Escribir un correo electrónico de solicitud de reunión: los mejores consejos y ejemplos poderosos para asegurar la confirmación

1. ¿Quién puede ser el destinatario de su correo electrónico de solicitud de reunión?
2. La mejor estructura para las plantillas de correo electrónico de solicitud de reunión
3. Cómo escribir el texto del cuerpo del correo electrónico de solicitud de reunión
4. Diseño de la invitación a la reunión por correo electrónico
5. Algunas adiciones a un correo electrónico de solicitud de reunión de negocios
6. Muestras de correo electrónico de solicitud de reunión de negocios

Herramientas útiles:
1. Newoldstamp - Marketing de firma de correo electrónico
2. Mailchimp: generador y remitente de correo electrónico
3. Reply.io: divulgación de correo electrónico personal, llamadas y tareas
4. RocketLink - Su enlazador corto de marca
5. Canva - Herramienta online para hacer diseños

No importa si está en el desarrollo de negocios, ventas, marketing o incluso si es el fundador de una pequeña o mediana empresa, las reuniones de negocios son una parte esencial de su vida. Explora nuevas oportunidades cuando se comunica con colegas, clientes potenciales y prospectos; construye nuevas relaciones con socios y otras personas importantes en el negocio.

Pero, ¿cuál es la mejor manera de solicitar una reunión? A menudo, uno de los métodos más convenientes para programar una reunión con gente de negocios ocupada es el correo electrónico. De esa manera, no los atrapará cuando estén distraídos o atendiendo a otro asunto. Para que puedan responder cuando tengan un momento para consultar su calendario.

¿Quién puede ser el destinatario de su correo electrónico de solicitud de reunión?

Hay varias razones para enviar correos electrónicos de invitación. Por ejemplo, es posible que deba ponerse en contacto con:

• Su director ejecutivo, si desea hablar sobre algunos temas relacionados con el empleo;
• Jefe de personal: si necesita una reunión estratégica;
• Representante de ventas: si desea comprar algún software o herramienta y desea discutir los detalles;
• Socio comercial: para discutir la asociación;
• Cliente potencial o cliente: para contar más sobre sus servicios y hacer una propuesta.

Artículo relacionado: “Cómo redactar la mejor propuesta comercial para inversores”.

La mejor estructura para las plantillas de correo electrónico de solicitud de reunión

Línea de asunto profesional

Una línea de asunto bien pensada para el correo electrónico de invitación a la reunión es esencial. Asegúrese de utilizar palabras que motiven a los destinatarios a asistir a su reunión o al menos a responder a su correo electrónico. Una línea de asunto convincente es especialmente importante si se está comunicando con personas a las que no envía correos electrónicos con frecuencia.

• Agrega el nombre de tu destinatario

De esta forma, puedes personalizar tu invitación.

• Hacer una fecha visible en una línea de asunto

¿En qué día y hora se llevará a cabo la reunión? Ponga esta información en su asunto para que el destinatario pueda almacenar su correo electrónico en su bandeja de entrada y verificar la fecha/hora sin abrirlo.

• no lo hagas demasiado largo

No agregue cosas innecesarias, para que se muestre completamente en los dispositivos móviles.

fuente: superoficina

Ejemplos de línea de asunto de correo electrónico de solicitud de reunión:

“Solicitud de reunión de Natalie Polly: lanzamiento del proyecto”

“Programado: Inicio del proyecto para el 12 de octubre”

Lea nuestros 20 consejos para ayudarlo a crear la mejor línea de asunto de invitación a una reunión

Detalles importantes para agregar al correo electrónico

• Lugar de reunión

Indique si la reunión se llevará a cabo en una sala de reuniones o en otro lugar. No olvide incluir una dirección si está invitando a alguien fuera de su empresa.

• Fecha y hora

También es importante incluir la fecha y la hora completas de la reunión en el texto de su correo electrónico de solicitud de reunión. Si está tratando con personas que viven en otras zonas horarias, asegúrese de averiguar la hora y la fecha correctas para sus invitados.

Ejemplo: 20 de octubre, 2:00 - 3:35 p. m. EE. UU./Pacífico

Sugerencia : compruebe si la fecha no es un día festivo. Y trate de evitar programar reuniones demasiado tarde en el día, ya que puede tomar más tiempo de lo que usted y sus invitados esperan.

• Agenda

Explique lo que se discutirá, mostrará o propondrá. De esta manera, puede estructurar la reunión correctamente y los destinatarios no tendrán ninguna duda sobre el tema de la reunión.

fuente: vértice42

• Duración de la reunión

Algunas personas pueden tener una agenda apretada. Por eso es fundamental dar a los asistentes una idea de cuánto durará la reunión.

• Lista de asistentes

Si asisten más de dos personas, incluya la lista de asistentes para que la reunión sea cómoda para ambas partes.

Cómo escribir el texto del cuerpo del correo electrónico de solicitud de reunión

Asegúrate de presentarte

Al enviar una solicitud de reunión por correo electrónico, se recomienda comenzar con una introducción y un resumen de cómo conoce a la persona. Proporcione su nombre, puesto, experiencia, pero sea breve. Si no conoces bien al destinatario, recuérdale cómo te conociste (si es que lo hiciste) o cómo supiste de él. Por ejemplo, "[conexión mutua - Mark Roberts] me recomendó que me comunicara con usted".

Indique la razón por la que desea reunirse

Proporcione detalles sobre el propósito de la reunión. Puedes hacer una lista para ser lo más preciso posible. Sin embargo, puede omitir este párrafo si ya lo dejó claro en la agenda de la reunión.

Explique claramente lo que necesita de otro lado

Esto ayudará a sus invitados a comprender qué llevar y qué pensar antes de la reunión.

Nombre los beneficios que su destinatario puede obtener de la reunión

Explique por qué necesitarían reunirse con usted y qué obtienen de esta reunión.

Revisa el texto

Asegúrate de que tu lenguaje sea cortés y profesional. Siempre revise todo antes de presionar el botón "Enviar". Vuelva a verificar si no escribió mal el nombre de alguien, etc.

fuente: gramática

Diseño de la invitación a la reunión por correo electrónico

Haga que la plantilla de correo electrónico sea simple

Mantenga el correo electrónico de la reunión del cronograma corto, al grano y relevante. Evita los elementos complejos. Cuanto más simple sea el correo electrónico, más probable es que la gente responda.

Agregue el logotipo de su empresa

Si está escribiendo una solicitud de reunión corporativa oficial, incluya los colores y el logotipo de su empresa. Además, el logotipo se puede incluir en una firma de correo electrónico profesional que puede agregar con cada correo electrónico que envíe.

Añadir algunas fotos

Si tiene una gran conferencia o su stand va a estar allí, sería bueno agregar el mapa y una foto.

Utilice una firma de correo electrónico profesional

Asegúrese de incluir un pie de página de correo electrónico profesional con los correos electrónicos de solicitud de cita. Si no tiene la firma de correo electrónico, puede crear una fácilmente de forma gratuita utilizando el creador de firmas de correo electrónico NEWOLDSTAMP.

• Agrega tu foto

Para que sus correos electrónicos sean más personales, asegúrese de agregar su foto.

• Enumere tantos detalles de contacto como sea posible

Considere agregar su número de teléfono, dirección y enlaces a perfiles de redes sociales para que sea más fácil contactarlo.

• Añadir una llamada a la acción

Puede agregar una llamada a la acción para programar llamadas o promocionar las redes sociales.

• Usa una pancarta

El banner en su firma de correo electrónico puede hacer que sea muy conveniente para su destinatario programar una reunión con usted usando un calendario.

Consulte este artículo: "Plantillas de tarjetas de presentación con firma de correo electrónico para que su correspondencia sea más profesional".

Algunas adiciones a un correo electrónico de solicitud de reunión de negocios

Solicitar un RSVP

RSVP deriva del francés ("répondez, s'il vous plaît"), que significa "por favor responda". Entonces, si alguien le pide que confirme su asistencia, significa que quiere saber si asistirá a la reunión. Hoy, puede elegir entre una variedad de herramientas para agregar un botón RSVP a sus correos electrónicos de solicitud de reunión para que sea aún más fácil para sus destinatarios responder sí o no.

Mantente amable pero profesional

Sea positivo, pero no haga que el correo electrónico parezca demasiado descuidado.

Seguimiento de la invitación

Si envió una solicitud de reunión pero no obtuvo una respuesta, no entre en pánico. Tal vez, el destinatario no haya visto su correo electrónico en primer lugar. O tal vez la ubicación o la hora que estableciste no les pareció conveniente. A veces, la reunión no es solo relevante para ellos. En este punto, es importante hacer un seguimiento y abordar estas posibles objeciones. Haga un seguimiento del destinatario para preguntarle si recibió su invitación y si la reunión es relevante. Ofrezca elegir otra fecha/hora/ubicación.

En caso de que el destinatario haya respondido a su correo electrónico de invitación, aún debe recordar hacer un seguimiento para agradecer o confirmar la cita si está programando la reunión en nombre de otra persona.

Pide un seguimiento después de la reunión.

Esto le permitirá resumir todo lo que ha negociado durante la reunión.

Artículo relacionado: “Cómo escribir un correo electrónico de agradecimiento después de una reunión de ventas y cerrar tratos más rápido”.

Muestras de correo electrónico de solicitud de reunión de negocios

Muestra de correo electrónico de solicitud de reunión de negocios n.º 1

Estimado Sr. Olsen,

Mi nombre es Natalie y me comunico con usted en nombre de la empresa ABC. Kelly Anderson de la corporación XYZ me dio su dirección de correo electrónico porque pensó que valdría la pena que usted y nuestro director general, el Sr. Kirsh, discutieran posibles oportunidades comerciales. He adjuntado un folleto que da una visión general de nuestra empresa.

El Sr. Kirsh está disponible en cualquier momento entre las 9 am y las 2 pm el 20 de octubre y las 11 am y las 4 pm el 24 de octubre. No dude en establecer la hora y el lugar de la reunión según su horario.

Gracias por su tiempo, y esperamos una futura cooperación.

Muestra de correo electrónico de solicitud de reunión de negocios n.º 2

Estimada Sra. Zabalkanskaya,

Me gustaría invitarlos a asistir a una reunión especial para empleados que se llevará a cabo en el Nivel 3, salón 22, el viernes 15 de noviembre a las 4:00 p. m. La reunión tendrá una duración máxima de 40 minutos. Adjunto encontrará una agenda detallada de la reunión para su referencia. Sugerencias y preguntas son muy bienvenidas.

Por favor, avíseme si recibió la invitación y confirme su asistencia antes del 14 de noviembre.

¡Gracias!

Ejemplo de correo electrónico de solicitud de reunión de negocios n.° 3 (uno menos formal)

Estimado Max,

Quiero concertar una breve reunión con usted para analizar cómo puede ayudarnos con el desarrollo de nuestra aplicación de fitness. Estoy disponible el jueves a las 11 am y el viernes a las 1-6 pm. Alternativamente, si nada de eso funciona, puedo hacer que el próximo martes por la mañana funcione.

Estaría muy agradecido por su experiencia y aportes.

Saludos,

Para obtener más ejemplos de correos electrónicos de solicitud de reunión, consulte nuestra publicación de blog aquí.

Conclusión

Se dedica mucho tiempo a organizar, organizar, celebrar y asistir a reuniones. En este artículo, hablábamos de las formas de escribir correos electrónicos de solicitud de reunión para asegurar la confirmación. Ahora, resumamos todo.

Para escribir un correo electrónico exitoso de solicitud de reunión de negocios, siga los siguientes pasos:

• Haz que tu línea de asunto sea clara y concisa. Proporcione detalles importantes justo en la línea de asunto;
• Mantenga su correo electrónico simple, corto y directo;
• Proporcione una agenda si es posible;
• Preséntese brevemente y diga la razón por la que está invitando al destinatario a reunirse;
• Nombre los beneficios;
• Siempre revise el texto, verifique la gramática y los errores tipográficos;
• Agregue una firma de correo electrónico para que su solicitud de reunión se vea profesional;
• Seguimiento antes y después de la reunión.

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