회의 요청 이메일 작성: 확인을 위한 최고의 팁과 강력한 예

1. 회의 요청 이메일을 받을 수 있는 사람은 누구입니까?
2. 회의 요청 이메일 템플릿을 위한 최적의 구조
3. 회의 요청 이메일 본문 작성 방법
4. 이메일 회의 초대장 디자인하기
5. 비즈니스 미팅 요청 이메일에 몇 가지 추가 사항
6. 비즈니스 미팅 요청 이메일 샘플

유용한 도구:
1. Newoldstamp - 이메일 서명 마케팅
2. Mailchimp - 이메일 빌더 및 발신자
3. Reply.io - 개인 이메일 지원, 통화 및 작업
4. RocketLink - 브랜드의 짧은 링커
5. Canva - 디자인 제작을 위한 온라인 도구

비즈니스 개발, 영업, 마케팅 또는 중소기업 창업자에 관계없이 비즈니스 회의는 삶의 필수적인 부분입니다. 동료, 리드 및 잠재 고객과 의사 소통할 때 새로운 기회를 탐색합니다. 비즈니스에서 파트너 및 기타 중요한 사람들과 새로운 관계를 구축합니다.

그러나 회의를 요청하는 가장 좋은 방법은 무엇입니까? 종종 바쁜 비즈니스 사람들과 회의를 예약하는 가장 편리한 방법 중 하나는 이메일입니다. 그렇게 하면 그들이 주의가 산만하거나 다른 문제에 주의를 기울일 때 그들을 붙잡지 못합니다. 따라서 일정을 확인할 시간이 있을 때 응답할 수 있습니다.

모임 요청 이메일을 받을 수 있는 사람은 누구입니까?

초대 이메일을 보내는 데에는 여러 가지 이유가 있습니다. 예를 들어 다음 연락처로 문의해야 할 수 있습니다.

• 귀하의 CEO — 고용 관련 사항에 대해 논의하고 싶다면;
• 수석 직원 — 전략적 회의가 필요한 경우
• 영업 담당자 — 일부 소프트웨어 또는 도구를 구입하고 세부 사항에 대해 논의하려는 경우
• 비즈니스 파트너 — 파트너십에 대해 논의하기 위해
• 리드 또는 고객 — 귀하의 서비스에 대해 더 많이 알리고 제안합니다.

관련 기사: "투자자를 위한 최고의 사업 제안서를 작성하는 방법."

회의 요청 이메일 템플릿을 위한 최적의 구조

전문적인 제목

회의 초대 이메일의 제목은 신중하게 작성하는 것이 중요합니다. 수신자가 회의에 참석하거나 최소한 이메일에 응답하도록 동기를 부여하는 단어를 사용하십시오. 이메일을 자주 사용하지 않는 사람들에게 연락하는 경우 설득력 있는 제목이 특히 중요합니다.

• 받는 사람 이름 추가

이런 식으로 초대장을 개인화할 수 있습니다.

• 제목 줄에 날짜 표시

회의 날짜와 시간은 어떻게 됩니까? 받는 사람이 받은 편지함에 이메일을 저장하고 열지 않고도 날짜/시간을 확인할 수 있도록 이 정보를 제목에 입력하세요.

• 너무 길게 만들지 마세요

불필요한 내용을 추가하지 마십시오. 모바일 기기에서 완전히 표시될 수 있습니다.

출처: 슈퍼오피스

모임 요청 이메일 제목 줄 예:

“Natalie Polly의 회의 요청: 프로젝트 시작”

“예정: 10월 12일 프로젝트 시작”

최고의 회의 초대장 제목 줄을 만드는 데 도움이 되는 20가지 팁 읽기

이메일에 추가할 중요한 세부정보

• 회의 장소

회의가 회의실에서 열릴 것인지 아니면 다른 곳에서 열릴 것인지 표시합니다. 회사 외부 사람을 초대하는 경우 주소를 포함하는 것을 잊지 마십시오.

• 날짜와 시간

회의 요청 이메일의 텍스트에 회의의 전체 날짜와 시간을 포함하는 것도 중요합니다. 다른 시간대에 사는 사람들을 상대하는 경우 초대받은 사람의 정확한 시간과 날짜를 파악해야 합니다.

예: 10월 20일, 오후 2:00 - 3:35 미국/태평양

Tip : 날짜가 공휴일이 아닌지 확인하세요. 그리고 당신과 당신의 초대받은 사람들이 예상하는 것보다 더 오래 걸릴 수 있으므로 너무 늦게 회의 일정을 잡는 것은 피하십시오.

• 의제

논의, 보여주거나 제안할 내용을 설명합니다. 이렇게 하면 회의를 적절하게 구성할 수 있으며 받는 사람은 회의 내용에 대해 의심의 여지가 없습니다.

출처: vertex42

• 회의의 길이

어떤 사람들은 빡빡한 일정을 가질 수 있습니다. 그렇기 때문에 참석자에게 회의가 얼마나 오래 지속되는지에 대한 정보를 제공하는 것이 중요합니다.

• 참석자 목록

두 명 이상이 참석하는 경우 참석자 목록을 포함하여 양측이 편안하게 회의할 수 있도록 합니다.

회의 요청 이메일 본문을 작성하는 방법

자기소개를 꼭 하세요

이메일로 모임 요청을 보낼 때는 소개와 그 사람을 어떻게 알게 되었는지에 대한 요약으로 시작하는 것이 좋습니다. 귀하의 이름, 직위, 경험을 제공하되 간략하게 하십시오. 받는 사람을 잘 모른다면 어떻게 만났는지(만난 경우) 또는 어떻게 들었는지 상기시키십시오. 예를 들어, "[상호 연결 - Mark Roberts]가 당신에게 연락할 것을 추천했습니다."

만나고 싶은 이유를 말해보세요

회의 목적에 대한 세부 정보를 제공합니다. 가능한 한 정확한 목록을 만들 수 있습니다. 그러나 이미 회의 안건에서 이를 명확히 하고 있다면 이 단락을 생략할 수 있습니다.

상대방에게 필요한 것을 명확하게 설명

이것은 초대받은 사람들이 회의 전에 무엇을 가져와야 하고 무엇을 생각해야 하는지 이해하는 데 도움이 됩니다.

받는 사람이 회의에서 얻을 수 있는 이점을 말하십시오.

그들이 당신과 만나야 하는 이유와 이 회의에서 무엇을 얻을 수 있는지 설명하십시오.

텍스트 교정

귀하의 언어가 정중하고 전문적인지 확인하십시오. "보내기" 버튼을 누르기 전에 항상 모든 것을 교정하십시오. 다른 사람의 이름 등의 철자가 틀리지 않았는지 다시 확인하십시오.

출처: 문법적으로

이메일 회의 초대장 디자인

이메일 템플릿을 단순하게 만들기

일정 회의 이메일을 짧고 요점과 관련성 있게 유지하세요. 복잡한 요소를 피하십시오. 이메일이 단순할수록 사람들이 응답할 가능성이 높아집니다.

회사 로고 추가

공식 기업 회의 요청을 작성하는 경우 회사 색상과 로고를 포함하십시오. 또한 로고는 보내는 모든 이메일에 추가할 수 있는 전문 이메일 서명에 포함될 수 있습니다.

사진 추가

큰 회의가 있거나 부스가 있을 예정이라면 지도와 사진을 추가하는 것이 좋습니다.

전문적인 이메일 서명 사용

약속 이메일 요청에 전문 이메일 바닥글을 포함해야 합니다. 이메일 서명이 없는 경우 NEWOLDSTAMP 이메일 서명 생성기를 사용하여 무료로 쉽게 서명을 생성할 수 있습니다.

• 사진 추가

이메일을 보다 개인화하려면 사진을 추가해야 합니다.

• 가능한 한 많은 연락처 정보를 나열하십시오

전화번호, 주소 및 소셜 미디어 프로필에 대한 링크를 추가하여 더 쉽게 연락할 수 있습니다.

• 클릭 유도문안 추가

클릭 유도문안을 추가하여 전화를 예약하거나 소셜 미디어를 홍보할 수 있습니다.

• 배너 사용

전자 메일 서명의 배너를 사용하면 받는 사람이 달력을 사용하여 회의 일정을 잡는 것이 매우 편리할 수 있습니다.

이 기사 를 확인하십시오. "서신을 가장 전문적으로 만드는 이메일 서명 명함 템플릿."

비즈니스 회의 요청 이메일에 몇 가지 추가 사항

회신 요청

RSVP는 프랑스어("répondez, s'il vous plaît")에서 파생된 것으로 "회신하십시오"를 의미합니다. 따라서 누군가가 귀하에게 RSVP를 요청하는 경우 귀하가 회의에 참석할 것인지 알고 싶어한다는 의미입니다. 오늘날 다양한 도구 중에서 선택하여 회의 요청 이메일에 회신 버튼을 추가하여 수신자가 예 또는 아니요로 답장을 보내기가 훨씬 더 쉬워졌습니다.

친절하지만 전문적으로 유지

긍정적이되 이메일이 너무 부주의하게 보이도록 하지 마십시오.

초대에 대한 후속 조치

모임 요청을 보냈지만 응답을 받지 못한 경우 당황하지 마십시오. 아마도 수신자가 처음부터 귀하의 이메일을 보지 못했을 것입니다. 또는 설정한 장소나 시간이 그들에게 불편해 보였을 수도 있습니다. 때로는 회의가 그들에게만 관련이 있는 것은 아닙니다. 이 시점에서 이러한 가능한 이의 제기를 추적하고 해결하는 것이 중요합니다. 수신자에게 연락하여 초대를 받았는지, 회의가 관련이 있는지 물어보십시오. 다른 날짜/시간/장소를 선택하도록 제안합니다.

수신자가 초대 이메일에 응답한 경우에도 감사 인사를 전하거나 다른 사람을 대신하여 회의를 예약하는 경우 약속을 확인하기 위해 후속 조치를 기억해야 합니다.

회의 후 후속 조치를 요청하십시오.

이를 통해 회의 중에 협상한 모든 내용을 요약할 수 있습니다.

관련 기사: "영업 회의 후 감사 이메일을 작성하고 거래를 더 빨리 성사시키는 방법"

비즈니스 미팅 요청 이메일 샘플

비즈니스 미팅 요청 이메일 샘플 #1

친애하는 올슨 씨,

내 이름은 Natalie이고 ABC 회사를 대신하여 연락하고 있습니다. XYZ Corporation의 Kelly Anderson이 귀하와 당사 CEO인 Mr. Kirsh가 잠재적인 비즈니스 기회에 대해 논의하는 것이 가치가 있다고 생각하여 귀하의 이메일 주소를 알려 주었습니다. 나는 우리 회사의 개요를 제공하는 브로셔를 첨부했습니다.

Mr. Kirsh는 10월 20일 오전 9시~오후 2시, 10월 24일 오전 11시~오후 4시 사이에 언제든지 가능합니다. 일정에 따라 회의 시간과 장소를 자유롭게 설정하세요.

시간 내주셔서 감사합니다. 앞으로의 협력을 기대합니다.

비즈니스 미팅 요청 이메일 샘플 #2

친애하는 Ms. Zabalkanskaya,

11월 15일 금요일 오후 4시에 3층 22호실에서 열리는 직원 특별회의에 여러분을 초대합니다. 회의는 40분 이상 지속되지 않습니다. 자세한 회의 안건은 첨부되어 있으니 참고하시기 바랍니다. 제안과 질문을 적극 환영합니다.

초대장이 수신되었는지 알려주고 11월 14일까지 참석을 확인하십시오.

고맙습니다!

비즈니스 회의 요청 이메일 샘플 #3(덜 형식적인 것)

친애하는 맥스,

피트니스 앱 개발에 도움이 될 수 있는 방법을 논의하기 위해 짧은 회의를 주선하고 싶습니다. 목요일 오전 11시와 금요일 오후 1시-6시에 가능합니다. 또는 그 중 아무 것도 작동하지 않으면 다음 주 화요일 아침에 시간을 낼 수 있습니다.

귀하의 전문 지식과 의견에 대단히 감사드립니다.

친애하는,

더 많은 모임 요청 이메일 예는 여기에서 블로그 게시물을 참조하세요.

결론

회의를 조직하고, 주최하고, 개최하고, 참석하는 데 많은 시간을 할애합니다. 이 기사에서는 확인을 확실히 하기 위해 회의 요청 이메일을 작성하는 방법에 대해 이야기했습니다. 이제 모든 것을 요약해 보겠습니다.

성공적인 비즈니스 미팅 요청 이메일을 작성하려면 다음 단계를 따르세요.

• 제목을 명확하고 간결하게 만드십시오. 제목 줄에 중요한 세부정보를 제공하세요.
• 이메일을 간단하고 짧고 요점으로 유지하십시오.
• 가능한 경우 의제를 제공하십시오.
• 자신을 간략하게 소개하고 받는 사람을 만나도록 초대하는 이유를 설명하십시오.
• 이점의 이름을 지정하십시오.
• 항상 텍스트를 교정하고 문법과 오타를 확인하십시오.
• 회의 요청 이메일을 전문적으로 보이게 하려면 이메일 서명을 추가하세요.
• 회의 전후에 후속 조치.

"긴급한 경우에도 정중하게 회의 취소 이메일을 작성하는 방법은 무엇입니까?"