การเขียนอีเมลการเรียกประชุม: เคล็ดลับที่ดีที่สุดและตัวอย่างที่มีประสิทธิภาพเพื่อรับรองการยืนยัน

1. ใครสามารถเป็นผู้รับอีเมลการเรียกประชุมของคุณ?
2. โครงสร้างที่ดีที่สุดสำหรับเทมเพลตอีเมลการเรียกประชุม
3. วิธีเขียนข้อความในอีเมลคำขอประชุม
4. การออกแบบอีเมลเชิญประชุม
5. อีเมลคำขอประชุมทางธุรกิจเพิ่มเติมจำนวนหนึ่ง
6. ตัวอย่างอีเมลขอประชุมทางธุรกิจ

เครื่องมือที่มีประโยชน์:
1. Newoldstamp - การตลาดลายเซ็นอีเมล
2. Mailchimp - ตัวสร้างและผู้ส่งอีเมล
3. Reply.io - การเข้าถึงอีเมล การโทร และงานส่วนตัว
4. RocketLink - ตัวเชื่อมโยงสั้นที่มีแบรนด์ของคุณ
5. Canva - เครื่องมือออนไลน์สำหรับการออกแบบ

ไม่ว่าคุณจะอยู่ในการพัฒนาธุรกิจ การขาย การตลาด หรือแม้แต่ผู้ก่อตั้งบริษัทขนาดเล็กหรือขนาดกลาง การประชุมทางธุรกิจเป็นส่วนสำคัญในชีวิตของคุณ คุณสำรวจโอกาสใหม่ๆ เมื่อสื่อสารกับเพื่อนร่วมงาน ผู้มุ่งหวัง และผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า คุณสร้างความสัมพันธ์ใหม่กับคู่ค้าและบุคคลสำคัญอื่นๆ ในธุรกิจ

แต่วิธีที่ดีที่สุดในการขอประชุมคืออะไร? บ่อยครั้ง หนึ่งในวิธีที่สะดวกที่สุดในการจัดกำหนดการประชุมกับนักธุรกิจที่มีงานยุ่งคืออีเมล ด้วยวิธีนี้ คุณจะไม่จับพวกเขาเมื่อพวกเขาฟุ้งซ่านหรือสนใจเรื่องอื่น เพื่อให้พวกเขาสามารถตอบกลับเมื่อมีเวลาดูปฏิทิน

ใครสามารถเป็นผู้รับอีเมลการเรียกประชุมของคุณได้

มีเหตุผลหลายประการในการส่งอีเมลคำเชิญ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องติดต่อ:

• CEO ของคุณ — หากคุณต้องการพูดคุยเกี่ยวกับเรื่องการจ้างงาน
• หัวหน้าเจ้าหน้าที่ - หากคุณต้องการการประชุมเชิงกลยุทธ์
• ตัวแทนฝ่ายขาย — หากคุณต้องการซื้อซอฟต์แวร์หรือเครื่องมือและต้องการหารือเกี่ยวกับรายละเอียด
• หุ้นส่วนธุรกิจ — เพื่อหารือเกี่ยวกับการเป็นหุ้นส่วน;
• หัวหน้าหรือลูกค้า — เพื่อบอกเพิ่มเติมเกี่ยวกับบริการของคุณและสร้างข้อเสนอ

บทความที่เกี่ยวข้อง: “วิธีเขียนข้อเสนอธุรกิจที่ดีที่สุดสำหรับนักลงทุน”

โครงสร้างที่ดีที่สุดสำหรับเทมเพลตอีเมลคำขอประชุม

หัวเรื่องมืออาชีพ

บรรทัดหัวเรื่องที่มีการไตร่ตรองอย่างดีสำหรับอีเมลเชิญประชุมเป็นสิ่งสำคัญ อย่าลืมใช้คำที่จะกระตุ้นให้ผู้รับเข้าร่วมการประชุมของคุณหรืออย่างน้อยก็ตอบกลับอีเมลของคุณ หัวเรื่องที่น่าเชื่อเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งหากคุณติดต่อกับคนที่คุณไม่ได้ส่งอีเมลถึงบ่อยๆ

• เพิ่มชื่อผู้รับของคุณ

ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถทำให้คำเชิญของคุณเป็นแบบส่วนตัวได้

• ทำให้วันที่มองเห็นได้ในหัวเรื่อง

จะจัดประชุมวันไหนและเมื่อไหร่? ใส่ข้อมูลนี้ในหัวเรื่องของคุณเพื่อให้ผู้รับสามารถเก็บอีเมลของคุณในกล่องจดหมายและตรวจสอบวันที่/เวลาโดยไม่ต้องเปิด

• อย่าให้นานนัก

อย่าเพิ่มสิ่งที่ไม่จำเป็นเพื่อให้แสดงบนอุปกรณ์มือถืออย่างสมบูรณ์

ที่มา: superoffice

ตัวอย่างหัวเรื่องอีเมลขอประชุม:

“การตอบรับคำขอจาก Natalie Polly: Project Kickoff”

“กำหนดการ: กำหนดการโครงการสำหรับวันที่ 12 ตุลาคม”

อ่าน 20 เคล็ดลับของเรา ที่จะช่วยคุณสร้างหัวข้อการเชิญประชุมที่ดีที่สุด

รายละเอียดสำคัญที่จะเพิ่มในอีเมล

• สถานที่นัดพบ

ระบุว่าจะจัดการประชุมในห้องประชุมหรือที่อื่น อย่าลืมใส่ที่อยู่หากคุณเชิญบุคคลภายนอกบริษัท

• วันและเวลา

สิ่งสำคัญคือต้องรวมวันที่และเวลาเต็มของการประชุมไว้ในข้อความในอีเมลการเรียกประชุมของคุณ หากคุณกำลังติดต่อกับผู้คนที่อาศัยอยู่ในเขตเวลาอื่น อย่าลืมหาเวลาและวันที่ที่ถูกต้องสำหรับผู้ได้รับเชิญของคุณ

ตัวอย่าง: 20 ตุลาคม เวลา 14:00 - 15:35 น. US/Pacific

เคล็ดลับ : ตรวจสอบว่าวันที่ไม่ใช่วันหยุดนักขัตฤกษ์ และพยายามหลีกเลี่ยงการจัดตารางการประชุมสายเกินไปในวันนั้น เนื่องจากอาจใช้เวลานานกว่าที่คุณและผู้ได้รับเชิญของคุณคาดหวัง

• กำหนดการ

อธิบายสิ่งที่จะอภิปราย แสดง หรือเสนอ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถจัดโครงสร้างการประชุมได้อย่างเหมาะสม และผู้รับจะไม่ต้องสงสัยเลยว่าการประชุมนั้นเกี่ยวกับอะไร

ที่มา: vertex42

• ระยะเวลาของการประชุม

บางคนอาจมีตารางงานที่แน่นหนา นั่นคือเหตุผลที่จำเป็นต้องให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบว่าการประชุมจะใช้เวลานานแค่ไหน

• รายชื่อผู้เข้าร่วม

หากมีผู้เข้าร่วมมากกว่าสองคน ให้รวมรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมเพื่อให้การประชุมสะดวกสบายสำหรับทั้งสองฝ่าย

วิธีเขียนข้อความอีเมลคำขอประชุม

มาแนะนำตัวกัน

เมื่อส่งการเรียกประชุมทางอีเมล ขอแนะนำให้เริ่มต้นด้วยการแนะนำและสรุปว่าคุณรู้จักบุคคลนั้นอย่างไร ระบุชื่อ ตำแหน่ง ประสบการณ์ แต่สั้น ถ้าคุณไม่รู้จักผู้รับดีพอ ให้เตือนพวกเขาว่าคุณพบกันอย่างไร (ถ้าคุณรู้จัก) หรือคุณได้ยินเกี่ยวกับพวกเขาอย่างไร ตัวอย่างเช่น "[การเชื่อมต่อซึ่งกันและกัน - Mark Roberts] แนะนำให้ฉันติดต่อกับคุณ"

ระบุเหตุผลที่อยากเจอ

ให้รายละเอียดเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของการประชุม คุณสามารถสร้างรายการให้แม่นยำที่สุดได้ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถข้ามย่อหน้านี้ได้หากคุณได้ชี้แจงอย่างชัดเจนในวาระการประชุมแล้ว

อธิบายสิ่งที่คุณต้องการอย่างชัดเจนจากอีกด้านหนึ่ง

วิธีนี้จะช่วยให้ผู้ได้รับเชิญของคุณเข้าใจว่าต้องเตรียมอะไรมาบ้างและควรนึกถึงอะไรก่อนการประชุม

ระบุประโยชน์ที่ผู้รับของคุณจะได้รับจากการประชุม

อธิบายว่าเหตุใดพวกเขาจึงต้องพบกับคุณและสิ่งที่พวกเขาได้รับจากการประชุมครั้งนี้

พิสูจน์อักษรข้อความ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าภาษาของคุณสุภาพและเป็นมืออาชีพ ตรวจทานทุกอย่างเสมอก่อนที่คุณจะกดปุ่ม "ส่ง" ตรวจสอบอีกครั้งว่าคุณไม่ได้สะกดชื่อใครผิดหรือเปล่า และอื่นๆ

ที่มา: grammarly

การออกแบบคำเชิญเข้าร่วมประชุมทางอีเมล

ทำให้เทมเพลตอีเมลเป็นเรื่องง่าย

กำหนดเวลาอีเมลการประชุมให้สั้น ตรงประเด็น และเกี่ยวข้อง หลีกเลี่ยงองค์ประกอบที่ซับซ้อน อีเมลที่ง่ายกว่านี้ ผู้คนจะมีโอกาสตอบกลับมากขึ้น

เพิ่มโลโก้บริษัทของคุณ

หากคุณกำลังเขียนคำเรียกประชุมบริษัทอย่างเป็นทางการ ให้ระบุสีและโลโก้ของบริษัทด้วย นอกจากนี้ โลโก้ยังสามารถรวมไว้ในลายเซ็นอีเมลแบบมืออาชีพ ซึ่งคุณสามารถเพิ่มกับอีเมลทุกฉบับที่คุณส่งได้

เพิ่มรูปภาพ

หากคุณมีการประชุมใหญ่หรือบูธของคุณจะอยู่ที่นั่น เพิ่มแผนที่และรูปถ่ายก็จะดี

ใช้ลายเซ็นอีเมลแบบมืออาชีพ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใส่ส่วนท้ายของอีเมลแบบมืออาชีพพร้อมกับคำขออีเมลนัดหมาย หากคุณไม่มีลายเซ็นอีเมล คุณสามารถสร้างได้ฟรีโดยใช้ NEWOLDSTAMP ผู้สร้างลายเซ็นอีเมล

• เพิ่มรูปภาพของคุณ

เพื่อให้อีเมลของคุณเป็นส่วนตัวมากขึ้น อย่าลืมเพิ่มรูปภาพของคุณ

• ระบุรายละเอียดการติดต่อให้มากที่สุด

พิจารณาเพิ่มหมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่ และลิงก์ไปยังโปรไฟล์โซเชียลมีเดียเพื่อให้ติดต่อคุณได้ง่ายขึ้น

• เพิ่มคำกระตุ้นการตัดสินใจ

คุณสามารถเพิ่มคำกระตุ้นการตัดสินใจเพื่อจองการโทรหรือโปรโมตโซเชียลมีเดีย

• ใช้แบนเนอร์

แบนเนอร์ในลายเซ็นอีเมลของคุณช่วยให้ผู้รับของคุณสามารถกำหนดเวลาการประชุมกับคุณโดยใช้ปฏิทินได้อย่างสะดวก

ลองอ่านบทความนี้: "เทมเพลตนามบัตรลายเซ็นอีเมลเพื่อให้การติดต่อของคุณเป็นมืออาชีพมากที่สุด"

อีเมลขอประชุมทางธุรกิจเพิ่มเติมจำนวนหนึ่ง

ขอ RSVP

RSVP มาจากภาษาฝรั่งเศส (“répondez, s'il vous plaît”) ซึ่งแปลว่า “โปรดตอบกลับ” ดังนั้น หากมีคนขอให้คุณตอบรับคำเชิญ แสดงว่าพวกเขาต้องการทราบว่าคุณจะเข้าร่วมการประชุมหรือไม่ วันนี้ คุณสามารถเลือกจากเครื่องมือต่างๆ เพื่อเพิ่มปุ่ม RSVP ให้กับอีเมลการเรียกประชุมของคุณ เพื่อให้ผู้รับของคุณตอบกลับใช่หรือไม่ใช่ได้ง่ายยิ่งขึ้น

เป็นมิตรแต่เป็นมืออาชีพ

คิดในแง่ดี แต่อย่าทำให้อีเมลดูเหมือนประมาทเกินไป

ติดตามผลคำเชิญ

หากคุณส่งการเรียกประชุมแต่ไม่ได้รับการตอบกลับ ไม่ต้องตกใจ บางทีผู้รับอาจไม่เห็นอีเมลของคุณตั้งแต่แรก หรือสถานที่หรือเวลาที่คุณตั้งอาจดูเหมือนไม่สะดวกสำหรับพวกเขา บางครั้ง การประชุมไม่ได้เกี่ยวข้องกับพวกเขาเพียงอย่างเดียว ณ จุดนี้ การติดตามและจัดการกับข้อโต้แย้งที่เป็นไปได้เหล่านี้เป็นสิ่งสำคัญ ติดตามผู้รับเพื่อถามว่าพวกเขาได้รับคำเชิญของคุณหรือไม่และการประชุมมีความเกี่ยวข้องหรือไม่ เสนอให้เลือกวัน/เวลา/สถานที่อื่น

ในกรณีที่ผู้รับตอบอีเมลคำเชิญของคุณ คุณควรติดตามเพื่อกล่าวขอบคุณหรือยืนยันการนัดหมายหากคุณกำลังจัดกำหนดการประชุมในนามของบุคคลอื่น

ขอติดตามผลหลังการประชุม

สิ่งนี้จะช่วยให้คุณสามารถสรุปทุกสิ่งที่คุณได้เจรจาระหว่างการประชุม

บทความที่เกี่ยวข้อง: “วิธีเขียนอีเมลขอบคุณหลังจากการประชุมการขายและปิดการขายได้เร็วขึ้น”

ตัวอย่างอีเมลขอประชุมทางธุรกิจ

ตัวอย่างอีเมลคำขอประชุมทางธุรกิจ #1

เรียน คุณโอลเซ่น

ฉันชื่อนาตาลี และกำลังติดต่อคุณในนามของบริษัท ABC Kelly Anderson จากบริษัท XYZ ให้ที่อยู่อีเมลของคุณแก่ฉัน เพราะเธอคิดว่ามันน่าจะคุ้มค่าสำหรับคุณและ CEO ของเรา Mr. Kirsh เพื่อหารือเกี่ยวกับโอกาสทางธุรกิจที่อาจเกิดขึ้น ฉันได้แนบโบรชัวร์ที่ให้ภาพรวมของบริษัทของเรา

คุณเคิร์ชพร้อมให้บริการทุกเวลาระหว่าง 9.00 - 14.00 น. 20 ตุลาคม และ 11.00 - 16.00 น. วันที่ 24 ตุลาคม โปรดตั้งเวลาและสถานที่ในการประชุมได้ตามกำหนดการ

ขอขอบคุณที่สละเวลา และเรารอคอยที่จะร่วมมือในอนาคต

ตัวอย่างอีเมลคำขอประชุมธุรกิจ #2

เรียนคุณ Zabalkanskaya

ขอเรียนเชิญท่านเข้าร่วมการประชุมพิเศษสำหรับพนักงานที่จะจัดขึ้นที่ชั้น 3 ห้อง 22 ในวันศุกร์ที่ 15 พฤศจิกายน เวลา 16.00 น. การประชุมจะใช้เวลาไม่เกิน 40 นาที โปรดดูรายละเอียดระเบียบวาระการประชุมที่แนบมาพร้อมนี้เพื่อใช้อ้างอิง ข้อเสนอแนะและคำถามยินดีเป็นอย่างยิ่ง

โปรดแจ้งให้เราทราบหากได้รับคำเชิญและยืนยันการเข้าร่วมของคุณภายในวันที่ 14 พฤศจิกายน

ขอขอบคุณ!

ตัวอย่างอีเมลคำขอประชุมทางธุรกิจ #3 (เป็นทางการน้อยกว่า)

เรียนแม็กซ์

ฉันต้องการจัดประชุมสั้นๆ กับคุณเพื่อหารือเกี่ยวกับวิธีที่คุณสามารถช่วยเราในการพัฒนาแอพฟิตเนสของเรา ฉันว่างในวันพฤหัสบดี เวลา 11.00 น. และวันศุกร์ เวลา 13.00-18.00 น. หรืออีกทางหนึ่ง ถ้าไม่มีอะไรทำ ฉันสามารถจัดเวลาทำงานในเช้าวันอังคารหน้าได้

ฉันจะขอบคุณมากสำหรับความเชี่ยวชาญและข้อมูลของคุณ

ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,

สำหรับตัวอย่างอีเมลคำขอประชุมเพิ่มเติม โปรดดูที่โพสต์บล็อกของเราที่นี่

บทสรุป

ใช้เวลาส่วนใหญ่ในการจัด เป็นเจ้าภาพ จัด และเข้าร่วมการประชุม ในบทความนี้ เรากำลังพูดถึงวิธีการเขียนอีเมลขอประชุมเพื่อยืนยันการยืนยัน ตอนนี้ขอสรุปทุกอย่างขึ้น

ในการเขียนอีเมลขอประชุมทางธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

• ทำให้หัวเรื่องของคุณชัดเจนและรัดกุม ให้รายละเอียดที่สำคัญในหัวเรื่อง
• ทำให้อีเมลของคุณเรียบง่าย สั้น และตรงประเด็น
• จัดให้มีวาระการประชุมถ้าเป็นไปได้
• แนะนำตัวเองสั้น ๆ และระบุเหตุผลที่คุณเชิญผู้รับให้มาพบ
• บอกชื่อผลประโยชน์;
• ตรวจทานข้อความ ตรวจสอบไวยากรณ์และการพิมพ์ผิดเสมอ
• เพิ่มลายเซ็นอีเมลเพื่อทำให้อีเมลการเรียกประชุมของคุณดูเป็นมืออาชีพ
• ติดตามผลก่อนและหลังการประชุม

คุณยังอาจชอบ: “จะเขียนอีเมลยกเลิกการประชุมอย่างสุภาพแม้ว่าจะเป็นเรื่องเร่งด่วนได้อย่างไร”