9 Tips Membangun Performa Email Internal

1. Buat baris subjek email deskriptif
2. Tulis salinan singkat namun ringkas
3. Pastikan pesannya relevan
4. Personalisasi email
5. Perhatikan desain
6. Tambahkan elemen visual, video, dan foto orang
7. Gunakan opsi “Tambahkan ke Kalender”
8. Tambahkan tanda tangan
9. Pilih frekuensi optimal

Kami akan mendedikasikan posting ini untuk jenis kampanye email khusus, pesan internal untuk karyawan perusahaan. Hal pertama yang perlu disebutkan adalah bahwa dalam hal ini, kita sebenarnya tidak perlu menggunakan trik e-commerce biasa untuk memotivasi pelanggan, mendorong mereka untuk membuka email, dan melakukan beberapa tindakan yang kita inginkan. Karyawan jelas akan membuka dan membacanya, karena ini adalah tugas mereka, bukan?

Di sisi lain, berikut adalah beberapa persyaratan khusus juga. Jika perusahaan Anda bukan semacam "distopia totaliter" di mana keinginan CEO atau manajer puncak adalah hukum (kami harap tidak!), tetapi setiap karyawan adalah anggota tim, Anda perlu memperlakukan bawahan dengan cara terbaik dan peduli dengan kebutuhan mereka. , kenyamanan, dan motivasi.

Bagaimana cara melakukannya? Mari kita mulai.

melalui GIPHY

Email atau rapat?

Pertanyaan pertama di sini adalah mengapa perusahaan membutuhkan email internal sama sekali? Sebenarnya, ada cara lain untuk membahas masalah aktual: pertemuan pribadi, Slack, Skype, dll. Namun demikian, statistik penelitian BBC membuktikan bahwa 67% karyawan lebih memilih saluran email. Ini berarti bahwa buletin internal sangat penting untuk bisnis.

Mengapa orang lebih suka email? Pertama-tama, dengan email, Anda dapat memilih waktu yang paling nyaman untuk membacanya daripada memecah pekerjaan Anda untuk berpartisipasi dalam pertemuan (yang dapat menyebabkan hilangnya inspirasi saat kembali ke proses). Kedua, baris subjek deskriptif email menunjukkan tentang semua itu. Selain itu, kolega Anda memiliki opsi untuk menyimpan pesan penting di kotak masuk mereka dan menjangkaunya dengan mudah saat dibutuhkan.

Kelebihan email lainnya adalah opsi untuk melacak siapa yang telah membukanya dan untuk berkomunikasi secara pribadi dengan mereka yang menjawab pesan Anda. Yang terakhir namun tidak kalah pentingnya adalah email itu lebih nyaman daripada obrolan - tidak perlu menggulir ketika seseorang meninggalkan komentar, misalnya.

Kedengarannya meyakinkan? Jika demikian, mari kita lanjutkan dengan tips praktis.

1. Buat baris subjek email deskriptif

Seperti yang kami katakan di atas, karyawan Anda akan tetap membuka pesan Anda untuk tetap diperbarui dan mengetahui semua berita internal. Tetapi jika Anda ingin mereka membaca ini sesegera mungkin, sebutkan dengan jelas tentang apa email ini.

Baris subjek harus cukup deskriptif untuk mengevaluasi tingkat urgensi. Dengan kata lain, penerima harus mengerti apakah pesan itu cukup penting untuk istirahat dan segera dibaca, atau bisa menunggu sebentar.

2. Tulis salinan singkat namun ringkas

Email internal bukan tentang konten yang sudah lama dibaca. Penyebabnya sederhana lagi - semakin banyak waktu yang dibutuhkan untuk membaca pesan, semakin sedikit rekan kerja Anda akan bekerja. Tetap berpegang pada aturan teks pendek namun ringkas dengan batas 2 menit untuk membaca email sampai akhir. Karyawan Anda terlibat dengan tugasnya, jangan membuat mereka menghabiskan banyak waktu untuk membaca laporan yang terlalu detail.

3. Pastikan pesannya relevan

Sebenarnya tidak perlu bagi manajer departemen keuangan untuk mengetahui beberapa masalah kecil yang dihadapi departemen teknis, dan bagaimana masalah tersebut diselesaikan. Atau apa hubungan email khusus seperti itu dengan karyawan lainnya yang tidak berhasil berpartisipasi dalam program internal?

sumber gambar: getresponse

Jika menyangkut masalah lokal, terapkan segmentasi. Mudah dilakukan dengan ESP modern - mengelompokkan basis data kontak perusahaan Anda ke dalam kategori yang dibutuhkan seperti departemen, proyek, dll. Dan kirim pesan yang relevan hanya kepada mereka yang menangani masalah lokal; atau kepada semua orang ketika informasi bersifat umum.

sumber gambar: odoo

4. Personalisasi email

Kita semua tahu cara kerjanya — gunakan tag gabungan, dan penerima akan melihat nama mereka. Trik sederhana, tetapi menambahkan kesopanan untuk komunikasi internal.

sumber gambar: ueno

5. Perhatikan desain

Sekali lagi, dengan poin ini semuanya sederhana. Anda tidak perlu repot dengan elemen canggih - cukup tempelkan buku merek, font, skema warna, dll. Ini akan terlihat lebih gaya ketika buletin internal dirancang secara korporat, seperti kampanye B2C atau B2B Anda.

6. Tambahkan elemen visual, video, dan foto orang

Gambar, video, dan GIF digunakan untuk berbagai tujuan. Misalnya, visualisasi adalah cara yang baik untuk menggambarkan detail proyek dan tugas baru, mengatur manual tentang cara menggunakan alat dan fitur baru yang Anda terapkan di perusahaan Anda, dll. Elemen penting lainnya adalah grafik, bagan, dan diagram untuk memvisualisasikan pembaruan hasil . Lihatlah tangkapan layar bagan ini yang dibuat dengan bantuan templat pradesain khusus dari koleksi editor email Stripo.

sumber gambar: stripo

Anda juga dapat menyapa karyawan dengan video atau gambar khusus, atau sekadar menambahkan sesuatu yang lucu; satu menit santai dan humor tidak ada salahnya.

Jika Anda menulis buletin karyawan, masuk akal untuk menambahkan foto acara dan orang. Ketika jumlah personel melebihi 20 atau beberapa dari mereka bekerja dari jarak jauh, gambar akan membantu memperkenalkan orang atau memuji pekerja terbaik. Ada baiknya bagi HR untuk mengirim surat internal tentang anggota tim baru dengan foto mereka terlampir.

7. Gunakan opsi “Tambahkan ke Kalender”

Orang sering sibuk dengan tugas dan rutinitas sehari-hari, sehingga mereka cenderung melupakan acara yang Anda umumkan. Itulah mengapa merupakan solusi sempurna untuk menyertakan tombol "Tambahkan ke kalender". Omong-omong, ini dapat digunakan tidak hanya untuk rapat dan acara, tetapi juga untuk beberapa tahapan rencana proyek. Ketika sesuatu dijadwalkan dengan cara ini, itu tidak akan dilewati!

Buat tombol "Tambahkan ke kalender" terlihat. Fakta yang terbukti: bentuk kancing tidak masalah, tetapi warnanya!

sumber gambar: newton

8. Tambahkan tanda tangan

Tambahkan tanda tangan orang yang bertanggung jawab atas email saat ini. Pertama-tama, ini sopan. Kedua, rekan kerja akan tahu siapa yang dapat mereka kirimkan umpan balik, pertanyaan, dll.

Pastinya jika Anda seorang CEO atau manajer SDM, karyawan memiliki nomor ponsel Anda. Namun, beberapa pendatang baru mungkin agak malu untuk menanyakan informasi ini.

Omong-omong, solusi sempurna adalah menggunakan generator tanda tangan Newoldstamp, alat dengan serangkaian opsi yang membantu tanda tangan email yang terlihat profesional!

9. Pilih frekuensi optimal

Email internal perusahaan bukanlah jenis pemasaran email, jadi tidak perlu mengirim pesan secara teratur. Satu-satunya pengecualian adalah laporan bulanan — mereka harus dikirim pada hari yang sama dalam sebulan.

sumber gambar: stripo

Sisanya murni tergantung pada kebutuhan saat ini dan berita yang akan dibagikan.

Kesimpulannya: masih butuh ide?

Seperti inilah kompilasi tips membuat email internal. Mungkin Anda masih tidak tahu cara menjangkau karyawan Anda? Nah, dalam posting blog yang diterbitkan oleh ContactMonkey ini Anda akan menemukan 32 ide konten buletin karyawan untuk meningkatkan keterlibatan karyawan. Gabungkan mereka dengan tips kami dan buat komunikasi internal Anda tetap berjalan menyenangkan dan bersahabat!

Kami dengan tulus berharap yang terbaik untuk Anda!