Scrierea unui e-mail pentru cererea de întâlnire: cele mai bune sfaturi și exemple puternice pentru a asigura confirmarea

1. Cine poate fi destinatarul e-mailului de solicitare a întâlnirii?
2. Cea mai bună structură pentru șabloanele de e-mail pentru solicitări de întâlnire
3. Cum să scrieți textul corpului pentru solicitarea de întâlnire
4. Proiectarea invitației la întâlnire prin e-mail
5. Câteva completări la un e-mail de solicitare a unei întâlniri de afaceri
6. Mostre de e-mail pentru solicitare de întâlniri de afaceri

Instrumente utile:
1. Newoldstamp - Marketing de semnătură prin e-mail
2. Mailchimp - Generator de e-mail și expeditor
3. Reply.io - Informații personale prin e-mail, apeluri și sarcini
4. RocketLink - Linkerul dvs. scurt de marcă
5. Canva - Instrument online pentru realizarea de modele

Indiferent dacă sunteți în dezvoltarea afacerilor, vânzări, marketing sau chiar fondatorul unei companii mici sau mijlocii - întâlnirile de afaceri sunt o parte esențială a vieții dvs. Explorați noi oportunități atunci când comunicați cu colegii, clienții potențiali și potențialii; construiți noi relații cu parteneri și alți oameni importanți din afacere.

Dar care este cel mai bun mod de a solicita o întâlnire? Adesea, una dintre cele mai convenabile metode de a programa o întâlnire cu oameni de afaceri ocupați este e-mailul. În acest fel, nu îi prindeți atunci când sunt distrași sau se ocupă de o altă problemă. Așa că pot răspunde când au un moment pentru a-și verifica calendarul.

Cine poate fi destinatarul e-mailului de solicitare a întâlnirii?

Există diverse motive pentru a trimite e-mailuri de invitație. De exemplu, poate fi necesar să contactați:

• CEO-ul dvs. - dacă doriți să discutați unele chestii legate de angajare;
• Șef personal — dacă aveți nevoie de o întâlnire strategică;
• Reprezentant de vânzări — dacă doriți să cumpărați un software sau un instrument și doriți să discutați detaliile;
• Partener de afaceri — a discuta despre parteneriat;
• Lider sau client - pentru a spune mai multe despre serviciile dvs. și pentru a face o propunere.

Articol înrudit: „Cum să scrieți cea mai bună propunere de afaceri pentru investitori.”

Cea mai bună structură pentru șabloanele de e-mail pentru solicitări de întâlnire

Subiect profesional

Este esențială un subiect bine gândit pentru e-mailul de invitare la întâlnire. Asigurați-vă că utilizați cuvintele care vor motiva destinatarii să participe la întâlnirea dvs. sau cel puțin să vă răspundă la e-mail. O linie de subiect convingătoare este deosebit de importantă dacă vă adresați unor persoane cărora nu le trimiteți e-mail des.

• Adăugați numele destinatarului dvs

În acest fel, îți poți personaliza invitația.

• Faceți o dată vizibilă într-o linie de subiect

La ce dată și oră va avea loc ședința? Puneți aceste informații în subiect, astfel încât destinatarul să vă poată stoca e-mailul în căsuța de e-mail și să verifice data/ora fără a o deschide.

• Nu o lungi prea mult

Nu adăugați lucruri inutile, astfel încât să fie complet afișat pe dispozitivele mobile.

sursa: superoffice

Exemple de linie de subiect pentru solicitarea de întâlnire:

„Cerere de întâlnire de la Natalie Polly: lansarea proiectului”

„Programat: lansarea proiectului pentru 12 octombrie”

Citiți cele 20 de sfaturi pentru a vă ajuta să creați cea mai bună linie de subiect pentru invitația la întâlnire

Detalii importante de adăugat la e-mail

• Locul de întâlnire

Indicați dacă întâlnirea va avea loc într-o sală de ședințe sau în altă parte. Nu uitați să includeți o adresă dacă invitați pe cineva din afara companiei dvs.

• Data si ora

De asemenea, este important să includeți data și ora completă a întâlnirii în textul e-mailului de solicitare a întâlnirii. Dacă aveți de-a face cu persoane care locuiesc în alte fusuri orare, asigurați-vă că vă dați seama de ora și data corecte pentru invitații dvs.

Exemplu: 20 octombrie, 14:00 - 15:35 SUA/Pacific

Sfat : verificați dacă data nu este o sărbătoare legală. Și încercați să evitați să programați întâlniri prea târziu în timpul zilei, deoarece poate dura mai mult decât vă așteptați dvs. și invitații.

• Agendă

Explicați ce va fi discutat, arătat sau propus. În acest fel, puteți structura întâlnirea în mod corespunzător, iar destinatarii nu vor avea nicio îndoială cu privire la despre ce este vorba.

sursa: vertex42

• Durata întâlnirii

Unii oameni pot avea un program strâns. De aceea, este esențial să oferiți participanților o idee despre cât va dura întâlnirea.

• Lista participanților

Dacă sunt prezente mai mult de două persoane, includeți lista participanților pentru a face întâlnirea confortabilă pentru ambele părți.

Cum se scrie textul corpului pentru solicitarea de întâlnire

Asigurați-vă că vă prezentați

Când trimiteți o solicitare de întâlnire prin e-mail, este recomandat să începeți cu o introducere și un rezumat al modului în care cunoașteți persoana respectivă. Furnizează-ți numele, funcția, experiența, dar fii scurt. Dacă nu cunoașteți bine destinatarul, amintiți-i cum v-ați întâlnit (dacă l-ați cunoscut) sau cum ați auzit de el. De exemplu, „[conexiune reciprocă - Mark Roberts] mi-a recomandat să iau legătura cu tine.”

Spuneți motivul pentru care doriți să vă întâlniți

Furnizați detalii despre scopul întâlnirii. Puteți face o listă cât mai precisă. Cu toate acestea, puteți omite acest paragraf dacă faceți deja acest lucru clar în agenda întâlnirii.

Explicați clar ce aveți nevoie din altă parte

Acest lucru îi va ajuta pe invitați să înțeleagă ce să aducă și la ce să se gândească înainte de întâlnire.

Numiți beneficiile pe care le poate obține destinatarul dvs. în urma întâlnirii

Explicați de ce ar trebui să se întâlnească cu dvs. și ce primesc din această întâlnire.

Verificați textul

Asigurați-vă că limba dvs. este politicoasă și profesionistă. Verificați întotdeauna totul înainte de a apăsa butonul „Trimite”. Verificați din nou dacă nu ați scris greșit numele cuiva și așa mai departe.

sursa: gramatical

Proiectarea invitației la întâlnire prin e-mail

Simplifică șablonul de e-mail

Păstrați e-mailul de programare a întâlnirilor scurt, la obiect și relevant. Evitați elementele complexe. Cu cât este mai simplu e-mailul, cu atât este mai probabil ca oamenii să răspundă.

Adăugați sigla companiei dvs

Dacă scrieți o solicitare oficială de întâlnire corporativă, includeți culorile și sigla companiei dvs. De asemenea, sigla poate fi inclusă într-o semnătură de e-mail profesională pe care o puteți adăuga cu fiecare e-mail pe care îl trimiteți.

Adauga cateva poze

Dacă aveți o conferință mare sau standul dvs. va fi acolo, ar fi bine să adăugați harta și o fotografie.

Utilizați o semnătură de e-mail profesională

Asigurați-vă că includeți un subsol de e-mail profesional cu e-mailurile de solicitare și de programare. Dacă nu aveți semnătura de e-mail, puteți crea cu ușurință una gratuit, folosind creatorul de semnături de e-mail NEWOLDSTAMP.

• Adăugați fotografia dvs

Pentru a vă face e-mailurile mai personale, asigurați-vă că adăugați fotografia.

• Listați cât mai multe detalii de contact

Luați în considerare adăugarea numărului dvs. de telefon, a adresei și a link-urilor către profilurile rețelelor sociale pentru a vă contacta mai ușor.

• Adăugați un îndemn

Puteți adăuga un îndemn pentru a rezerva apeluri sau pentru a promova rețelele sociale.

• Folosește un banner

Bannerul din semnătura dvs. de e-mail poate face foarte convenabil pentru destinatarul dvs. să programeze o întâlnire cu dvs. folosind un calendar.

Consultați acest articol: „Șabloane de cărți de vizită cu semnătură de e-mail pentru a face corespondența dvs. cea mai profesională.”

Câteva completări la un e-mail de solicitare a unei întâlniri de afaceri

Solicitați un RSVP

RSVP derivă din franceză („répondez, s'il vous plaît”), care înseamnă „vă rugăm să răspundeți”. Deci, dacă cineva îți cere să răspunzi, înseamnă că vrea să știe dacă vei participa la întâlnire. Astăzi, puteți alege dintr-o varietate de instrumente pentru a adăuga un buton RSVP la e-mailurile de solicitare a întâlnirii, pentru a facilita și mai ușor pentru destinatari să răspundă da sau nu.

Rămâi prietenos, dar profesionist

Fii pozitiv, dar nu face ca e-mailul să pară prea neglijent.

Urmărirea invitației

Dacă ați trimis o solicitare de întâlnire, dar nu ați primit un răspuns, nu intrați în panică. Poate că destinatarul nu v-a văzut e-mailul în primul rând. Sau poate locația sau ora pe care ați stabilit-o nu li s-a părut convenabilă. Uneori, întâlnirea nu este relevantă doar pentru ei. În acest moment, este important să urmăriți și să abordați aceste posibile obiecții. Urmăriți destinatarul pentru a-l întreba dacă a primit invitația dvs. și dacă întâlnirea este relevantă. Oferă să alegi altă dată/ora/locație.

În cazul în care destinatarul a răspuns e-mailului dvs. de invitație, ar trebui să vă amintiți totuși să continuați pentru a vă mulțumi sau a confirma întâlnirea dacă programați întâlnirea în numele altcuiva.

Cereți o continuare după întâlnire

Acest lucru vă va permite să rezumați tot ce ați negociat în timpul întâlnirii.

Articol similar: „Cum să scrieți un e-mail de mulțumire după o întâlnire de vânzări și să încheiați oferte mai rapid.”

Solicită mostre de e-mail pentru întâlniri de afaceri

Exemplu nr. 1 pentru solicitarea unei întâlniri de afaceri

Stimate domnule Olsen,

Numele meu este Natalie și vă contactez în numele companiei ABC. Kelly Anderson de la corporația XYZ mi-a dat adresa dvs. de e-mail, deoarece a considerat că ar fi util pentru dvs. și CEO-ul nostru, domnul Kirsh, să discutați despre potențialele oportunități de afaceri. Am atașat o broșură care oferă o imagine de ansamblu asupra companiei noastre.

Domnul Kirsh este disponibil oricând între orele 9:00 - 14:00, 20 octombrie și 11:00 - 16:00, 24 octombrie. Vă rugăm să nu ezitați să stabiliți ora și locul întâlnirii în funcție de programul dvs.

Vă mulțumim pentru timpul acordat și așteptăm cu nerăbdare cooperarea viitoare.

Exemplu nr. 2 pentru solicitarea unei întâlniri de afaceri

Stimata doamna Zabalkanskaya,

Aș dori să vă invit să participați la o întâlnire specială pentru angajați care va avea loc la Nivelul 3, camera 22, vineri, 15 noiembrie, la ora 16.00. Întâlnirea nu va dura mai mult de 40 de minute. Vă rugăm să găsiți atașat o agendă detaliată a întâlnirii pentru referință. Sugestiile și întrebările sunt binevenite.

Vă rog să-mi spuneți dacă invitația a fost primită și să vă confirmați prezența până pe 14 noiembrie.

Mulțumesc!

Exemplu nr. 3 de e-mail pentru solicitarea unei întâlniri de afaceri (unul mai puțin formal)

Dragă Max,

Vreau să aranjez o scurtă întâlnire cu dvs. pentru a discuta cum ne puteți ajuta cu dezvoltarea aplicației noastre de fitness. Sunt disponibil joi la 11:00 și vineri la 13-18. Alternativ, dacă niciunul dintre aceștia nu funcționează, îmi pot face timp să lucrez marțea viitoare.

Aș fi foarte recunoscător pentru expertiza și contribuția dumneavoastră.

Toate cele bune,

Pentru mai multe exemple de e-mail de solicitare de întâlnire, vă rugăm să vedeți postarea noastră de blog aici.

Concluzie

Se petrece mult timp organizând, găzduind, ținând și participând la întâlniri. În acest articol, vorbeam despre modalitățile de a scrie e-mailuri de solicitare a întâlnirilor pentru a asigura confirmarea. Acum, să rezumam totul.

Pentru a scrie un e-mail de solicitare a unei întâlniri de afaceri de succes, urmați următorii pași:

• Faceți subiectul clar și concis. Furnizați detalii importante chiar în linia de subiect;
• Păstrați-vă e-mailul simplu, scurt și la obiect;
• Furnizați o agendă dacă este posibil;
• Prezentați-vă pe scurt și spuneți motivul pentru care invitați destinatarul să se întâlnească;
• Denumiți beneficiile;
• Verificați întotdeauna textul, verificați gramatica și greșelile de scriere;
• Adăugați o semnătură de e-mail pentru ca e-mailul de solicitare a întâlnirii să arate profesional;
• Urmărire înainte și după întâlnire.

S-ar putea să vă placă și: „Cum să scrieți un e-mail politicos de anulare a întâlnirii, chiar dacă este urgent?”