Toplantı İsteği E-postası Yazma: Doğrulamayı Sağlamak İçin En İyi İpuçları ve Güçlü Örnekler

1. Toplantı isteği e-postanızın alıcısı kim olabilir?
2. Toplantı isteği e-posta şablonları için en iyi yapı
3. Toplantı isteği e-postası gövde metni nasıl yazılır
4. E-posta toplantı davetini tasarlama
5. Bir iş toplantısı istek e-postasına birkaç ekleme
6. İş toplantısı talebi e-posta örnekleri

Kullanışlı araçlar:
1. Newoldstamp - E-posta imza pazarlaması
2. Mailchimp - E-posta oluşturucu ve gönderici
3. Reply.io - Kişisel e-posta erişimi, çağrılar ve görevler
4. RocketLink - Markalı kısa bağlayıcınız
5. Canva - Tasarım yapmak için çevrimiçi araç

İster iş geliştirme, satış, pazarlama ve hatta küçük veya orta ölçekli bir şirketin kurucusu olun, iş toplantıları hayatınızın önemli bir parçasıdır. Meslektaşlar, liderler ve potansiyel müşterilerle iletişim kurarken yeni fırsatları keşfedersiniz; iş ortakları ve diğer önemli kişilerle yeni ilişkiler kurarsınız.

Ancak bir toplantı talep etmenin en iyi yolu nedir? Çoğu zaman, meşgul iş insanlarıyla bir toplantı planlamanın en uygun yöntemlerinden biri e-postadır. Böylece dikkatleri dağıldığında veya başka bir konuyla ilgilenirken onları yakalamazsınız. Böylece takvimlerini kontrol etmek için bir anları olduğunda yanıt verebilirler.

Toplantı isteği e-postanızın alıcısı kim olabilir?

Davet e-postalarının gönderilmesinin çeşitli nedenleri vardır. Örneğin, aşağıdakilerle iletişime geçmeniz gerekebilir:

• CEO'nuz — istihdamla ilgili bazı şeyleri tartışmak isterseniz;
• Baş personel — stratejik bir toplantıya ihtiyacınız varsa;
• Satış temsilcisi — bir yazılım veya araç satın almak ve ayrıntıları görüşmek istiyorsanız;
• İş ortağı — ortaklığı tartışmak için;
• Müşteri adayı veya müşteri — hizmetleriniz hakkında daha fazla bilgi vermek ve bir teklifte bulunmak için.

İlgili makale: "Yatırımcılar için En İyi İş Teklifi Nasıl Yazılır?"

Toplantı isteği e-posta şablonları için en iyi yapı

Profesyonel konu satırı

Toplantı davet e-postası için iyi düşünülmüş bir konu satırı çok önemlidir. Alıcıları toplantınıza katılmaya veya en azından e-postanıza yanıt vermeye motive edecek kelimeleri kullandığınızdan emin olun. Sık e-posta göndermediğiniz kişilere ulaşıyorsanız, ikna edici bir konu satırı özellikle önemlidir.

• Alıcınızın adını ekleyin

Bu şekilde davetiyenizi kişiselleştirebilirsiniz.

• Konu satırında tarihi görünür yap

Toplantı hangi gün ve saatte yapılacak? Alıcının e-postanızı gelen kutusunda saklayabilmesi ve açmadan tarih/saati kontrol edebilmesi için bu bilgiyi konunuza koyun.

• çok uzun yapma

Mobil cihazlarda tam olarak görüntülenmesi için gereksiz şeyler eklemeyin.

kaynak: superoffice

Toplantı isteği e-postası konu satırı örnekleri:

"Natalie Polly'den toplantı talebi: Proje Başlangıcı"

“Planlandı: 12 Ekim için Proje Başlangıcı”

En İyi Toplantı Davetiyesi Konu Satırını Oluşturmanıza Yardımcı Olacak 20 İpucumuzu okuyun

E-postaya eklenecek önemli ayrıntılar

• Toplantı yeri

Toplantının bir toplantı odasında mı yoksa başka bir yerde mi yapılacağını belirtin. Şirketinizin dışından birini davet ediyorsanız bir adres eklemeyi unutmayın.

• Tarih ve saat

Toplantı talebi e-postanızın metnine toplantının tam tarihini ve saatini eklemek de önemlidir. Başka saat dilimlerinde yaşayan insanlarla iş yapıyorsanız, davetlileriniz için doğru saat ve tarihi belirlediğinizden emin olun.

Örnek: 20 Ekim, 14:00 - 15:35 ABD/Pasifik

İpucu : Tarihin resmi tatil olup olmadığını kontrol edin. Siz ve davetlilerinizin beklediğinden daha uzun sürebileceğinden, toplantıları günün çok geç saatlerine ayarlamaktan kaçının.

• Gündem

Neyin tartışılacağını, gösterileceğini veya önerileceğini açıklayın. Bu şekilde, toplantıyı düzgün bir şekilde yapılandırabilirsiniz ve alıcıların toplantının ne hakkında olduğu konusunda herhangi bir şüphesi olmaz.

kaynak: vertex42

• Toplantının uzunluğu

Bazı insanlar sıkı bir programa sahip olabilir. Bu nedenle, katılımcılara toplantının ne kadar süreceği konusunda bir fikir vermek çok önemlidir.

• katılımcı listesi

Katılan ikiden fazla kişi varsa, toplantıyı her iki taraf için de rahat hale getirmek için katılımcı listesini ekleyin.

Toplantı isteği e-postası gövde metni nasıl yazılır

Kendinizi tanıttığınızdan emin olun

E-posta ile bir toplantı isteği gönderirken, bir giriş ve kişiyi nasıl tanıdığınızın bir özeti ile başlamanız önerilir. Adınızı, pozisyonunuzu, deneyiminizi belirtin, ancak kısa olun. Alıcıyı iyi tanımıyorsanız, nasıl tanıştığınızı (eğer tanıyorsanız) veya onları nasıl duyduğunuzu hatırlatın. Örneğin, "[karşılıklı bağlantı - Mark Roberts] sizinle iletişim kurmamı önerdi."

Neden tanışmak istediğinizi belirtin

Toplantının amacı hakkında ayrıntılı bilgi verin. Mümkün olduğunca kesin olmak için bir liste yapabilirsiniz. Ancak, bunu toplantı gündeminde zaten açıklığa kavuşturuyorsanız, bu paragrafı atlayabilirsiniz.

Diğer taraftan ne istediğinizi net bir şekilde açıklayın

Bu, davetlilerinizin ne getirmeleri gerektiğini ve toplantıdan önce ne düşünmeleri gerektiğini anlamalarına yardımcı olacaktır.

Alıcınızın toplantıdan elde edebileceği faydaları adlandırın

Sizinle neden görüşmeleri gerektiğini ve bu toplantıdan ne elde edeceklerini açıklayın.

Metni düzeltin

Dilinizin kibar ve profesyonel olduğundan emin olun. “Gönder” düğmesine basmadan önce daima her şeyi düzeltin. Birinin adını yanlış yazmadığınızı bir kez daha kontrol edin vb.

kaynak: gramer

E-posta toplantı davetini tasarlama

E-posta şablonunu basitleştirin

Toplantı e-postasını kısa, öz ve alakalı tutun. Karmaşık unsurlardan kaçının. E-posta ne kadar basit olursa, insanların yanıt verme olasılığı o kadar yüksek olur.

Şirket logonuzu ekleyin

Resmi bir kurumsal toplantı talebi yazıyorsanız, şirket renklerinizi ve logonuzu ekleyin. Ayrıca logo, gönderdiğiniz her e-postaya ekleyebileceğiniz profesyonel bir e-posta imzasına dahil edilebilir.

Birkaç resim ekle

Büyük bir konferansınız varsa veya standınız orada olacaksa, harita ve fotoğraf eklemek güzel olurdu.

Profesyonel bir e-posta imzası kullanın

Randevu talebi e-postalarına profesyonel bir e-posta altbilgisi eklediğinizden emin olun. E-posta imzanız yoksa NEWOLDSTAMP e-posta imza oluşturucusunu kullanarak kolayca ücretsiz bir imza oluşturabilirsiniz.

• Fotoğrafınızı ekleyin

E-postalarınızı daha kişisel hale getirmek için fotoğrafınızı eklediğinizden emin olun.

• Mümkün olduğu kadar çok iletişim bilgisi listeleyin

Sizinle iletişim kurmayı kolaylaştırmak için telefon numaranızı, adresinizi ve sosyal medya profillerine bağlantılarınızı eklemeyi düşünün.

• Harekete geçirici mesaj ekleyin

Çağrı rezervasyonu yapmak veya sosyal medyayı tanıtmak için harekete geçirici mesaj ekleyebilirsiniz.

• Bir afiş kullanın

E-posta imzanızdaki başlık, alıcınızın bir takvim kullanarak sizinle bir toplantı planlamasını çok kolaylaştırabilir.

Şu makaleye göz atın: “Yazışmalarınızı En Profesyonel Hale Getirecek E-posta İmzalı Kartvizit Şablonları.”

Bir iş toplantısı istek e-postasına birkaç ekleme

LCV talep edin

RSVP, Fransızca'dan (“répondez, s'il vous plaît”) türetilmiştir ve “lütfen yanıtlayın” anlamına gelir. Bu nedenle, biri sizden LCV yanıtını istiyorsa, toplantıya katılıp katılmayacağınızı bilmek istiyorlar demektir. Bugün, alıcılarınızın evet veya hayır yanıtını daha da kolaylaştırmak için toplantı isteği e-postalarınıza bir LCV düğmesi eklemek için çeşitli araçlar arasından seçim yapabilirsiniz.

Dostça ama profesyonel kalın

Olumlu olun, ancak e-postanın çok dikkatsiz görünmesine izin vermeyin.

Davet takibi

Bir toplantı isteği gönderdiyseniz ancak yanıt alamadıysanız panik yapmayın. Belki de alıcı ilk etapta e-postanızı görmemiştir. Ya da belirlediğiniz yer ya da zaman onlara uygun gelmemiş olabilir. Bazen, toplantı sadece onlarla alakalı değildir. Bu noktada bu olası itirazların takibi ve ele alınması önem arz etmektedir. Davetinizi alıp almadıklarını ve toplantının ilgili olup olmadığını sormak için alıcıyı takip edin. Başka bir tarih/saat/yer seçmeyi teklif edin.

Alıcının davet e-postanızı yanıtlaması durumunda, toplantıyı başka biri adına planlıyorsanız, teşekkür etmek için takip etmeyi veya randevuyu onaylamayı yine de hatırlamanız gerekir.

Toplantıdan sonra bir takip isteyin

Bu, toplantı sırasında müzakere ettiğiniz her şeyi özetlemenizi sağlayacaktır.

İlgili makale: "Bir Satış Toplantısından Sonra Bir Teşekkür E-postası Nasıl Yazılır ve Anlaşmaları Daha Hızlı Kapatır."

İş toplantısı talebi e-posta örnekleri

İş toplantısı talebi e-posta örneği #1

Sayın Olsen,

Benim adım Natalie ve sizinle ABC şirketi adına iletişim kuruyorum. XYZ şirketinden Kelly Anderson bana e-posta adresinizi verdi çünkü sizin ve CEO'muz Bay Kirsh için potansiyel iş fırsatlarını tartışmanın faydalı olacağını düşündü. Şirketimize genel bir bakış sunan bir broşür ekledim.

Bay Kirsh, 20 Ekim 09:00 - 14:00 ve 24 Ekim 11:00 - 16:00 saatleri arasında her zaman müsaittir. Lütfen programınıza göre toplantının zamanını ve yerini ayarlamaktan çekinmeyin.

Zaman ayırdığınız için teşekkür ederiz ve gelecekteki işbirliğini dört gözle bekliyoruz.

İş toplantısı talebi e-posta örneği #2

Sayın Zabalkanskaya,

15 Kasım Cuma günü saat 16.00'da 3. Kat 22 numaralı odada yapılacak olan çalışanlar için özel bir toplantıya sizleri davet ediyorum. Görüşme 40 dakikayı geçmeyecek. Referansınız için lütfen ekte ayrıntılı bir toplantı gündemi bulabilirsiniz. Öneriler ve sorular çok memnuniyetle karşılanmaktadır.

Lütfen davetiyenin alınıp alınmadığını bana bildirin ve katılımınızı 14 Kasım'a kadar onaylayın.

Teşekkürler!

İş toplantısı talebi e-posta örneği #3 (daha az resmi)

Sevgili Max,

Fitness uygulaması geliştirmemizde bize nasıl yardımcı olabileceğinizi tartışmak için sizinle kısa bir toplantı ayarlamak istiyorum. Perşembe 11:00 ve Cuma 13:00-18:00 arası müsaitim. Alternatif olarak, bunların hiçbiri işe yaramazsa, önümüzdeki Salı sabahı işe zaman ayırabilirim.

Uzmanlığınız ve katkılarınız için çok minnettar olurum.

Saygılarımla,

Daha fazla toplantı isteği e-posta örneği için lütfen buradaki blog gönderimize bakın.

Çözüm

Toplantıları organize etmek, ağırlamak, tutmak ve katılmak için çok zaman harcanır. Bu yazımızda, teyidi sağlamak için toplantı talep e-postaları yazmanın yollarından bahsettik. Şimdi her şeyi özetleyelim.

Başarılı bir iş toplantısı istek e-postası yazmak için aşağıdaki adımları izleyin:

• Konu satırınızı net ve özlü hale getirin. Doğrudan konu satırında önemli ayrıntıları sağlayın;
• E-postanızı basit, kısa ve öz tutun;
• Mümkünse bir gündem sağlayın;
• Kendinizi kısaca tanıtın ve alıcıyı buluşmaya davet etme nedeninizi belirtin;
• Faydaları adlandırın;
• Metni her zaman düzeltin, dilbilgisi ve yazım hatalarını kontrol edin;
• Toplantı isteği e-postanızın profesyonel görünmesi için bir e-posta imzası ekleyin;
• Toplantı öncesi ve sonrası takip.

Şunlar da hoşunuza gidebilir: “Acil olsa bile kibar bir toplantı iptal e-postası nasıl yazılır?”