Pisanie wiadomości e-mail z wezwaniem na spotkanie: najlepsze wskazówki i mocne przykłady, aby zapewnić potwierdzenie

1. Kto może być odbiorcą wiadomości e-mail z wezwaniem na spotkanie?
2. Najlepsza struktura szablonów wiadomości e-mail z wezwaniami na spotkanie
3. Jak napisać treść wiadomości e-mail z wezwaniem na spotkanie?
4. Projektowanie zaproszenia na spotkanie e-mail
5. Kilka dodatków do wiadomości e-mail z wezwaniem na spotkanie biznesowe
6. Próbki wiadomości e-mail z prośbą o spotkanie biznesowe

Użyteczne narzędzia:
1. Newoldstamp - Marketing podpisów e-mail
2. Mailchimp - Kreator i nadawca wiadomości e-mail
3. Reply.io — osobisty zasięg e-mail, połączenia i zadania
4. RocketLink - Twój markowy krótki linker
5. Canva — narzędzie online do tworzenia projektów

Bez względu na to, czy zajmujesz się rozwojem biznesu, sprzedażą, marketingiem, a nawet założycielem małej lub średniej firmy — spotkania biznesowe są istotną częścią Twojego życia. Eksplorujesz nowe możliwości podczas komunikowania się ze współpracownikami, potencjalnymi klientami i potencjalnymi klientami; budujesz nowe relacje z partnerami i innymi ważnymi osobami w biznesie.

Ale jaki jest najlepszy sposób, aby poprosić o spotkanie? Często jedną z najwygodniejszych metod zaplanowania spotkania z zapracowanymi ludźmi biznesu jest poczta e-mail. W ten sposób nie złapiesz ich, gdy są rozproszone lub zajmują się inną sprawą. Dzięki temu mogą odpowiedzieć, gdy mają chwilę na sprawdzenie swojego kalendarza.

Kto może być odbiorcą wiadomości e-mail z wezwaniem na spotkanie?

Istnieje wiele powodów wysyłania e-maili z zaproszeniami. Na przykład może być konieczne skontaktowanie się z:

• Twój CEO — jeśli chcesz porozmawiać o sprawach związanych z zatrudnieniem;
• Sztab główny — jeśli potrzebujesz strategicznego spotkania;
• Przedstawiciel handlowy — jeśli chcesz kupić oprogramowanie lub narzędzie i chcesz omówić szczegóły;
• Partner biznesowy — w celu omówienia partnerstwa;
• Lead lub klient — aby opowiedzieć więcej o swoich usługach i złożyć propozycję.

Powiązany artykuł: „Jak napisać najlepszą propozycję biznesową dla inwestorów”.

Najlepsza struktura szablonów e-maili z wezwaniami na spotkanie

Profesjonalna linia tematyczna

Dobrze przemyślany temat wiadomości e-mail z zaproszeniem na spotkanie jest niezbędny. Pamiętaj, aby użyć słów, które zmotywują odbiorców do wzięcia udziału w spotkaniu lub przynajmniej odpowiedzi na Twój e-mail. Przekonujący wiersz tematu jest szczególnie ważny, jeśli kontaktujesz się z osobami, do których rzadko wysyłasz e-maile.

• Dodaj imię i nazwisko odbiorcy

W ten sposób możesz spersonalizować swoje zaproszenie.

• Ustaw datę widoczną w temacie

W jakiej dacie i godzinie odbędzie się spotkanie? Umieść te informacje w swoim temacie, aby odbiorca mógł przechowywać Twój e-mail w swojej skrzynce odbiorczej i sprawdzić datę/godzinę bez otwierania.

• Nie rób tego zbyt długo

Nie dodawaj niepotrzebnych rzeczy, aby w pełni wyświetlał się na urządzeniach mobilnych.

źródło: superbiuro

Przykłady wiersza tematu wiadomości e-mail z wezwaniem na spotkanie:

„Prośba o spotkanie od Natalie Polly: Rozpoczęcie projektu”

„Zaplanowano: rozpoczęcie projektu na 12 października”

Przeczytaj nasze 20 wskazówek, które pomogą Ci stworzyć najlepszą linię tematu zaproszenia na spotkanie

Ważne szczegóły do ​​dodania do e-maila

• Miejsce spotkań

Wskaż, czy spotkanie odbędzie się w sali konferencyjnej, czy w innym miejscu. Nie zapomnij podać adresu, jeśli zapraszasz kogoś spoza firmy.

• Data i godzina

Ważne jest również uwzględnienie pełnej daty i godziny spotkania w tekście wiadomości e-mail z wezwaniem na spotkanie. Jeśli masz do czynienia z osobami mieszkającymi w innych strefach czasowych, pamiętaj, aby ustalić prawidłową godzinę i datę dla zaproszonych osób.

Przykład: 20 października, 14:00-15:35 USA/Pacyfik

Wskazówka : sprawdź, czy data nie jest świętem państwowym. Staraj się też unikać planowania spotkań zbyt późno, ponieważ może to potrwać dłużej niż Ty i Twoje osoby zaproszone.

• Porządek obrad

Wyjaśnij, co będzie omawiane, pokazywane lub proponowane. W ten sposób możesz odpowiednio zorganizować spotkanie, a odbiorcy nie będą mieli żadnych wątpliwości, o co chodzi w spotkaniu.

źródło: wierzchołek42

• Długość spotkania

Niektórzy ludzie mogą mieć napięty harmonogram. Dlatego ważne jest, aby dać uczestnikom pewne pojęcie o tym, jak długo potrwa spotkanie.

• Lista uczestników

Jeśli w spotkaniu biorą udział więcej niż dwie osoby, dołącz listę uczestników, aby spotkanie było wygodne dla obu stron.

Jak napisać treść wiadomości e-mail z wezwaniem na spotkanie

Upewnij się, że się przedstawiłeś

Wysyłając wezwanie na spotkanie przez e-mail, zaleca się rozpocząć od wprowadzenia i podsumowania, jak znasz tę osobę. Podaj swoje imię i nazwisko, stanowisko, doświadczenie, ale bądź zwięzły. Jeśli nie znasz dobrze odbiorcy, przypomnij mu, jak się poznałeś (jeśli poznałeś) lub jak o nim słyszałeś. Na przykład „[wzajemne połączenie – Mark Roberts] polecił, abym się z tobą skontaktował”.

Podaj powód, dla którego chcesz się spotkać

Podaj szczegóły dotyczące celu spotkania. Możesz zrobić listę tak, aby była jak najdokładniejsza. Możesz jednak pominąć ten akapit, jeśli już to wyraźnie zaznaczasz w programie spotkania.

Jasno wyjaśnij, czego potrzebujesz z innej strony

Pomoże to zaproszonym osobom zrozumieć, co przywieźć i o czym pomyśleć przed spotkaniem.

Wymień korzyści, jakie Twój odbiorca może uzyskać ze spotkania

Wyjaśnij, dlaczego mieliby się z tobą spotkać i co czerpią z tego spotkania.

Korekta tekstu

Upewnij się, że Twój język jest uprzejmy i profesjonalny. Zawsze sprawdzaj wszystko, zanim naciśniesz przycisk „Wyślij”. Sprawdź dokładnie, czy nie pomyliłeś się i tak dalej.

źródło: gramatyka

Projektowanie zaproszenia na spotkanie e-mail

Spraw, aby szablon wiadomości e-mail był prosty

Staraj się, aby e-maile dotyczące harmonogramu spotkań były krótkie, rzeczowe i istotne. Unikaj skomplikowanych elementów. Im prostszy e-mail, tym większe prawdopodobieństwo, że ludzie odpowiedzą.

Dodaj logo swojej firmy

Jeśli piszesz oficjalne zaproszenie na spotkanie firmowe, dołącz kolory i logo swojej firmy. Ponadto logo może być zawarte w profesjonalnym podpisie e-mail, który możesz dodawać do każdej wysyłanej wiadomości e-mail.

Dodaj kilka zdjęć

Jeśli masz dużą konferencję lub Twoje stoisko będzie tam, dodanie mapy i zdjęcia byłoby miłe.

Użyj profesjonalnego podpisu e-mail

Upewnij się, że dołączasz profesjonalną stopkę e-mail do wiadomości e-mail z prośbą o spotkanie. Jeśli nie masz podpisu w wiadomości e-mail, możesz łatwo utworzyć go za darmo, korzystając z kreatora podpisów wiadomości e-mail NEWOLDSTAMP.

• Dodaj swoje zdjęcie

Aby Twoje e-maile były bardziej osobiste, dodaj swoje zdjęcie.

• Podaj jak najwięcej danych kontaktowych

Rozważ dodanie swojego numeru telefonu, adresu i linków do profili w mediach społecznościowych, aby ułatwić kontakt z Tobą.

• Dodaj wezwanie do działania

Możesz dodać wezwanie do działania, aby rezerwować połączenia lub promować media społecznościowe.

• Użyj banera

Baner w podpisie e-maila może ułatwić odbiorcy zaplanowanie spotkania z Tobą za pomocą kalendarza.

Zapoznaj się z tym artykułem: „Szablony wizytówek z podpisami e-mail, dzięki którym Twoja korespondencja będzie najbardziej profesjonalna”.

Kilka dodatków do wiadomości e-mail z wezwaniem na spotkanie biznesowe

Poproś o potwierdzenie odpowiedzi

RSVP wywodzi się z francuskiego („répondez, s'il vous plaît”), co oznacza „proszę o odpowiedź”. Więc jeśli ktoś prosi Cię o RSVP, oznacza to, że chce wiedzieć, czy weźmiesz udział w spotkaniu. Obecnie możesz wybierać spośród różnych narzędzi, aby dodać przycisk RSVP do wiadomości e-mail z wezwaniami na spotkanie, aby jeszcze bardziej ułatwić odbiorcom odpowiedź tak lub nie.

Pozostań przyjazny, ale profesjonalny?

Bądź pozytywnie nastawiony, ale nie pozwól, aby e-mail wydawał się zbyt nieostrożny.

Kontynuacja zaproszenia

Jeśli wysłałeś wezwanie na spotkanie, ale nie otrzymałeś odpowiedzi, nie panikuj. Być może odbiorca w ogóle nie widział Twojego e-maila. A może lokalizacja lub czas, który ustawiłeś, wydawały się im nieodpowiednie. Czasami spotkanie dotyczy nie tylko ich. W tym momencie ważne jest, aby zająć się tymi ewentualnymi zastrzeżeniami i zająć się nimi. Skontaktuj się z odbiorcą, aby zapytać, czy otrzymał Twoje zaproszenie i czy spotkanie jest istotne. Zaproponuj wybór innej daty/godziny/lokalizacji.

Jeśli odbiorca odpowiedział na Twój e-mail z zaproszeniem, pamiętaj, aby kontynuować, aby podziękować lub potwierdzić spotkanie, jeśli planujesz spotkanie w imieniu kogoś innego.

Poproś o kontynuację spotkania

To pozwoli Ci podsumować wszystko, co wynegocjowałeś podczas spotkania.

Powiązany artykuł: „Jak napisać wiadomość e-mail z podziękowaniem po spotkaniu handlowym i szybciej finalizować transakcje”.

Próbki wiadomości e-mail z prośbą o spotkanie biznesowe

Przykładowy e-mail z prośbą o spotkanie biznesowe #1

Szanowny Panie Olsen,

Nazywam się Natalie i kontaktuję się w imieniu firmy ABC. Kelly Anderson z korporacji XYZ podała mi Twój adres e-mail, ponieważ uznała, że ​​warto byłoby porozmawiać z naszym dyrektorem generalnym, panem Kirshem, o potencjalnych możliwościach biznesowych. Załączam broszurę przedstawiającą przegląd naszej firmy.

Pan Kirsh jest dostępny w godzinach 9-14 20 października oraz 11-16 24 października. Prosimy o ustalenie godziny i miejsca spotkania w oparciu o swój harmonogram.

Dziękujemy za poświęcony czas i czekamy na przyszłą współpracę.

Przykładowy e-mail z prośbą o spotkanie biznesowe nr 2

Szanowna Pani Zabalkanskaya,

Zapraszam na wyjątkowe spotkanie dla pracowników, które odbędzie się na poziomie 3 w sali 22 w piątek 15 listopada o godzinie 16:00. Spotkanie potrwa nie dłużej niż 40 minut. W załączeniu szczegółowy program spotkania w celach informacyjnych. Sugestie i pytania są mile widziane.

Proszę o informację, czy zaproszenie wpłynęło i potwierdź swoją obecność do 14 listopada.

Dziękuję Ci!

Przykładowy e-mail z prośbą o spotkanie biznesowe nr 3 (mniej formalny)

Drogi Maksie,

Chcę umówić się z Tobą na krótkie spotkanie, aby omówić, w jaki sposób możesz nam pomóc w rozwoju naszej aplikacji fitness. Jestem dostępny w czwartek o 11:00 i piątek o 1-18. Ewentualnie, jeśli żadna z tych rzeczy nie działa, mogę znaleźć czas na pracę w następny wtorek rano.

Byłbym bardzo wdzięczny za twoją wiedzę i wkład.

Z poważaniem,

Więcej przykładów wiadomości e-mail z wezwaniami na spotkanie można znaleźć w naszym wpisie na blogu tutaj.

Wniosek

Dużo czasu poświęca się na organizowanie, prowadzenie, prowadzenie i uczestnictwo w spotkaniach. W tym artykule rozmawialiśmy o sposobach pisania wiadomości e-mail z wezwaniami na spotkanie, aby zapewnić potwierdzenie. Teraz podsumujmy wszystko.

Aby napisać pomyślną wiadomość e-mail z wezwaniem na spotkanie biznesowe, wykonaj następujące czynności:

• Postaraj się, aby temat był jasny i zwięzły. Podaj ważne szczegóły bezpośrednio w temacie;
• Postaraj się, aby Twój e-mail był prosty, krótki i rzeczowy;
• Podaj plan zajęć, jeśli to możliwe;
• Krótko przedstaw się i podaj powód, dla którego zapraszasz odbiorcę na spotkanie;
• Nazwij korzyści;
• Zawsze sprawdzaj tekst, sprawdzaj gramatykę i literówki;
• Dodaj podpis e-mail, aby wiadomość e-mail z wezwaniem na spotkanie wyglądała profesjonalnie;
• Kontynuacja przed i po spotkaniu.

Możesz też chcieć: „Jak napisać uprzejmy e-mail z anulowaniem spotkania, nawet jeśli jest pilny?”