9 wskazówek, jak zbudować wykonywanie wewnętrznych wiadomości e-mail

1. Postaraj się, aby wiersze tematu wiadomości e-mail były opisowe
2. Napisz krótką, ale zwięzłą kopię
3. Upewnij się, że wiadomość jest odpowiednia
4. Spersonalizuj e-maile
5. Zwróć uwagę na projekt
6. Dodaj elementy wizualne, filmy i zdjęcia ludzi
7. Użyj opcji „Dodaj do kalendarza”
8. Dodaj podpis
9. Wybierz optymalną częstotliwość

Ten post poświęcimy specjalnemu rodzajowi kampanii e-mailowych, wiadomościom wewnętrznym dla pracowników firmy. Pierwszą rzeczą, o której należy wspomnieć, jest to, że w tym przypadku tak naprawdę nie musimy używać żadnych typowych sztuczek e-commerce, aby motywować klientów, zachęcać ich do otwierania e-maili i podejmowania pewnych działań, które chcemy. Pracownicy oczywiście je otworzą i przeczytają, bo to jest ich obowiązek, prawda?

Z drugiej strony, oto kilka konkretnych wymagań. Jeśli Twoja firma nie jest rodzajem „totalitarnej dystopii”, w której życzenie prezesa lub top managera jest prawem (mamy nadzieję, że nie!), ale każdy pracownik jest członkiem zespołu, musisz traktować podwładnych jak najlepiej i dbać o ich potrzeby , komfort i motywacja.

Jak to zrobić? Zacznijmy.

przez GIPHY

E-maile czy spotkania?

Pierwsze pytanie brzmi: dlaczego firmy w ogóle potrzebują wewnętrznych e-maili? Rzeczywiście, istnieją inne sposoby omawiania rzeczywistych kwestii: spotkania osobiste, Slack, Skype itp. Niemniej jednak statystyki badań BBC wykazały, że 67% pracowników preferuje kanał e-mail. Oznacza to, że biuletyny wewnętrzne są kluczowe dla biznesu.

Dlaczego ludzie wolą e-maile? Przede wszystkim dzięki e-mailom możesz wybrać najdogodniejszy czas na ich przeczytanie, zamiast przerywać pracę na udział w spotkaniu (co może spowodować utratę inspiracji przy powrocie do procesu). Po drugie, opisowy temat e-maila pokazuje, o co w tym wszystkim chodzi. Co więcej, Twoi współpracownicy mają możliwość zapisywania ważnych wiadomości w swoich skrzynkach odbiorczych i łatwego dotarcia do nich w razie potrzeby.

Inne zalety e-maili to opcje śledzenia, kto je otworzył i osobistej komunikacji z osobami, które odpowiedziały na Twoją wiadomość. Ostatnie, ale nie mniej ważne, jest to, że poczta e-mail jest wygodniejsza niż czat – na przykład nie trzeba przewijać, gdy ktoś zostawił komentarz.

Brzmi przekonująco? Jeśli tak, przejdźmy do praktycznych wskazówek.

1. Postaraj się, aby wiersze tematu wiadomości e-mail były opisowe

Jak powiedzieliśmy powyżej, Twoi pracownicy i tak otworzą Twoją wiadomość, aby być na bieżąco i poznać wszystkie wewnętrzne wiadomości. Ale jeśli chcesz, aby przeczytali to tak szybko, jak to możliwe, jasno określ, o czym jest ten e-mail.

Wiersz tematu powinien być wystarczająco opisowy, aby ocenić poziom pilności. Innymi słowy, odbiorcy powinni zrozumieć, czy wiadomość jest na tyle ważna, aby zrobić sobie przerwę i od razu ją przeczytać, czy może trochę poczekać.

2. Napisz krótką, ale zwięzłą kopię

E-maile wewnętrzne nie dotyczą treści od dawna czytanych. Przyczyna jest znowu prosta – im więcej czasu potrzeba na przeczytanie wiadomości, tym mniej będą pracować Twoi koledzy. Trzymaj się zasady krótkiego, ale zwięzłego tekstu z limitem 2 minut na przeczytanie wiadomości e-mail do końca. Twoi pracownicy są zaangażowani w swoje obowiązki, nie każ im spędzać dużo czasu na czytaniu zbyt szczegółowych raportów.

3. Upewnij się, że wiadomość jest odpowiednia

W rzeczywistości kierownicy działów finansowych nie muszą wiedzieć o niektórych mniejszych problemach, z którymi zmagał się dział techniczny, ani o tym, jak zostały rozwiązane. Albo co takiego specjalny e-mail ma wspólnego z resztą pracowników, którym nie udało się uczestniczyć w wewnętrznym programie?

źródło obrazu: getresponse

Jeśli chodzi o kwestie lokalne, zastosuj segmentację. Dzięki nowoczesnym usługom ESP jest to łatwe - podziel swoją firmową bazę kontaktów na potrzebne kategorie, takie jak działy, projekty itp. I wysyłaj odpowiednie wiadomości tylko do tych, którzy zajmują się lokalnymi problemami; lub do wszystkich, gdy informacje są ogólne.

źródło obrazu: odoo

4. Spersonalizuj e-maile

Wszyscy wiemy, jak to działa — użyj znaczników scalania, a odbiorcy zobaczą swoje nazwy. Prosty trik, ale dodaje uprzejmości do komunikacji wewnętrznej.

źródło obrazu: ueno

5. Zwróć uwagę na projekt

Ponownie, w tym punkcie wszystko jest proste. Nie musisz zawracać sobie głowy wyszukanymi elementami - po prostu trzymaj się swojej księgi znaku, czcionek, schematów kolorystycznych itp. Będzie wyglądać bardziej stylowo, gdy wewnętrzne newslettery są zaprojektowane w sposób korporacyjny, tak jak Twoje kampanie B2C lub B2B.

6. Dodaj elementy wizualne, filmy i zdjęcia ludzi

Obrazy, filmy i GIF-y są wykorzystywane do wielu celów. Na przykład wizualizacja to dobry sposób na opisanie szczegółów nowych projektów i zadań, uporządkowanie instrukcji, jak korzystać z nowych narzędzi i funkcji, które wdrażasz w swojej firmie itp. Innymi ważnymi elementami są grafiki, wykresy i diagramy do wizualizacji aktualizacji wyników . Spójrz na ten zrzut ekranu wykresu utworzonego za pomocą specjalnie zaprojektowanego szablonu z kolekcji edytorów wiadomości e-mail Stripo.

źródło obrazu: stripo

Możesz także pozdrowić pracowników specjalnym filmem lub obrazem lub po prostu dodać coś zabawnego; minuta relaksu i humoru nie zaszkodzi.

Jeśli piszesz biuletyn dla pracowników, rozsądne jest dodanie zdjęć wydarzeń i osób. Gdy liczba pracowników przekroczy 20 lub część z nich pracuje zdalnie, zdjęcia pomogą przedstawić ludzi lub pochwalić najlepszych pracowników. Dobrym rozwiązaniem dla HR jest wysyłanie wewnętrznego mailingu na temat nowego członka zespołu z załączonymi zdjęciami.

7. Użyj opcji „Dodaj do kalendarza”

Ludzie często są zajęci swoimi obowiązkami i codzienną rutyną, więc zapominają o zapowiedzianych przez Ciebie wydarzeniach. Dlatego bezbłędnym rozwiązaniem jest dodanie przycisku „Dodaj do kalendarza”. Nawiasem mówiąc, może być używany nie tylko do spotkań i wydarzeń, ale także do niektórych etapów planowania projektów. Kiedy coś jest zaplanowane w ten sposób, nie zostanie pominięte!

Spraw, aby przycisk „Dodaj do kalendarza” był zauważalny. Udowodniony fakt: nie ma znaczenia kształt guzika, ale kolor!

źródło obrazu: newton

8. Dodaj podpis

Dodaj podpis osoby odpowiedzialnej za bieżącą wiadomość e-mail. Przede wszystkim to grzeczne. Po drugie, koledzy będą wiedzieć, komu mogą przesyłać swoje opinie, pytania itp.

Z pewnością, jeśli jesteś dyrektorem generalnym lub menedżerem HR, pracownicy mają twój numer telefonu komórkowego. Jednak niektórzy nowicjusze mogą się nieco wstydzić zapytać o te informacje.

Nawiasem mówiąc, idealnym rozwiązaniem jest użycie generatora podpisów Newoldstamp, narzędzia z zestawem opcji, które pomaga w tworzeniu profesjonalnych podpisów email!

9. Wybierz optymalną częstotliwość

E-maile wewnętrzne firmy nie są rodzajem e-mail marketingu, więc nie ma potrzeby regularnego wysyłania wiadomości. Jedynymi wyjątkami są raporty miesięczne — należy je wysyłać tego samego dnia miesiąca.

źródło obrazu: stripo

Reszta zależy wyłącznie od bieżących potrzeb i nowości, którymi się dzielimy.

Podsumowując: nadal potrzebujesz pomysłów?

Tak wygląda nasza kompilacja wskazówek dotyczących tworzenia wewnętrznych wiadomości e-mail. Może nadal nie wiesz, jak dotrzeć do swoich pracowników? Cóż, w tym poście na blogu opublikowanym przez ContactMonkey znajdziesz 32 pomysły na treść biuletynów dla pracowników, aby zwiększyć zaangażowanie pracowników. Połącz je z naszymi wskazówkami i spraw, aby Twoja komunikacja wewnętrzna była jeszcze przyjemna i przyjazna!

Serdecznie życzymy powodzenia!