9 نصائح لبناء أداء رسائل البريد الإلكتروني الداخلية
نشرت: 2022-06-03
1. اجعل سطور موضوع رسائل البريد الإلكتروني وصفية
2. اكتب نسخة موجزة ولكن موجزة
3. تأكد من أن الرسالة ذات صلة
4. إضفاء الطابع الشخصي على رسائل البريد الإلكتروني
5. الالتفات إلى التصميم
6. أضف العناصر المرئية ومقاطع الفيديو وصور الأشخاص
7. استخدم خيار "إضافة إلى التقويم"
8. إضافة التوقيع
9. اختر التردد الأمثل
سنخصص هذا المنشور لنوع خاص من حملات البريد الإلكتروني والرسائل الداخلية لموظفي الشركة. أول شيء يجب ذكره هو أنه في هذه الحالة ، لا نحتاج في الواقع إلى استخدام أي حيل نموذجية للتجارة الإلكترونية لتحفيز العملاء ، وحثهم على فتح رسائل البريد الإلكتروني ، واتخاذ بعض الإجراءات التي نريدهم أن يفعلوها. من الواضح أن الموظفين سيفتحونهم ويقرؤونهم ، فهذا واجبهم ، أليس كذلك؟
من ناحية أخرى ، إليك بعض المتطلبات المحددة أيضًا. إذا لم تكن شركتك نوعًا من "الواقع الشمولي" حيث تكون رغبة الرئيس التنفيذي أو المدير الأعلى قانونًا (لا نأمل ذلك!) ولكن كل موظف هو عضو في الفريق ، فأنت بحاجة إلى معاملة المرؤوسين بأفضل طريقة والاهتمام باحتياجاتهم والراحة والتحفيز.
كيف يتم فعل ذلك؟ هيا بنا نبدأ.
عبر GIPHY
رسائل البريد الإلكتروني أو الاجتماعات؟
السؤال الأول هنا هو لماذا تحتاج الشركات إلى رسائل بريد إلكتروني داخلية على الإطلاق؟ في الواقع ، هناك طرق أخرى لمناقشة القضايا الفعلية: الاجتماعات الشخصية ، و Slack ، و Skype ، وما إلى ذلك. ومع ذلك ، أثبتت إحصائيات أبحاث البي بي سي أن 67٪ من الموظفين يفضلون قناة بريد إلكتروني. هذا يعني أن الرسائل الإخبارية الداخلية ضرورية للأعمال.
لماذا يفضل الناس رسائل البريد الإلكتروني؟ بادئ ذي بدء ، مع رسائل البريد الإلكتروني ، يمكنك اختيار الوقت الأنسب لقراءتها بدلاً من تقسيم عملك للمشاركة في الاجتماع (مما قد يتسبب في فقدان الإلهام عند العودة إلى العملية). ثانيًا ، يُظهر سطر الموضوع الوصفي للبريد الإلكتروني ما يدور حوله. علاوة على ذلك ، يتوفر لزملائك خيار حفظ الرسائل المهمة في صناديق البريد الوارد الخاصة بهم والوصول إليها بسهولة عند الحاجة.
الإيجابيات الأخرى لرسائل البريد الإلكتروني هي خيارات لتتبع من فتحها والتواصل شخصيًا مع أولئك الذين أجابوا على رسالتك. أخيرًا وليس آخرًا هو أن البريد الإلكتروني أكثر ملاءمة من الدردشة - فلا داعي للتمرير عندما يترك شخص ما تعليقًا ، على سبيل المثال.
هل تبدو مقنعة؟ إذا كان الأمر كذلك ، فلننتقل إلى النصائح العملية.
1. اجعل سطور موضوع رسائل البريد الإلكتروني وصفية
كما قلنا أعلاه ، سيفتح موظفوك رسالتك على أي حال للبقاء على اطلاع دائم ومعرفة كل الأخبار الداخلية. ولكن إذا كنت تريد منهم قراءة هذا في أسرع وقت ممكن ، فحدد بوضوح موضوع هذا البريد الإلكتروني.
يجب أن يكون سطر الموضوع وصفيًا بدرجة كافية لتقييم مستوى الاستعجال. بمعنى آخر ، يجب أن يفهم المستلمون ما إذا كانت الرسالة مهمة بما يكفي لأخذ استراحة وقراءتها على الفور ، أو يمكنها الانتظار قليلاً.
2. اكتب نسخة موجزة ولكن موجزة
رسائل البريد الإلكتروني الداخلية لا تتعلق بالمحتوى المقروء منذ فترة طويلة. السبب بسيط مرة أخرى - كلما احتجت إلى مزيد من الوقت لقراءة رسالة ، قل عدد عمل زملائك. التزم بقاعدة النص القصير والمختصر مع حد دقيقتين لقراءة البريد الإلكتروني حتى النهاية. إن موظفيك منخرطون في واجباتهم ، فلا تجعلهم يقضون الكثير من الوقت لقراءة تقارير مفصلة للغاية.
3. تأكد من أن الرسالة ذات صلة
ليس هناك في الواقع حاجة لمديري الإدارات المالية لمعرفة بعض المشكلات الأصغر التي يواجهها القسم الفني ، وكيف تم حلها. أو ما علاقة مثل هذا البريد الإلكتروني الخاص ببقية الموظفين الذين لم ينجحوا في المشاركة في البرنامج الداخلي؟
مصدر الصورة: getresponse
عندما يتعلق الأمر بالقضايا المحلية ، قم بتطبيق التجزئة. من السهل القيام بذلك باستخدام برامج ESP الحديثة - قم بتقسيم قاعدة بيانات جهات اتصال الشركة إلى الفئات المطلوبة مثل الأقسام والمشاريع وما إلى ذلك. وأرسل الرسائل ذات الصلة فقط إلى أولئك الذين يتعاملون مع القضايا المحلية ؛ أو للجميع عندما تكون المعلومات عامة.
مصدر الصورة: odoo
4. إضفاء الطابع الشخصي على رسائل البريد الإلكتروني
نعلم جميعًا كيف يعمل - استخدم علامات الدمج ، وسيرى المستلمون أسمائهم. خدعة بسيطة ، لكنها تضيف اللباقة إلى الاتصالات الداخلية.
مصدر الصورة: ueno
5. الالتفات إلى التصميم
مرة أخرى ، مع هذه النقطة كل شيء بسيط. لا تحتاج إلى القلق بشأن العناصر المعقدة - ما عليك سوى التمسك بكتاب علامتك التجارية والخطوط وأنظمة الألوان وما إلى ذلك ، وستبدو أكثر أناقة عندما يتم تصميم الرسائل الإخبارية الداخلية بطريقة مؤسسية ، تمامًا مثل حملات B2C أو B2B.
6. أضف العناصر المرئية ومقاطع الفيديو وصور الأشخاص
تُستخدم الصور ومقاطع الفيديو وملفات GIF لأغراض عديدة. على سبيل المثال ، يعد التمثيل البصري طريقة جيدة لوصف تفاصيل المشاريع والمهام الجديدة ، وترتيب الكتيبات الإرشادية حول كيفية استخدام الأدوات والميزات الجديدة التي تنفذها في شركتك ، وما إلى ذلك. العناصر المهمة الأخرى هي الرسومات والمخططات والرسوم البيانية لتصور تحديثات النتائج . انظر إلى لقطة الشاشة هذه للمخطط الذي تم إنشاؤه بمساعدة قالب خاص مصمم مسبقًا من مجموعة محرر البريد الإلكتروني Stripo.
مصدر الصورة: شريط
يمكنك أيضًا تحية الموظفين بمقاطع فيديو أو صور خاصة ، أو مجرد إضافة شيء مضحك ؛ دقيقة من الاسترخاء والفكاهة لن تؤذي.
إذا كتبت رسالة إخبارية للموظف ، فمن المعقول أن تضيف صورًا للأحداث والأشخاص. عندما يتجاوز عدد الموظفين 20 أو يعمل بعضهم عن بعد ، ستساعد الصور في تعريف الأشخاص أو الثناء على أفضل العمال. إنه لأمر جيد لموظفي الموارد البشرية أن يرسلوا بريدًا داخليًا عن عضو جديد بالفريق مرفقًا به صورهم.
7. استخدم خيار "إضافة إلى التقويم"
غالبًا ما ينشغل الناس بواجباتهم وروتينهم اليومي ، لذلك يميلون إلى نسيان الأحداث التي أعلنت عنها. لهذا السبب يعد تضمين زر "إضافة إلى التقويم" حلاً لا تشوبه شائبة. بالمناسبة ، يمكن استخدامه ليس للاجتماعات والأحداث فقط ، ولكن لبعض مراحل خطط المشروع أيضًا. عندما يتم جدولة شيء ما بهذه الطريقة ، فلن يتم تخطيه!
اجعل زر "إضافة إلى التقويم" ملحوظًا. حقيقة مثبتة: شكل الزر لا يهم ولكن اللون مهم!
مصدر الصورة: نيوتن
8. إضافة التوقيع
أضف توقيع الشخص المسؤول عن البريد الإلكتروني الحالي. بادئ ذي بدء ، هذا مهذب. ثانيًا ، سيعرف الزملاء من يمكنهم إرسال ملاحظاتهم وأسئلتهم وما إلى ذلك.
بالتأكيد إذا كنت رئيسًا تنفيذيًا أو مدير موارد بشرية ، فإن الموظفين لديهم رقم هاتفك الخلوي. ومع ذلك ، قد يخجل بعض القادمين الجدد إلى حد ما من طلب هذه المعلومات.
بالمناسبة ، الحل الأمثل هو استخدام أداة إنشاء توقيع Newoldstamp ، وهي أداة تحتوي على مجموعة من الخيارات التي تساعد في توقيعات البريد الإلكتروني التي تبدو احترافية!
9. اختر التردد الأمثل
لا تعد رسائل البريد الإلكتروني الداخلية للشركة نوعًا من أنواع التسويق عبر البريد الإلكتروني ، لذلك ليست هناك حاجة لإرسال رسائل بشكل منتظم. الاستثناءات الوحيدة هي التقارير الشهرية - يجب إرسالها في نفس اليوم من الشهر.
مصدر الصورة: شريط
الباقي يعتمد فقط على الاحتياجات الحالية والأخبار للمشاركة.
تلخيص: هل ما زلت بحاجة إلى أفكار؟
هكذا تبدو مجموعة النصائح حول كيفية جعل رسائل البريد الإلكتروني الداخلية تبدو. ربما ما زلت لا تعرف كيفية التواصل مع موظفيك؟ حسنًا ، في منشور المدونة هذا الذي نشرته ContactMonkey ، ستجد 32 فكرة لمحتوى الرسائل الإخبارية للموظفين لتعزيز مشاركة الموظفين. اجمعها مع نصائحنا واجعل أداء اتصالاتك الداخلية ممتعًا وودودًا!
نتمنى لك بصدق حظًا سعيدًا!