Menulis Email Permintaan Rapat: Kiat Terbaik dan Contoh Kuat untuk Memastikan Konfirmasi

1. Siapa yang bisa menjadi penerima email permintaan rapat Anda?
2. Struktur terbaik untuk templat email permintaan rapat
3. Cara menulis teks isi email permintaan rapat
4. Merancang email undangan rapat
5. Sedikit tambahan pada email permintaan pertemuan bisnis
6. Contoh email permintaan pertemuan bisnis

Alat yang berguna:
1. Newoldstamp - Pemasaran tanda tangan email
2. Mailchimp - Pembuat dan pengirim email
3. Reply.io - Penjangkauan email pribadi, panggilan, dan tugas
4. RocketLink - Penghubung pendek bermerek Anda
5. Canva - Alat online untuk membuat desain

Tidak masalah jika Anda berada dalam pengembangan bisnis, penjualan, pemasaran, atau bahkan pendiri perusahaan kecil atau menengah — pertemuan bisnis adalah bagian penting dari hidup Anda. Anda menjelajahi peluang baru saat berkomunikasi dengan kolega, prospek, dan prospek; Anda membangun hubungan baru dengan mitra dan orang penting lainnya dalam bisnis.

Tapi apa cara terbaik untuk meminta pertemuan? Seringkali, salah satu metode yang paling nyaman untuk menjadwalkan pertemuan dengan pebisnis yang sibuk adalah email. Dengan begitu, Anda tidak menangkap mereka ketika mereka sedang terganggu atau sedang mengurus masalah lain. Jadi mereka dapat merespons ketika mereka memiliki waktu untuk memeriksa kalender mereka.

Siapa yang bisa menjadi penerima email permintaan rapat Anda?

Ada berbagai alasan untuk mengirimkan email undangan. Misalnya, Anda mungkin perlu menghubungi:

• CEO Anda — jika Anda ingin mendiskusikan beberapa hal yang berhubungan dengan pekerjaan;
• Staf kepala — jika Anda membutuhkan pertemuan strategis;
• Perwakilan penjualan — jika Anda ingin membeli perangkat lunak atau alat dan ingin mendiskusikan detailnya;
• Mitra bisnis — untuk membahas kemitraan;
• Prospek atau pelanggan — untuk memberi tahu lebih banyak tentang layanan Anda dan membuat proposisi.

Artikel terkait: “Cara Menulis Proposal Bisnis Terbaik untuk Investor.”

Struktur terbaik untuk templat email permintaan rapat

Baris subjek profesional

Baris subjek yang dipikirkan dengan matang untuk email undangan rapat sangat penting. Pastikan untuk menggunakan kata-kata yang akan memotivasi penerima untuk menghadiri pertemuan Anda atau setidaknya menanggapi email Anda. Baris subjek yang meyakinkan sangat penting jika Anda menjangkau orang-orang yang tidak sering Anda kirimi email.

• Tambahkan nama penerima Anda

Dengan cara ini, Anda dapat membuat undangan Anda dipersonalisasi.

• Buat tanggal terlihat di baris subjek

Tanggal dan jam berapa rapat akan diadakan? Masukkan info ini ke subjek Anda sehingga penerima dapat menyimpan email Anda di kotak masuk mereka dan memeriksa tanggal/waktu tanpa membukanya.

• Jangan terlalu lama

Jangan menambahkan hal-hal yang tidak perlu, sehingga sepenuhnya ditampilkan di perangkat seluler.

sumber: superoffice

Contoh baris subjek email permintaan rapat:

“Permintaan pertemuan dari Natalie Polly: Project Kickoff”

“Dijadwalkan: Kickoff Proyek untuk 12 Oktober”

Baca 20 Tips kami untuk Membantu Anda Membuat Baris Subjek Undangan Rapat Terbaik

Detail penting untuk ditambahkan ke email

• Tempat pertemuan

Tunjukkan apakah rapat akan diadakan di ruang rapat atau di tempat lain. Jangan lupa untuk menyertakan alamat jika Anda mengundang seseorang di luar perusahaan Anda.

• Tanggal dan waktu

Penting juga untuk menyertakan tanggal dan waktu lengkap rapat dalam teks email permintaan rapat Anda. Jika Anda berurusan dengan orang-orang yang tinggal di zona waktu lain, pastikan untuk mengetahui waktu dan tanggal yang tepat untuk undangan Anda.

Contoh: 20 Oktober, 2:00 - 15:35 AS/Pasifik

Tip : Periksa apakah tanggal tersebut bukan hari libur nasional. Dan cobalah untuk tidak menjadwalkan rapat terlalu sore, karena mungkin memakan waktu lebih lama dari yang Anda dan undangan Anda harapkan.

• Jadwal acara

Jelaskan apa yang akan dibahas, ditampilkan, atau diusulkan. Dengan cara ini, Anda dapat menyusun rapat dengan benar, dan penerima tidak akan ragu tentang isi rapat tersebut.

sumber: vertex42

• Lamanya pertemuan

Beberapa orang dapat memiliki jadwal yang ketat. Itulah mengapa penting untuk memberikan gambaran kepada peserta tentang berapa lama pertemuan akan berlangsung.

• Daftar hadirin

Jika ada lebih dari dua orang yang hadir, sertakan daftar peserta untuk membuat pertemuan itu nyaman bagi kedua belah pihak.

Cara menulis teks isi email permintaan rapat

Pastikan Anda memperkenalkan diri

Saat mengirim permintaan rapat melalui email, disarankan untuk memulai dengan perkenalan dan ringkasan tentang bagaimana Anda mengenal orang tersebut. Berikan nama, posisi, pengalaman, tetapi singkat. Jika Anda tidak mengenal penerima dengan baik, ingatkan mereka bagaimana Anda bertemu (jika pernah), atau bagaimana Anda mendengarnya. Misalnya, “[sambungan timbal balik - Mark Roberts] menyarankan agar saya menghubungi Anda.”

Sebutkan alasan kenapa kamu ingin bertemu

Berikan rincian tentang tujuan pertemuan. Anda dapat membuat daftar setepat mungkin. Namun, Anda dapat menghilangkan paragraf ini jika Anda sudah menjelaskannya dalam agenda rapat.

Jelaskan dengan jelas apa yang Anda butuhkan dari sisi lain

Ini akan membantu tamu undangan Anda memahami apa yang harus dibawa dan apa yang harus dipikirkan sebelum pertemuan.

Sebutkan manfaat yang dapat diperoleh penerima Anda dari rapat

Jelaskan mengapa mereka perlu bertemu dengan Anda dan apa yang mereka dapatkan dari pertemuan ini.

Mengoreksi teks

Pastikan bahasa Anda sopan dan profesional. Selalu mengoreksi semuanya sebelum Anda menekan tombol "Kirim". Periksa kembali apakah Anda tidak salah mengeja nama seseorang dan sebagainya.

sumber: grammarly

Merancang email undangan rapat

Buat template email menjadi sederhana

Buat email jadwal rapat singkat, langsung ke intinya, dan relevan. Hindari elemen kompleks. Semakin sederhana email, semakin besar kemungkinan orang akan merespons.

Tambahkan logo perusahaan Anda

Jika Anda menulis permintaan rapat perusahaan resmi, sertakan warna dan logo perusahaan Anda. Juga, logo dapat dimasukkan dalam tanda tangan email profesional yang dapat Anda tambahkan dengan setiap email yang Anda kirim.

Tambahkan beberapa gambar

Jika Anda mengadakan konferensi besar atau stan Anda akan ada di sana, menambahkan peta dan foto akan menyenangkan.

Gunakan tanda tangan email profesional

Pastikan Anda menyertakan footer email profesional dengan email permintaan janji temu. Jika Anda tidak memiliki tanda tangan email, Anda dapat dengan mudah membuatnya secara gratis menggunakan pembuat tanda tangan email NEWOLDSTAMP.

• Tambahkan foto Anda

Untuk membuat email Anda lebih pribadi, pastikan untuk menambahkan foto Anda.

• Cantumkan sebanyak mungkin detail kontak

Pertimbangkan untuk menambahkan nomor telepon, alamat, dan tautan ke profil media sosial untuk mempermudah menghubungi Anda.

• Tambahkan ajakan bertindak

Anda dapat menambahkan ajakan bertindak untuk memesan panggilan atau mempromosikan media sosial.

• Gunakan spanduk

Spanduk di tanda tangan email Anda dapat memudahkan penerima untuk menjadwalkan pertemuan dengan Anda menggunakan kalender.

Lihat artikel ini: “Templat Kartu Bisnis Tanda Tangan Email untuk Membuat Korespondensi Anda Paling Profesional.”

Sedikit tambahan untuk email permintaan pertemuan bisnis

Minta RSVP

RSVP berasal dari bahasa Perancis (“répondez, s'il vous plaît”), yang berarti “tolong balas.” Jadi jika seseorang meminta Anda untuk RSVP, itu berarti mereka ingin tahu apakah Anda akan menghadiri pertemuan tersebut. Hari ini, Anda dapat memilih dari berbagai alat untuk menambahkan tombol RSVP ke email permintaan rapat Anda untuk memudahkan penerima Anda menjawab ya atau tidak.

Tetap ramah tapi profesional

Bersikaplah positif, tetapi jangan membuat email terkesan terlalu ceroboh.

Tindak lanjut atas undangan

Jika Anda mengirim permintaan rapat tetapi tidak mendapat balasan, jangan panik. Mungkin, penerima belum melihat email Anda sejak awal. Atau mungkin lokasi atau waktu yang Anda tetapkan tampaknya tidak nyaman bagi mereka. Terkadang, pertemuan tidak hanya relevan bagi mereka. Pada titik ini, penting untuk menindaklanjuti dan mengatasi kemungkinan keberatan ini. Tindak lanjuti penerima untuk menanyakan apakah mereka menerima undangan Anda dan apakah pertemuan itu relevan. Tawarkan untuk memilih tanggal/waktu/lokasi lain.

Jika penerima menjawab email undangan Anda, Anda harus tetap ingat untuk menindaklanjuti untuk mengucapkan terima kasih atau mengonfirmasi janji temu jika Anda menjadwalkan pertemuan atas nama orang lain.

Mintalah tindak lanjut setelah pertemuan

Ini akan memungkinkan Anda untuk meringkas semua yang telah Anda negosiasikan selama rapat.

Artikel terkait: “Cara Menulis Email Terima Kasih Setelah Rapat Penjualan dan Menutup Transaksi Lebih Cepat.”

Contoh email permintaan pertemuan bisnis

Contoh email permintaan rapat bisnis #1

Bapak Olsen yang terhormat,

Nama saya Natalie, dan saya menghubungi Anda atas nama perusahaan ABC. Kelly Anderson dari perusahaan XYZ memberi saya alamat email Anda karena menurutnya akan bermanfaat bagi Anda dan CEO kami Mr. Kirsh untuk mendiskusikan peluang bisnis potensial. Saya telah melampirkan brosur yang memberikan gambaran umum tentang perusahaan kami.

Mr Kirsh tersedia kapan saja antara 09:00 - 14:00 20 Oktober dan 11:00 - 16:00 24 Oktober. Silakan mengatur waktu dan tempat pertemuan berdasarkan jadwal Anda.

Terima kasih atas waktu Anda, dan kami menantikan kerjasama di masa depan.

Contoh email permintaan pertemuan bisnis #2

Ibu Zabalkanskaya yang terhormat,

Saya ingin mengundang Anda untuk menghadiri pertemuan khusus karyawan yang akan diadakan di Lantai 3, ruang 22, pada hari Jumat, 15 November, jam 4 sore. Rapat akan berlangsung tidak lebih dari 40 menit. Silakan menemukan terlampir agenda pertemuan rinci untuk referensi Anda. Saran dan pertanyaan sangat diharapkan.

Harap beri tahu saya jika undangan telah diterima dan konfirmasikan kehadiran Anda sebelum 14 November.

Terima kasih!

Contoh email permintaan pertemuan bisnis #3 (yang kurang formal)

Maks yang terhormat,

Saya ingin mengatur pertemuan singkat dengan Anda untuk mendiskusikan bagaimana Anda dapat membantu kami dengan pengembangan aplikasi kebugaran kami. Saya tersedia pada hari Kamis pukul 11:00 dan Jumat pukul 16:00-18:00. Atau, jika tidak ada yang berhasil, saya dapat meluangkan waktu Selasa pagi berikutnya untuk bekerja.

Saya akan sangat berterima kasih atas keahlian dan masukan Anda.

Salam,

Untuk lebih banyak contoh email permintaan rapat, silakan lihat posting blog kami di sini.

Kesimpulan

Banyak waktu dihabiskan untuk mengatur, menjadi tuan rumah, mengadakan, dan menghadiri pertemuan. Pada artikel ini, kami berbicara tentang cara menulis email permintaan rapat untuk memastikan konfirmasi. Sekarang, mari kita simpulkan semuanya.

Untuk menulis email permintaan rapat bisnis yang berhasil, lakukan langkah-langkah berikut:

• Buat baris subjek Anda jelas dan ringkas. Berikan detail penting tepat di baris subjek;
• Jaga agar email Anda tetap sederhana, singkat, dan to the point;
• Sediakan agenda jika memungkinkan;
• Perkenalkan diri Anda secara singkat dan nyatakan alasan Anda mengundang penerima untuk bertemu;
• Sebutkan manfaatnya;
• Selalu mengoreksi teks, periksa tata bahasa dan kesalahan ketik;
• Tambahkan tanda tangan email untuk membuat email permintaan rapat Anda terlihat profesional;
• Tindak lanjut sebelum dan sesudah pertemuan.

Anda mungkin juga menyukai: “Bagaimana cara menulis email pembatalan rapat yang sopan meskipun mendesak?”