9 conseils pour créer des e-mails internes performants
Publié: 2022-06-03
1. Faites en sorte que les lignes d'objet des e-mails soient descriptives
2. Rédigez une copie courte mais concise
3. Assurez-vous que le message est pertinent
4. Personnalisez les e-mails
5. Faites attention au design
6. Ajoutez des éléments visuels, des vidéos et des photos de personnes
7. Utilisez l'option "Ajouter au calendrier"
8. Ajouter une signature
9. Choisissez la fréquence optimale
Nous allons dédier cet article au type particulier de campagnes par e-mail, les messages internes destinés aux employés de l'entreprise. La première chose à mentionner est que dans ce cas, nous n'avons en fait pas besoin d'utiliser des astuces typiques du commerce électronique pour motiver les clients, les inciter à ouvrir des e-mails et faire certaines actions que nous voulons qu'ils fassent. Les employés vont évidemment les ouvrir et les lire, car c'est leur devoir, n'est-ce pas ?
D'autre part, voici également quelques exigences spécifiques. Si votre entreprise n'est pas une sorte de "dystopie totalitaire" où le souhait du PDG ou du top manager est une loi (nous espérons que non !) mais que chaque employé est un membre de l'équipe, vous devez traiter les subordonnés de la meilleure façon et vous soucier de leurs besoins. , confort et motivation.
Comment faire ça? Commençons.
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E-mails ou réunions ?
La toute première question ici est de savoir pourquoi les entreprises ont besoin d'e-mails internes. Vraiment, il existe d'autres façons de discuter des problèmes réels : réunions personnelles, Slack, Skype, etc. Néanmoins, les statistiques de recherche de la BBC ont prouvé que 67 % des employés préfèrent un canal de courrier électronique. Cela signifie que les newsletters internes sont cruciales pour les entreprises.
Pourquoi les gens préfèrent les e-mails ? Tout d'abord, avec les e-mails, vous pouvez choisir le moment le plus opportun pour les lire au lieu d'interrompre votre travail pour participer à la réunion (ce qui peut entraîner la perte d'inspiration lors de la reprise du processus). Deuxièmement, la ligne d'objet descriptive de l'e-mail montre de quoi il s'agit. De plus, vos collègues ont la possibilité d'enregistrer les messages importants dans leur boîte de réception et d'y accéder facilement en cas de besoin.
Les autres avantages des e-mails sont les options permettant de savoir qui les a ouverts et de communiquer personnellement avec ceux qui ont répondu à votre message. Le dernier mais non le moindre est que le courrier électronique est plus pratique que le chat - pas besoin de faire défiler lorsque quelqu'un a laissé un commentaire, par exemple.
Cela semble convaincant ? Si oui, passons aux conseils pratiques.
1. Faites en sorte que les lignes d'objet des e-mails soient descriptives
Comme nous l'avons dit plus haut, vos employés ouvriront quand même votre message pour rester informés et connaître toutes les actualités internes. Mais si vous voulez qu'ils lisent ceci dès que possible, précisez clairement de quoi il s'agit.
La ligne d'objet doit être suffisamment descriptive pour évaluer le niveau d'urgence. En d'autres termes, les destinataires doivent comprendre si le message est suffisamment important pour faire une pause et le lire immédiatement, ou s'il peut attendre un peu.
2. Rédigez une copie courte mais concise
Les e-mails internes ne concernent pas le contenu de longue durée. La cause est encore une fois simple - plus il faut de temps pour lire un message, moins vos collègues travailleront. Respectez la règle du texte court mais concis avec une limite de 2 minutes pour lire l'e-mail jusqu'à la fin. Vos employés sont engagés dans leurs tâches, ne leur faites pas passer beaucoup de temps à lire des rapports trop détaillés.
3. Assurez-vous que le message est pertinent
Il n'est en fait pas nécessaire que les responsables du service financier soient au courant de certains petits problèmes rencontrés par le service technique et de la manière dont ils ont été résolus. Ou qu'est-ce qu'un e-mail aussi spécial a à voir avec le reste des employés qui n'ont pas réussi à participer au programme interne ?
source de l'image : getresponse
En ce qui concerne les problèmes locaux, appliquez la segmentation. C'est facile à faire avec les ESP modernes - segmentez votre base de données de contacts d'entreprise en catégories nécessaires comme les départements, les projets, etc. Et envoyez les messages pertinents uniquement à ceux qui traitent des problèmes locaux ; ou à tout le monde lorsque l'information est générale.
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4. Personnalisez les e-mails
Nous savons tous comment cela fonctionne - utilisez des balises de fusion et les destinataires verront leurs noms. Une astuce simple, mais qui ajoute de la politesse aux communications internes.
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5. Faites attention au design
Encore une fois, avec ce point tout est simple. Vous n'avez pas besoin de vous soucier d'éléments sophistiqués - respectez simplement votre livre de marque, vos polices, vos schémas de couleurs, etc. Cela aura l'air plus élégant lorsque les newsletters internes sont conçues de manière professionnelle, tout comme vos campagnes B2C ou B2B.
6. Ajoutez des éléments visuels, des vidéos et des photos de personnes
Les images, les vidéos et les GIF sont utilisés à de nombreuses fins. Par exemple, la visualisation est un bon moyen de décrire les détails de nouveaux projets et tâches, d'organiser des manuels sur la façon d'utiliser les nouveaux outils et fonctionnalités que vous implémentez dans votre entreprise, etc. D'autres éléments cruciaux sont les graphiques, les graphiques et les diagrammes pour visualiser les mises à jour des résultats. . Regardez cette capture d'écran du graphique créé à l'aide d'un modèle prédéfini spécial de la collection d'éditeurs de messagerie Stripo.
source de l'image : Stripo
Vous pouvez également saluer les employés avec une vidéo ou des images spéciales, ou simplement ajouter quelque chose d'amusant ; une minute de détente et d'humour ne fera pas de mal.
Si vous écrivez un bulletin d'information pour les employés, il est raisonnable d'y ajouter des photos d'événements et de personnes. Lorsque le nombre d'employés dépasse 20 ou que certains d'entre eux travaillent à distance, les images aideront à présenter les gens ou à louer les meilleurs travailleurs. Il est bon que les RH envoient un mailing interne sur un nouveau membre de l'équipe avec leurs photos en pièce jointe.
7. Utilisez l'option "Ajouter au calendrier"
Les gens sont souvent occupés par leurs tâches et leur routine quotidienne, ils ont donc tendance à oublier les événements que vous avez annoncés. C'est pourquoi c'est une solution sans faille d'inclure le bouton "Ajouter au calendrier". Soit dit en passant, il peut être utilisé non seulement pour les réunions et les événements, mais également pour certaines étapes des plans de projet. Quand quelque chose est planifié de cette façon, il ne sera pas sauté !
Rendre visible le bouton "Ajouter au calendrier". Un fait avéré : la forme du bouton n'a pas d'importance mais la couleur oui !
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8. Ajouter une signature
Ajoutez la signature de la personne en charge de l'e-mail en cours. Tout d'abord, c'est poli. Deuxièmement, les collègues sauront à qui envoyer leurs commentaires, questions, etc.
Si vous êtes un PDG ou un responsable des ressources humaines, les employés ont sûrement votre numéro de téléphone portable. Pourtant, certains nouveaux arrivants pourraient être un peu timides pour demander cette information.
Soit dit en passant, une solution parfaite consiste à utiliser le générateur de signature Newoldstamp, un outil avec un ensemble d'options qui aide à créer des signatures d'e-mails professionnelles !
9. Choisissez la fréquence optimale
Les e-mails internes de l'entreprise ne sont pas une sorte de marketing par e-mail, il n'est donc pas nécessaire d'envoyer des messages régulièrement. Les seules exceptions sont les rapports mensuels — ils doivent être envoyés le même jour du mois.
source de l'image : Stripo
Le reste dépend uniquement des besoins du moment et des actualités à partager.
En résumé : encore besoin d'idées ?
Voici à quoi ressemble notre compilation de conseils sur la création d'e-mails internes. Peut-être ne savez-vous toujours pas comment contacter vos employés ? Eh bien, dans cet article de blog publié par ContactMonkey, vous trouverez 32 idées de contenu de newsletter pour les employés pour stimuler l'engagement des employés. Associez-les à nos conseils et rendez votre communication interne performante mais agréable et conviviale !
Nous vous souhaitons sincèrement bonne chance !