كتابة بريد إلكتروني لطلب الاجتماع: أفضل النصائح والأمثلة القوية لضمان التأكيد

1. من يمكنه أن يكون متلقي البريد الإلكتروني لطلب الاجتماع؟
2. أفضل هيكل للاجتماع بقوالب البريد الإلكتروني
3. كيفية كتابة نص رسالة البريد الإلكتروني لطلب الاجتماع
4. تصميم دعوة الاجتماع بالبريد الإلكتروني
5. إضافات قليلة إلى بريد إلكتروني لطلب اجتماع عمل
6. عينات البريد الإلكتروني طلب اجتماع العمل

أدوات مفيدة:
1. Newoldstamp - تسويق توقيع البريد الإلكتروني
2. Mailchimp - منشئ البريد الإلكتروني والمرسل
3. Reply.io - التواصل الشخصي عبر البريد الإلكتروني والمكالمات والمهام
4. RocketLink - رابط قصير ذو علامتك التجارية
5. Canva - أداة على الإنترنت لعمل التصميمات

بغض النظر عما إذا كنت تعمل في مجال تطوير الأعمال أو المبيعات أو التسويق أو حتى مؤسس شركة صغيرة أو متوسطة - تعتبر اجتماعات العمل جزءًا أساسيًا من حياتك. تستكشف فرصًا جديدة عند التواصل مع الزملاء والعملاء المحتملين والتوقعات ؛ تقوم ببناء علاقات جديدة مع الشركاء والأشخاص المهمين الآخرين في العمل.

لكن ما هي أفضل طريقة لطلب الاجتماع؟ غالبًا ما يكون البريد الإلكتروني من أكثر الطرق ملاءمة لجدولة اجتماع مع رجال الأعمال المشغولين. بهذه الطريقة ، لن تمسك بهم عندما يشتت انتباههم أو يهتمون بأمر آخر. حتى يتمكنوا من الرد عندما يكون لديهم وقت للتحقق من التقويم الخاص بهم.

من يمكنه أن يكون مستلم البريد الإلكتروني لطلب الاجتماع الخاص بك؟

هناك عدة أسباب لإرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالدعوات. على سبيل المثال ، قد تحتاج إلى الاتصال بـ:

• رئيسك التنفيذي - إذا كنت ترغب في مناقشة بعض الأمور المتعلقة بالتوظيف ؛
• كبار الموظفين - إذا كنت بحاجة إلى اجتماع استراتيجي ؛
• مندوب مبيعات - إذا كنت ترغب في شراء بعض البرامج أو الأدوات وتريد مناقشة التفاصيل ؛
• شريك تجاري - لمناقشة الشراكة ؛
• قائد أو عميل - لإخبار المزيد عن خدماتك وتقديم عرض.

مقالة ذات صلة: "كيفية كتابة أفضل اقتراح تجاري للمستثمرين."

أفضل هيكل لقوالب البريد الإلكتروني لطلب الاجتماع

سطر الموضوع المهني

يعد سطر الموضوع المدروس جيدًا للبريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع أمرًا ضروريًا. تأكد من استخدام الكلمات التي ستحفز المستلمين لحضور اجتماعك أو على الأقل الرد على بريدك الإلكتروني. يعتبر سطر الموضوع المقنع مهمًا بشكل خاص إذا كنت تتواصل مع الأشخاص الذين لا ترسل إليهم بريدًا إلكترونيًا كثيرًا.

• أضف اسم المستلم الخاص بك

بهذه الطريقة ، يمكنك جعل دعوتك شخصية.

• اجعل التاريخ مرئيًا في سطر الموضوع

في أي تاريخ ووقت سيعقد الاجتماع؟ ضع هذه المعلومات في موضوعك حتى يتمكن المستلم من تخزين بريدك الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص به والتحقق من التاريخ / الوقت دون فتحه.

• لا تجعلها طويلة جدا

لا تقم بإضافة أشياء غير ضرورية ، بحيث يتم عرضها بالكامل على الأجهزة المحمولة.

المصدر: مكتب كبير

أمثلة سطر موضوع البريد الإلكتروني لطلب الاجتماع:

"طلب الاجتماع من ناتالي بولي: انطلاق المشروع"

"المقرر: انطلاق المشروع في 12 تشرين الأول (أكتوبر)"

اقرأ نصائحنا العشرين لمساعدتك في إنشاء أفضل سطر لموضوع دعوة الاجتماع

تفاصيل مهمة لإضافتها إلى البريد الإلكتروني

• مكان إجتماع

وضح ما إذا كان الاجتماع سيعقد في غرفة اجتماعات أو في مكان آخر. لا تنس تضمين عنوان إذا كنت تدعو شخصًا من خارج شركتك.

• التاريخ و الوقت

من المهم أيضًا تضمين التاريخ الكامل للاجتماع ووقته في نص البريد الإلكتروني لطلب الاجتماع. إذا كنت تتعامل مع أشخاص يعيشون في مناطق زمنية أخرى ، فتأكد من معرفة الوقت والتاريخ الصحيحين للمدعوين.

مثال: 20 تشرين الأول (أكتوبر) ، 2:00 - 3:35 مساءً بتوقيت الولايات المتحدة / المحيط الهادئ

نصيحة : تحقق مما إذا كان التاريخ ليس عطلة عامة. وحاول تجنب جدولة الاجتماعات في وقت متأخر جدًا من اليوم ، حيث قد يستغرق الأمر وقتًا أطول مما تتوقعه أنت والمدعوين.

• جدول أعمال

اشرح ما سيتم مناقشته أو عرضه أو اقتراحه. بهذه الطريقة ، يمكنك تنظيم الاجتماع بشكل صحيح ، ولن يكون لدى المستلمين أي شك بشأن موضوع الاجتماع.

المصدر: vertex42

• مدة الاجتماع

يمكن لبعض الناس أن يكون لديهم جدول زمني ضيق. هذا هو السبب في أنه من الضروري إعطاء الحاضرين فكرة عن المدة التي سيستغرقها الاجتماع.

• قائمة الحضور

إذا كان هناك أكثر من شخصين حاضرين ، فقم بتضمين قائمة الحضور لجعل الاجتماع مريحًا لكلا الجانبين.

كيفية كتابة نص رسالة البريد الإلكتروني لطلب الاجتماع

تأكد من تقديم نفسك

عند إرسال طلب اجتماع عبر البريد الإلكتروني ، يوصى بالبدء بمقدمة وملخص لكيفية التعرف على الشخص. اكتب اسمك ومنصبك وخبرتك ولكن كن موجزًا. إذا كنت لا تعرف المستلم جيدًا ، فذكره كيف قابلته (إذا عرفته) ، أو كيف سمعت عنه. على سبيل المثال ، "أوصى [اتصال متبادل - مارك روبرتس] بالتواصل معك."

اذكر سبب رغبتك في الاجتماع

قدم تفاصيل حول الغرض من الاجتماع. يمكنك عمل قائمة لتكون دقيقة قدر الإمكان. ومع ذلك ، يمكنك حذف هذه الفقرة إذا كنت قد أوضحت ذلك بالفعل في جدول أعمال الاجتماع.

اشرح بوضوح ما تطلبه من جانب آخر

سيساعد هذا المدعوين على فهم ما يجب إحضاره وما يجب التفكير فيه قبل الاجتماع.

قم بتسمية الفوائد التي يمكن أن يحصل عليها المستلم من الاجتماع

اشرح لماذا يحتاجون إلى مقابلتك وماذا سيحصلون عليه من هذا الاجتماع.

تدقيق النص

تأكد من أن لغتك مهذبة ومحترفة. قم دائمًا بمراجعة كل شيء قبل الضغط على زر "إرسال". تحقق جيدًا مما إذا كنت لم أخطأت في كتابة اسم شخص ما وما إلى ذلك.

المصدر: نحوي

تصميم دعوة الاجتماع بالبريد الإلكتروني

اجعل قالب البريد الإلكتروني بسيطًا

اجعل البريد الإلكتروني للاجتماع قصيرًا ، في صلب الموضوع ، وملائمًا. تجنب العناصر المعقدة. كلما كان البريد الإلكتروني أبسط ، زاد احتمال استجابة الأشخاص.

أضف شعار شركتك

إذا كنت تكتب طلبًا رسميًا لاجتماع شركة ، فقم بتضمين ألوان شركتك وشعارها. أيضًا ، يمكن تضمين الشعار في توقيع بريد إلكتروني احترافي يمكنك إضافته مع كل بريد إلكتروني ترسله.

أضف بعض الصور

إذا كان لديك مؤتمر كبير أو سيكون كشكك هناك ، فستكون إضافة الخريطة والصورة أمرًا رائعًا.

استخدم توقيع بريد إلكتروني احترافي

تأكد من تضمين تذييل بريد إلكتروني احترافي مع رسائل البريد الإلكتروني لطلب موعد. إذا لم يكن لديك توقيع البريد الإلكتروني ، فيمكنك بسهولة إنشاء توقيع مجانًا باستخدام منشئ توقيع البريد الإلكتروني NEWOLDSTAMP.

• أضف صورتك

لجعل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك أكثر خصوصية ، تأكد من إضافة صورتك.

• ضع قائمة بأكبر عدد ممكن من تفاصيل الاتصال

ضع في اعتبارك إضافة رقم هاتفك وعنوانك وروابطك إلى ملفات تعريف الوسائط الاجتماعية لتسهيل الاتصال بك.

• أضف دعوة للعمل

يمكنك إضافة عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء لحجز المكالمات أو الترويج لوسائل التواصل الاجتماعي.

• استخدم لافتة

يمكن أن يجعل الشعار الموجود في توقيع بريدك الإلكتروني من الملائم جدًا للمستلم الخاص بك جدولة اجتماع معك باستخدام التقويم.

تحقق من هذه المقالة: "قوالب بطاقات العمل بالبريد الإلكتروني لجعل مراسلاتك أكثر احترافية."

إضافات قليلة إلى البريد الإلكتروني لطلب اجتماع العمل

طلب RSVP

يُشتق RSVP من اللغة الفرنسية ("répondez، s'il vous plaît") ، والتي تعني "الرجاء الرد". لذلك إذا طلب منك شخص ما الرد على الدعوة ، فهذا يعني أنه يريد معرفة ما إذا كنت ستحضر الاجتماع. اليوم ، يمكنك الاختيار من بين مجموعة متنوعة من الأدوات لإضافة زر RSVP إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بطلب الاجتماع لتسهيل الرد على المستلمين بنعم أو لا.

كن ودودًا ولكن محترفًا

كن إيجابيًا ، لكن لا تجعل البريد الإلكتروني يبدو مهملاً للغاية.

متابعة الدعوة

إذا أرسلت طلب اجتماع ولكن لم تحصل على رد ، فلا داعي للذعر. ربما لم ير المستلم بريدك الإلكتروني في المقام الأول. أو ربما يبدو الموقع أو الوقت الذي حددته غير مناسب لهم. في بعض الأحيان ، لا يتعلق الاجتماع بهم فقط. في هذه المرحلة ، من المهم متابعة ومعالجة هذه الاعتراضات المحتملة. تابع المتلقي للسؤال عما إذا كان قد تلقى دعوتك وما إذا كان الاجتماع ذا صلة. اعرض اختيار تاريخ / وقت / موقع آخر.

في حالة رد المستلم على البريد الإلكتروني للدعوة ، يجب أن تتذكر المتابعة لتقول شكرًا لك أو تأكيد الموعد إذا كنت تقوم بجدولة الاجتماع نيابة عن شخص آخر.

اطلب متابعة بعد الاجتماع

سيسمح لك ذلك بتلخيص كل ما تفاوضت عليه أثناء الاجتماع.

مقالة ذات صلة: "كيفية كتابة بريد إلكتروني شكر بعد اجتماع المبيعات وإغلاق الصفقات بشكل أسرع."

عينات البريد الإلكتروني لطلب اجتماع العمل

نموذج البريد الإلكتروني لطلب اجتماع العمل رقم 1

عزيزي السيد أولسن ،

اسمي ناتالي ، وأنا أتصل بك نيابة عن شركة ABC. أعطتني كيلي أندرسون من شركة XYZ عنوان بريدك الإلكتروني لأنها اعتقدت أنه سيكون من المفيد لك ولرئيسنا التنفيذي السيد كيرش مناقشة الفرص التجارية المحتملة. لقد أرفقت كتيبًا يقدم لمحة عامة عن شركتنا.

السيد كيرش متاح في أي وقت بين الساعة 9 صباحًا - 2 مساءً في 20 و 11 صباحًا - 4 مساءً في 24 أكتوبر. لا تتردد في تحديد وقت ومكان الاجتماع بناءً على جدولك الزمني.

شكرًا لك على وقتك ، ونتطلع إلى تعاون مستقبلي.

نموذج البريد الإلكتروني لطلب اجتماع العمل رقم 2

عزيزي السيدة زابالكانسكايا ،

أود أن أدعوكم لحضور اجتماع خاص للموظفين سيعقد في المستوى 3 ، الغرفة 22 ، يوم الجمعة ، 15 نوفمبر ، الساعة 4 مساءً. لن يستمر الاجتماع أكثر من 40 دقيقة. تجدون مرفق جدول أعمال مفصل للاجتماع للرجوع اليها. الاقتراحات والأسئلة موضع ترحيب كبير.

يُرجى إعلامي إذا تم استلام الدعوة وتأكيد حضورك بحلول 14 نوفمبر.

شكرًا لك!

نموذج البريد الإلكتروني لطلب اجتماع العمل رقم 3 (أقل رسمية)

عزيزي ماكس ،

أرغب في ترتيب لقاء قصير معك لمناقشة كيف يمكنك مساعدتنا في تطوير تطبيق اللياقة البدنية الخاص بنا. أنا متواجد يوم الخميس الساعة 11 صباحًا والجمعة الساعة 1-6 مساءً. بدلاً من ذلك ، إذا لم يعمل أي من هؤلاء ، فيمكنني تخصيص وقت للعمل صباح الثلاثاء المقبل.

سأكون ممتنا جدا لخبرتك ومدخلاتك.

مع أطيب التحيات،

لمزيد من أمثلة البريد الإلكتروني لطلب الاجتماع ، يرجى الاطلاع على منشور المدونة الخاص بنا هنا.

استنتاج

يتم قضاء الكثير من الوقت في تنظيم واستضافة وعقد وحضور الاجتماعات. في هذه المقالة ، كنا نتحدث عن طرق كتابة رسائل البريد الإلكتروني لطلب الاجتماع للتأكد من التأكيد. الآن ، دعونا نلخص كل شيء.

لكتابة رسالة بريد إلكتروني لطلب اجتماع عمل ناجح ، اتبع الخطوات التالية:

• اجعل سطر الموضوع واضحًا وموجزًا. قدم تفاصيل مهمة في سطر الموضوع مباشرةً ؛
• اجعل بريدك الإلكتروني بسيطًا وقصيرًا ومباشرًا ؛
• قدم جدول أعمال إن أمكن ؛
• قدم نفسك بإيجاز واذكر سبب دعوة المتلقي للقاء ؛
• اسم الفوائد ؛
• قم دائمًا بمراجعة النص ، وتحقق من القواعد النحوية والأخطاء المطبعية ؛
• أضف توقيع بريد إلكتروني لجعل البريد الإلكتروني الخاص بطلب الاجتماع يبدو احترافيًا ؛
• المتابعة قبل وبعد الاجتماع.

قد يعجبك أيضًا: "كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا مهذبًا لإلغاء الاجتماع حتى لو كان عاجلاً؟"