Schreiben einer Besprechungsanfrage per E-Mail: Beste Tipps und aussagekräftige Beispiele, um die Bestätigung zu gewährleisten

1. Wer kann der Empfänger Ihrer Besprechungsanfrage-E-Mail sein?
2. Die beste Struktur für E-Mail-Vorlagen für Besprechungsanfragen
3. So schreiben Sie den E-Mail-Text für Besprechungsanfragen
4. Entwerfen der E-Mail-Meeting-Einladung
5. Handvoll Ergänzungen zu einer E-Mail mit der Anfrage für ein Geschäftstreffen
6. E-Mail-Beispiele für Anfragen zu Geschäftstreffen

Nützliche Hilfsmittel:
1. Newoldstamp – Marketing für E-Mail-Signaturen
2. Mailchimp – E-Mail-Builder und -Absender
3. Reply.io – Persönlicher E-Mail-Kontakt, Anrufe und Aufgaben
4. RocketLink – Ihr gebrandeter Short Linker
5. Canva – Online-Tool zum Erstellen von Designs

Egal, ob Sie in der Geschäftsentwicklung, im Vertrieb, im Marketing oder sogar als Gründer eines kleinen oder mittleren Unternehmens tätig sind – Geschäftstreffen sind ein wesentlicher Bestandteil Ihres Lebens. Sie erkunden neue Möglichkeiten bei der Kommunikation mit Kollegen, Leads und Interessenten; Sie bauen neue Beziehungen zu Partnern und anderen wichtigen Personen im Geschäft auf.

Aber was ist der beste Weg, um ein Treffen anzufordern? E-Mail ist oft eine der bequemsten Methoden, um ein Meeting mit vielbeschäftigten Geschäftsleuten zu planen. Auf diese Weise erwischen Sie sie nicht, wenn sie abgelenkt sind oder sich einer anderen Sache widmen. So können sie antworten, wenn sie einen Moment Zeit haben, um ihren Kalender zu überprüfen.

Wer kann der Empfänger Ihrer Besprechungsanfrage-E-Mail sein?

Es gibt verschiedene Gründe für das Versenden von Einladungs-E-Mails. Wenden Sie sich beispielsweise an:

• Ihr CEO – wenn Sie einige beschäftigungsbezogene Dinge besprechen möchten;
• Chefstab – wenn Sie ein strategisches Meeting brauchen;
• Vertriebsmitarbeiter – wenn Sie eine Software oder ein Tool kaufen und die Details besprechen möchten;
• Geschäftspartner – um die Partnerschaft zu besprechen;
• Lead oder Kunde – um mehr über Ihre Dienstleistungen zu erzählen und ein Angebot zu machen.

Verwandter Artikel: „Wie man den besten Geschäftsvorschlag für Investoren schreibt.“

Die beste Struktur für E-Mail-Vorlagen für Besprechungsanfragen

Professionelle Betreffzeile

Eine gut durchdachte Betreffzeile für die Einladungs-E-Mail zum Meeting ist unerlässlich. Achten Sie darauf, die Wörter zu verwenden, die die Empfänger motivieren, an Ihrem Meeting teilzunehmen oder zumindest auf Ihre E-Mail zu antworten. Eine überzeugende Betreffzeile ist besonders wichtig, wenn Sie Personen erreichen, denen Sie nicht oft E-Mails senden.

• Fügen Sie den Namen Ihres Empfängers hinzu

Auf diese Weise können Sie Ihre Einladung personalisieren.

• Machen Sie ein Datum in einer Betreffzeile sichtbar

An welchem ​​Tag und zu welcher Uhrzeit findet das Treffen statt? Fügen Sie diese Informationen in Ihren Betreff ein, damit der Empfänger Ihre E-Mail in seinem Posteingang speichern und das Datum/die Uhrzeit überprüfen kann, ohne sie zu öffnen.

• Machen Sie es nicht zu lange

Fügen Sie keine unnötigen Dinge hinzu, damit es auf Mobilgeräten vollständig angezeigt wird.

Quelle: superoffice

Beispiele für E-Mail-Betreffzeilen für Besprechungsanfragen:

„Meeting-Anfrage von Natalie Polly: Project Kickoff“

„Geplant: Projektstart für den 12. Oktober“

Lesen Sie unsere 20 Tipps, die Ihnen helfen, die beste Betreffzeile für Meeting-Einladungen zu erstellen

Wichtige Details, die der E-Mail hinzugefügt werden müssen

• Tagungsort

Geben Sie an, ob die Besprechung in einem Besprechungsraum oder an einem anderen Ort stattfinden wird. Vergessen Sie nicht, eine Adresse anzugeben, wenn Sie jemanden außerhalb Ihres Unternehmens einladen.

• Datum (und Uhrzeit

Es ist auch wichtig, das vollständige Datum und die Uhrzeit des Meetings in den Text Ihrer Meeting-Anfrage-E-Mail aufzunehmen. Wenn Sie mit Personen zu tun haben, die in anderen Zeitzonen leben, stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Uhrzeit und das richtige Datum für Ihre Eingeladenen herausfinden.

Beispiel: 20. Oktober, 14:00–15:35 Uhr US/Pazifik

Tipp : Überprüfen Sie, ob das Datum kein Feiertag ist. Und versuchen Sie, Meetings nicht zu spät am Tag zu planen, da es länger dauern kann, als Sie und Ihre Eingeladenen erwarten.

• Agenda

Erklären Sie, was besprochen, gezeigt oder vorgeschlagen wird. Auf diese Weise können Sie das Meeting richtig strukturieren und die Empfänger haben keinen Zweifel daran, worum es in dem Meeting geht.

Quelle: vertex42

• Länge des Treffens

Manche Leute haben einen engen Zeitplan. Aus diesem Grund ist es wichtig, den Teilnehmern eine Vorstellung davon zu geben, wie lange das Meeting dauern wird.

• Teilnehmerliste

Wenn mehr als zwei Personen teilnehmen, fügen Sie die Teilnehmerliste hinzu, um das Meeting für beide Seiten angenehm zu gestalten.

So schreiben Sie den E-Mail-Text für eine Besprechungsanfrage

Stelle sicher, dass du dich vorstellst

Wenn Sie eine Besprechungsanfrage per E-Mail senden, empfiehlt es sich, mit einer Einführung und einer Zusammenfassung zu beginnen, woher Sie die Person kennen. Geben Sie Ihren Namen, Ihre Position und Ihre Erfahrung an, aber fassen Sie sich kurz. Wenn Sie den Empfänger nicht gut kennen, erinnern Sie ihn daran, wie Sie sich kennengelernt haben (falls ja) oder wie Sie von ihm gehört haben. Beispiel: „[gegenseitige Verbindung – Mark Roberts] hat mir empfohlen, mich mit Ihnen in Verbindung zu setzen.“

Nennen Sie den Grund, warum Sie sich treffen möchten

Machen Sie Angaben zum Zweck des Treffens. Sie können eine möglichst genaue Liste erstellen. Sie können diesen Absatz jedoch weglassen, wenn Sie dies bereits in der Sitzungsagenda deutlich machen.

Erklären Sie klar, was Sie von einer anderen Seite verlangen

Dies wird Ihren Eingeladenen helfen zu verstehen, was sie mitbringen und woran sie vor dem Meeting denken sollten.

Nennen Sie die Vorteile, die Ihr Empfänger aus dem Meeting ziehen kann

Erklären Sie, warum sie sich mit Ihnen treffen müssten und was sie von diesem Treffen haben.

Lies den Text Korrektur

Stellen Sie sicher, dass Ihre Sprache höflich und professionell ist. Lesen Sie immer alles Korrektur, bevor Sie auf die Schaltfläche „Senden“ klicken. Überprüfen Sie noch einmal, ob Sie den Namen einer Person nicht falsch geschrieben haben und so weiter.

Quelle: Grammatik

Entwerfen der E-Mail-Meeting-Einladung

Machen Sie die E-Mail-Vorlage einfach

Halten Sie E-Mails zum Planen von Besprechungen kurz, auf den Punkt und relevant. Vermeiden Sie komplexe Elemente. Je einfacher die E-Mail, desto wahrscheinlicher werden die Leute antworten.

Fügen Sie Ihr Firmenlogo hinzu

Wenn Sie eine offizielle Anfrage für ein Firmentreffen schreiben, fügen Sie Ihre Firmenfarben und Ihr Logo hinzu. Außerdem kann das Logo in eine professionelle E-Mail-Signatur eingebunden werden, die Sie jeder versendeten E-Mail hinzufügen können.

Fügen Sie einige Bilder hinzu

Wenn Sie eine große Konferenz haben oder Ihr Stand dort sein wird, wäre es schön, die Karte und ein Foto hinzuzufügen.

Verwenden Sie eine professionelle E-Mail-Signatur

Stellen Sie sicher, dass Sie eine professionelle E-Mail-Fußzeile in die Anfrage- und Termin-E-Mails einfügen. Wenn Sie keine E-Mail-Signatur haben, können Sie mit dem NEWOLDSTAMP-E-Mail-Signatur-Ersteller ganz einfach kostenlos eine erstellen.

• Fügen Sie Ihr Foto hinzu

Um Ihre E-Mails persönlicher zu gestalten, fügen Sie unbedingt Ihr Foto hinzu.

• Listen Sie so viele Kontaktdaten wie möglich auf

Erwägen Sie, Ihre Telefonnummer, Adresse und Links zu Social-Media-Profilen hinzuzufügen, um die Kontaktaufnahme mit Ihnen zu vereinfachen.

• Füge einen Call-to-Action hinzu

Sie können einen Call-to-Action hinzufügen, um Anrufe zu buchen oder für soziale Medien zu werben.

• Verwenden Sie ein Banner

Das Banner in Ihrer E-Mail-Signatur kann es Ihrem Empfänger sehr bequem machen, ein Meeting mit Ihnen über einen Kalender zu planen.

Sehen Sie sich diesen Artikel an: „Visitenkartenvorlagen für E-Mail-Signaturen, um Ihre Korrespondenz so professionell wie möglich zu gestalten.“

Handvoll Ergänzungen zu einer E-Mail mit der Anfrage für ein Geschäftstreffen

Fordern Sie eine Antwort an

RSVP leitet sich aus dem Französischen ab („répondez, s'il vous plaît“), was „bitte antworten“ bedeutet. Wenn Sie also jemand um eine Antwort bittet, bedeutet dies, dass er wissen möchte, ob Sie an dem Meeting teilnehmen werden. Heute können Sie aus einer Vielzahl von Tools wählen, um Ihren E-Mails mit Besprechungsanfragen eine RSVP-Schaltfläche hinzuzufügen, um es Ihren Empfängern noch einfacher zu machen, mit Ja oder Nein zu antworten.

Bleiben Sie freundlich, aber professionell

Seien Sie positiv, aber lassen Sie die E-Mail nicht zu nachlässig erscheinen.

Folgen Sie der Einladung

Wenn Sie eine Besprechungsanfrage gesendet, aber keine Antwort erhalten haben, geraten Sie nicht in Panik. Vielleicht hat der Empfänger Ihre E-Mail gar nicht erst gesehen. Oder vielleicht schien ihnen der Ort oder die Zeit, die Sie festgelegt haben, nicht bequem zu sein. Manchmal ist das Treffen nicht nur für sie relevant. An dieser Stelle ist es wichtig, diesen möglichen Einwänden nachzugehen und sie anzugehen. Folgen Sie dem Empfänger, um zu fragen, ob er Ihre Einladung erhalten hat und ob das Meeting relevant ist. Bieten Sie an, ein anderes Datum/eine andere Uhrzeit/einen anderen Ort zu wählen.

Falls der Empfänger auf Ihre Einladungs-E-Mail geantwortet hat, sollten Sie trotzdem daran denken, sich zu bedanken oder den Termin zu bestätigen, wenn Sie das Meeting im Namen einer anderen Person planen.

Bitten Sie um eine Nachbereitung nach dem Meeting

Auf diese Weise können Sie alles zusammenfassen, was Sie während des Meetings ausgehandelt haben.

Verwandter Artikel: „So schreiben Sie nach einem Verkaufsgespräch eine Dankes-E-Mail und schließen Geschäfte schneller ab.“

E-Mail-Beispiele für Anfragen zu Geschäftstreffen

E-Mail-Beispiel Nr. 1 für Anfragen zu Geschäftstreffen

Sehr geehrter Herr Olsen,

Mein Name ist Natalie und ich kontaktiere Sie im Namen der Firma ABC. Kelly Anderson von der XYZ Corporation hat mir Ihre E-Mail-Adresse gegeben, weil sie dachte, dass es sich für Sie und unseren CEO Mr. Kirsh lohnen würde, potenzielle Geschäftsmöglichkeiten zu besprechen. Ich habe eine Broschüre beigefügt, die einen Überblick über unser Unternehmen gibt.

Mr. Kirsh ist jederzeit zwischen 9:00 und 14:00 Uhr am 20. Oktober und 11:00 bis 16:00 Uhr am 24. Oktober verfügbar. Bitte legen Sie Zeit und Ort des Treffens gemäß Ihrem Zeitplan fest.

Vielen Dank für Ihre Zeit und wir freuen uns auf die zukünftige Zusammenarbeit.

E-Mail-Beispiel Nr. 2 für Anfragen zu Geschäftstreffen

Sehr geehrte Frau Zabalkanskaya,

Ich möchte Sie zu einem Sondertreffen für Mitarbeiter einladen, das am Freitag, den 15. November um 16:00 Uhr auf Ebene 3, Raum 22, stattfinden wird. Die Sitzung dauert nicht länger als 40 Minuten. Anbei finden Sie eine detaillierte Tagungsagenda als Referenz. Anregungen und Fragen sind sehr willkommen.

Bitte teilen Sie mir mit, ob die Einladung eingegangen ist und bestätigen Sie Ihre Teilnahme bis zum 14. November.

Vielen Dank!

E-Mail-Beispiel Nr. 3 für Anfragen zu Geschäftstreffen (ein weniger formelles)

Liebe Max,

Ich möchte ein kurzes Treffen mit Ihnen vereinbaren, um zu besprechen, wie Sie uns bei der Entwicklung unserer Fitness-App unterstützen können. Ich bin am Donnerstag um 11:00 Uhr und am Freitag von 13:00 bis 18:00 Uhr erreichbar. Alternativ, wenn nichts davon funktioniert, kann ich nächsten Dienstagmorgen arbeiten.

Ich wäre Ihnen sehr dankbar für Ihre Expertise und Ihren Input.

Mit freundlichen Grüßen,

Weitere E-Mail-Beispiele für Besprechungsanfragen finden Sie hier in unserem Blogbeitrag.

Fazit

Es wird viel Zeit damit verbracht, Meetings zu organisieren, auszurichten, abzuhalten und daran teilzunehmen. In diesem Artikel haben wir darüber gesprochen, wie E-Mails mit Besprechungsanfragen geschrieben werden können, um eine Bestätigung zu gewährleisten. Fassen wir nun alles zusammen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine erfolgreiche E-Mail mit einer Anfrage für ein Geschäftstreffen zu schreiben:

• Formulieren Sie Ihre Betreffzeile klar und prägnant. Geben Sie wichtige Details direkt in der Betreffzeile an;
• Halten Sie Ihre E-Mail einfach, kurz und auf den Punkt gebracht;
• Geben Sie nach Möglichkeit eine Tagesordnung an;
• Stellen Sie sich kurz vor und nennen Sie den Grund, warum Sie den Empfänger zu einem Treffen einladen;
• Nennen Sie die Vorteile;
• Lesen Sie den Text immer Korrektur, überprüfen Sie ihn auf Grammatik und Tippfehler;
• Fügen Sie eine E-Mail-Signatur hinzu, damit Ihre E-Mail mit der Besprechungsanfrage professionell aussieht;
• Follow-up vor und nach dem Meeting.

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