝您的寶貴時間，我們期待著未來的合作。

商務會議請求電子郵件樣本 #2

親愛的紮巴爾坎斯卡婭女士，

我想邀請您參加將於 11 月 15 日星期五下午 4 點在 3 層 22 室舉行的員工特別會議。 會議將持續不超過 40 分鐘。 附上詳細的會議議程供您參考。 非常歡迎提出建議和問題。

如果收到邀請，請告訴我，並在 11 月 14 日之前確認您的出席。

謝謝！

商務會議請求電子郵件樣本＃3（不太正式的）

親愛的麥克斯，

我想與您安排一次簡短的會議，討論您如何幫助我們開發健身應用程序。 我在星期四上午 11 點和星期五下午 1-6 點有空。 或者，如果這些都不起作用，我可以在下週二早上抽出時間工作。

我將非常感謝您的專業知識和意見。

此致，

有關更多會議請求電子郵件示例，請在此處查看我們的博客文章。

結論

很多時間都花在組織、主持、舉行和參加會議上。 在本文中，我們討論了編寫會議請求電子郵件以確保確認的方法。 現在，讓我們總結一下。

要編寫成功的商務會議請求電子郵件，請執行以下步驟：

• 使您的主題行清晰簡潔。 在主題行中提供重要的細節；
• 使您的電子郵件保持簡單、簡短和中肯；
• 如果可能，提供議程；
• 簡要介紹自己並說明邀請對方見面的原因；
• 說出好處；
• 始終校對文本，檢查語法和拼寫錯誤；
• 添加電子郵件簽名，讓您的會議請求電子郵件看起來更專業；
• 會議前後跟進。

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