実行中の内部メールを作成するための9つのヒント

公開: 2022-06-03

ハンナクズニエツォワ脚本の作品2019年7月16日

1.メールの件名をわかりやすくする
2.短くて簡潔なコピーを書く
3.メッセージが適切であることを確認します
4.メールをパーソナライズする
5.デザインに注意を払う
6.人々の視覚的要素、ビデオ、写真を追加します
7.「カレンダーに追加」オプションを使用します
8.署名を追加します
9.最適な周波数を選択します

この投稿は、特別な種類の電子メールキャンペーン、会社の従業員への内部メッセージに捧げます。最初に言及することは、この場合、実際には、顧客をやる気にさせ、電子メールを開くように促し、顧客に望むいくつかのアクションを実行するために、一般的なeコマースのトリックを使用する必要がないということです。これが彼らの義務なので、従業員は明らかにそれらを開いて読むでしょう？

一方、ここにもいくつかの特定の要件があります。あなたの会社が、CEOまたはトップマネージャーの希望が法律であるような「全体主義のディストピア」ではないが（私たちはそうではないことを願っています！）、各従業員がチームのメンバーである場合、部下を最善の方法で扱い、彼らのニーズに気を配る必要があります、快適さ、そしてモチベーション。

どうやってするか？始めましょう。

GIPHY経由

メールや会議？

ここでの最初の質問は、なぜ企業が内部メールを必要とするのかということです。実際、実際の問題について話し合う方法は他にもあります。個人的な会議、Slack、Skypeなどです。それでも、BBCの調査統計によると、従業員の67％が電子メールチャネルを好みます。これは、社内ニュースレターがビジネスにとって非常に重要であることを意味します。

なぜ人々は電子メールを好むのですか？まず、電子メールを使用すると、会議に参加するために作業を分割する代わりに、電子メールを読むのに最も都合のよい時間を選択できます（これにより、プロセスに戻るときにインスピレーションが失われる可能性があります）。第二に、電子メールの説明的な件名は、それが何であるかを示しています。さらに、同僚は重要なメッセージを受信トレイに保存し、必要なときに簡単に到達できるようにするオプションがあります。

電子メールの他の長所は、誰がそれらを開いたかを追跡し、あなたのメッセージに答えた人と個人的に通信するためのオプションです。最後になりましたが、メールはチャットよりも便利です。たとえば、誰かがコメントを残したときにスクロールする必要はありません。

説得力があるように聞こえますか？もしそうなら、実用的なヒントに進みましょう。

1.メールの件名をわかりやすくする

上で述べたように、あなたの従業員はとにかくあなたのメッセージを開いて最新の状態を保ち、すべての内部ニュースを知るでしょう。ただし、これをできるだけ早く読んでもらいたい場合は、このメールの内容を明確に指定してください。

件名は、緊急度を評価するのに十分な説明が必要です。つまり、受信者は、メッセージが休憩してすぐに読むのに十分重要であるかどうか、または少し待つことができるかどうかを理解する必要があります。

説明的な件名

2.短くて簡潔なコピーを書く

内部メールは、長い間読まれているコンテンツに関するものではありません。原因は単純です。メッセージを読むのに時間がかかるほど、同僚の作業は少なくなります。電子メールを最後まで読むには、2分の制限付きの短く簡潔なテキストのルールに固執してください。あなたの従業員は彼らの義務に従事しています、彼らに過度に詳細なレポートを読むために多くの時間を費やさせないでください。

短く簡潔なメールの例

3.メッセージが適切であることを確認します

実際には、財務部門のマネージャーは、技術部門が直面したいくつかの小さな問題と、それらがどのように解決されたかを知る必要はありません。または、そのような特別な電子メールは、内部プログラムへの参加に成功しなかった残りの従業員とどのような関係がありますか？

4.メールをパーソナライズする

私たちは皆、それがどのように機能するかを知っています—マージタグを使用すると、受信者には自分の名前が表示されます。簡単なトリックですが、内部のコミュニケーションに礼儀正しさを加えます。

パーソナライズされたメールの例

画像出典：上野

5.デザインに注意を払う

繰り返しますが、この点ですべてが単純です。洗練された要素に煩わされる必要はありません。ブランドブック、フォント、配色などに固執するだけです。B2CやB2Bキャンペーンのように、社内ニュースレターを企業向けにデザインすると、よりスタイリッシュに見えます。

プロのメールデザイン

6.人々の視覚的要素、ビデオ、写真を追加します

画像、ビデオ、およびGIFは、さまざまな目的で使用されます。たとえば、視覚化は、新しいプロジェクトやタスクの詳細を説明したり、会社に実装した新しいツールや機能の使用方法に関するマニュアルを配置したりするのに適した方法です。その他の重要な要素は、結果の更新を視覚化するためのグラフィック、チャート、図です。。 Stripoメールエディタコレクションから特別に事前に設計されたテンプレートの助けを借りて作成されたチャートのこのスクリーンショットを見てください。

電子メールの視覚要素の例

画像ソース：stripo

特別なビデオや画像で従業員に挨拶したり、面白いものを追加したりすることもできます。 1分間のリラックスとユーモアは害にはなりません。

従業員向けのニュースレターを作成する場合は、イベントや人物の写真を追加するのが妥当です。人員が20人を超える場合や、一部の人がリモートで作業している場合、画像は人を紹介したり、最高の労働者を称賛したりするのに役立ちます。 HRが、写真を添付した新しいチームメンバーに関する社内メールを送信するのは良いことです。

メールでの従業員の写真

7.「カレンダーに追加」オプションを使用します

人々は仕事や日常生活で忙しいことが多いので、あなたが発表したイベントを忘れがちです。そのため、「カレンダーに追加」ボタンを含めることは完璧なソリューションです。ちなみに、会議やイベントだけでなく、プロジェクト計画の一部の段階でも使用できます。このようにスケジュールされている場合、スキップされることはありません。

「カレンダーに追加」ボタンを目立たせます。証明された事実：ボタンの形は重要ではありませんが、色は重要です！

メールのカレンダーオプションに追加

画像ソース：ニュートン

8.署名を追加します

現在のメールの担当者の署名を追加します。まず第一に、これは礼儀正しいです。次に、同僚は、フィードバックや質問などを誰に送信できるかを知ることができます。

確かに、あなたがCEOまたはHRマネージャーである場合、従業員はあなたの携帯電話番号を持っています。それでも、一部の新参者はこの情報を尋ねるのをやや恥ずかしがり屋かもしれません。

ちなみに、完璧な解決策は、Newoldstamp署名ジェネレーターを使用することです。これは、プロフェッショナルに見える電子メール署名を支援する一連のオプションを備えたツールです。

電子メールの署名の例

9.最適な周波数を選択します

社内のメールは一種のメールマーケティングではないため、定期的にメッセージを送信する必要はありません。唯一の例外は月次レポートです—月の同じ日に送信する必要があります。

月次レポートの電子メールの例

画像ソース：stripo

残りは純粋に現在のニーズと共有するニュースに依存します。

要約すると、まだアイデアが必要ですか？

これは、内部メールを作成するためのヒントをまとめたものです。たぶんあなたはまだあなたの従業員に連絡する方法を知らないのですか？さて、ContactMonkeyによって公開されたこのブログ投稿では、従業員のエンゲージメントを高めるための32の従業員ニュースレターコンテンツのアイデアを見つけることができます。それらを私たちのヒントと組み合わせて、あなたの内部コミュニケーションをパフォーマンスしながらも快適でフレンドリーにしてください！

幸運を祈ります！