Rédaction d'un e-mail de demande de réunion : meilleurs conseils et exemples puissants pour assurer la confirmation

1. Qui peut être le destinataire de votre e-mail de demande de rendez-vous ?
2. La meilleure structure pour les modèles d'e-mails de demande de réunion
3. Comment rédiger le corps du texte d'un e-mail de demande de réunion
4. Conception de l'invitation à la réunion par e-mail
5. Quelques ajouts à un e-mail de demande de réunion d'affaires
6. Exemples d'e-mails de demande de réunion d'affaires

Outils utiles:
1. Newoldstamp - Marketing par signature électronique
2. Mailchimp - Créateur et expéditeur d'e-mails
3. Reply.io - Contacts personnels par e-mail, appels et tâches
4. RocketLink - Votre linker court de marque
5. Canva - Outil en ligne pour créer des designs

Que vous travailliez dans le développement des affaires, les ventes, le marketing ou même le fondateur d'une petite ou moyenne entreprise, les réunions d'affaires font partie intégrante de votre vie. Vous explorez de nouvelles opportunités lorsque vous communiquez avec des collègues, des leads et des prospects ; vous établissez de nouvelles relations avec des partenaires et d'autres personnes importantes dans l'entreprise.

Mais quelle est la meilleure façon de demander un rendez-vous ? Souvent, l'une des méthodes les plus pratiques pour planifier une réunion avec des gens d'affaires occupés est le courrier électronique. De cette façon, vous ne les attrapez pas lorsqu'ils sont distraits ou qu'ils s'occupent d'une autre affaire. Ainsi, ils peuvent répondre lorsqu'ils ont un moment pour consulter leur calendrier.

Qui peut être le destinataire de votre e-mail de demande de rendez-vous ?

Il existe diverses raisons pour envoyer des e-mails d'invitation. Par exemple, vous devrez peut-être contacter :

• Votre PDG - si vous souhaitez discuter de sujets liés à l'emploi ;
• Chef d'état-major — si vous avez besoin d'une réunion stratégique ;
• Représentant commercial - si vous souhaitez acheter un logiciel ou un outil et souhaitez discuter des détails ;
• Partenaire commercial — pour discuter du partenariat ;
• Prospect ou client — pour en dire plus sur vos services et faire une proposition.

Article connexe : "Comment rédiger la meilleure proposition commerciale pour les investisseurs".

La meilleure structure pour les modèles d'e-mails de demande de réunion

Objet professionnel

Une ligne d'objet bien pensée pour l'e-mail d'invitation à la réunion est essentielle. Assurez-vous d'utiliser les mots qui motiveront les destinataires à assister à votre réunion ou au moins à répondre à votre e-mail. Une ligne d'objet convaincante est particulièrement importante si vous vous adressez à des personnes à qui vous n'envoyez pas souvent d'e-mails.

• Ajoutez le nom de votre destinataire

De cette façon, vous pouvez personnaliser votre invitation.

• Rendre une date visible dans une ligne d'objet

À quelle date et heure aura lieu la réunion ? Mettez ces informations dans votre sujet afin que le destinataire puisse stocker votre e-mail dans sa boîte de réception et vérifier la date/heure sans l'ouvrir.

• Ne le fais pas trop longtemps

N'ajoutez pas de choses inutiles, afin qu'il soit entièrement affiché sur les appareils mobiles.

source : super bureau

Exemples de ligne d'objet d'e-mail de demande de réunion :

"Demande de rendez-vous de Natalie Polly : lancement du projet"

"Prévu : lancement du projet le 12 octobre"

Lisez nos 20 conseils pour vous aider à créer la meilleure ligne d'objet d'invitation à une réunion

Détails importants à ajouter au courriel

• Lieu de réunion

Indiquez si la réunion aura lieu dans une salle de réunion ou ailleurs. N'oubliez pas d'inclure une adresse si vous invitez quelqu'un en dehors de votre entreprise.

• Date et l'heure

Il est également important d'inclure la date et l'heure complètes de la réunion dans le texte de votre e-mail de demande de réunion. Si vous avez affaire à des personnes qui vivent dans d'autres fuseaux horaires, assurez-vous de déterminer l'heure et la date correctes pour vos invités.

Exemple : 20 octobre, 14 h 00 - 15 h 35 États-Unis/Pacifique

Astuce : Vérifiez si la date n'est pas un jour férié. Et essayez d'éviter de programmer des réunions trop tard dans la journée, car cela peut prendre plus de temps que prévu pour vous et vos invités.

• Ordre du jour

Expliquez ce qui sera discuté, montré ou proposé. De cette façon, vous pouvez structurer correctement la réunion et les destinataires n'auront aucun doute sur le sujet de la réunion.

source: vertex42

• Durée de la réunion

Certaines personnes peuvent avoir un emploi du temps chargé. C'est pourquoi il est essentiel de donner aux participants une idée de la durée de la réunion.

• Liste des participants

S'il y a plus de deux personnes présentes, incluez la liste des participants pour rendre la réunion confortable pour les deux parties.

Comment rédiger le corps du texte d'un e-mail de demande de réunion

Assurez-vous de vous présenter

Lors de l'envoi d'une demande de rendez-vous par e-mail, il est recommandé de commencer par une introduction et un résumé de la façon dont vous connaissez la personne. Indiquez votre nom, poste, expérience, mais soyez bref. Si vous ne connaissez pas bien le destinataire, rappelez-lui comment vous vous êtes rencontré (si c'est le cas) ou comment vous avez entendu parler d'eux. Par exemple, "[connexion mutuelle - Mark Roberts] m'a recommandé de vous contacter."

Indiquez la raison pour laquelle vous souhaitez rencontrer

Fournissez des détails sur le but de la réunion. Vous pouvez faire une liste pour être aussi précise que possible. Cependant, vous pouvez omettre ce paragraphe si vous l'indiquez déjà clairement dans l'ordre du jour de la réunion.

Expliquez clairement ce que vous attendez d'un autre côté

Cela aidera vos invités à comprendre ce qu'ils doivent apporter et ce qu'ils doivent penser avant la réunion.

Nommez les avantages que votre destinataire peut retirer de la réunion

Expliquez pourquoi ils auraient besoin de vous rencontrer et ce qu'ils retirent de cette réunion.

Relisez le texte

Assurez-vous que votre langage est poli et professionnel. Relisez toujours tout avant d'appuyer sur le bouton "Envoyer". Vérifiez si vous n'avez pas mal orthographié le nom de quelqu'un, etc.

source : grammaire

Conception de l'e-mail d'invitation à la réunion

Simplifiez le modèle d'e-mail

Gardez un e-mail de réunion de planification court, précis et pertinent. Évitez les éléments complexes. Plus l'e-mail est simple, plus les gens y répondront.

Ajoutez le logo de votre entreprise

Si vous écrivez une demande de réunion d'entreprise officielle, incluez les couleurs et le logo de votre entreprise. En outre, le logo peut être inclus dans une signature électronique professionnelle que vous pouvez ajouter à chaque e-mail que vous envoyez.

Ajouter quelques photos

Si vous avez une grande conférence ou que votre stand sera là, ajouter la carte et une photo serait bien.

Utilisez une signature électronique professionnelle

Assurez-vous d'inclure un pied de page d'e-mail professionnel avec les e-mails de demande de rendez-vous. Si vous ne disposez pas de la signature électronique, vous pouvez facilement en créer une gratuitement à l'aide du créateur de signature électronique NEWOLDSTAMP.

• Ajoutez votre photo

Pour rendre vos e-mails plus personnels, assurez-vous d'ajouter votre photo.

• Indiquez autant de coordonnées que possible

Envisagez d'ajouter votre numéro de téléphone, votre adresse et des liens vers des profils de médias sociaux pour vous contacter plus facilement.

• Ajouter un appel à l'action

Vous pouvez ajouter un appel à l'action pour réserver des appels ou promouvoir les médias sociaux.

• Utiliser une bannière

La bannière dans votre signature d'e-mail peut permettre à votre destinataire de programmer une réunion avec vous à l'aide d'un calendrier.

Consultez cet article : "Modèles de cartes de visite avec signature d'e-mail pour rendre votre correspondance la plus professionnelle."

Quelques ajouts à un e-mail de demande de réunion d'affaires

Demander un RSVP

RSVP dérive du français ("répondez, s'il vous plaît"), qui signifie "veuillez répondre". Donc, si quelqu'un vous demande de confirmer votre présence, cela signifie qu'il veut savoir si vous assisterez à la réunion. Aujourd'hui, vous pouvez choisir parmi une variété d'outils pour ajouter un bouton RSVP à vos e-mails de demande de réunion afin qu'il soit encore plus facile pour vos destinataires de répondre par oui ou par non.

Restez amical mais professionnel

Soyez positif, mais ne donnez pas l'impression que l'e-mail est trop négligent.

Suivi de l'invitation

Si vous avez envoyé une demande de réunion mais que vous n'avez pas reçu de réponse, ne paniquez pas. Peut-être que le destinataire n'a pas vu votre e-mail en premier lieu. Ou peut-être que le lieu ou l'heure que vous avez défini ne leur convenait pas. Parfois, la réunion n'est pas seulement pertinente pour eux. À ce stade, il est important de suivre et de répondre à ces objections possibles. Suivez le destinataire pour lui demander s'il a reçu votre invitation et si la réunion est pertinente. Proposez de choisir une autre date/heure/lieu.

Si le destinataire a répondu à votre e-mail d'invitation, n'oubliez pas de faire un suivi pour dire merci ou confirmer le rendez-vous si vous planifiez la réunion au nom de quelqu'un d'autre.

Demandez un suivi après la réunion

Cela vous permettra de résumer tout ce que vous avez négocié lors de la rencontre.

Article connexe : "Comment rédiger un e-mail de remerciement après une réunion de vente et conclure des affaires plus rapidement."

Exemples d'e-mails de demande de rendez-vous d'affaires

Exemple d'e-mail de demande de réunion d'affaires #1

Cher Monsieur Olsen,

Je m'appelle Natalie et je vous contacte au nom de la société ABC. Kelly Anderson de la société XYZ m'a donné votre adresse e-mail car elle a pensé qu'il serait utile que vous et notre PDG M. Kirsh discutiez d'opportunités commerciales potentielles. J'ai joint une brochure qui donne un aperçu de notre entreprise.

M. Kirsh est disponible à tout moment entre 9h00 et 14h00 le 20 octobre et entre 11h00 et 16h00 le 24 octobre. N'hésitez pas à fixer l'heure et le lieu de la réunion en fonction de votre emploi du temps.

Merci pour votre temps, et nous nous réjouissons de la coopération future.

Exemple d'e-mail de demande de réunion d'affaires #2

Chère Madame Zabalkanskaya,

J'aimerais vous inviter à une réunion spéciale pour les employés qui se tiendra au niveau 3, salle 22, le vendredi 15 novembre à 16 h. La réunion ne durera pas plus de 40 minutes. Veuillez trouver ci-joint un ordre du jour détaillé de la réunion pour votre référence. Les suggestions et les questions sont les bienvenues.

Veuillez me faire savoir si l'invitation a été reçue et confirmer votre présence avant le 14 novembre.

Merci!

Exemple d'e-mail de demande de réunion d'affaires #3 (moins formel)

Cher Max,

Je souhaite organiser une courte réunion avec vous pour discuter de la manière dont vous pouvez nous aider dans le développement de notre application de fitness. Je suis disponible le jeudi de 11h et le vendredi de 13h à 18h. Alternativement, si rien de tout cela ne fonctionne, je peux prendre le temps de travailler mardi matin prochain.

Je vous serais très reconnaissant de votre expertise et de votre contribution.

Meilleures salutations,

Pour plus d'exemples d'e-mails de demande de réunion, veuillez consulter notre article de blog ici.

Conclusion

Beaucoup de temps est consacré à l'organisation, à l'accueil, à la tenue et à la participation aux réunions. Dans cet article, nous parlions des façons d'écrire des e-mails de demande de réunion pour assurer la confirmation. Maintenant, résumons tout.

Pour rédiger un e-mail de demande de rendez-vous d'affaires réussi, procédez comme suit :

• Faites en sorte que votre ligne d'objet soit claire et concise. Fournissez des détails importants directement dans la ligne d'objet ;
• Gardez votre e-mail simple, court et précis ;
• Fournir un ordre du jour si possible;
• Présentez-vous brièvement et indiquez la raison pour laquelle vous invitez le destinataire à se rencontrer ;
• Nommez les avantages ;
• Relisez toujours le texte, vérifiez la grammaire et les fautes de frappe ;
• Ajoutez une signature d'e-mail pour donner à votre e-mail de demande de réunion un aspect professionnel ;
• Suivi avant et après la réunion.

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