会議出席依頼メールの作成：確認を確実にするための最良のヒントと強力な例

1.会議出席依頼メールの受信者は誰ですか？
2.会議出席依頼の電子メールテンプレートに最適な構造
3.会議出席依頼メール本文の書き方
4.電子メール会議の招待状をデザインする
5.ビジネスミーティングリクエストメールへのいくつかの追加
6.ビジネスミーティングリクエストの電子メールサンプル

便利なツール：
1.Newoldstamp-電子メール署名マーケティング
2.Mailchimp-メールビルダーと送信者
3. Reply.io-個人的な電子メールのアウトリーチ、電話、およびタスク
4.RocketLink-ブランド化された短いリンカー
5.Canva-デザインを作成するためのオンラインツール

あなたが事業開発、販売、マーケティング、あるいは中小企業の創設者でさえあるかどうかに関係なく、ビジネス会議はあなたの人生の重要な部分です。 同僚、リード、見込み客とコミュニケーションをとるときに、新しい機会を模索します。 あなたはビジネスのパートナーや他の重要な人々との新しい関係を築きます。

しかし、会議をリクエストするための最良の方法は何ですか？ 多くの場合、忙しいビジネスマンとの会議をスケジュールするための最も便利な方法の1つは電子メールです。 そうすれば、彼らが気を散らしたり、別の事柄に注意を向けたりするときに、彼らを捕まえることができません。 そのため、カレンダーを確認する時間があったときに応答できます。

会議出席依頼メールの受信者は誰ですか？

招待メールを送信する理由はさまざまです。 たとえば、次の連絡先が必要になる場合があります。

• あなたのCEO—雇用関連のことについて話し合いたい場合。
• チーフスタッフ—戦略的な会議が必要な場合。
• 営業担当者—ソフトウェアまたはツールを購入し、詳細について話し合いたい場合。
• ビジネスパートナー—パートナーシップについて話し合う。
• リードまたは顧客—サービスについて詳しく説明し、提案を行います。

関連記事： 「投資家のための最良のビジネス提案を書く方法」。

会議出席依頼の電子メールテンプレートに最適な構造

専門的な件名

会議の招待メールには、よく考えられた件名が不可欠です。 受信者が会議に参加したり、少なくともメールに返信したりする動機付けとなる言葉を使用してください。 頻繁にメールを送信しない人に連絡する場合は、説得力のある件名が特に重要です。

• 受信者の名前を追加します

このようにして、招待状をパーソナライズすることができます。

• 件名に日付を表​​示する

会議は何時に開催されますか？ 受信者があなたのメールを受信トレイに保存し、それを開かずに日付/時刻を確認できるように、この情報を件名に入れてください。

• 長くしすぎないでください

モバイルデバイスで完全に表示されるように、不要なものを追加しないでください。

出典：スーパーオフィス

会議出席依頼の電子メールの件名の例：

「ナタリーポリーからの会議出席依頼：プロジェクトキックオフ」

「予定：10月12日のプロジェクトキックオフ」

最高の会議招待状の件名を作成するのに役立つ20のヒントをお読みください

メールに追加する重要な詳細

• 待ち合わせ場所

会議が会議室で開催されるのか、それとも他の場所で開催されるのかを示します。 社外の人を招待する場合は、住所を含めることを忘れないでください。

• 日時

また、会議出席依頼メールのテキストに会議の完全な日時を含めることも重要です。 他のタイムゾーンに住んでいる人と取引している場合は、招待者の正しい日時を確認してください。

例：10月20日午後2時から午後3時35分米国/太平洋

ヒント：日付が祝日でないかどうかを確認してください。 また、あなたとあなたの招待者が予想するよりも時間がかかる可能性があるため、1日の遅い時間に会議をスケジュールすることは避けてください。

• 議題

何が議論され、示され、提案されるかを説明します。 このようにして、会議を適切に構成することができ、受信者は会議の内容について疑いを抱くことはありません。

ソース：vertex42

• 会議の長さ

一部の人々はタイトなスケジュールを持つことができます。 そのため、会議がどのくらい続くかを出席者に知らせることが不可欠です。

• 参加者リスト

2人以上が参加する場合は、参加者のリストを含めて、双方が快適に会議できるようにします。

会議出席依頼メール本文の書き方

必ず自己紹介してください

電子メールで会議出席依頼を送信する場合は、その人をどのように知っているかについての紹介と要約から始めることをお勧めします。 あなたの名前、役職、経験を提供しますが、簡潔にしてください。 受信者のことをよく知らない場合は、どのように会ったか（会った場合）、またはどのように聞いたかを思い出させてください。 たとえば、「[相互接続-マークロバーツ]は私があなたと連絡を取ることを勧めました。」

会いたい理由を述べてください

会議の目的に関する詳細を提供します。 できるだけ正確なリストを作成できます。 ただし、会議の議題ですでにこれを明確にしている場合は、この段落を省略できます。

必要なものを別の側面から明確に説明する

これは、招待者が会議の前に何を持って何を考えるべきかを理解するのに役立ちます。

受信者が会議から得られるメリットを挙げてください

彼らがあなたと会う必要がある理由と、彼らがこの会議から何を得るのかを説明してください。

テキストを校正する

あなたの言語が礼儀正しくプロフェッショナルであることを確認してください。 「送信」ボタンを押す前に、必ずすべてを校正してください。 誰かの名前などのつづりを間違えていないかどうかを再確認してください。

ソース：grammarly

電子メール会議の招待状のデザイン

メールテンプレートをシンプルにする

スケジュール会議の電子メールを短く、要領を得て、関連性のあるものにしてください。 複雑な要素は避けてください。 電子メールが単純であるほど、人々が応答する可能性が高くなります。

会社のロゴを追加する

公式の企業会議出席依頼を作成する場合は、会社の色とロゴを含めてください。 また、ロゴは、送信するすべての電子メールに追加できるプロの電子メール署名に含めることができます。

写真を追加する

大規模な会議がある場合、またはブースがそこにある場合は、地図と写真を追加すると便利です。

プロの電子メール署名を使用する

予約メールのリクエストには、必ずプロのメールフッターを含めてください。 メールの署名がない場合は、NEWOLDSTAMPのメール署名作成機能を使用して無料で簡単に作成できます。

• 写真を追加する

メールをより個人的なものにするために、必ず写真を追加してください。

• できるだけ多くの連絡先の詳細をリストしてください

電話番号、住所、ソーシャルメディアプロファイルへのリンクを追加して、連絡を取りやすくすることを検討してください。

• 召喚状を追加する

召喚状を追加して、電話を予約したり、ソーシャルメディアを宣伝したりできます。

• バナーを使用する

電子メールの署名に含まれるバナーは、受信者がカレンダーを使用してあなたとの会議をスケジュールするのに非常に便利です。

この記事をチェックしてください： 「あなたの通信を最も専門的にするために署名名刺テンプレートを電子メールで送ってください。」

ビジネスミーティングリクエストメールへのいくつかの追加

出欠確認をリクエストする

RSVPはフランス語（「répondez、s'ilvousplaît」）に由来します。これは「返信してください」という意味です。 したがって、誰かがあなたに出欠確認を求めている場合、それはあなたが会議に出席するかどうかを彼らが知りたがっているということを意味します。 現在、さまざまなツールから選択して、会議出席依頼の電子メールに出欠確認ボタンを追加し、受信者が「はい」または「いいえ」で返信するのをさらに簡単にすることができます。

フレンドリーでプロフェッショナルな滞在

ポジティブになりましょう。ただし、メールを不注意に見せすぎないようにしてください。

招待のフォローアップ

会議出席依頼を送信しても返信がない場合でも、慌てる必要はありません。 おそらく、受信者はそもそもあなたのメールを見ていません。 あるいは、あなたが設定した場所や時間は彼らにとって都合が悪いように思われたかもしれません。 時々、会議は彼らに関係があるだけではありません。 この時点で、これらの考えられる異論をフォローアップして対処することが重要です。 受信者をフォローアップして、招待状を受け取ったかどうか、および会議が適切かどうかを尋ねます。 別の日付/時刻/場所を選択することを提案します。

受信者が招待メールに返信した場合でも、他の人に代わって会議をスケジュールしている場合は、フォローアップして「ありがとう」と言ったり、予定を確認したりすることを忘れないでください。

会議後にフォローアップを依頼する

これにより、会議中に交渉したすべてのことを要約することができます。

関連記事： 「営業会議の後にお礼のメールを書いて、取引をより早く成立させる方法」

ビジネスミーティングリクエストの電子メールサンプル

ビジネス会議出席依頼メールサンプル＃1

親愛なるオルセンさん、

私の名前はナタリーです。ABC社を代表してご連絡いたします。 XYZ社のKellyAndersonは、あなたと私たちのCEOであるKirsh氏が潜在的なビジネスチャンスについて話し合う価値があると考えたので、あなたのメールアドレスを教えてくれました。 当社の概要を説明したパンフレットを添付しました。

カーシュ氏は、10月20日午前9時から午後2時までと10月24日午前11時から午後4時までいつでもご利用いただけます。スケジュールに基づいて、会議の時間と場所を自由に設定してください。

何卒よろしくお願い申し上げます。今後ともよろしくお願い申し上げます。

ビジネス会議出席依頼メールサンプル＃2

親愛なるザバルカンスカヤさん、

11月15日（金）午後4時にレベル3、22号室で開催される従業員向けの特別会議にご参加ください。 会議は40分以内に続きます。 参考までに、添付の詳細な会議の議事録をご覧ください。 提案や質問は大歓迎です。

招待状を受け取ったかどうかをお知らせください。11月14日までに出席を確認してください。

ありがとうございました！

ビジネス会議のリクエストの電子メールサンプル＃3（あまり正式ではないもの）

親愛なるマックス、

私はあなたとの短い会議を手配して、あなたが私たちのフィットネスアプリの開発をどのように助けることができるかについて話し合いたいと思います。 木曜日の午前11時と金曜日の午後1時から6時までご利用いただけます。 または、これらのいずれも機能しない場合は、次の火曜日の朝の作業に時間をかけることができます。

私はあなたの専門知識とインプットに非常に感謝します。

よろしくお願いします、

会議出席依頼の電子メールの例については、こちらのブログ投稿を参照してください。

結論

会議の開催、開催、開催、出席には多くの時間が費やされます。 この記事では、確認を確実にするために会議出席依頼メールを作成する方法について話しました。 それでは、すべてをまとめましょう。

成功するビジネス会議出席依頼の電子メールを作成するには、次の手順を実行します。

• 件名を明確かつ簡潔にします。 件名に重要な詳細を入力してください。
• メールはシンプルで短く、要領を得たものにしてください。
• 可能であれば議題を提供します。
• 簡単に自己紹介し、受信者に会うように招待する理由を述べます。
• メリットに名前を付けます。
• 常にテキストを校正し、文法とタイプミスをチェックしてください。
• 電子メールの署名を追加して、会議出席依頼の電子メールをプロフェッショナルに見せます。
• 会議の前後のフォローアップ。

また、「緊急の場合でも、丁寧な会議キャンセルメールを作成するにはどうすればよいですか？」