9 เคล็ดลับในการสร้างประสิทธิภาพอีเมลภายใน
เผยแพร่แล้ว: 2022-06-03
1. ทำให้หัวเรื่องอีเมลเป็นคำอธิบาย
2. เขียนข้อความสั้นๆ แต่กระชับ
3. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความมีความเกี่ยวข้อง
4. ปรับแต่งอีเมลในแบบของคุณ
5.ใส่ใจในการออกแบบ
6. เพิ่มองค์ประกอบภาพ วิดีโอ และภาพถ่ายของผู้คน
7. ใช้ตัวเลือก “เพิ่มในปฏิทิน”
8. เพิ่มลายเซ็น
9. เลือกความถี่ที่เหมาะสมที่สุด
เราจะอุทิศโพสต์นี้ให้กับแคมเปญอีเมลประเภทพิเศษ ข้อความภายในสำหรับพนักงานของบริษัท สิ่งแรกที่ต้องพูดถึงคือ ในกรณีนี้ เราไม่จำเป็นต้องใช้กลอุบายอีคอมเมิร์ซทั่วไปใดๆ เพื่อจูงใจลูกค้า กระตุ้นให้พวกเขาเปิดอีเมล และดำเนินการบางอย่างที่เราต้องการให้พวกเขา พนักงานจะเปิดใจอ่านอย่างชัดเจนเพราะเป็นหน้าที่ใช่หรือไม่?
ในทางกลับกัน นี่คือข้อกำหนดเฉพาะบางประการเช่นกัน หากบริษัทของคุณไม่ใช่ "โทโทเปียเผด็จการ" ที่ความต้องการของ CEO หรือผู้จัดการระดับสูงคือกฎหมาย (เราหวังว่าจะไม่ใช่!) แต่พนักงานแต่ละคนเป็นสมาชิกของทีม คุณต้องปฏิบัติต่อผู้ใต้บังคับบัญชาอย่างดีที่สุดและใส่ใจในความต้องการของพวกเขา ความสะดวกสบายและแรงจูงใจ
ทำอย่างไร? มาเริ่มกันเลย.
โดย GIPHY
อีเมลหรือการประชุม?
คำถามแรกคือทำไมบริษัทต่างๆ ถึงต้องการอีเมลภายใน จริงๆ แล้ว มีวิธีอื่นในการพูดคุยประเด็นที่เกิดขึ้นจริง: การประชุมส่วนตัว, Slack, Skype เป็นต้น อย่างไรก็ตาม สถิติการวิจัยของ BBC พิสูจน์ว่า 67% ของพนักงานชอบช่องทางอีเมล หมายความว่าจดหมายข่าวภายในมีความสำคัญต่อธุรกิจ
ทำไมผู้คนถึงชอบอีเมล? ก่อนอื่น ด้วยอีเมล คุณสามารถเลือกเวลาที่สะดวกที่สุดในการอ่านแทนที่จะเลิกงานเพื่อเข้าร่วมการประชุม (ซึ่งอาจทำให้สูญเสียแรงบันดาลใจเมื่อกลับไปดำเนินการ) ประการที่สอง บรรทัดหัวเรื่องที่เป็นคำอธิบายของอีเมลจะแสดงให้เห็นว่าเนื้อหาเกี่ยวกับอะไร นอกจากนี้ เพื่อนร่วมงานของคุณมีตัวเลือกในการบันทึกข้อความสำคัญในกล่องจดหมายและเข้าถึงได้ง่ายเมื่อจำเป็น
ข้อดีอื่นๆ ของอีเมลคือตัวเลือกในการติดตามว่าใครเปิดอ่านและสื่อสารกับผู้ที่ตอบข้อความของคุณเป็นการส่วนตัว สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุดคืออีเมลนั้นสะดวกกว่าการแชท - ไม่จำเป็นต้องเลื่อนเมื่อมีคนแสดงความคิดเห็นเป็นต้น
ฟังดูน่าเชื่อ? ถ้าเป็นเช่นนั้น มาดำเนินการกับคำแนะนำที่ใช้งานได้จริง
1. ทำให้หัวเรื่องอีเมลเป็นคำอธิบาย
ดังที่เราได้กล่าวไว้ข้างต้น พนักงานของคุณจะเปิดข้อความของคุณต่อไปเพื่อให้ได้รับการอัปเดตและรับทราบข่าวสารภายในทั้งหมด แต่ถ้าคุณต้องการให้พวกเขาอ่านโดยเร็วที่สุด ให้ระบุให้ชัดเจนว่าอีเมลนี้เกี่ยวกับอะไร
บรรทัดหัวเรื่องควรมีคำอธิบายเพียงพอที่จะประเมินระดับความเร่งด่วน กล่าวอีกนัยหนึ่ง ผู้รับควรเข้าใจว่าข้อความมีความสำคัญเพียงพอที่จะหยุดพักและอ่านทันที หรืออาจรอสักครู่
2. เขียนข้อความสั้นๆ แต่กระชับ
อีเมลภายในไม่ได้เกี่ยวกับเนื้อหาที่อ่านมานาน สาเหตุนั้นง่ายอีกแล้ว ยิ่งต้องใช้เวลาอ่านข้อความมากเท่าไร เพื่อนร่วมงานของคุณก็จะยิ่งทำงานน้อยลงเท่านั้น ปฏิบัติตามกฎของข้อความที่สั้นและกระชับ โดยมีเวลาจำกัด 2 นาทีในการอ่านอีเมลจนจบ พนักงานของคุณมีส่วนร่วมกับหน้าที่ อย่าให้พวกเขาใช้เวลามากในการอ่านรายงานที่มีรายละเอียดมากเกินไป
3. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความมีความเกี่ยวข้อง
ผู้จัดการฝ่ายการเงินไม่จำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับปัญหาเล็กๆ น้อยๆ ที่ฝ่ายเทคนิคต้องเผชิญ และวิธีแก้ปัญหา หรืออีเมลพิเศษดังกล่าวเกี่ยวข้องกับพนักงานคนอื่นๆ ที่ไม่ประสบความสำเร็จในการเข้าร่วมโปรแกรมภายในอย่างไร
ที่มาของภาพ: getresponse
เมื่อพูดถึงปัญหาในท้องถิ่น ให้ใช้การแบ่งส่วน ทำได้ง่ายด้วย ESP สมัยใหม่ - แบ่งกลุ่มฐานข้อมูลผู้ติดต่อในองค์กรของคุณออกเป็นหมวดหมู่ที่จำเป็น เช่น แผนก โครงการ ฯลฯ และส่งข้อความที่เกี่ยวข้องไปยังผู้ที่จัดการกับปัญหาในพื้นที่เท่านั้น หรือให้ทุกคนในเมื่อข้อมูลเป็นข้อมูลทั่วไป
ที่มาของภาพ: odoo
4. ปรับแต่งอีเมลในแบบของคุณ
เราทุกคนรู้วิธีการทำงาน — ใช้แท็กผสาน และผู้รับจะเห็นชื่อของพวกเขา เคล็ดลับง่ายๆ แต่เพิ่มความสุภาพให้กับการสื่อสารภายใน
ที่มาของภาพ: ueno
5.ใส่ใจในการออกแบบ
อีกครั้งด้วยจุดนี้ทุกอย่างเรียบง่าย คุณไม่จำเป็นต้องกังวลกับองค์ประกอบที่ซับซ้อน เพียงแค่ยึดติดกับหนังสือแบรนด์ แบบอักษร โทนสี ฯลฯ มันจะดูมีสไตล์มากขึ้นเมื่อจดหมายข่าวภายในได้รับการออกแบบในลักษณะองค์กร เช่นเดียวกับแคมเปญ B2C หรือ B2B ของคุณ
6. เพิ่มองค์ประกอบภาพ วิดีโอ และภาพถ่ายของผู้คน
รูปภาพ วิดีโอ และ GIF ถูกใช้เพื่อวัตถุประสงค์หลายประการ ตัวอย่างเช่น การแสดงภาพเป็นวิธีที่ดีในการอธิบายรายละเอียดของโครงการและงานใหม่ จัดเตรียมคู่มือเกี่ยวกับวิธีการใช้เครื่องมือและคุณลักษณะใหม่ที่คุณใช้ในบริษัท ฯลฯ องค์ประกอบที่สำคัญอื่นๆ ได้แก่ กราฟิก แผนภูมิ และไดอะแกรมเพื่อแสดงภาพการอัปเดต . ดูภาพหน้าจอของแผนภูมิที่สร้างขึ้นโดยใช้เทมเพลตพิเศษที่ออกแบบไว้ล่วงหน้าจากคอลเล็กชันเครื่องมือแก้ไขอีเมล Stripo
ที่มาของภาพ: stripo
คุณยังสามารถทักทายพนักงานด้วยวิดีโอหรือรูปภาพพิเศษ หรือเพียงแค่เพิ่มเรื่องตลก นาทีแห่งการผ่อนคลายและอารมณ์ขันจะไม่ทำร้าย
หากคุณเขียนจดหมายข่าวเกี่ยวกับพนักงาน การเพิ่มภาพถ่ายกิจกรรมและผู้คนก็สมเหตุสมผล เมื่อจำนวนบุคลากรเกิน 20 คนหรือบางคนทำงานจากระยะไกล รูปภาพจะช่วยแนะนำคนหรือยกย่องพนักงานที่เก่งที่สุด ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรส่งอีเมลภายในเกี่ยวกับสมาชิกในทีมใหม่พร้อมแนบรูปถ่ายมาด้วย
7. ใช้ตัวเลือก “เพิ่มในปฏิทิน”
ผู้คนมักยุ่งกับงานและกิจวัตรประจำวัน ดังนั้นพวกเขาจึงมักจะลืมเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่คุณประกาศ นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมการรวมปุ่ม "เพิ่มในปฏิทิน" จึงเป็นวิธีที่ไม่มีที่ติ อย่างไรก็ตาม อาจใช้ไม่ได้สำหรับการประชุมและกิจกรรมเท่านั้น แต่สำหรับบางขั้นตอนของแผนโครงการด้วย เมื่อบางอย่างถูกกำหนดไว้แบบนี้ มันจะไม่ข้าม!
ทำให้ปุ่ม "เพิ่มในปฏิทิน" เป็นที่สังเกตได้ ข้อเท็จจริงที่พิสูจน์แล้ว: รูปร่างของปุ่มไม่สำคัญแต่สีนั้นสำคัญ!
ที่มาของภาพ: newton
8. เพิ่มลายเซ็น
เพิ่มลายเซ็นของบุคคลที่รับผิดชอบอีเมลปัจจุบัน ก่อนอื่นนี่คือสุภาพ ประการที่สอง เพื่อนร่วมงานจะรู้ว่าใครที่พวกเขาสามารถส่งคำติชม คำถาม ฯลฯ
แน่นอนว่าถ้าคุณเป็น CEO หรือผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล พนักงานมีหมายเลขโทรศัพท์มือถือของคุณ กระนั้น ผู้มาใหม่บางคนอาจอายที่จะถามข้อมูลนี้
ทางออกที่สมบูรณ์แบบคือการใช้ตัวสร้างลายเซ็น Newoldstamp ซึ่งเป็นเครื่องมือที่มีชุดตัวเลือกที่ช่วยในเรื่องลายเซ็นอีเมลที่ดูเป็นมืออาชีพ!
9. เลือกความถี่ที่เหมาะสมที่สุด
อีเมลภายในบริษัทไม่ใช่การตลาดทางอีเมล ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องส่งข้อความเป็นประจำ ข้อยกเว้นเพียงอย่างเดียวคือรายงานรายเดือน — ควรส่งในวันเดียวกันของเดือน
ที่มาของภาพ: stripo
ที่เหลือล้วนขึ้นอยู่กับความต้องการในปัจจุบันและข่าวสารที่จะแบ่งปัน
สรุป: ยังต้องการความคิด?
นี่คือลักษณะของการรวบรวมเคล็ดลับในการสร้างอีเมลภายใน บางทีคุณอาจยังไม่รู้วิธีติดต่อพนักงานของคุณ? ในบล็อกโพสต์นี้ที่เผยแพร่โดย ContactMonkey คุณจะพบแนวคิดเกี่ยวกับเนื้อหาจดหมายข่าวของพนักงาน 32 รายการเพื่อเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน รวมเข้ากับเคล็ดลับของเราและทำให้การสื่อสารภายในของคุณมีประสิทธิภาพ แต่น่าพอใจและเป็นมิตร!
เราขอให้คุณโชคดีอย่างจริงใจ!