Полное руководство по формату электронной почты для бизнеса, чтобы получить ответы как можно скорее

1. Профессиональный формат электронной почты
2. Советы по созданию правильного формата электронной почты
3. Примеры формата электронной почты

Полезные инструменты:
1. Newoldstamp — маркетинг подписи электронной почты
2. Mailchimp — конструктор и отправитель электронной почты
3. Hubspot Email Marketing — платформа автоматизации маркетинга
4. MailerLite — конструктор целевых страниц
5. Canva — онлайн-инструмент для создания дизайнов

Электронные письма играют важную роль в бизнесе. И в то время как хорошо продуманное и правильно отформатированное электронное письмо может привести вас к успеху, плохое электронное письмо может испортить вашу репутацию и навредить вашим отношениям. Содержание электронной почты не всегда так. Часто мы игнорируем форматирование. Однако правильное форматирование увеличивает шансы на то, что получатель прочитает и ответит на ваше письмо.

В нашей статье вы найдете ценную информацию о правильном формате электронной почты для бизнеса. Кроме того, мы предоставим вам лучшие примеры формата деловой электронной почты, которые вы можете применить к своим сообщениям.

Профессиональный формат электронной почты

Профессиональное электронное письмо должно иметь по крайней мере строку темы, приветствие, тело письма и заключительную часть. Теперь давайте рассмотрим каждый компонент более подробно.

Сюжетная линия

Строки темы важны, потому что это первое, что видят получатели, когда получают электронные письма.

источник: пинтерест

Эта часть электронного письма может определить, откроет ли его получатель или нет. Чтобы получить максимальную отдачу от вашей темы, обязательно следуйте этим основным правилам:

• Уточни

Если вы ожидаете ответа, вы всегда должны максимально ясно излагать тему. Это поможет получателю сразу оценить важность и срочность письма.

• Сделайте это коротким

Большинство экспертов предлагают, чтобы тема письма не превышала десяти слов. Шесть слов было бы еще лучше. Но имейте в виду, что слишком короткие строки темы, такие как «Материалы», «Привет» и т. д., могут привести к тому, что ваше сообщение попадет в спам.

• Используйте срочность

Доказано, что строки темы, содержащие такие слова, как «срочно», «предупреждение» или «важно», улучшают показатели открываемости электронной почты. Но обязательно используйте их, только если ваша электронная почта действительно срочная. В противном случае получатель может привыкнуть к вашим «срочным» письмам, и в следующий раз, когда вам потребуются немедленные действия от читателя, он может решить, что это ваш типичный трюк.

Совет: нет необходимости использовать слово «срочно», когда вам нужно сохранить ощущение срочности. Вместо этого вы можете установить крайний срок. Например, «Заметки о благотворительной презентации, необходимые для проведения EOD во вторник».

• НЕТ ЗАГЛАВНЫХ БУКВ

Держитесь подальше от заглавных букв (кроме акронимов и аббревиатур) и чрезмерного использования восклицательных знаков. CAPS обычно создает ощущение, что отправитель хотел, чтобы его сообщение было прочитано громким гневным воплем.

• Примеры хорошей темы письма

«Заметки о проектах ABC и рекомендации по общению» — идеальная длина строки темы из шести слов. Это конкретно. Кроме того, он идентифицирует проект по названию и описывает тему сообщения.

«FDA сообщает о статусе. Пожалуйста, ответьте как можно скорее». Тема письма короткая и конкретная. Он также имеет ощущение срочности, что повышает вероятность того, что получатель ответит без промедления.

Дополнительная информация о строках темы:

• «Как написать привлекательную тему для электронного бюллетеня»
• «Как написать Kickass последующую строку темы электронного письма для продажи, чтобы закрыть сделку»

Приветствие

Выяснение того, как начать официальное электронное письмо, может быть проблемой, особенно когда вы связываетесь с кем-то, кого вы не очень хорошо знаете. Является ли «Уважаемый господин или госпожа» слишком формальным? Разве «Эй» не слишком небрежно? Давай выясним.

• Когда использовать Mr/Ms

Если вы пишете кому-то, кто выше вас по положению, и вы знаете его имя, вы можете использовать приветствие «господин/госпожа». Например, «Дорогая мисс Кларк». Если у вас есть сомнения относительно пола получателя, используйте полное имя. Например, «Дорогой Алекс Смит».

• Когда использовать Уважаемый

Если вы уже хорошо знакомы с получателем, вы можете использовать более неформальное приветствие, например «Уважаемый» и имя человека. Например, «Дорогой Джон».

• Привет против Привет

Когда вы пишете коллегам или клиентам, которых вы очень хорошо знаете, вы можете использовать «Привет» или «Здравствуйте». Последний вариант — хороший выбор, если ваша цель — немного более формальный тон. Например, «Привет, Диана».

• Привет!

Это приветствие слишком неформальное, особенно в контексте надлежащего формата деловой электронной почты. Настоятельно рекомендуется использовать «Привет» только в общении с людьми, с которыми вы давно работаете вместе, или когда обстановка непринужденная.

источник: thebalancecareers

Текст письма

Тело письма — это ядро ​​вашего письма. В этой части вам нужно донести свое сообщение как можно более прямо и структурировано. Помните, что ваша конечная цель здесь — помочь получателю эффективно и правильно понять предоставленную информацию. Вот несколько правил написания формата электронной почты, которым вы должны следовать:

• Сделайте короткое вступление

Начните свое электронное письмо с предложения, которое сообщает получателю, о чем ваше письмо. Постарайтесь, чтобы этот абзац был относительно коротким (всего одно или два предложения), потому что важно не тратить попусту время людей.

Вот несколько хороших примеров вводного раздела электронной почты: «Я пишу, чтобы подать заявку на должность инженера по контролю качества в компании ABC», «Спасибо за приятный разговор на прошлой неделе», «Добро пожаловать в проект XYZ». Если вы стремитесь сделать вступление более неформальным, подумайте над тем, чтобы задать читателю несколько вопросов о недавнем событии или собрании команды, отпуске и т. д. Такой подход даст получателю понять, что вы искренне заинтересованы в его благополучии.

• Расставьте приоритеты в своей информации

После того, как вы представились и представили основную цель своего сообщения, вы можете приступить к написанию основной части письма. Поместите самый важный контент вверху. Таким образом, вы можете показать свое уважение ко времени вашего читателя.

• Держать его коротким

Хотите знать, как отбить охоту у людей читать вашу электронную почту до конца? Похороните их в информации. Если вы ожидаете внимания к вашему вопросу, постарайтесь, чтобы оно было кратким. Несмотря на то, что стандартной длины для деловых электронных писем не существует, было бы разумно, чтобы ваше письмо было длиной примерно в один экран ПК.

• Сделайте его визуально сканируемым

Текст вашего электронного письма должен быть легко узнаваем. Если у вас длинное электронное письмо, лучше разбить его на короткие абзацы. Кроме того, постарайтесь, чтобы каждый раздел состоял из трех предложений.

источник: customer.io

• Используйте короткие предложения

Представьте одну мысль одним предложением. Также избегайте использования большого количества запятых и скобок. Они сделают ваши предложения слишком длинными. С помощью коротких предложений вы снижаете вероятность того, что читатель сдастся и не предпримет желаемого действия.

• Используйте полужирный шрифт и курсив

Они могут помочь получателю легче найти самые важные части вашего сообщения. Однако это работает только в том случае, если вы используете их экономно. Также обратите внимание, что чрезмерное использование полужирного шрифта и курсива может иметь противоположный эффект. Старайтесь придерживаться правила – не более одного выделенного слова или группы слов в предложении.

• Рассмотрите списки / маркеры

Если вы хотите помочь читателям быстро находить самую важную информацию каждый раз, когда они повторно открывают ваше электронное письмо, рекомендуется использовать списки/маркеры.

• Используйте простые слова

Не делайте вещи более сложными, чем они есть. Составьте свое электронное письмо, используя слова, понятные получателю. Однако, если вы общаетесь со специалистами в своей области, сложные слова и техническая лексика не будут проблемой.

Закрытие как часть формального формата электронной почты

Профессиональное электронное письмо обычно имеет хорошо продуманный вывод. Рекомендуется использовать окончание, чтобы вставить призыв к действию, сделать запрос или задать вопрос.

• Используйте призыв к действию

Включите фразу/предложение, которое побуждает получателя совершить определенное действие. Например, «Ознакомиться с документами», «Скачать руководство» и т. д.

• Задавать вопрос

В официальных электронных письмах мы обычно используем косвенные вопросы вместо прямых. Например, «Это запрос о времени проведения конференции» вместо «Каково время проведения конференции?»

• Запрос

Если у вас есть просьба, постарайтесь сформулировать ее максимально четко. Например, «Пожалуйста, пришлите мне отчет к концу дня».

Подпись в формате электронной почты

Кроме того, мы рекомендуем вам сделать профессиональную подпись электронной почты и включать ее в каждое отправляемое вами сообщение. Идея заключается в том, что читатель может легко найти ваши контактные данные и другую дополнительную информацию. Вот некоторые основные сведения, которые вы можете добавить в свою электронную подпись: полное имя, должность, название компании и веб-сайт, контактные данные. Кроме того, вы также можете включить ссылки на профили вашей компании в социальных сетях, логотип и личную фотографию.

Связанный:

• «Худшие электронные подписи»
• «Как освоить закрытие продаж по электронной почте, чтобы немедленно запечатать ваши продажи»

Вложения

Отправка деловых писем часто включает вложение файлов. Одним из основных правил здесь является перепроверка того, что вы прикрепили все файлы, которые вы упомянули в своем сообщении, прежде чем нажать кнопку «Отправить». Также не забудьте сделать следующие вещи:

• Проверьте размер

Обратите внимание, что место для хранения почтового ящика вашего получателя может быть относительно ограниченным. Также люди часто читают почту со смартфонов, а интернет-соединение не всегда стабильно. Вот почему важно ограничить размер вложенных файлов не более 5 МБ.

• Рассмотрим загрузку в файловое хранилище

Однако, если вам нужно отправить большие вложения, рассмотрите следующие варианты. 1) Спросите разрешение на отправку большого файла. 2) Загрузите ваши файлы в какой-нибудь надежный репозиторий данных и поделитесь ссылкой на скачивание.

Советы по созданию правильного формата электронной почты

Вот несколько полезных советов, которые вы не должны пропустить, если ваша цель — правильный формат электронной почты.

Знай свою аудиторию

Наши адресаты разные. Вот почему не все электронные письма должны быть написаны и отформатированы одинаково. Некоторые письма должны быть структурированы в более формальном стиле. В то время как те, которые вы пишете людям, которых вы хорошо знаете, могут быть структурированы менее формально.

Тон голоса

Выберите подходящий тон для ваших деловых писем. Вот как вы это определяете.

• Формальный

Вы должны использовать формальный стиль, если это требуется в вашей компании; если вы плохо знаете получателя;

если вы пишете человеку, который выше вас по авторитету.

• Неофициальный

Вы можете использовать неформальный стиль, если он приветствуется в вашей компании; если вы связываетесь с человеком, которого хорошо знаете; если ваша электронная почта содержит как деловые, так и не деловые темы.

Дважды проверьте грамматику

Перед отправкой деловой электронной почты всегда проверяйте ссылки и тексты на наличие орфографических ошибок или непонятных фраз. Это поможет вам сделать ваше сообщение профессиональным.

Обычный текст против формата электронной почты HTML

Получатели могут просматривать ваши электронные письма как в формате HTML, так и в текстовом формате. Но обратите внимание, что в зависимости от почтового клиента или конкретных настроек, которые они используют, электронное письмо в формате HTML может отображаться или не отображаться правильно. В случае распознавания HTML читатель увидит ваше письмо таким, каким вы его задумывали — с изображениями, текстом и дизайном. Но если HTML-код не распознается (что может произойти, если получатель использует мобильное устройство для проверки электронной почты), крайне важно иметь текстовую версию вашего электронного письма. Это также важно для пользователей в районах с медленным интернет-соединением.

Добавьте изображения слева

Знаете ли вы, что глаза людей больше привлекают изображения, чем текст? В связи с этим рекомендуется размещать изображение слева. Таким образом, это будет первое, что увидят получатели, когда откроют ваше письмо. И как только они удовлетворили свое визуальное любопытство, они могут продолжить чтение всей вашей электронной почты.

Примеры формата электронной почты

В следующем шаблоне формата электронной почты перечислены основные сведения, которые необходимо включить в корпоративное электронное письмо. Используйте этот шаблон для создания индивидуального сообщения.

Строка темы сообщения электронной почты:

Расскажите им, о чем ваше письмо. Пусть это будет 6-10 слов.

Приветствие:

Уважаемый господин/госпожа. + фамилия или Уважаемый + имя, если вы хорошо знаете получателя.

Краткое введение:

В этом разделе вашего электронного письма вы должны предоставить информацию о том, почему вы пишете. Будьте максимально ясны и прямолинейны. Если вы пишете, чтобы подать заявку на работу, укажите должность.

Тело письма:

Этот раздел является ядром вашего сообщения электронной почты. Сообщите получателю важные детали. Опишите, что вы можете предложить, попросите о помощи, сделайте запрос и т. д.

Заключительный абзац:

Вы можете завершить письмо, добавив призыв к действию или задав вопрос. Скажи спасибо.

Электронная подпись:

Отдавайте предпочтение профессиональным подписям электронной почты с интерактивными ссылками, иконками и баннерами.

Вывод

Чтобы подвести итог, давайте еще раз пройдемся по основам формата электронной почты:

• Знайте свою аудиторию, чтобы выбрать правильный стиль письма (формальный, менее формальный);
• Используйте краткую, но описательную тему сообщения;
• Помните, что профессиональное электронное письмо всегда должно начинаться с приветствия;
• Используйте маркеры/списки, если в вашем тексте много фактических данных или информации;
• Чтобы ваш текст был читабельным, вы можете выделить соответствующие области жирным шрифтом и курсивом;
• Избегайте чрезмерно сложных или длинных предложений, использования заглавных букв или чрезмерной пунктуации;
• Проверить на многословность и удалить лишнюю информацию;
• При необходимости предоставить вспомогательную информацию в приложениях;
• Дважды проверьте свою грамматику;
• Закройте должным образом с вашими инициалами/именем/подписью электронной почты.