9 sfaturi pentru a crea e-mailuri interne performante

1. Faceți ca subiectele e-mailurilor să fie descriptive
2. Scrieți o copie scurtă, dar concisă
3. Asigurați-vă că mesajul este relevant
4. Personalizați e-mailurile
5. Acordați atenție designului
6. Adăugați elemente vizuale, videoclipuri și fotografii ale oamenilor
7. Utilizați opțiunea „Adăugați la Calendar”.
8. Adăugați semnătură
9. Alegeți frecvența optimă

Vom dedica această postare tipului special de campanii de e-mail, mesaje interne pentru angajații companiei. Primul lucru de menționat este că, în acest caz, de fapt, nu trebuie să folosim trucuri tipice de comerț electronic pentru a motiva clienții, pentru a-i îndemna să deschidă e-mailuri și pentru a face unele acțiuni pe care le dorim. În mod evident, angajații le vor deschide și vor citi, deoarece aceasta este datoria lor, nu?

Pe de altă parte, iată și câteva cerințe specifice. Dacă compania ta nu este un fel de „distopie totalitară” în care dorința CEO-ului sau a managerului superior este o lege (sperăm că nu!), dar fiecare angajat este membru al echipei, trebuie să-i tratezi pe subordonați în cel mai bun mod și să-ți pese de nevoile lor. , confort și motivație.

Cum să faci asta? Să începem.

prin GIPHY

E-mailuri sau întâlniri?

Prima întrebare aici este de ce companiile au nevoie de e-mailuri interne? Într-adevăr, există și alte modalități de a discuta problemele actuale: întâlniri personale, Slack, Skype etc. Cu toate acestea, statisticile cercetărilor BBC au demonstrat că 67% dintre angajați preferă un canal de e-mail. Înseamnă că buletinele informative interne sunt cruciale pentru afaceri.

De ce oamenii preferă e-mailurile? În primul rând, cu e-mailuri, puteți alege momentul cel mai convenabil pentru a le citi în loc să vă întrerupeți munca pentru a participa la întâlnire (ceea ce poate provoca pierderea inspirației la întoarcerea la proces). În al doilea rând, subiectul descriptiv al e-mailului arată despre ce este vorba. În plus, colegii tăi au opțiunea de a salva mesajele importante în căsuțele lor de e-mail și de a ajunge cu ușurință la ele atunci când este nevoie.

Alți avantaje ale e-mailurilor sunt opțiunile de a urmări cine le-a deschis și de a comunica personal cu cei care au răspuns la mesajul tău. Ultimul, dar nu în ultimul rând, este că e-mailul este mai convenabil decât chatul - nu este nevoie să derulați când cineva a lăsat un comentariu, de exemplu.

Sună convingător? Dacă da, să continuăm cu sfaturi practice.

1. Faceți ca subiectele e-mailurilor să fie descriptive

După cum am spus mai sus, angajații tăi vor deschide mesajul oricum pentru a fi la curent și pentru a afla toate știrile interne. Dar dacă doriți ca ei să citească acest lucru cât mai curând posibil, specificați clar despre ce este vorba în acest e-mail.

Subiectul ar trebui să fie suficient de descriptiv pentru a evalua nivelul de urgență. Cu alte cuvinte, destinatarii ar trebui să înțeleagă dacă mesajul este suficient de important pentru a lua o pauză și a citi imediat, sau poate aștepta puțin.

2. Scrieți o copie scurtă, dar concisă

E-mailurile interne nu se referă la conținutul citit îndelung. Cauza este din nou simplă - cu cât este nevoie de mai mult timp pentru a citi un mesaj, cu atât colegii tăi vor lucra mai puțin. Respectați regula textului scurt, dar concis, cu o limită de 2 minute pentru a citi e-mailurile până la sfârșit. Angajații tăi sunt angajați în sarcinile lor, nu-i face să petreacă mult timp pentru a citi rapoarte prea detaliate.

3. Asigurați-vă că mesajul este relevant

De fapt, nu este nevoie ca managerii departamentului financiar să știe despre unele probleme mai mici cu care se confruntă departamentul tehnic și despre cum au fost rezolvate. Sau ce legătură are un email atât de special cu restul angajaților care nu au reușit să participe la programul intern?

sursa imagine: getresponse

Când vine vorba de probleme locale, aplicați segmentarea. Este ușor de făcut cu ESP-uri moderne - segmentați baza de date de contacte corporative în categoriile necesare, cum ar fi departamente, proiecte etc. Și trimiteți mesajele relevante numai celor care se ocupă de probleme locale; sau tuturor când informația este generală.

sursa imagine: odoo

4. Personalizați e-mailurile

Știm cu toții cum funcționează — utilizați etichete de îmbinare, iar destinatarii își vor vedea numele. Un truc simplu, dar adaugă politețe comunicării interne.

sursa imagine: ueno

5. Acordați atenție designului

Din nou, cu acest punct, totul este simplu. Nu trebuie să vă deranjați cu elementele sofisticate - rămâneți doar la cartea dvs. de marcă, fonturi, scheme de culori etc. Va arăta mai elegant atunci când buletinele informative interne sunt concepute într-un mod corporativ, la fel ca campaniile dvs. B2C sau B2B.

6. Adăugați elemente vizuale, videoclipuri și fotografii ale oamenilor

Imaginile, videoclipurile și GIF-urile sunt folosite în mai multe scopuri. De exemplu, vizualizarea este o modalitate bună de a descrie detaliile noilor proiecte și sarcini, de a aranja manuale despre cum să utilizați noile instrumente și caracteristici pe care le implementați în compania dvs. etc. Alte elemente cruciale sunt graficele, diagramele și diagramele pentru a vizualiza actualizările rezultatelor. . Priviți această captură de ecran a graficului creat cu ajutorul șablonului special preproiectat din colecția de editor de e-mail Stripo.

sursa imagine: stripo

De asemenea, puteți saluta angajații cu videoclipuri sau imagini speciale sau pur și simplu adăugați ceva amuzant; un minut de relaxare și umor nu va strica.

Dacă scrieți un buletin informativ pentru angajați, este rezonabil să adăugați fotografii cu evenimente și oameni. Când numărul de personal depășește 20 sau unii dintre ei lucrează de la distanță, imaginile vor ajuta la prezentarea oamenilor sau lauda pe cei mai buni lucrători. Este bine ca personalul HR să trimită un e-mail intern despre un nou membru al echipei cu fotografiile atașate.

7. Utilizați opțiunea „Adăugați la Calendar”.

Oamenii sunt adesea ocupați cu îndatoririle lor și cu rutina zilnică, așa că tind să uite de evenimentele pe care le-ai anunțat. De aceea este o soluție perfectă să includă butonul „Adaugă la calendar”. Apropo, poate fi folosit nu numai pentru întâlniri și evenimente, ci și pentru unele etape ale planurilor de proiect. Când ceva este programat în acest fel, nu va fi omis!

Faceți vizibil butonul „Adăugați în calendar”. Un fapt dovedit: forma butonului nu contează, dar culoarea contează!

sursa imagine: newton

8. Adăugați semnătură

Adăugați semnătura persoanei care se ocupă de e-mailul curent. În primul rând, acest lucru este politicos. În al doilea rând, colegii vor ști cui pot trimite feedback, întrebări etc.

Cu siguranță dacă ești CEO sau manager de resurse umane, angajații au numărul tău de telefon mobil. Cu toate acestea, unii nou-veniți ar putea fi oarecum timizi să ceară aceste informații.

Apropo, o soluție perfectă este să folosești generatorul de semnături Newoldstamp, un instrument cu un set de opțiuni care ajută la semnăturile de e-mail care arată profesional!

9. Alegeți frecvența optimă

E-mailurile interne ale companiei nu sunt un fel de marketing prin e-mail, așa că nu este nevoie să trimiteți mesaje în mod regulat. Singurele excepții sunt rapoartele lunare – acestea ar trebui trimise în aceeași zi a lunii.

sursa imagine: stripo

Restul depinde exclusiv de nevoile actuale și de știrile de împărtășit.

Rezumând: mai aveți nevoie de idei?

Așa arată compilația noastră de sfaturi despre crearea de e-mailuri interne. Poate că încă nu știți cum să vă adresați angajaților? Ei bine, în această postare de blog publicată de ContactMonkey veți găsi 32 de idei de conținut pentru buletine informative pentru angajați pentru a stimula implicarea angajaților. Combină-le cu sfaturile noastre și fă-ți comunicările interne performante, dar plăcute și prietenoase!

Va dorim din tot sufletul mult noroc!