9 советов по созданию эффективной внутренней электронной почты

1. Сделайте строки темы электронного письма описательной
2. Напишите короткий, но лаконичный текст
3. Убедитесь, что сообщение актуально
4. Персонализируйте электронные письма
5. Обратите внимание на дизайн
6. Добавляйте визуальные элементы, видео и фотографии людей
7. Используйте опцию «Добавить в календарь».
8. Добавить подпись
9. Выберите оптимальную частоту

Этот пост мы посвятим особому виду email-рассылок, внутренних сообщений для сотрудников компании. Первое, что нужно упомянуть, это то, что в этом случае нам фактически не нужно использовать какие-либо типичные приемы электронной коммерции, чтобы мотивировать клиентов, побуждать их открывать электронные письма и совершать какие-то действия, которые мы от них хотим. Сотрудники, очевидно, откроют и прочитают их, так как это их обязанность, верно?

С другой стороны, здесь также есть некоторые специфические требования. Если ваша компания не является своего рода «тоталитарной антиутопией», где желание генерального директора или топ-менеджера — закон (надеемся, что нет!), а каждый сотрудник — член команды, вам нужно относиться к подчиненным наилучшим образом и заботиться об их нуждах. , комфорт и мотивация.

Как это сделать? Давайте начнем.

через GIPHY

Электронные письма или встречи?

Самый первый вопрос здесь: зачем компаниям вообще нужна внутренняя электронная почта? Действительно, есть и другие способы обсуждения актуальных вопросов: личные встречи, Slack, Skype и т. д. Тем не менее, статистика исследований BBC показала, что 67% сотрудников предпочитают электронный канал. Это означает, что внутренние информационные бюллетени имеют решающее значение для бизнеса.

Почему люди предпочитают электронные письма? Прежде всего, с электронными письмами вы можете выбрать наиболее удобное время для их чтения, вместо того, чтобы прерывать работу для участия в собрании (что может привести к потере вдохновения при возвращении к процессу). Во-вторых, описательная тема письма показывает, о чем идет речь. Кроме того, у ваших коллег есть возможность сохранять важные сообщения в своих почтовых ящиках и легко получать к ним доступ при необходимости.

Другие плюсы электронных писем — возможность отслеживать, кто их открывал, и лично общаться с теми, кто ответил на ваше сообщение. И последнее, но не менее важное: электронная почта более удобна, чем чат — например, не нужно прокручивать, когда кто-то оставил комментарий.

Звучит убедительно? Если да, то приступим к практическим советам.

1. Сделайте строки темы электронного письма описательной

Как мы уже говорили выше, ваши сотрудники все равно откроют ваше сообщение, чтобы оставаться в курсе и знать все внутренние новости. Но если вы хотите, чтобы они прочитали это как можно скорее, четко укажите, о чем это письмо.

Строка темы должна быть достаточно описательной, чтобы оценить уровень срочности. Другими словами, получатели должны понимать, достаточно ли важно сообщение, чтобы сделать перерыв и прочитать его немедленно, или оно может немного подождать.

2. Напишите короткий, но лаконичный текст

Внутренние электронные письма — это не контент для длительного чтения. Причина опять же проста — чем больше времени нужно для прочтения сообщения, тем меньше будут работать ваши коллеги. Придерживайтесь правила короткого, но лаконичного текста с ограничением в 2 минуты, чтобы прочитать письмо до конца. Ваши сотрудники заняты своими обязанностями, не заставляйте их тратить много времени на чтение слишком подробных отчетов.

3. Убедитесь, что сообщение актуально

На самом деле менеджерам финансового отдела не нужно знать о каких-то более мелких проблемах, с которыми столкнулся технический отдел, и о том, как они были решены. Или какое отношение такое специальное письмо имеет к остальным сотрудникам, которым не удалось поучаствовать во внутренней программе?

источник изображения: getresponse

Когда дело доходит до локальных проблем, применяйте сегментацию. С современными ESP это легко сделать — разбейте вашу корпоративную базу контактов на нужные категории, такие как отделы, проекты и т. д. И отправляйте соответствующие сообщения только тем, кто занимается локальными проблемами; или всем, когда информация является общей.

источник изображения: одоо

4. Персонализируйте электронные письма

Мы все знаем, как это работает — используйте теги слияния, и получатели увидят их имена. Простой трюк, но он добавляет вежливости во внутренние коммуникации.

источник изображения: уэно

5. Обратите внимание на дизайн

Опять же, с этим пунктом все просто. Вам не нужно заморачиваться над сложными элементами — просто придерживайтесь своего брендбука, шрифтов, цветовых схем и т. д. Будет выглядеть более стильно, когда внутренние рассылки будут оформлены в корпоративном стиле, так же, как ваши кампании B2C или B2B.

6. Добавляйте визуальные элементы, видео и фотографии людей

Изображения, видео и GIF-файлы используются для многих целей. Например, визуализация — это хороший способ подробно описать новые проекты и задачи, организовать руководства по использованию новых инструментов и функций, которые вы внедряете в своей компании, и т. д. Другими важными элементами являются графики, диаграммы и диаграммы для визуализации обновлений результатов. . Посмотрите на этот скриншот диаграммы, созданной с помощью специального заранее разработанного шаблона из коллекции почтовых редакторов Stripo.

источник изображения: стрип

Вы также можете поприветствовать сотрудников специальным видео или изображениями или просто добавить что-то смешное; минутка отдыха и юмора не повредит.

Если вы пишете информационный бюллетень для сотрудников, разумно добавлять фотографии событий и людей. Когда численность персонала превышает 20 человек или часть из них работает удаленно, изображения помогут представить людей или похвалить лучших работников. Для HR полезно отправить внутреннюю рассылку о новом члене команды с прикрепленными его фотографиями.

7. Используйте опцию «Добавить в календарь».

Люди часто заняты своими обязанностями и повседневными делами, поэтому склонны забывать об объявленных вами событиях. Вот почему безупречным решением является добавление кнопки «Добавить в календарь». Кстати, его можно использовать не только для встреч и мероприятий, но и для некоторых этапов проектных планов. Когда что-то запланировано таким образом, оно не будет пропущено!

Сделайте заметной кнопку «Добавить в календарь». Доказанный факт: форма кнопки не имеет значения, важен ее цвет!

источник изображения: Ньютон

8. Добавить подпись

Добавьте подпись человека, отвечающего за текущую электронную почту. Во-первых, это вежливо. Во-вторых, коллеги будут знать, кому они могут отправить свои отзывы, вопросы и т. д.

Конечно, если вы генеральный директор или менеджер по персоналу, у сотрудников есть номер вашего мобильного телефона. Тем не менее, некоторые новички могут несколько стесняться спрашивать эту информацию.

Кстати, идеальным решением является использование генератора подписей Newoldstamp, инструмента с набором опций, который помогает создавать подписи электронной почты, которые выглядят профессионально!

9. Выберите оптимальную частоту

Внутренние электронные письма компании не являются разновидностью электронного маркетинга, поэтому нет необходимости отправлять сообщения на регулярной основе. Единственным исключением являются ежемесячные отчеты — они должны быть отправлены в один и тот же день месяца.

источник изображения: стрип

Остальное зависит исключительно от текущих потребностей и новостей, которыми можно поделиться.

Подводя итог: еще нужны идеи?

Вот так выглядит наша подборка советов по созданию внутренних писем. Может быть, вы до сих пор не знаете, как достучаться до своих сотрудников? Что ж, в этом сообщении в блоге, опубликованном ContactMonkey, вы найдете 32 идеи контента для информационных бюллетеней сотрудников, которые помогут повысить вовлеченность сотрудников. Объедините их с нашими советами и сделайте вашу внутреннюю коммуникацию эффективной, но приятной и дружелюбной!

Мы искренне желаем вам удачи!