Escrevendo um e-mail de solicitação de reunião: melhores dicas e exemplos poderosos para garantir a confirmação

1. Quem pode ser o destinatário do seu e-mail de solicitação de reunião?
2. A melhor estrutura para modelos de e-mail de solicitação de reunião
3. Como escrever o texto do corpo do e-mail de solicitação de reunião
4. Projetando o convite da reunião por e-mail
5. Algumas adições a um e-mail de solicitação de reunião de negócios
6. Amostras de e-mail de solicitação de reunião de negócios

Ferramentas úteis:
1. Newoldstamp - Marketing de assinatura de e-mail
2. Mailchimp - Criador e remetente de e-mail
3. Reply.io - Contato pessoal por e-mail, chamadas e tarefas
4. RocketLink - Seu linker curto de marca
5. Canva - Ferramenta online para fazer desenhos

Não importa se você está no desenvolvimento de negócios, vendas, marketing ou até mesmo o fundador de uma pequena ou média empresa – as reuniões de negócios são uma parte essencial da sua vida. Você explora novas oportunidades ao se comunicar com colegas, leads e prospects; você constrói novos relacionamentos com parceiros e outras pessoas importantes no negócio.

Mas qual é a melhor maneira de solicitar uma reunião? Muitas vezes, um dos métodos mais convenientes para agendar uma reunião com empresários ocupados é o e-mail. Dessa forma, você não os pega quando estão distraídos ou cuidando de outro assunto. Assim, eles podem responder quando tiverem um momento para verificar sua agenda.

Quem pode ser o destinatário do seu e-mail de solicitação de reunião?

Existem várias razões para enviar e-mails de convite. Por exemplo, você pode precisar entrar em contato com:

• Seu CEO – se você quiser discutir algumas coisas relacionadas ao emprego;
• Chefe de equipe — se você precisar de uma reunião estratégica;
• Representante de vendas — se você quiser comprar algum software ou ferramenta e quiser discutir os detalhes;
• Parceiro de negócios — para discutir a parceria;
• Lead ou cliente — para contar mais sobre seus serviços e fazer uma proposta.

Artigo relacionado: “Como escrever a melhor proposta de negócios para investidores”.

A melhor estrutura para modelos de email de solicitação de reunião

Linha de assunto profissional

Uma linha de assunto bem pensada para o e-mail de convite para a reunião é essencial. Certifique-se de usar as palavras que motivarão os destinatários a participar da reunião ou pelo menos responder ao seu e-mail. Uma linha de assunto convincente é especialmente importante se você estiver entrando em contato com pessoas para as quais não envia e-mails com frequência.

• Adicione o nome do seu destinatário

Dessa forma, você pode personalizar seu convite.

• Tornar uma data visível em uma linha de assunto

Qual dia e horário será a reunião? Coloque essa informação no assunto para que o destinatário possa armazenar seu e-mail em sua caixa de entrada e verificar a data/hora sem abri-lo.

• Não faça isso muito tempo

Não adicione coisas desnecessárias, para que seja totalmente exibido em dispositivos móveis.

fonte: superoffice

Exemplos de linha de assunto de e-mail de solicitação de reunião:

“Atendendo ao pedido de Natalie Polly: Project Kickoff”

“Programado: Início do projeto para 12 de outubro”

Leia nossas 20 dicas para ajudá-lo a criar a melhor linha de assunto de convite para reunião

Detalhes importantes para adicionar ao e-mail

• Local de reunião

Indique se a reunião será realizada em uma sala de reuniões ou em outro lugar. Não se esqueça de incluir um endereço se estiver convidando alguém de fora da sua empresa.

• Data e hora

Também é importante incluir a data e hora completas da reunião no texto do seu e-mail de solicitação de reunião. Se você estiver lidando com pessoas que moram em outros fusos horários, certifique-se de descobrir a hora e a data corretas para seus convidados.

Exemplo: 20 de outubro, das 14h às 15h35 EUA/Pacífico

Dica : Verifique se a data não é feriado. E tente evitar agendar reuniões muito tarde, pois pode demorar mais do que você e seus convidados esperam.

• Agenda

Explique o que será discutido, mostrado ou proposto. Dessa forma, você pode estruturar a reunião adequadamente e os destinatários não terão dúvidas sobre o assunto da reunião.

fonte: vertex42

• Duração da reunião

Algumas pessoas podem ter uma agenda apertada. É por isso que é essencial dar aos participantes uma ideia de quanto tempo a reunião vai durar.

• Lista de participantes

Se houver mais de duas pessoas participando, inclua a lista de participantes para tornar a reunião confortável para ambos os lados.

Como escrever o texto do corpo do e-mail de solicitação de reunião

Certifique-se de se apresentar

Ao enviar uma solicitação de reunião por e-mail, é recomendável começar com uma introdução e um resumo de como você conhece a pessoa. Forneça seu nome, cargo, experiência, mas seja breve. Se você não conhece bem o destinatário, lembre-o de como se conheceu (se conheceu) ou como ouviu falar dele. Por exemplo, “[conexão mútua - Mark Roberts] recomendou que eu entrasse em contato com você”.

Diga o motivo pelo qual você quer se encontrar

Forneça detalhes sobre o objetivo da reunião. Você pode fazer uma lista para ser o mais preciso possível. No entanto, você pode omitir este parágrafo se já estiver deixando isso claro na agenda da reunião.

Explique claramente o que você precisa do outro lado

Isso ajudará seus convidados a entender o que levar e o que pensar antes da reunião.

Nomeie os benefícios que seu destinatário pode obter da reunião

Explique por que eles precisariam se encontrar com você e o que eles ganham com essa reunião.

Reveja o texto

Certifique-se de que sua linguagem seja educada e profissional. Sempre revise tudo antes de clicar no botão “Enviar”. Verifique novamente se você não digitou errado o nome de alguém e assim por diante.

fonte: gramaticalmente

Projetando o convite da reunião por e-mail

Simplifique o modelo de e-mail

Mantenha o e-mail da reunião de agendamento curto, direto e relevante. Evite elementos complexos. Quanto mais simples o e-mail, maior a probabilidade de as pessoas responderem.

Adicione o logotipo da sua empresa

Se você estiver escrevendo uma solicitação oficial de reunião corporativa, inclua as cores e o logotipo da sua empresa. Além disso, o logotipo pode ser incluído em uma assinatura de e-mail profissional que você pode adicionar a cada e-mail enviado.

Adicione algumas fotos

Se você tiver uma grande conferência ou seu estande estiver lá, adicionar o mapa e uma foto seria bom.

Use uma assinatura de e-mail profissional

Certifique-se de incluir um rodapé de e-mail profissional com os e-mails de solicitação de compromisso. Se você não tiver a assinatura de e-mail, poderá criar facilmente uma gratuitamente usando o criador de assinatura de e-mail NEWOLDSTAMP.

• Adicione sua foto

Para tornar seus e-mails mais pessoais, adicione sua foto.

• Liste o maior número possível de detalhes de contato

Considere adicionar seu número de telefone, endereço e links aos perfis de mídia social para facilitar o contato.

• Adicionar uma chamada para ação

Você pode adicionar um apelo à ação para agendar chamadas ou promover a mídia social.

• Usar uma bandeira

O banner em sua assinatura de e-mail pode tornar muito conveniente para o destinatário agendar uma reunião com você usando um calendário.

Confira este artigo: “Modelos de cartão de visita de assinatura de e-mail para tornar sua correspondência mais profissional”.

Algumas adições a um e-mail de solicitação de reunião de negócios

Solicite um RSVP

RSVP deriva do francês (“répondez, s'il vous plaît”), que significa “por favor responda”. Então, se alguém está pedindo para você RSVP, isso significa que eles querem saber se você participará da reunião. Hoje, você pode escolher entre uma variedade de ferramentas para adicionar um botão RSVP aos seus e-mails de solicitação de reunião para tornar ainda mais fácil para seus destinatários responderem sim ou não.

Mantenha-se amigável, mas profissional

Seja positivo, mas não faça o e-mail parecer muito descuidado.

Acompanhamento do convite

Se você enviou uma solicitação de reunião, mas não obteve resposta, não entre em pânico. Talvez, o destinatário não tenha visto seu e-mail em primeiro lugar. Ou talvez o local ou a hora que você definiu não lhes pareça conveniente. Às vezes, a reunião não é apenas relevante para eles. Neste ponto, é importante acompanhar e abordar essas possíveis objeções. Acompanhe o destinatário para perguntar se ele recebeu seu convite e se a reunião é relevante. Ofereça-se para escolher outra data/hora/local.

Caso o destinatário tenha respondido ao seu e-mail de convite, você ainda deve se lembrar de fazer o acompanhamento para agradecer ou confirmar o agendamento se estiver agendando a reunião em nome de outra pessoa.

Peça um acompanhamento após a reunião

Isso permitirá que você resuma tudo o que negociou durante a reunião.

Artigo relacionado: “Como escrever um e-mail de agradecimento após uma reunião de vendas e fechar negócios mais rapidamente.”

Amostras de e-mail de solicitação de reunião de negócios

Exemplo de e-mail de solicitação de reunião de negócios nº 1

Prezado Sr. Olsen,

Meu nome é Natalie e estou entrando em contato com você em nome da empresa ABC. Kelly Anderson, da corporação XYZ, me deu seu endereço de e-mail porque achou que valeria a pena para você e nosso CEO, Sr. Kirsh, discutir oportunidades de negócios em potencial. Anexei uma brochura que dá uma visão geral da nossa empresa.

O Sr. Kirsh está disponível a qualquer hora entre 9h00 - 14h00 de 20 de outubro e 11h00 - 16h00 de 24 de outubro. Sinta-se à vontade para definir a hora e o local da reunião com base em sua agenda.

Obrigado pelo seu tempo, e estamos ansiosos para cooperação futura.

Exemplo de e-mail de solicitação de reunião de negócios nº 2

Prezada Sra. Zabalkanskaya,

Gostaria de convidá-los a participar de uma reunião especial para funcionários que será realizada no Nível 3, sala 22, na sexta-feira, 15 de novembro, às 16h. A reunião não terá duração superior a 40 minutos. Por favor, encontre em anexo uma agenda detalhada da reunião para sua referência. Sugestões e dúvidas são muito bem-vindas.

Por favor, deixe-me saber se o convite foi recebido e confirme sua presença até 14 de novembro.

Obrigada!

Exemplo de e-mail de solicitação de reunião de negócios nº 3 (menos formal)

Caro Max,

Quero marcar uma breve reunião com você para discutir como você pode nos ajudar com o desenvolvimento de nosso aplicativo de condicionamento físico. Estou disponível na quinta-feira às 11h e sexta-feira às 13h. Alternativamente, se nenhum desses funcionar, posso arranjar tempo na próxima terça-feira de manhã.

Eu ficaria muito grato por sua experiência e contribuição.

Atenciosamente,

Para obter mais exemplos de e-mail de solicitação de reunião, consulte nossa postagem no blog aqui.

Conclusão

Muito tempo é gasto organizando, hospedando, realizando e participando de reuniões. Neste artigo, falamos sobre as formas de escrever e-mails de solicitação de reunião para garantir a confirmação. Agora, vamos resumir tudo.

Para escrever um e-mail de solicitação de reunião de negócios bem-sucedido, siga estas etapas:

• Faça sua linha de assunto clara e concisa. Forneça detalhes importantes diretamente na linha de assunto;
• Mantenha seu e-mail simples, curto e direto ao ponto;
• Fornecer uma agenda, se possível;
• Apresente-se brevemente e diga o motivo pelo qual você está convidando o destinatário para um encontro;
• Nomeie os benefícios;
• Sempre revise o texto, verifique gramática e erros de digitação;
• Adicione uma assinatura de e-mail para tornar seu e-mail de solicitação de reunião profissional;
• Acompanhamento antes e depois da reunião.

Você também pode gostar de: “Como escrever um e-mail educado de cancelamento de reunião, mesmo que seja urgente?”