编写会议请求电子邮件：确保确认的最佳技巧和有力示例

1. 谁可以成为您的会议请求电子邮件的收件人？
2. 会议请求电子邮件模板的最佳结构
3. 如何编写会议请求邮件正文
4. 设计电子邮件会议邀请
5. 商务会议请求电子邮件的少量补充
6. 商务会议请求电子邮件样本

有用的工具：
1. Newoldstamp - 电子邮件签名营销
2. Mailchimp - 电子邮件生成器和发件人
3.Reply.io - 个人电子邮件外展、电话和任务
4. RocketLink - 您的品牌短链接器
5. Canva - 制作设计的在线工具

无论您是从事业务开发、销售、营销，甚至是中小型公司的创始人，商务会议都是您生活中必不可少的一部分。 在与同事、潜在客户和潜在客户沟通时，您会探索新的机会； 您与合作伙伴和业务中的其他重要人物建立新的关系。

但是，请求会议的最佳方式是什么？ 通常，安排与忙碌的商务人士会面的最方便的方法之一是电子邮件。 这样，当他们分心或处理另一件事时，您就不会抓住他们。 因此，他们可以在有时间查看日历时做出回应。

谁可以成为您的会议请求电子邮件的收件人？

发送邀请电子邮件有多种原因。 例如，您可能需要联系：

• 你的首席执行官——如果你想讨论一些与就业有关的事情；
• 首席参谋——如果您需要召开战略会议；
• 销售代表——如果您想购买一些软件或工具并想讨论细节；
• 商业伙伴——讨论伙伴关系；
• 领导或客户——更多地介绍您的服务并提出建议。

相关文章： “如何为投资者撰写最佳商业提案。”

会议请求电子邮件模板的最佳结构

专业主题行

会议邀请电子邮件的深思熟虑的主题行是必不可少的。 请务必使用能够激励收件人参加您的会议或至少回复您的电子邮件的词语。 如果您要与不经常发送电子邮件的人联系，那么令人信服的主题行尤其重要。

• 添加收件人姓名

这样，您可以使您的邀请个性化。

• 在主题行中显示日期

会议将在什么日期和时间举行？ 将此信息放在您的主题中，以便收件人可以将您的电子邮件存储在他们的收件箱中并检查日期/时间而无需打开它。

• 不要让它太长

不要添加不必要的东西，以便在移动设备上充分显示。

来源：超级办公室

会议请求电子邮件主题行示例：

“来自 Natalie Polly 的会议请求：项目启动”

“预定：10 月 12 日项目启动”

阅读我们的20 条提示，帮助您创建最佳会议邀请主题行

要添加到电子邮件的重要详细信息

• 会议地点

指明会议是在会议室还是在其他地方举行。 如果您邀请公司以外的人，请不要忘记提供地址。

• 日期和时间

在会议请求电子邮件的文本中包含会议的完整日期和时间也很重要。 如果您正在与居住在其他时区的人打交道，请务必为您的受邀者确定正确的时间和日期。

示例：美国/太平洋时间 10 月 20 日下午 2:00 - 3:35

提示：检查日期是否不是公共假期。 并尽量避免将会议安排得太晚，因为这可能需要比您和您的受邀者预期的更长的时间。

• 议程

解释将要讨论、展示或提议的内容。 这样，您可以正确地组织会议，并且收件人不会对会议的内容有任何疑问。

来源：vertex42

• 会议时长

有些人的日程安排很紧。 这就是为什么必须让与会者了解会议将持续多长时间的原因。

• 与会者名单

如果有两个以上的人参加，请包括与会者名单，以使会议对双方都感到舒适。

如何编写会议请求电子邮件正文

确保你自我介绍

通过电子邮件发送会议请求时，建议从介绍和您如何认识此人的摘要开始。 提供您的姓名、职位、经验，但要简短。 如果您不太了解收件人，请提醒他们您是如何认识的（如果您认识的话），或者您是如何听说他们的。 例如，“[mutual connection - Mark Roberts] 建议我与您取得联系。”

说出你想见面的原因

提供有关会议目的的详细信息。 您可以列出尽可能精确的列表。 但是，如果您已经在会议议程中明确说明了这一点，则可以省略这一段。

从另一面清楚地解释您的要求

这将帮助您的受邀者了解在会议之前要携带什么以及要考虑什么。

说出您的收件人可以从会议中获得的好处

解释他们为什么需要与您会面以及他们从这次会议中得到什么。

校对文本

确保您的语言礼貌而专业。 在点击“发送”按钮之前，请务必校对所有内容。 仔细检查您是否没有拼错某人的名字等等。

来源：语法上

设计电子邮件会议邀请

使电子邮件模板简单

保持安排会议电子邮件简短、中肯且相关。 避免复杂的元素。 电子邮件越简单，人们就越有可能回复。

添加您的公司徽标

如果您正在编写正式的公司会议请求，请包括您的公司颜色和徽标。 此外，徽标可以包含在专业的电子邮件签名中，您可以将其添加到您发送的每封电子邮件中。

添加一些图片

如果您有一个大型会议或您的展位将在那里，添加地图和照片会很好。

使用专业的电子邮件签名

确保在请求预约电子邮件中包含专业的电子邮件页脚。 如果您没有电子邮件签名，您可以使用 NEWOLDSTAMP 电子邮件签名创建器轻松免费创建一个。

• 添加您的照片

为了使您的电子邮件更加个性化，请务必添加您的照片。

• 列出尽可能多的联系方式

考虑添加您的电话号码、地址和社交媒体资料链接，以便更轻松地与您联系。

• 添加号召性用语

您可以添加号召性用语来预订电话或宣传社交媒体。

• 使用横幅

您的电子邮件签名中的横幅可以使您的收件人非常方便地使用日历安排与您的会议。

查看这篇文章： “电子邮件签名名片模板，使您的通信最专业。”

商务会议请求电子邮件的少量补充

请求回复

RSVP 源自法语（“répondez, s'il vous plaît”），意思是“请回复”。 因此，如果有人要求您回复，这意味着他们想知道您是否会参加会议。 如今，您可以从多种工具中进行选择，在会议请求电子邮件中添加 RSVP 按钮，以便收件人更轻松地回复“是”或“否”。

保持友好但专业

要积极，但不要让电子邮件显得过于粗心。

邀请跟进

如果您发送了会议请求但没有得到回复，请不要惊慌。 也许，收件人一开始没有看到您的电子邮件。 或者你设置的位置或时间对他们来说似乎不方便。 有时，会议不仅与他们有关。 在这一点上，跟进并解决这些可能的反对意见很重要。 跟进收件人，询问他们是否收到您的邀请以及会议是否相关。 提议选择另一个日期/时间/地点。

如果收件人回复了您的邀请电子邮件，如果您代表其他人安排会议，您仍应记得跟进表示感谢或确认约会。

会后要求跟进

这将使您能够总结会议期间谈判的所有内容。

相关文章： “如何在销售会议后写一封感谢信并更快地完成交易。”

商务会议请求电子邮件样本

商务会议请求电子邮件样本 #1

亲爱的奥尔森先生，

我的名字是 Natalie，我代表 ABC 公司与您联系。 来自 XYZ 公司的 Kelly Anderson 给了我你的电子邮件地址，因为她认为你和我们的首席执行官 Kirsh 先生讨论潜在的商机是值得的。 我附上了一本介绍我们公司概况的小册子。

Kirsh 先生在 10 月 20 日上午 9 点至下午 2 点和 10 月 24 日上午 11 点至下午 4 点之间随时有空。请随时根据您的日程安排会议的时间和地点。

感谢您的宝贵时间，我们期待着未来的合作。

商务会议请求电子邮件样本 #2

亲爱的扎巴尔坎斯卡娅女士，

我想邀请您参加将于 11 月 15 日星期五下午 4 点在 3 层 22 室举行的员工特别会议。 会议将持续不超过 40 分钟。 附上详细的会议议程供您参考。 非常欢迎提出建议和问题。

如果收到邀请，请告诉我，并在 11 月 14 日之前确认您的出席。

谢谢！

商务会议请求电子邮件样本＃3（不太正式的）

亲爱的麦克斯，

我想与您安排一次简短的会议，讨论您如何帮助我们开发健身应用程序。 我在星期四上午 11 点和星期五下午 1-6 点有空。 或者，如果这些都不起作用，我可以在下周二早上抽出时间工作。

我将非常感谢您的专业知识和意见。

此致，

有关更多会议请求电子邮件示例，请在此处查看我们的博客文章。

结论

很多时间都花在组织、主持、举行和参加会议上。 在本文中，我们讨论了编写会议请求电子邮件以确保确认的方法。 现在，让我们总结一下。

要编写成功的商务会议请求电子邮件，请执行以下步骤：

• 使您的主题行清晰简洁。 在主题行中提供重要的细节；
• 使您的电子邮件保持简单、简短和中肯；
• 如果可能，提供议程；
• 简要介绍自己并说明邀请对方见面的原因；
• 说出好处；
• 始终校对文本，检查语法和拼写错误；
• 添加电子邮件签名，让您的会议请求电子邮件看起来更专业；
• 会议前后跟进。

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