Scrivere un'e-mail di richiesta di riunione: migliori suggerimenti ed esempi potenti per garantire la conferma

1. Chi può essere il destinatario dell'e-mail di richiesta di riunione?
2. La migliore struttura per i modelli e-mail di richiesta di riunione
3. Come scrivere il testo del corpo dell'e-mail di richiesta di riunione
4. Progettazione dell'invito alla riunione e-mail
5. Manciate aggiunte a un'e-mail di richiesta di incontro di lavoro
6. Esempi di e-mail di richiesta di incontro di lavoro

Strumenti utili:
1. Newoldstamp - Marketing delle firme e-mail
2. Mailchimp - Generatore di email e mittente
3. Reply.io: contatti e-mail personali, chiamate e attività
4. RocketLink - Il tuo linker breve di marca
5. Canva - Strumento online per la creazione di progetti

Non importa se sei nello sviluppo del business, nelle vendite, nel marketing o anche nel fondatore di una piccola o media azienda, le riunioni di lavoro sono una parte essenziale della tua vita. Esplori nuove opportunità quando comunichi con colleghi, lead e potenziali clienti; costruisci nuove relazioni con i partner e altre persone importanti nel business.

Ma qual è il modo migliore per richiedere un incontro? Spesso, uno dei metodi più convenienti per programmare un incontro con uomini d'affari impegnati è l'e-mail. In questo modo, non li catturi quando sono distratti o si occupano di un'altra questione. Così possono rispondere quando hanno un momento per controllare il loro calendario.

Chi può essere il destinatario dell'e-mail di richiesta di riunione?

Ci sono vari motivi per inviare e-mail di invito. Ad esempio, potrebbe essere necessario contattare:

• Il tuo CEO - se vuoi discutere di alcune cose relative all'occupazione;
• Capo dello staff: se hai bisogno di una riunione strategica;
• Rappresentante di vendita: se desideri acquistare un software o uno strumento e vuoi discutere i dettagli;
• Partner commerciale — per discutere la partnership;
• Lead o cliente: per dire di più sui tuoi servizi e fare una proposta.

Articolo correlato: "Come scrivere la migliore proposta commerciale per gli investitori".

La migliore struttura per i modelli di email di richiesta di riunione

Oggetto professionale

È essenziale una riga dell'oggetto ben ponderata per l'e-mail di invito alla riunione. Assicurati di utilizzare le parole che motiveranno i destinatari a partecipare alla tua riunione o almeno a rispondere alla tua e-mail. Una riga dell'oggetto convincente è particolarmente importante se stai contattando persone a cui non invii spesso email.

• Aggiungi il nome del destinatario

In questo modo puoi personalizzare il tuo invito.

• Rendi visibile una data in una riga dell'oggetto

In che data e ora si terrà l'incontro? Inserisci queste informazioni nell'oggetto in modo che il destinatario possa archiviare la tua email nella sua casella di posta e controllare la data/ora senza aprirla.

• Non farlo troppo a lungo

Non aggiungere cose non necessarie, in modo che sia completamente visualizzato sui dispositivi mobili.

fonte: superufficio

Esempi di riga dell'oggetto dell'email di richiesta di riunione:

"Richiesta di incontro da Natalie Polly: Project Kickoff"

"In programma: lancio del progetto per il 12 ottobre"

Leggi i nostri 20 suggerimenti per aiutarti a creare la migliore riga dell'oggetto dell'invito alla riunione

Dettagli importanti da aggiungere all'e-mail

• Luogo di incontro

Indicare se la riunione si terrà in una sala riunioni o altrove. Non dimenticare di includere un indirizzo se stai invitando qualcuno al di fuori della tua azienda.

• Data e ora

È anche importante includere la data e l'ora complete della riunione nel testo dell'e-mail di richiesta di riunione. Se hai a che fare con persone che vivono in altri fusi orari, assicurati di capire l'ora e la data corrette per i tuoi invitati.

Esempio: 20 ottobre, 14:00 - 15:35 USA/Pacifico

Suggerimento : controlla se la data non è un giorno festivo. E cerca di evitare di programmare le riunioni troppo tardi nel corso della giornata, poiché potrebbe richiedere più tempo di quanto tu e i tuoi invitati vi aspettiate.

• Agenda

Spiega cosa verrà discusso, mostrato o proposto. In questo modo, puoi strutturare correttamente la riunione e i destinatari non avranno alcun dubbio sull'argomento della riunione.

fonte: vertice42

• Durata dell'incontro

Alcune persone possono avere un programma serrato. Ecco perché è essenziale dare ai partecipanti un'idea di quanto durerà l'incontro.

• Elenco dei partecipanti

Se sono presenti più di due persone, includi l'elenco dei partecipanti per rendere la riunione confortevole per entrambe le parti.

Come scrivere il testo del corpo dell'e-mail di richiesta di riunione

Assicurati di presentarti

Quando si invia una richiesta di riunione tramite e-mail, si consiglia di iniziare con un'introduzione e un riepilogo di come si conosce la persona. Fornisci il tuo nome, posizione, esperienza, ma sii breve. Se non conosci bene il destinatario, ricordagli come ti sei incontrato (se l'hai fatto) o come ne hai sentito parlare. Ad esempio, "[connessione reciproca - Mark Roberts] mi ha consigliato di mettermi in contatto con te".

Indica il motivo per cui vuoi incontrarti

Fornire dettagli sullo scopo della riunione. Puoi fare un elenco per essere il più preciso possibile. Tuttavia, puoi omettere questo paragrafo se lo stai già chiarendo nell'ordine del giorno della riunione.

Spiega chiaramente ciò di cui hai bisogno da un'altra parte

Questo aiuterà i tuoi invitati a capire cosa portare e cosa pensare prima della riunione.

Indica i vantaggi che il destinatario può ottenere dalla riunione

Spiega perché dovrebbero incontrarti e cosa ottengono da questo incontro.

Correggi il testo

Assicurati che la tua lingua sia educata e professionale. Rileggi sempre tutto prima di premere il pulsante "Invia". Ricontrolla se non hai sbagliato a scrivere il nome di qualcuno e così via.

fonte: grammatica

Progettazione dell'invito alla riunione e-mail

Rendi semplice il modello di email

Mantieni la pianificazione della riunione e-mail breve, al punto e pertinente. Evita elementi complessi. Più semplice è l'e-mail, più è probabile che le persone rispondano.

Aggiungi il logo della tua azienda

Se stai scrivendo una richiesta di riunione aziendale ufficiale, includi i colori e il logo della tua azienda. Inoltre, il logo può essere incluso in una firma e-mail professionale che puoi aggiungere con ogni e-mail che invii.

Aggiungi alcune immagini

Se hai una grande conferenza o il tuo stand sarà lì, aggiungere la mappa e una foto sarebbe bello.

Usa una firma e-mail professionale

Assicurati di includere un piè di pagina e-mail professionale con la richiesta e-mail di appuntamento. Se non disponi della firma e-mail, puoi facilmente crearne una gratuitamente utilizzando il creatore di firma e-mail NEWOLDSTAMP.

• Aggiungi la tua foto

Per rendere le tue email più personali, assicurati di aggiungere la tua foto.

• Elenca quanti più contatti possibili

Prendi in considerazione l'aggiunta del tuo numero di telefono, indirizzo e link ai profili dei social media per contattarti più facilmente.

• Aggiungi un invito all'azione

Puoi aggiungere un invito all'azione per prenotare chiamate o promuovere i social media.

• Usa uno striscione

Il banner nella tua firma e-mail può rendere molto comodo per il tuo destinatario pianificare una riunione con te utilizzando un calendario.

Dai un'occhiata a questo articolo: "Modelli di biglietti da visita con firma e-mail per rendere la tua corrispondenza la più professionale".

Manciate aggiunte a un'e-mail di richiesta di incontro di lavoro

Richiedi un RSVP

RSVP deriva dal francese ("répondez, s'il vous plaît"), che significa "rispondi per favore". Quindi, se qualcuno ti chiede di rispondere, significa che vuole sapere se parteciperai alla riunione. Oggi puoi scegliere tra una varietà di strumenti per aggiungere un pulsante RSVP alle e-mail di richiesta di riunione per rendere ancora più facile per i tuoi destinatari rispondere sì o no.

Rimani amichevole ma professionale

Sii positivo, ma non far sembrare l'e-mail troppo negligente.

Follow-up sull'invito

Se hai inviato una convocazione di riunione ma non hai ricevuto risposta, niente panico. Forse il destinatario non ha visto la tua email in primo luogo. O forse la posizione o l'ora che hai impostato non sembravano convenienti per loro. A volte, l'incontro non è solo rilevante per loro. A questo punto, è importante dare seguito e affrontare queste possibili obiezioni. Segui il destinatario per chiedere se ha ricevuto il tuo invito e se la riunione è pertinente. Offriti di scegliere un'altra data/ora/luogo.

Nel caso in cui il destinatario abbia risposto alla tua e-mail di invito, dovresti comunque ricordarti di continuare per ringraziare o confermare l'appuntamento se stai programmando la riunione per conto di qualcun altro.

Chiedi un follow-up dopo l'incontro

Questo ti permetterà di riassumere tutto ciò che hai negoziato durante la riunione.

Articolo correlato: "Come scrivere un'e-mail di ringraziamento dopo un incontro di vendita e concludere affari più velocemente".

Esempi di e-mail di richiesta di incontro di lavoro

Esempio di email di richiesta di incontro di lavoro n. 1

Caro signor Olsen,

Mi chiamo Natalie e ti sto contattando per conto della società ABC. Kelly Anderson della società XYZ mi ha fornito il tuo indirizzo e-mail perché pensava che sarebbe valsa la pena per te e il nostro CEO, il signor Kirsh, discutere di potenziali opportunità commerciali. Ho allegato una brochure che offre una panoramica della nostra azienda.

Il signor Kirsh è disponibile in qualsiasi momento dalle 9:00 alle 14:00 del 20 ottobre e dalle 11:00 alle 16:00 del 24 ottobre. Non esitare a impostare l'ora e il luogo dell'incontro in base al tuo programma.

Grazie per il vostro tempo e non vediamo l'ora di una futura collaborazione.

Esempio di e-mail di richiesta di incontro di lavoro n. 2

Cara signora Zabalkanskaya,

Vorrei invitarvi a partecipare a un incontro speciale per i dipendenti che si terrà al Livello 3, aula 22, venerdì 15 novembre, alle 16:00. L'incontro durerà non più di 40 minuti. Si prega di trovare in allegato un programma dettagliato della riunione per riferimento. Suggerimenti e domande sono ben accetti.

Per favore fatemi sapere se l'invito è stato ricevuto e confermate la vostra presenza entro il 14 novembre.

Grazie!

Esempio di email di richiesta di incontro di lavoro n. 3 (meno formale)

Caro Massimo,

Voglio organizzare un breve incontro con te per discutere di come puoi aiutarci con lo sviluppo della nostra app per il fitness. Sono disponibile giovedì alle 11:00 e venerdì alle 13:00. In alternativa, se nessuno di questi funziona, posso trovare il tempo per il lavoro del martedì mattina successivo.

Sarei molto grato per la tua esperienza e il tuo contributo.

Distinti saluti,

Per ulteriori esempi di e-mail di richiesta di riunione, vedere il nostro post sul blog qui.

Conclusione

Si dedica molto tempo all'organizzazione, all'accoglienza, allo svolgimento e alla partecipazione alle riunioni. In questo articolo, stavamo parlando dei modi per scrivere e-mail di richiesta di riunione per garantire la conferma. Ora, riassumiamo tutto.

Per scrivere un'e-mail di richiesta di incontro di lavoro di successo, attenersi alla seguente procedura:

• Rendi la riga dell'oggetto chiara e concisa. Fornire dettagli importanti direttamente nella riga dell'oggetto;
• Mantieni la tua e-mail semplice, breve e al punto;
• Fornire un ordine del giorno, se possibile;
• Presentati brevemente e indica il motivo per cui stai invitando il destinatario a incontrarsi;
• Nomina i vantaggi;
• Rileggi sempre il testo, controlla la grammatica e gli errori di battitura;
• Aggiungi una firma e-mail per rendere la tua e-mail di richiesta di riunione un aspetto professionale;
• Follow-up prima e dopo l'incontro.

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