9 suggerimenti per creare e-mail interne performanti

1. Rendi le righe dell'oggetto delle email descrittive
2. Scrivi una copia breve ma concisa
3. Assicurarsi che il messaggio sia pertinente
4. Personalizza le email
5. Prestare attenzione al design
6. Aggiungi elementi visivi, video e foto di persone
7. Usa l'opzione "Aggiungi al calendario".
8. Aggiungi la firma
9. Scegli la frequenza ottimale

Dedicheremo questo post al tipo speciale di campagne e-mail, messaggi interni per i dipendenti dell'azienda. La prima cosa da menzionare è che in questo caso, in realtà non è necessario utilizzare i tipici trucchi dell'e-commerce per motivare i clienti, esortarli ad aprire e-mail e compiere alcune azioni che desideriamo. I dipendenti ovviamente li apriranno e li leggeranno, poiché questo è il loro dovere, giusto?

D'altra parte, ecco anche alcuni requisiti specifici. Se la tua azienda non è una sorta di "distopia totalitaria" in cui il desiderio del CEO o del top manager è una legge (speriamo di no!) ma ogni dipendente è un membro del team, devi trattare i subordinati nel modo migliore e prenderti cura dei loro bisogni , comfort e motivazione.

Come farlo? Iniziamo.

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Email o riunioni?

La prima domanda qui è perché le aziende hanno bisogno di e-mail interne? In realtà, ci sono altri modi per discutere i problemi reali: incontri personali, Slack, Skype, ecc. Tuttavia, le statistiche delle ricerche della BBC hanno dimostrato che il 67% dei dipendenti preferisce un canale di posta elettronica. Significa che le newsletter interne sono fondamentali per il business.

Perché le persone preferiscono le email? Innanzitutto, con le e-mail, puoi scegliere il momento più conveniente per leggerle invece di interrompere il tuo lavoro per partecipare alla riunione (che potrebbe causare la perdita di ispirazione quando si torna a elaborare). In secondo luogo, la riga dell'oggetto descrittivo dell'e-mail mostra di cosa si tratta. Inoltre, i tuoi colleghi hanno la possibilità di salvare i messaggi importanti nelle loro caselle di posta e raggiungerli facilmente quando necessario.

Altri vantaggi delle e-mail sono le opzioni per tenere traccia di chi le ha aperte e per comunicare personalmente con coloro che hanno risposto al tuo messaggio. L'ultimo ma non meno importante è che l'e-mail è più comoda della chat: non è necessario scorrere quando qualcuno ha lasciato un commento, ad esempio.

Sembra convincente? Se è così, procediamo con consigli pratici.

1. Rendi le righe dell'oggetto delle email descrittive

Come abbiamo detto sopra, i tuoi dipendenti apriranno comunque il tuo messaggio per rimanere aggiornato e conoscere tutte le novità interne. Ma se vuoi che lo leggano il prima possibile, specifica chiaramente di cosa tratta questa email.

La riga dell'oggetto dovrebbe essere sufficientemente descrittiva per valutare il livello di urgenza. In altre parole, i destinatari dovrebbero capire se il messaggio è abbastanza importante da prendersi una pausa e leggerlo immediatamente, oppure può aspettare un po'.

2. Scrivi una copia breve ma concisa

Le e-mail interne non riguardano contenuti di lunga lettura. La causa è di nuovo semplice: più tempo è necessario per leggere un messaggio, meno i tuoi colleghi lavoreranno. Attenersi alla regola del testo breve ma conciso con un limite di 2 minuti per leggere l'e-mail fino alla fine. I tuoi dipendenti sono impegnati nelle loro mansioni, non fargli perdere molto tempo a leggere rapporti troppo dettagliati.

3. Assicurarsi che il messaggio sia pertinente

In realtà non è necessario che i responsabili del dipartimento finanziario conoscano alcuni problemi minori che l'ufficio tecnico ha dovuto affrontare e come sono stati risolti. O cosa c'entra un'e-mail così speciale con il resto dei dipendenti che non sono riusciti a partecipare al programma interno?

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Quando si tratta di problemi locali, applica la segmentazione. È facile da fare con i moderni ESP: segmenta il database dei contatti aziendali in categorie necessarie come dipartimenti, progetti, ecc. E invia i messaggi pertinenti solo a coloro che si occupano di questioni locali; o a tutti quando le informazioni sono generiche.

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4. Personalizza le email

Sappiamo tutti come funziona: usa i tag di unione e i destinatari vedranno i loro nomi. Un trucco semplice, ma aggiunge gentilezza alle comunicazioni interne.

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5. Prestare attenzione al design

Ancora una volta, a questo punto tutto è semplice. Non è necessario preoccuparsi di elementi sofisticati: basta attenersi al libro del marchio, ai caratteri, alle combinazioni di colori, ecc. Sembrerà più elegante quando le newsletter interne sono progettate in modo aziendale, proprio come le tue campagne B2C o B2B.

6. Aggiungi elementi visivi, video e foto di persone

Immagini, video e GIF vengono utilizzati per vari scopi. Ad esempio, la visualizzazione è un buon modo per descrivere i dettagli di nuovi progetti e attività, organizzare manuali su come utilizzare i nuovi strumenti e funzionalità che implementi nella tua azienda, ecc. Altri elementi cruciali sono grafici, grafici e diagrammi per visualizzare gli aggiornamenti dei risultati . Guarda questo screenshot del grafico creato con l'aiuto di uno speciale modello predefinito dalla raccolta di editor di email di Stripo.

fonte immagine: stripo

Puoi anche salutare i dipendenti con video o immagini speciali o semplicemente aggiungere qualcosa di divertente; un minuto di relax e umorismo non farà male.

Se scrivi una newsletter per i dipendenti, è ragionevole aggiungere foto di eventi e persone. Quando il numero del personale supera le 20 unità o alcuni di loro lavorano in remoto, le immagini aiuteranno a presentare le persone o ad elogiare i migliori lavoratori. È bene che le risorse umane inviino una mail interna su un nuovo membro del team con le loro foto allegate.

7. Usa l'opzione "Aggiungi al calendario".

Le persone sono spesso impegnate con i loro doveri e la routine quotidiana, quindi tendono a dimenticare gli eventi che hai annunciato. Ecco perché è una soluzione impeccabile includere il pulsante "Aggiungi al calendario". A proposito, può essere utilizzato non solo per riunioni ed eventi, ma anche per alcune fasi di pianificazione del progetto. Quando qualcosa è programmato in questo modo, non verrà saltato!

Rendi evidente il pulsante "Aggiungi al calendario". Un dato di fatto: la forma del bottone non conta, ma il colore sì!

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8. Aggiungi la firma

Aggiungi la firma della persona che è responsabile dell'e-mail corrente. Prima di tutto, questo è educato. In secondo luogo, i colleghi sapranno a chi possono inviare feedback, domande, ecc.

Sicuramente se sei un CEO o un manager delle risorse umane, i dipendenti hanno il tuo numero di cellulare. Tuttavia, alcuni nuovi arrivati ​​potrebbero essere un po' timidi nel chiedere queste informazioni.

A proposito, una soluzione perfetta è utilizzare il generatore di firme Newoldstamp, uno strumento con una serie di opzioni che aiuta con firme e-mail che sembrano professionali!

9. Scegli la frequenza ottimale

Le email aziendali interne non sono una sorta di email marketing, quindi non è necessario inviare messaggi su base regolare. Le uniche eccezioni sono i rapporti mensili: devono essere inviati lo stesso giorno del mese.

fonte immagine: stripo

Il resto dipende esclusivamente dalle esigenze attuali e dalle notizie da condividere.

Riassumendo: hai ancora bisogno di idee?

Ecco come appare la nostra raccolta di suggerimenti per creare e-mail interne. Forse non sai ancora come contattare i tuoi dipendenti? Bene, in questo post del blog pubblicato da ContactMonkey troverai 32 idee per i contenuti della newsletter dei dipendenti per aumentare il coinvolgimento dei dipendenti. Combinali con i nostri suggerimenti e rendi le tue comunicazioni interne performanti e allo stesso tempo piacevoli e amichevoli!

Vi auguriamo sinceramente buona fortuna!